Dans le Profil du cabinet d’avocats, vous pouvez gérer les informations propres à votre cabinet, y compris les utilisateurs, les informations fiscales et les paramètres de chaque bureau.
Cet article aborde les points suivants :
- Accéder au profil de votre cabinet d’avocats
- Ajouter un bureau à un cabinet
- Définir la devise ou le bureau préféré
- Définir l’identification du client entreprise
- Afficher le numéro d’entreprise
- Définir les options d’attribution du travail
- Options de diversité du profil utilisateur du cabinet d’avocats
- Accéder à l’enquête sur la diversité
Accéder au profil de votre cabinet d’avocats
Vous pouvez accéder au profil de deux façons :
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Cliquez sur l’option Profil du cabinet d’avocats sous votre nom d’utilisateur.
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Cliquez sur le nom du cabinet depuis le panneau Profils sur la page d’accueil.
Vous devez avoir le rôle d’administrateur pour effectuer des modifications sur la page du profil du cabinet d’avocats.
Ajouter un bureau à un cabinet
Pour les cabinets d’avocats ayant plusieurs sites, vous pouvez ajouter des bureaux afin que :
- Les clients puissent attribuer des questions à différents bureaux.
- Le personnel d’un bureau partagé puisse avoir des exigences de reporting différentes.
- Différents groupes de pratique puissent être gérés.
Vous devez avoir le rôle d’administrateur pour effectuer cette action.
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Accédez au profil de votre cabinet de l'une des deux façons suivantes :
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Cliquez sur le nom du cabinet dans le panneau Profils sur la page d’Accueil.
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Cliquez sur Profil du cabinet sous votre nom d'utilisateur.
La page Profil du bureau du cabinet s’affiche.
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Cliquez sur Ajouter un bureau sous l’onglet Bureaux.
La page Créer un bureau s’affiche.
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Renseignez les informations physiques et postales dans la section Informations sur l’adresse.
Les champs avec un astérisque (*) sont obligatoires.
Champ Détails ID fiscal* Saisissez le numéro d’identification fiscale (TIN) associé au bureau. Nom du bureau* Saisissez le nom du bureau. Adresse du bureau* Saisissez l’adresse du bureau. Ville* Indiquez la ville où se trouve le bureau. Pays* Sélectionnez le pays où se trouve le bureau dans la liste déroulante. État/Province* Sélectionnez l’état ou la province où se trouve le bureau dans la liste déroulante. Code postal Saisissez le code postal du bureau. Téléphone* Saisissez un numéro de téléphone et une extension (si applicable) pour le bureau. Fax Saisissez un numéro de fax pour le bureau. Devise préférée* Sélectionnez la devise la plus utilisée par le bureau dans la liste déroulante. Adresse de paiement Sélectionnez « Identique à l’adresse du bureau » si le paiement des factures doit être envoyé à cette adresse. Sinon, renseignez l’adresse à laquelle le paiement doit être envoyé. Adresse de paiement* Renseignez une adresse et les autres informations requises pour l’envoi du paiement des factures. - Complétez les informations dans la section Informations supplémentaires. Cela varie selon la configuration du client.
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Renseignez les informations dans la section Paramètres du bureau.
Champ Description Facturer les clients pour les services Cette option détermine si le bureau doit appliquer des taxes sur les services.
Réglez l’option sur « NON » pour ignorer la page de taxes lors de l’importation de factures. Si vous êtes dans une juridiction qui exige l’ajout de taxes sur les services, ou si vous avez un client hors des États-Unis, réglez cette option sur « OUI ».
Services soumis à la TVA/TVS Si vous êtes situé hors des États-Unis et devez facturer la TVA, sélectionnez « Oui ». Accepter de nouveaux dossiers Sélectionnez « Oui » pour accepter de nouveaux dossiers pour ce bureau. Planification des emails d’acceptation automatique des dossiers Sélectionnez si vous souhaitez que ce bureau envoie une notification automatique par email au client lorsque vous acceptez des dossiers.
- Ne pas envoyer - Ne pas envoyer de notifications automatiques par email.
- Immédiat - Envoyer une notification par email immédiatement après l’acceptation du dossier.
- Quotidien - Envoyer une notification par email chaque jour et sélectionner l’heure.
- Hebdomadaire - Envoyer une notification par email chaque semaine et sélectionner le jour et l’heure.
- Mensuel - Envoyer une notification par email chaque mois et sélectionner le jour du mois et l’heure.
Recevoir les emails du Centre de messages Sélectionnez si vous souhaitez recevoir les emails concernant les mises à jour et annonces de publication de LexisNexis® CounselLink®. -
Renseignez les informations dans la section Paramètres régionaux.
Les champs avec un astérisque (*) sont obligatoires. Chaque utilisateur héritera de ces paramètres et pourra les modifier dans son propre profil.
Champ Description Format de date court* Choisissez l’apparence de la date courte utilisée dans CounselLink, y compris pour les dates de factures et de recherches. Exemple : 21-07-2013. Format de date long* Cette option affiche la date en toutes lettres. Exemple : 21 juillet 2013. Chiffres dans un groupe* Sélectionnez combien de chiffres sont regroupés dans un grand nombre.
Symbole de regroupement des chiffres* Choisissez le symbole utilisé pour séparer les groupes de chiffres. On l’appelle parfois séparateur de milliers. Dans l’exemple ci-dessus, la virgule est utilisée. Symbole décimal* Définissez le symbole utilisé entre la partie entière et la partie décimale d’un nombre. Dans l’exemple ci-dessus, le point est utilisé. Format de l’heure* Définissez vos préférences pour l’horloge 12 ou 24 heures et le symbole utilisé pour les séparer. Fuseau horaire* Choisissez le fuseau horaire du bureau. Format de devise négative* Définissez l’option pour l’utilisation de parenthèses ou du signe négatif pour indiquer les montants inférieurs à zéro. Position du symbole monétaire* Définissez la position du symbole monétaire avant ou après le montant. Afficher le code ISO de la devise* Choisissez d’afficher ou non l’abréviation habituelle de la devise. Exemple : 100,00 $ USD. - Cliquez sur Enregistrer.
Définir la devise préférée pour le cabinet ou le bureau
Les administrateurs peuvent ajuster les paramètres d’affichage pour l’heure, la date, les nombres et la devise au niveau du cabinet, du bureau ou de l’utilisateur individuel. Les modifications prennent effet immédiatement pour l’administrateur et lors de la prochaine connexion pour les autres utilisateurs.
Toute modification effectuée au niveau du cabinet s’appliquera automatiquement à tous les bureaux, sauf si un bureau a déjà personnalisé ce paramètre spécifique.
- Sur la page d’Accueil, cliquez sur le lien du cabinet ou du bureau dans la section Profils.
- Cliquez sur Modifier pour ouvrir le profil.
- Sous Devise préférée, sélectionnez la devise que vous utilisez le plus souvent. Ce paramètre détermine l’affichage des montants et sert de devise par défaut lors de la création d’éléments dans CounselLink.
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.
Définir l’identification du client entreprise
Cette fonctionnalité simplifie le processus de soumission électronique des factures en permettant à votre cabinet d’utiliser un nom ou un identifiant client unique de façon cohérente dans tous les bureaux.
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Saisissez un nom ou identifiant client unique dans CounselLink. Utilisez ce même identifiant lors de la création d’une facture dans votre logiciel de facturation.
Pour les fichiers de sortie LEDES 2000, cela correspond au champ cl_id. Recherchez ce nom de champ et vérifiez qu’il contient l’identifiant de votre client. Pour les fichiers de sortie LEDES 1998B et 1998BI, utilisez le champ CLIENT_ID (le troisième champ dans la ligne de facturation).
- Depuis la page d’Accueil de CounselLink, allez dans la section Profils.
- Sous Bureaux, cliquez sur le nom de votre cabinet d’avocats.
- Faites défiler jusqu’en bas de la page Profil du cabinet et trouvez la section Identification du client entreprise.
- Cochez la case à côté du nom du client.
- Cliquez sur Modifier pour ouvrir la page de relation client entreprise.
- Dans le champ ID client entreprise, saisissez un nom court ou un numéro d’identification pour le client (20 caractères maximum).
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Cliquez sur Enregistrer pour revenir à la page précédente.
Chaque bureau peut choisir son propre ID client entreprise ; cependant, pour plus de cohérence, tous les bureaux facturant le même client doivent utiliser le même identifiant.
Définir l’affichage du numéro d’entreprise
Les utilisateurs Admin peuvent mettre à jour les paramètres d’affichage (heure, date, nombres, devise) pour l’ensemble du cabinet, ce qui affecte tous les niveaux de profil sauf modification individuelle.
Exemple :
- Date avant : 05/12/2007 (mm/jj/aaaa)
- Date après : 12 mai 2007 (jj mois aaaa)
- Cliquez sur le bureau dans le panneau Profils de la page d’accueil.
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Cliquez sur le bouton Modifier en haut.
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Dans la section Paramètres régionaux, effectuez les modifications nécessaires.
Champ Description Format de date courte Choisissez l’apparence de la date courte utilisée dans CounselLink, y compris pour les dates de factures et de recherches. Exemple : 21-7-2013. Format de date longue Cette option affiche la date en toutes lettres. Exemple : 21 juillet 2013. Chiffres dans un groupe Sélectionnez combien de chiffres sont regroupés dans un grand nombre.
Symbole de regroupement des chiffres Choisissez le symbole utilisé pour séparer les groupes de chiffres. On l’appelle parfois séparateur de milliers. Dans l’exemple ci-dessus, la virgule est utilisée. Symbole décimal Définissez le symbole utilisé entre la partie entière et la partie décimale d’un nombre. Dans l’exemple ci-dessus, le point est utilisé. Format de l’heure Définissez vos préférences pour l’horloge 12 ou 24 heures et le symbole utilisé pour séparer, le point ou le point-virgule. Fuseau horaire Choisissez le fuseau horaire de votre entreprise. Pour l’instant, un seul choix est disponible pour un cabinet d’avocats. Format de devise négative Définissez l’option pour l’utilisation de parenthèses ou du signe négatif pour indiquer les nombres inférieurs à zéro. Position du symbole monétaire Définissez la position du symbole monétaire avant ou après les chiffres. Afficher le code ISO de la devise Choisissez d’afficher l’abréviation habituelle de la devise, ou de la masquer. Exemple : 100,00 $ USD. - Cliquez sur Soumettre pour enregistrer les paramètres.
Définir les options d’attribution de travail
Ces options déterminent si votre bureau peut recevoir de nouvelles attributions de Questions et apparaître dans la liste des cabinets pouvant recevoir des attributions potentielles.
- Pour vos clients actuels du Registre, cette fonctionnalité permet ou empêche l’attribution de nouvelles Questions à votre bureau.
- Pour les clients potentiels du Registre, qui cherchent un conseil externe, cette fonctionnalité permet ou empêche l’affichage du nom de votre bureau dans la liste de ceux acceptant des Questions. Les paramètres de travail sont préconfigurés sur « Oui » pour les clients potentiels.
Lorsque les paramètres d’attribution de travail sont modifiés, le changement prend effet immédiatement. Les Questions déjà attribuées à votre cabinet ne seront pas affectées.
Vous devez avoir le rôle Admin ou Associé pour effectuer ces tâches.
- Dans la section Profils de la page d’accueil, cliquez sur votre cabinet d’avocats.
- Pour modifier les paramètres d’attribution pour les nouveaux clients (potentiels), cliquez sur le bouton Modifier en haut. Passez à l’étape 4 pour modifier les paramètres pour les clients actuels.
- Dans la section Paramètres du cabinet, au champ Accepter de nouvelles attributions, choisissez votre préférence.
- Pour modifier les paramètres d’attribution pour les clients actuels, faites défiler jusqu’en bas de la page et trouvez la section Relations clients entreprise.
- Cochez la case à côté du nom d’un client.
- Cliquez sur le bouton Modifier pour accéder à la page Définir les options de relation client entreprise.
- Au champ Accepter de nouvelles attributions, cliquez sur votre préférence.
- Cliquez sur Enregistrer pour terminer le processus.
Options de diversité du profil utilisateur du cabinet d’avocats
- Cliquez sur l’option Mon profil sous votre nom dans la barre supérieure. La page Profil utilisateur du cabinet s’affiche.
- Cliquez sur le bouton Modifier pour afficher la page Modifier le profil utilisateur de l’utilisateur sélectionné.
- Dans la section Informations utilisateur, complétez et/ou mettez à jour toutes les informations de diversité/autres selon le cas, y compris les champs marqués d’un astérisque (*), qui indique un champ obligatoire.
- Pour chaque champ Diversité (ex. : origine, genre, etc.), sélectionnez une option (ex. : Refuse de répondre) dans les listes déroulantes.
- Cliquez sur Enregistrer.
Accéder à l’enquête Diversité
Certains clients exigent qu’une enquête Diversité soit complétée.
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Cliquez sur le lien Profil du cabinet sous votre nom affiché en haut à droite.
La page du cabinet sélectionné s’affiche.
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Sur le côté gauche de l’écran, cliquez sur le lien Enquête Diversité.
L’enquête Diversité CounselLink s’affiche. C’est ici que vous pouvez répondre aux questions de l’enquête ABA.
- Répondez à toutes les questions selon le cas (il y en a 13 au total).
- Cliquez sur l’icône Développer / Réduire située à droite de l’écran pour afficher plus ou moins de détails de l’enquête.
- Une fois terminé, effectuez l’une des actions suivantes :
- Cliquez sur Enregistrer la réponse à l’enquête pour sauvegarder toutes les saisies. Un message de confirmation de réussite s’affiche.
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Cliquez sur Partager avec les clients. Une fois l’enquête Diversité complétée et rendue disponible au partage, les clients peuvent accéder et consulter les résultats.
- Indiquez si vous souhaitez partager les informations de diversité individuelles des collaborateurs avec vos clients.
- Indiquez si vous souhaitez partager l’enquête complète avec vos clients.
- Cliquez sur Fermer (bouton x en haut à droite) lorsque c’est terminé.