Cet article couvre les sujets suivants :
- Importer une liste de contrôle de facture
- Formats de fichiers acceptés pour le téléchargement
- Ajouter un identifiant de dossier du cabinet
- Importer une facture
- Créer une facture dans CounselLink
- Modifier une facture
- Ajouter une remise ou une majoration
- Ajouter un document à une facture
- Ajouter un document à une ligne de frais individuelle
- Liste de contrôle pour une facture papier ou par e-mail
- Envoyer une facture par e-mail
- Vérifier le statut de téléchargement d'une facture envoyée par e-mail
Importer une liste de contrôle de facture
Avant d’importer votre facture dans CounselLink, assurez-vous de vérifier les points suivants :
| Action | Description |
|---|---|
| Rechercher la Question | La Question à facturer doit d’abord être attribuée à votre cabinet. Cliquez sur l’onglet Questions et effectuez une recherche avec le nom de votre client. Le dossier que vous souhaitez facturer doit apparaître dans la liste des résultats pour que votre facture soit acceptée. |
| Lire les directives de facturation | Les Protocoles d’Entreprise (Directives de Facturation) précisent les exigences pour la facturation des Questions de votre client. Les frais de votre facture qui ne respectent pas les directives devront être modifiés avant la validation par le client. |
| Définir les options de taxe (optionnel) | Fournissez des informations sur la taxation de votre client. Cela se fait depuis l’écran Profil du bureau avant le téléchargement. |
| Définir les préférences pour les collaborateurs inconnus (optionnel) | Si les initiales du facturant sur la facture ne figurent pas dans CounselLink, comment le client souhaite-t-il traiter la facture ? Ce paramètre se règle sur la page Profil du bureau avant le téléchargement. |
| Fournir les informations de suivi |
Faites l’une des actions suivantes :
|
Formats de fichiers acceptés pour le téléchargement
Les logiciels de gestion du temps et de facturation peuvent générer plusieurs formats de fichiers de facture. Vous devez d’abord déterminer quel format créer. Le format de fichier le plus couramment téléchargé dans CounselLink est le fichier LEDES 1998B. Ce format n’inclut pas les informations sur la taxe, la devise ou la facture finale. Ces données sont ajoutées lors du processus de téléchargement de la facture. Si toutes les informations nécessaires ne figurent pas dans votre fichier de facture, CounselLink utilisera vos paramètres de facture dans le Profil du bureau et proposera des options lors du téléchargement.
Certains formats de fichiers générés par les logiciels de facturation et de taxes ne contiennent pas toutes les conditions de la facture. Consultez les questions suivantes pour déterminer le meilleur format de fichier à créer :
- Avez-vous besoin d’appliquer une taxe à vos clients pour les services ? Certains États américains et certaines juridictions locales l’exigent. De nombreux pays hors des États-Unis appliquent fréquemment une taxe sur les services. Pour une taxation correcte, le fichier doit comporter des champs pour le type et le montant de la taxe. Ces informations peuvent être ajoutées lors du téléchargement.
- Avez-vous besoin de facturer dans une devise autre que le dollar américain ? Cette information peut être ajoutée lors du téléchargement.
- Votre client a-t-il des exigences pour la facture finale ? Certains clients demandent des informations supplémentaires sur la facture finale. Ces informations peuvent être ajoutées lors du téléchargement.
Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous connaissez les conditions de votre facture. Consultez le tableau ci-dessous pour déterminer quel format de fichier inclut les informations nécessaires à votre situation.
| Champs de données | Type de taxe | Montant de la taxe | Type de devise | Facture finale |
|---|---|---|---|---|
| LEDES 1998B | Information ajoutée lors de l’import |
Information ajoutée lors de l’import | Information ajoutée lors de l’import |
Information ajoutée lors de l’import |
| LEDES 1998BI | Oui | Oui | Oui |
Information ajoutée lors de l’import |
| LEDES 2000 | Information ajoutée lors de l’import |
Oui | Oui |
Oui |
| LEDES XML 2.1 | Oui | Oui | Oui | Oui |
| SDF 1.1 | Information ajoutée lors de l’import | Oui | Oui | Information ajoutée lors de l’import |
| SDF 1.2 | Information ajoutée lors de l’import | Oui | Oui | Oui |
Ajouter un identifiant de dossier du cabinet
Avant de pouvoir importer votre facture, vous devez saisir l’identifiant de Question du cabinet. Cet identifiant est attribué à la Question par votre logiciel de gestion du temps et de la facturation.
En alternative à ce processus, vous pouvez suivre les étapes du processus Définir l’identification du client entreprise. Cette opération ne doit être faite qu’une seule fois et elle est alors terminée.
- Trouvez la page d’aperçu de la Question pour laquelle vous souhaitez ajouter l’identifiant de Question du cabinet.
-
Cliquez sur le bouton Modifier pour accéder à l’écran Modifier la Question.
-
Dans le champ Identifiant de la Question, saisissez l’identifiant de Question du cabinet correspondant. Il s’agit du numéro que votre système de facturation place dans le quatrième champ d’un fichier LEDES98B.
La limite pour cet identifiant est de 64 caractères.
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour terminer l’opération.
Importer une facture
CounselLink accepte les factures créées par des logiciels tiers de gestion du temps et de la facturation. CounselLink effectue un processus de validation lors du téléchargement. Une fois la facture téléchargée, vous pouvez ajouter la taxe, choisir la devise et joindre des documents. Assurez-vous d’avoir suivi les étapes précédentes de cette section avant de procéder au téléchargement.
Cette fonctionnalité d’importation n’accepte pas les formats LEDES 2.1. Si vous téléchargez un fichier 2.1, vous recevrez une erreur et serez invité à suivre le processus via notre fonctionnalité d’importation avancée.
- Accédez à la page d’importation de factures de l’une des manières suivantes :
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Cliquez sur le bouton +Importer une facture dans le panneau de facturation.
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Cliquez sur le bouton Importer une facture en haut de la page de recherche de factures.
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Cliquez sur le bouton Importer dans l’onglet Factures de la page d’aperçu du dossier.
La page Importer des factures s’affiche.
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-
Choisissez un fichier à télécharger depuis votre ordinateur, ou faites glisser et déposez le fichier LEDES depuis votre bureau.
Vous pouvez faire glisser et déposer plusieurs fichiers en même temps. Sélectionnez toutes les factures à la fois et déposez-les sur la page.
-
Cliquez sur Suivant une fois que vous avez téléchargé tous les fichiers. La barre de progression passe à l’étape 2, affichant les éventuelles erreurs ou avertissements de validation.
- Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du fichier pour développer les notes d’erreur de validation. Chaque facture affichera l’un des trois symboles suivants :
-
Case à cocher verte
: La facture a été validée.
-
Point d’exclamation jaune
: La facture sera acceptée mais certains éléments ont été modifiés pour être validés correctement.
-
Point d’exclamation rouge
: La facture ne peut pas être validée dans son état actuel. Vous pouvez continuer à l’étape suivante avec les factures validées, ou vous pouvez soumettre à nouveau cette facture pour corriger les erreurs détaillées ici. Cliquez sur le bouton Retour pour la soumettre à nouveau ou sur l’icône de la corbeille dans la ligne de la facture pour la retirer du téléchargement.
Vous pouvez regrouper les factures par statut en cliquant sur l’icône de filtre (
) dans la colonne Statut. Vous pouvez également utiliser le champ de recherche pour trouver une facture spécifique dans la liste.
-
Case à cocher verte
- Avant d’avancer, vous avez deux options :
- Cliquez sur Suivant. Cela vous amène directement à la dernière étape du processus de téléchargement. Passez à l’étape 8 de ce sujet.
-
Cochez la case à côté de Vérifier la taxe et la devise puis cliquez sur Suivant. L’étape Vérifier la taxe et la devise s’affiche.
Cette étape est principalement utilisée pour les fichiers 1998B, où vous pouvez sélectionner manuellement la devise et les taxes pour chaque facture. Si vous oubliez de sélectionner Vérifier la taxe et la devise, vous pouvez cliquer sur le bouton Retour pour revenir à l’étape 2.
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Sélectionnez les informations sur la devise et la taxe dans les options déroulantes selon vos besoins.
S’il n’y a pas de frais sur la facture, le champ Taxe sur les frais sera en lecture seule.
-
Cliquez sur Suivant. L’étape de révision finale et d’ajout de pièces jointes s’affiche.
- Si besoin, sélectionnez la ou les factures et choisissez l’une des options suivantes :
-
Ajouter une pièce jointe : Cliquez pour ajouter une ou plusieurs pièces jointes à votre facture.
Vous devez avoir le rôle d’administrateur de documents pour ajouter des pièces jointes. Si votre fichier de factures contient des factures pour plusieurs clients, vous ne pourrez pas ajouter de pièces jointes.
- Choisissez un fichier ou faites glisser et déposez-le depuis votre bureau dans la fenêtre Ajouter des pièces jointes. Vous pouvez également saisir une URL vers un fichier externe.
- Saisissez un nom de document.
- Cliquez sur Télécharger le(s) document(s).
- FastTrack : Cliquez pour utiliser FastTrack pour votre/vos facture(s). Cette option s’affiche si elle est activée pour votre client et que votre cabinet y est inscrit.
- Facture finale : Cliquez si la ou les factures sélectionnées seront votre facture finale.
-
-
Cliquez sur Envoyer au(x) client(s).
Cliquez sur Enregistrer pour plus tard si vous souhaitez différer l’envoi au client. La facture sera placée en attente.
La facture est envoyée à votre/vos client(s) pour révision.
Créer une facture dans CounselLink
Il peut arriver que vous ayez besoin de créer une facture directement dans CounselLink.
- Cliquez sur l’onglet Factures depuis la page d’aperçu du dossier.
- Cliquez sur +Créer. La page Créer une facture s’affiche.
-
Fournissez les informations requises dans la section Détails de la facture.
Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
- L’ID de facture du cabinet se remplira automatiquement si vous sélectionnez Auto. Sélectionnez Saisir l’ID de la facture pour entrer un nouvel ID manuellement. Cet ID peut être utilisé pour suivre le statut de la facture une fois créée.
- Cliquez sur l’icône de calendrier dans la case Date de la facture pour sélectionner la date à laquelle la facture doit être envoyée au client. La date du jour s’affiche par défaut.
- Le bureau du cabinet par défaut s’affiche sous Bureau du cabinet. Vous devez sélectionner un bureau dans la liste si plusieurs cabinets sont affectés à un dossier.
- Sélectionnez la devise à utiliser pour la transaction de facturation dans la liste Devise de la facture. Le dollar américain est sélectionné par défaut.
- Cliquez sur l’une des options Facture finale :
- Oui, si c’est la dernière facture soumise pour le dossier.
- Non, s’il est possible que d’autres factures soient soumises pour le dossier.
- Saisissez une brève explication de la facture ou d’autres notes pertinentes dans la case Description de la facture. Vous pouvez saisir jusqu’à 15 360 caractères.
- Dans la section Informations supplémentaires, complétez chaque section selon le cas, les champs marqués d’un astérisque (*) étant obligatoires.
- Si besoin, ajoutez une remise ou une majoration à la facture. Consultez la section de cette page pour plus d’informations sur les remises.
- Cliquez sur Enregistrer. La page d’aperçu de la facture s’affiche.
- Développez les sections dans la zone Informations supplémentaires si besoin. Il se peut que vous deviez remplir certains champs configurés par le client avant l’activation.
- Lors de la création manuelle d’une facture, complétez les étapes suivantes : Ajoutez des honoraires et/ou des frais
- Cliquez sur l’onglet Frais.
-
Effectuez une ou toutes les actions suivantes :
Cliquez sur Ajouter un honoraire pour ajouter un ou plusieurs honoraires.
- Dans l’écran Modifier les frais d’honoraires, complétez/ajoutez les entrées requises.
- Cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Ajouter un frais pour ajouter un ou plusieurs frais.
- Dans l’écran Modifier les frais, complétez/ajoutez les entrées requises.
- Cliquez sur Enregistrer.
La page d’aperçu de la facture s’affiche, indiquant les éventuels problèmes restants, surlignés en jaune. Vérifiez les erreurs et corrigez-les si nécessaire.
- Optionnel : Ajoutez des documents justificatifs à une ligne de frais si nécessaire.
- Cochez une ou plusieurs lignes de frais.
- Cliquez sur Plus d’actions.
-
Sélectionnez Ajouter une pièce jointe à la ligne de frais.
La fenêtre Ajouter des pièces jointes s’affiche.
- Téléchargez votre/vos document(s) par l’une des méthodes suivantes :
-
Saisissez le lien (URL) du ou des documents à télécharger dans la section Télécharger des documents.
Saisissez le lien complet, y compris http:// ou https://
- Faites glisser et déposez un fichier dans la section Glisser-déposer.
- Cliquez sur Choisir un fichier dans la section Glisser-déposer pour accéder au répertoire / emplacement du document.
-
- Activez la facture.
- Cliquez sur le bouton Activer pour activer la facture.
-
Cliquez sur Oui, activer sur la page d’aperçu d’activation de la facture.
Modifier une facture
Si une facture n’a pas encore été soumise au client ou si elle a été rejetée, vous pouvez la modifier.
Consultez ce sujet pour en savoir plus ou pour consulter les champs modifiables d’une facture.
-
Cliquez sur le bouton Modifier sur la page d’aperçu de la facture.
La page Modifier la facture s’affiche.
- Effectuez les modifications nécessaires.
- Cliquez sur Enregistrer. Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
La page d’aperçu de la facture est mise à jour pour refléter vos modifications.
Ajouter une remise ou une majoration à une facture
Si vous avez convenu d’une remise ou d’une majoration avec votre client, vous pouvez l’ajouter lors de la création de la facture.
Bien que cette section soit facultative, les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
-
Commencez à créer une facture.
Vous pouvez également ajouter une remise ou une majoration à une facture qui n’a pas encore été activée. Cliquez sur le bouton Modifier en haut de la page d’aperçu de la facture.
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Accédez à la section Informations sur la remise/majoration et cliquez sur le bouton +Créer une remise/majoration. La fenêtre Créer une remise/majoration s’affiche.
-
Dans la case Description, saisissez les informations concernant la remise.
Si vous saisissez une remise sur volume, vous devez indiquer REMISE SUR VOLUME (en majuscules) dans la case description.
- Pour le Type de remise, sélectionnez l’une des deux options :
- Forfaitaire : Pour un montant de remise/majoration spécifique.
- Pourcentage : Pour un montant qui varie en fonction du montant de la facture.
- Dans la liste Appliquer à, sélectionnez l’une des options suivantes :
- Remise sur honoraires : Lorsqu’une remise est appliquée sur le montant des honoraires facturés. Sélectionnez cette option pour les remises sur volume.
- Majoration sur honoraires : Lorsqu’un montant est ajouté au montant de base des honoraires facturés.
- Remise sur frais : Lorsqu’une remise est appliquée sur le montant des frais.
- Majoration sur frais : Lorsqu’un montant est ajouté au montant de base des frais.
- Saisissez l’une des informations suivantes :
- Si vous avez sélectionné Forfaitaire à l’étape 4, saisissez le montant dans la case Montant.
- Si vous avez sélectionné Pourcentage à l’étape 4, saisissez le pourcentage de remise ou de majoration dans la case Pourcentage.
- Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter un document à une facture
Vous pouvez joindre des fichiers aux factures afin de conserver les documents associés, tels que des reçus, des correspondances, des vidéos ou toute autre information pertinente liée à vos frais. Un fichier peut être joint à un dossier spécifique, à une facture précise, ou simplement être téléchargé pour référence.
Dès que les étapes sont terminées, toute personne ayant l’autorisation de lire le document pourra effectuer une recherche et y accéder.
La taille des pièces jointes est limitée à 100 Mo. Il n’y a pas de limite au nombre de pièces jointes pouvant être ajoutées ni à la taille totale d’un envoi de pièces jointes en une seule fois.
Cliquez sur l’onglet Documents sur la page d’aperçu de la facture.
-
Cliquez sur + Ajouter. La page Documents/Ajouter des documents s’affiche.
- Téléchargez un document par l’une des méthodes suivantes :
-
Saisissez le lien (URL) du ou des documents à télécharger dans la section Télécharger des documents.
Saisissez le lien complet, y compris http:// ou https://.
- Glissez-déposez un fichier dans la section Glisser-déposer.
- Cliquez sur Choisir un fichier pour accéder au répertoire ou à l’emplacement du document.
-
-
Dans la section Détails du document, renseignez tous les champs applicables.
Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
Colonne Description Nom du document* Saisissez un nom pour le document, qui apparaîtra dans la colonne Nom lors des recherches de documents.
Si vous ajoutez plusieurs fichiers, ce champ n’est pas disponible. Vous pourrez nommer chaque document individuellement ultérieurement, comme décrit dans la section suivante.
Type de document* Lors du téléchargement depuis la facture, cette option sera grisée. Lié à Lors du téléchargement depuis la facture, ce champ sera automatiquement rempli avec le nom de la facture.
Catégorie* Choisissez la description qui correspond le mieux au document. Propriétaire* Lors du téléchargement depuis la facture, ce champ sera automatiquement rempli avec l’utilisateur qui effectue le téléchargement. Qui peut voir ce document ?* Sélectionnez une option de sécurité dans la liste déroulante.
Cette option n’est disponible que si votre client a activé la nouvelle fonctionnalité de sécurité des documents. Si c’est le cas, les champs « Partagé » et « Niveau d’accès » ne s’afficheront pas.
Partagé* Déterminez le type d’utilisateurs pouvant voir le document. Sélectionner Non limite l’accès au document aux seuls utilisateurs clients d’entreprise. Voir le tableau ci-dessous pour plus d’informations. Niveau d’accès* Déterminez quels utilisateurs peuvent voir le document. Voir le tableau ci-dessous pour plus d’informations. Statut Indiquez l’état du document.
Si le statut d’un document est défini sur N/A, le champ Statut affichera « Document non applicable ».
Description Saisissez un texte concernant le document. Ce texte apparaîtra en entier dans la liste des résultats de recherche. Gardez-le aussi court et concis que possible. 255 caractères maximum. Mots-clés Saisissez des mots uniques qui pourront être utilisés pour rechercher ce document. Informations sur le niveau d’accès :
Partagé Niveau d’accès Qui peut voir le document ? Non Privé Dossier : Tous les administrateurs de documents du cabinet d’avocats dans le bureau de contact du dossier, ainsi que le propriétaire du document.
Facture : Tous les administrateurs de documents du cabinet d’avocats dans le bureau de contact de la facture, ainsi que le propriétaire du document.
Non Public Dossier : Tous les participants du cabinet d’avocats au dossier.
Facture : Tous les utilisateurs du cabinet d’avocats ayant accès aux factures.
Oui Public Dossier : Tous les utilisateurs clients d’entreprise et les utilisateurs du cabinet d’avocats qui sont participants ou membres du personnel sur le dossier.
Facture : Tous les utilisateurs du cabinet d’avocats et clients d’entreprise ayant accès aux factures.
Oui Privé Facture : Tous les administrateurs de documents du cabinet d’avocats dans le bureau participant au dossier de la facture, ainsi que le propriétaire du document. - Cliquez sur Télécharger le(s) document(s). La page d’aperçu du document s’affiche.
Ajouter un document à une ligne de frais individuelle
Vous pouvez choisir d’inclure une documentation spécifique à une ligne de frais sur votre facture. Cela peut être utile si le document ne concerne que cette ligne de frais et non l’ensemble de la facture.
- Accédez à la section Charges de la page de présentation de la facture.
- Cochez la ou les charges concernées.
- Cliquez sur Plus d’actions.
-
Sélectionnez Ajouter une pièce jointe à la charge dans le menu déroulant.
La fenêtre Ajouter des pièces jointes s’affiche.
- Téléversez votre ou vos document(s) de l’une des manières suivantes :
-
Saisissez le lien (URL) du ou des documents à téléverser dans la section Téléverser des documents.
Saisissez le lien complet, y compris http:// ou https://
- Glissez-déposez un fichier dans la section Glisser-déposer.
- Cliquez sur Choisir un fichier dans la section Glisser-déposer pour accéder à l’emplacement du document.
-
- Saisissez un nom dans le champ Nom si nécessaire. Un nom sera automatiquement renseigné une fois votre document sélectionné.
- Cliquez sur Téléverser le(s) document(s). Le ou les documents sont ajoutés à la ligne de charge. Ils sont également ajoutés automatiquement à l’onglet Documents sous le dossier Dossier racine de la charge.
Liste de contrôle pour une facture papier ou par e-mail
Avant d’envoyer une facture créée dans votre logiciel de gestion du temps et de la facturation par e-mail, vérifiez les exigences suivantes du client et de LexisNexis® CounselLink®.
| Étape | Description |
|---|---|
| Lire les directives de facturation | Les directives de facturation ont été établies par votre client pour préciser les exigences relatives à la facturation. |
| Lire les directives de soumission des factures papier | Consultez cet article pour une liste de recommandations afin d’assurer un processus de facturation sans erreur. |
Exemple de facture papier
Cet exemple de facture papier contient toutes les données correctes pour le traitement papier.
Envoyer une facture par e-mail
Vous pouvez créer vos factures dans le format de votre choix, puis les envoyer par e-mail au bureau CounselLink.
Les factures doivent être envoyées en pièce jointe (limite de taille : 6 Mo) :
counsellinkinvoices@lexisnexis.com
Vous pouvez envoyer des documents dans les formats suivants : .pdf, .doc, .docx, .txt, .xls et .xlsx.
- Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à un même e-mail, mais une seule facture par fichier. Veuillez inclure toute documentation justificative (reçus, etc.) à la fin du fichier de la facture et non en tant que pièce jointe séparée.
- Merci de ne pas utiliser l’option « accusé de réception » dans votre programme de messagerie. Un e-mail de confirmation sera envoyé avec un numéro de confirmation pour chaque pièce jointe de facture. Ce numéro doit être conservé pour le suivi et peut servir de reçu.
- L’objet et le corps de l’e-mail ne sont pas lus, et cette adresse e-mail n’est pas surveillée.
Une fois votre facture envoyée par e-mail, vous pouvez vérifier le statut du téléversement.
Vérifier le statut du téléversement d’une facture envoyée par e-mail
Vous pouvez rechercher le statut d’une facture envoyée par e-mail en utilisant la recherche de factures papier dans le panneau de facturation de la page d’Accueil. Cliquez sur le bouton pour accéder à la page de recherche.
Lorsque des factures sont rejetées par votre client via le traitement papier, une notification par e-mail est envoyée au contact Comptes fournisseurs et à l’utilisateur ayant soumis la facture.
Les factures qui ne répondent pas aux exigences minimales sont renvoyées au cabinet d’avocats. Un e-mail est alors envoyé à l’expéditeur initial de la facture ainsi qu’aux personnes ayant le rôle Comptes clients dans le cabinet. Le message de rejet contiendra les informations nécessaires pour corriger le ou les problèmes empêchant la soumission.
Lorsque vous envoyez une facture par e-mail au service de traitement papier de CounselLink, une réponse automatique est générée avec un numéro de confirmation unique. Saisissez ce numéro de confirmation dans la zone de recherche et cliquez sur Rechercher.