Cet article couvre les sujets suivants :
Voir ce sujet pour toutes les informations sur la soumission d'une facture dans LexisNexis® CounselLink®.
Comprendre le processus de gestion des factures
Avant qu'un client n'examine une facture soumise, elle doit d'abord passer par un processus de validation automatisé.
Les factures importées passent par deux vérifications automatisées.
Les factures créées dans CounselLink passent par une vérification.
Flux de travail général :
Votre cabinet soumet une facture au client via CounselLink.
CounselLink valide la facture pour les informations requises et la vérifie par rapport aux directives de facturation du client.
Le client examine la facture validée et l'approuve pour paiement ou la rejette pour une nouvelle soumission.
Une fois approuvée, le paiement est traité en dehors de CounselLink.
Explication des vérifications automatisées :
La première vérification pour les factures importées—appelée vérification de validation—vérifie le format correct et l'exactitude numérique.
Ensuite, les factures importées et celles créées dans CounselLink subissent une vérification des directives de facturation, qui garantit que tous les frais respectent les politiques de facturation du client.
Si une facture réussit toutes les vérifications, elle passe à l'étape d'examen par le client.
Vérification de validation
Seules les factures importées passent par cette vérification. La validation confirme que :
- le fichier importé est dans un format acceptable
- Les données sont dans le bon format (par exemple, les dates doivent être au format mmjjyyyy)
- Les totaux sont corrects
- Les informations requises sont incluses
- Les factures envoyées par courrier ou par e-mail aux bureaux de CounselLink sont scannées. Si elles contiennent des données invalides, la facture est renvoyée au facturier du cabinet avec un message personnalisé concernant l'erreur ou les erreurs. Les factures avec des données valides sont ensuite activées et passent à la vérification des directives de facturation.
Une fois cette vérification terminée avec succès, elle passe à la vérification des directives de facturation.
Vérification des directives de facturation
CounselLink lit, catégorise et examine la description textuelle de chaque charge en utilisant la technologie exclusive SmartReview®. Dans le cadre du processus de configuration, chaque client décide comment gérer les charges qui ne respectent pas les directives de facturation.
Les factures pour les clients qui n'ont pas de protocoles d'entreprise contourneront la deuxième vérification
Les charges qui ne respectent pas les directives de facturation peuvent être :
- Signalées pour un examen plus approfondi par le personnel du client
- Ajustées pour respecter les directives de facturation
- Ajustées pour respecter les directives de facturation et les charges sont ajustées ou signalées sans examen par le client
- Rejetées et renvoyées au cabinet d'avocats
Vous recevrez un e-mail sur le statut de la ou des factures une fois cette vérification terminée. Le client est informé par e-mail que les factures sont prêtes pour leur examen.
Facturer un client
Vous avez plusieurs options pour soumettre des factures. Chaque cabinet d'avocats peut facturer, peu importe comment les factures sont créées. Si vous utilisez un logiciel de gestion du temps et de facturation, CounselLink peut accepter plusieurs options de format. Les factures papier sont également acceptées. Voir ce sujet pour des informations sur la soumission d'une facture.
Créer une facture dans CounselLink : Vous pouvez créer des charges, ajouter des notes descriptives, inclure des facturiers, ajouter des taxes et des remises, joindre des documents, et plus encore.
- Importer une facture dans CounselLink : En utilisant votre système de facturation actuel, créez un fichier de type LEDES 98B, 98BI, 2000, ou Examen SDF. Ces types de factures peuvent être téléchargés directement dans CounselLink. Si des erreurs sont trouvées une fois le fichier importé, la facture peut être modifiée.
- Envoyer des factures par e-mail à CounselLink : Créez des factures comme votre cabinet d'avocats l'a toujours fait, mais au lieu de les envoyer au client, envoyez-les par e-mail au bureau de CounselLink. Vous pouvez envoyer des documents dans les formats suivants : .pdf, .doc, .txt, ou .xls.