Dans le Profil du Cabinet d'Avocats, vous pouvez gérer les informations spécifiques à votre cabinet, y compris les utilisateurs, les informations fiscales et les paramètres des bureaux individuels.
Cet article couvre les sujets suivants :
- Accéder à votre Profil de Cabinet d'Avocats
- Ajouter un Bureau à un Cabinet
- Définir la Devise ou le Bureau Préféré
- Définir l'Identification du Client Corporate
- Définir l'Affichage du Numéro d'Entreprise
- Définir les Options d'Attribution de Travail
- Options de Diversité du Profil Utilisateur du Cabinet d'Avocats
- Accéder à l'Enquête sur la Diversité
Accéder à votre Profil de Cabinet d'Avocats
Vous pouvez accéder au profil de deux manières :
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Cliquez sur l'option Profil du Cabinet d'Avocats sous votre nom d'utilisateur.
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Cliquez sur le nom du cabinet d'avocats depuis le panneau Profils sur la page d'accueil.
Vous devez avoir le rôle d'Admin pour apporter des modifications sur la page du Profil du Cabinet d'Avocats.
Ajouter un Bureau à un Cabinet
Pour les cabinets d'avocats multi-sites, vous pouvez ajouter des bureaux afin que :
- Les clients puissent attribuer des questions à divers bureaux.
- Le personnel dans un bureau partagé puisse avoir des exigences de rapport différentes.
- Différents groupes de pratique puissent être gérés.
Vous devez avoir le rôle d'Admin pour effectuer cette action.
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Accédez au profil de votre cabinet de deux manières :
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Cliquez sur le nom du cabinet d'avocats dans le panneau Profils sur la page d'accueil.
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Cliquez sur Profil du cabinet d'avocats sous votre nom d'utilisateur.
La page du Profil du Bureau du Cabinet d'Avocats s'affiche.
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Cliquez sur Ajouter un bureau sous l'onglet Bureaux.
La page Créer un Bureau d'Avocats s'affiche.
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Fournissez les informations physiques et postales dans la section Informations sur l'adresse.
Les champs avec un astérisque (*) sont obligatoires.
Champ Détails ID Contribuable* Entrez le TIN associé au cabinet d'avocats. Nom du Bureau d'Avocats* Entrez le nom du bureau. Adresse du Bureau* Entrez l'adresse du bureau. Ville* Entrez la ville où se trouve le bureau. Pays* Sélectionnez un pays où se trouve le bureau dans le menu déroulant. État/Province* Sélectionnez un état ou une province où se trouve le bureau dans le menu déroulant. Code Postal Entrez le code postal où se trouve le bureau. Téléphone* Entrez un numéro de téléphone et une extension (si applicable) pour le bureau. Fax Entrez un numéro de fax pour le bureau. Devise Préférée* Sélectionnez la devise la plus utilisée par le bureau dans le menu déroulant. Adresse de Remise Sélectionnez 'Identique à l'adresse du Bureau d'Avocats' si le paiement de la facture doit être envoyé à cette adresse. Sinon, remplissez l'adresse où le paiement de la facture doit être envoyé. Adresse de Remise* Remplissez une adresse et d'autres informations requises pour l'envoi du paiement de la facture. - Remplissez toute information dans la section Informations Supplémentaires. Cela variera en fonction de la configuration du client.
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Saisissez les informations dans la section Paramètres du cabinet d'avocats.
Champ Description Taxer les clients pour les services Cette option détermine si le cabinet devra appliquer des taxes pour les services.
Réglez l'option sur "NON" pour contourner la page de taxes lors du processus d'importation de factures. Si vous êtes dans une juridiction qui exige l'ajout de taxes pour les services, ou si vous avez un client en dehors des États-Unis, réglez cette option sur "OUI".
Services soumis à la TVA/TVH Si vous êtes situé en dehors des États-Unis et devez facturer la TVA, sélectionnez "Oui". Accepter de nouvelles missions Réglez sur "Oui" pour accepter de nouvelles missions pour ce cabinet. Planification des emails d'acceptation automatique des missions Sélectionnez si vous souhaitez que ce cabinet envoie une notification par email automatique au client lorsque vous avez accepté des missions.
- Ne pas envoyer - Ne pas envoyer de notifications par email automatisées.
- Immédiatement - Envoyer une notification par email immédiatement après l'acceptation de la mission.
- Quotidiennement - Envoyer une notification par email quotidiennement et sélectionner l'heure de la journée.
- Hebdomadairement - Envoyer une notification par email chaque semaine et sélectionner le jour et l'heure de la journée.
- Mensuellement - Envoyer une notification par email chaque mois et sélectionner le jour du mois et l'heure de la journée.
Recevoir les emails du centre de messages Sélectionnez si vous souhaitez recevoir des emails pour les mises à jour et annonces de LexisNexis® CounselLink®. -
Saisissez les informations dans la section Paramètres régionaux.
Les champs avec un astérisque (*) sont obligatoires. Chaque utilisateur héritera de ces paramètres et pourra les modifier dans son profil respectif.
Champ Description Format de date courte* Choisissez l'apparence de la date courte utilisée dans tout CounselLink, y compris les dates de facturation et de recherche. Exemple : 21-7-2013. Format de date longue* Cette option écrit la date en toutes lettres. Exemple : 21 juillet 2013. Chiffres dans un groupe* Sélectionnez combien de chiffres sont regroupés ensemble dans un grand nombre.
Symbole de regroupement des chiffres* Choisissez le symbole utilisé pour séparer les groupes de chiffres. Parfois appelé séparateur de milliers. Dans l'exemple ci-dessus, la virgule est utilisée. Symbole décimal* Définissez le symbole utilisé entre le nombre entier et le nombre fractionnaire. Dans l'exemple ci-dessus, le point est utilisé. Format de l'heure* Définissez les préférences pour l'horloge de 12 ou 24 heures et le symbole utilisé pour les séparer. Fuseau horaire* Choisissez le fuseau horaire pour le cabinet. Format de devise négative* Définissez l'option pour l'utilisation de parenthèses ou de signe négatif pour indiquer les nombres inférieurs à zéro. Placement du symbole monétaire* Définissez la position du symbole monétaire avant ou après le nombre. Afficher le code ISO de la devise* Choisissez d'afficher l'abréviation typique de la devise, ou de la garder cachée. Exemple 100,00 $ USD. - Cliquez sur Enregistrer.
Définir la devise préférée pour le cabinet ou le bureau
Les utilisateurs administrateurs peuvent ajuster les paramètres d'affichage pour l'heure, la date, les nombres et la devise au niveau du cabinet, du bureau ou de l'utilisateur individuel. Les modifications prennent effet immédiatement pour l'utilisateur administrateur et lors de la prochaine connexion pour les autres utilisateurs.
Toute mise à jour effectuée au niveau du cabinet s'appliquera automatiquement à tous les bureaux, sauf si un bureau a déjà personnalisé ce paramètre spécifique.
- Sur la page d'accueil, cliquez sur le lien du cabinet ou du bureau dans la section Profils.
- Cliquez sur Modifier pour ouvrir le profil.
- Sous Devise préférée, sélectionnez la devise que vous utilisez le plus souvent. Ce paramètre détermine comment les valeurs monétaires sont affichées et sert de devise par défaut lors de la création d'éléments dans CounselLink.
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.
Définir l'identification du client d'entreprise
Cette fonctionnalité simplifie le processus de soumission des factures électroniques en permettant à votre cabinet d'utiliser un nom ou un identifiant client unique de manière cohérente dans tous les bureaux.
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Entrez un nom ou identifiant client unique dans CounselLink. Utilisez ce même identifiant lors de la création d'une facture dans votre logiciel de facturation.
Pour les fichiers de sortie LEDES 2000, cela correspond au champ cl_id. Recherchez ce nom de champ et confirmez qu'il contient l'identifiant de votre client. Pour les fichiers de sortie LEDES 1998B et 1998BI, utilisez le champ CLIENT_ID (le troisième champ dans la ligne de charge).
- Depuis la page d'accueil de CounselLink, allez à la section Profils.
- Sous Bureaux, cliquez sur le nom de votre cabinet d'avocats.
- Faites défiler jusqu'en bas de la page de profil du cabinet d'avocats et localisez la section Identification du client d'entreprise.
- Cliquez sur la case à côté du nom du client.
- Cliquez sur Modifier pour ouvrir la page de relation client d'entreprise.
- Dans le champ ID client d'entreprise, entrez un nom court ou un numéro d'identification pour le client (maximum 20 caractères).
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Cliquez sur Enregistrer pour revenir à la page précédente.
Chaque bureau peut choisir son propre ID client d'entreprise ; cependant, pour plus de cohérence, tous les bureaux facturant le même client devraient utiliser le même identifiant.
Définir l'affichage du numéro de l'entreprise
Les utilisateurs administrateurs peuvent mettre à jour les paramètres d'affichage (heure, date, nombres, devise) pour l'ensemble du cabinet, affectant tous les niveaux de profil sauf s'ils sont individuellement remplacés.
Exemple :
- Date avant : 05/12/2007 (mm/jj/aaaa)
- Date après : 12 mai 2007 (jj Mois aaaa)
- Cliquez sur le bureau dans le panneau Profils de la page d'accueil.
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Cliquez sur le bouton Modifier en haut.
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Dans la section Paramètres régionaux, apportez les modifications nécessaires.
Champ Description Format de date courte Choisissez l'apparence de la date courte utilisée dans tout CounselLink, y compris les dates de facturation et de recherche. Exemple : 21-7-2013. Format de date longue Cette option écrit la date en toutes lettres. Exemple : 21 juillet 2013. Chiffres dans un groupe Sélectionnez combien de chiffres sont regroupés dans un grand nombre. Symbole de regroupement des chiffres Choisissez le symbole à utiliser pour séparer les groupes de chiffres. Parfois appelé séparateur de milliers. Dans l'exemple ci-dessus, la virgule est utilisée. Symbole décimal Définissez le symbole utilisé entre le nombre entier et le nombre fractionnaire. Dans l'exemple ci-dessus, le point est utilisé. Format de l'heure Définissez les préférences pour l'horloge de 12 ou 24 heures et le symbole utilisé pour séparer, le point ou le point-virgule. Fuseau horaire Choisissez le fuseau horaire de votre entreprise. Pour le moment, un seul choix est disponible pour un cabinet d'avocats. Format de devise négative Définissez l'option pour l'utilisation de parenthèses ou de signe négatif pour indiquer les nombres inférieurs à zéro. Placement du symbole de devise Définissez la position du symbole de devise avant ou après les chiffres. Afficher le code ISO de la devise Choisissez d'afficher l'abréviation typique de la devise, ou de la garder cachée. Exemple : 100,00 $ USD. - Cliquez sur Soumettre pour enregistrer les paramètres.
Définir les options d'attribution de travail
Ces options déterminent si votre bureau peut recevoir de nouvelles attributions de questions et apparaître sur la liste pour des attributions potentielles.
- Pour vos clients actuels du Registre, cette fonctionnalité permettra ou empêchera de nouvelles attributions de questions à votre bureau.
- Pour les clients potentiels du Registre, qui cherchent à être des conseillers externes, cette fonctionnalité permettra ou empêchera le nom de votre bureau d'apparaître sur une liste de ceux prêts à accepter des questions. Les paramètres de travail ont été prédéfinis sur "Oui" pour les clients potentiels.
Lorsque les paramètres d'attribution de travail sont modifiés, ils prennent effet immédiatement. Les questions actuellement attribuées à votre cabinet d'avocats ne seront pas affectées.
Vous devez avoir le rôle d'Admin ou de Partenaire pour effectuer ces tâches.
- Dans la section Profils de la page d'accueil, cliquez sur votre cabinet d'avocats.
- Pour modifier les paramètres d'attribution pour les nouveaux clients (potentiels), cliquez sur le bouton Modifier en haut. Passez à l'étape 4 pour modifier les paramètres pour les clients actuels.
- Dans la section Paramètres du cabinet d'avocats, au champ Accepter de nouvelles attributions, choisissez votre préférence.
- Pour modifier les paramètres d'attribution pour les clients actuels, faites défiler jusqu'en bas de la page et trouvez la section Relations avec les clients d'entreprise.
- Cochez la case à côté du nom d'un client.
- Cliquez sur le bouton Modifier pour accéder à la page Définir les options de relation avec les clients d'entreprise.
- Au champ Accepter de nouvelles attributions, cliquez sur votre préférence.
- Cliquez sur Enregistrer pour terminer le processus.
Options de diversité du profil utilisateur du cabinet d'avocats
- Cliquez sur l'option Mon Profil sous votre nom dans la barre supérieure. La page Profil Utilisateur du Cabinet d'Avocats s'affiche.
- Cliquez sur le bouton Modifier pour afficher la page Modifier le Profil Utilisateur de l'utilisateur sélectionné.
- Dans la section Informations Utilisateur, complétez et / ou mettez à jour toutes les informations sur la diversité / autres, le cas échéant, y compris les champs marqués d'un astérisque (*), indiquant un champ obligatoire.
- Pour chaque champ Diversité (c'est-à-dire, Race, Genre, etc.), sélectionnez une option (par exemple, Refuser de Déclarer) dans les listes déroulantes.
- Cliquez sur Enregistrer.
Accéder à l'Enquête sur la Diversité
Certains clients exigent une Enquête sur la Diversité complétée.
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Cliquez sur le lien Profil du Cabinet d'Avocats sous votre nom affiché dans le coin supérieur droit.
La page du Cabinet d'Avocats pour le cabinet sélectionné s'affiche.
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Sur le côté gauche de l'écran, cliquez sur le lien Enquête sur la Diversité.
L'Enquête sur la Diversité de CounselLink s'affiche. C'est ici que vous pouvez fournir des réponses aux questions de l'enquête de l'ABA.
- Répondez à toutes les questions le cas échéant (il y en a 13 au total).
- Cliquez sur l'icône Développer / Réduire située à droite de l'écran pour voir plus ou moins de détails de l'enquête.
- Une fois terminé, effectuez l'une des tâches suivantes :
- Cliquez sur Enregistrer la Réponse à l'Enquête pour enregistrer toutes les entrées. Un message de confirmation de succès s'affiche.
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Cliquez sur Partager avec les Clients. Une fois l'Enquête sur la Diversité complétée et le cabinet d'avocats l'ayant rendue disponible pour le partage, les utilisateurs clients peuvent accéder et voir les résultats.
- Sélectionnez si vous souhaitez partager les informations de Diversité du Responsable du Temps avec vos clients.
- Sélectionnez si vous souhaitez partager l'enquête complète avec vos clients.
- Cliquez sur Fermer (bouton x dans le coin supérieur droit) lorsque vous avez terminé.