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CounselLink Antwortzentrum für Anwaltskanzleien

Rechnung einreichen

  • Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Import einer Rechnung-Checkliste

Bevor Sie Ihre Rechnung in CounselLink importieren, überprüfen Sie bitte Folgendes:

Aktion Beschreibung
Suche nach dem Vorgang Der abzurechnende Vorgang muss Ihrer Kanzlei zuerst zugewiesen sein. Klicken Sie auf den Reiter Vorgänge und suchen Sie nach dem Namen Ihres Mandanten. Der Fall, den Sie abrechnen möchten, muss in der Ergebnisliste erscheinen, damit Ihre Rechnung akzeptiert wird.
Abrechnungsrichtlinien lesen Die Corporate Protocols (Abrechnungsrichtlinien) legen die Anforderungen für die Abrechnung der Mandate Ihres Mandanten fest. Positionen in Ihrer Rechnung, die die Richtlinienprüfung nicht bestehen, müssen vor der Mandantenprüfung geändert werden.
Steueroptionen festlegen (optional)

Geben Sie Informationen zur Besteuerung Ihres Mandanten an. Dies erfolgt im Bereich „Büroprofil“ vor dem Upload.
Präferenzen für unbekannte Zeiterfasser festlegen (optional)

Falls die Kürzel des Rechnungsstellers auf der Rechnung nicht in CounselLink hinterlegt sind, wie soll die Rechnung dann vom Mandanten behandelt werden? Dies wird auf der Seite „Büroprofil“ vor dem Upload festgelegt.
Tracking-Informationen angeben

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Fügen Sie Ihre Kanzlei-Aktennummer in CounselLink hinzu. Dies muss für jede Rechnung erfolgen. Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Abschnitt auf dieser Seite.

  • Fügen Sie die Corporate Customer ID hinzu. Dies muss nur einmalig pro Mandant erfolgen.

 

Akzeptierte Dateiformate für den Upload

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Zeit- und Abrechnungssoftware kann verschiedene Rechnungsdateiformate erstellen. Sie müssen zunächst festlegen, welches Format Sie verwenden möchten. Das am häufigsten in CounselLink hochgeladene Dateiformat ist die LEDES 1998B-Datei. Dieses Format enthält keine Angaben zu Steuern, Währung oder Endrechnung. Diese Daten werden während des Upload-Prozesses hinzugefügt. Falls nicht alle erforderlichen Informationen in Ihrer Rechnungsdatei enthalten sind, verwendet CounselLink Ihre Rechnungseinstellungen im Büroprofil und bietet während des Uploads entsprechende Optionen an.

Einige von Steuer- und Abrechnungssoftware erstellte Dateiformate enthalten nicht alle Rechnungsbedingungen. Überprüfen Sie die folgenden Fragen, um das für Sie passende Dateiformat zu bestimmen:

  • Müssen Sie Ihre Mandanten für Dienstleistungen besteuern? Einige US-Bundesstaaten und lokale Behörden verlangen dies. In vielen Ländern außerhalb der USA ist eine Dienstleistungssteuer üblich. Um korrekt zu besteuern, muss die Datei Felder für Steuertyp und Steuerbetrag enthalten. Diese Informationen können während des Uploads hinzugefügt werden.
  • Müssen Sie gelegentlich in einer anderen Währung als US-Dollar abrechnen? Diese Information kann während des Uploads hinzugefügt werden.
  • Hat Ihr Mandant Anforderungen an die Endrechnung? Einige Mandanten benötigen zusätzliche Informationen auf der Endrechnung. Diese Informationen können während des Uploads hinzugefügt werden.

Sobald Sie diese Fragen beantwortet haben, kennen Sie Ihre Rechnungsbedingungen. Überprüfen Sie die Tabelle, um zu sehen, welches Dateiformat die für Ihre Zwecke erforderlichen Informationen enthält. 

Datenfelder Steuertyp Steuerbetrag Währungstyp Endrechnung
LEDES 1998B

Informationen werden beim Import hinzugefügt

 Informationen werden beim Import hinzugefügt

Informationen werden beim Import hinzugefügt

Informationen werden beim Import hinzugefügt
LEDES 1998BI Ja Ja

Ja

Informationen werden beim Import hinzugefügt
LEDES 2000

Informationen werden beim Import hinzugefügt

 Ja

Ja

Ja
LEDES XML 2.1 Ja Ja Ja

Ja
SDF 1.1 Informationen werden beim Import hinzugefügt Ja Ja Informationen werden beim Import hinzugefügt
SDF 1.2 Informationen werden beim Import hinzugefügt Ja Ja Ja

 

Hinzufügen einer Kanzlei-Aktennummer

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Bevor Sie Ihre Rechnung importieren können, müssen Sie die Kanzlei-Aktennummer eingeben. Die Nummer wird Ihrem Vorgang von Ihrer Zeit- und Abrechnungssoftware zugewiesen.

Alternativ zu diesem Vorgang können Sie auch die Schritte im Prozess Corporate Customer Identification festlegen ausprobieren. Dieser Vorgang muss nur einmal durchgeführt werden und ist dann abgeschlossen.

  1. Öffnen Sie die Übersichtsseite des Vorgangs, für den Sie die Kanzlei-Aktennummer hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um den Bearbeitungsbildschirm Vorgang zu öffnen.

  3. Geben Sie im Feld „Vorgangsnummer“ die entsprechende Kanzlei-Aktennummer ein. Dies ist die Nummer, die Ihr Abrechnungssystem in das vierte Feld einer LEDES98B-Datei einträgt.

    Die maximale Länge dieser Nummer beträgt 64 Zeichen.

  4. Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.

Import einer Rechnung

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CounselLink akzeptiert Rechnungen, die von Drittanbieter-Zeit- und Abrechnungssoftware erstellt wurden. CounselLink führt während des Uploads eine Validierung durch. Nach dem Hochladen der Rechnung können Sie Steuern hinzufügen, die Währung auswählen und Dokumente anhängen. Überprüfen Sie vor dem Upload unbedingt die vorherigen Schritte in diesem Abschnitt.

Diese Importfunktion akzeptiert keine 2.1 LEDES-Formate. Wenn Sie eine 2.1-Datei hochladen, erhalten Sie eine Fehlermeldung und werden aufgefordert, den Vorgang mit unserer Klassimportfunktion durchzuführen.

  1. Navigieren Sie zur Seite „Rechnungsimport“ auf eine der folgenden Arten:

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche +Rechnungsimport im Abrechnungsbereich.

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnungsimport oben auf der Seite „Rechnungssuche“.

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren im Tab „Rechnungen“ auf der Seite „Aktenübersicht“.

      Die Seite „Rechnungen importieren“ wird angezeigt.

  2. Datei auswählen, die Sie von Ihrem Computer hochladen möchten, oder ziehen Sie die LEDES-Datei direkt von Ihrem Desktop auf die Seite.

    Sie können mehrere Dateien gleichzeitig per Drag & Drop hochladen. Wählen Sie dazu alle Rechnungen aus und ziehen Sie sie auf die Seite.

  3. Klicken Sie auf Weiter, sobald Sie alle Dateien hochgeladen haben. Der Fortschrittsbalken springt zu Schritt 2 und zeigt eventuelle Validierungsfehler oder Warnungen an.

  4. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben der Datei, um Hinweise zu Validierungsfehlern einzublenden. Jede Rechnung zeigt eines von drei Symbolen an:
    • Grüner Haken: Die Rechnung wurde validiert.
    • Gelbes Ausrufezeichen: Die Rechnung wird akzeptiert, aber bestimmte Positionen wurden angepasst, um die Validierung zu bestehen.

    • Rotes Ausrufezeichen: Die Rechnung kann im aktuellen Zustand nicht validiert werden. Sie können mit allen validierten Rechnungen zum nächsten Schritt fortfahren oder diese Rechnung erneut einreichen, nachdem Sie die hier aufgeführten Fehler korrigiert haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um erneut einzureichen, oder auf das Papierkorb-Symbol in der Rechnungszeile, um sie aus dem Upload zu entfernen.

      Sie können Rechnungen nach Status gruppieren, indem Sie auf das Filtersymbol () in der Statusspalte klicken. Sie können auch das Suchfeld nutzen, um eine bestimmte Rechnung in der Liste zu finden.

  5. Bevor Sie fortfahren, haben Sie zwei Optionen:
    • Klicken Sie auf Weiter. Sie gelangen direkt zum letzten Schritt des Upload-Prozesses. Springen Sie zu Schritt 8 in diesem Thema.

    • Setzen Sie ein Häkchen bei „Steuer und Währung prüfen“ und klicken Sie auf Weiter. Der Schritt „Steuer und Währung prüfen“ wird angezeigt.

      Dieser Schritt wird hauptsächlich für 1998B-Dateien verwendet, bei denen Sie die Währung und Steuerauswahl für jede Rechnung manuell festlegen können. Falls Sie „Steuer und Währung prüfen“ vergessen haben, können Sie mit der Schaltfläche Zurück zu Schritt 2 zurückkehren.

  6. Wählen Sie die Währungs- und Steuerinformationen aus den Dropdown-Optionen nach Bedarf aus.

    Wenn keine Auslagen auf der Rechnung vorhanden sind, ist das Feld „Auslagensteuer“ schreibgeschützt.

  7. Klicken Sie auf Weiter. Der Schritt „Abschließende Prüfung und Anhänge hinzufügen“ wird angezeigt.

  8. Wählen Sie bei Bedarf die Rechnung(en) aus und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

    • Anhang hinzufügen: Klicken Sie, um einen oder mehrere Anhänge zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen.

      Sie benötigen die Rolle „Dokumentenadministrator“, um Anhänge hinzuzufügen. Wenn Ihre Rechnungsdatei Rechnungen für mehrere Mandanten enthält, können Sie keine Anhänge hinzufügen.

      1. Datei auswählen oder per Drag & Drop vom Desktop in das Fenster „Anhänge hinzufügen“ ziehen. Sie können auch eine URL zu einer externen Datei eingeben.
      2. Geben Sie einen Dokumentnamen ein.
      3. Klicken Sie auf Dokument(e) hochladen.
    • FastTrack: Klicken Sie, um FastTrack für Ihre Rechnung(en) zu nutzen. Diese Option wird angezeigt, wenn sie für Ihren Mandanten aktiviert ist und Ihre Kanzlei angemeldet ist.
    • Abschlussrechnung: Klicken Sie, wenn die ausgewählte(n) Rechnung(en) Ihre Abschlussrechnung ist/sind.

  9. Klicken Sie auf An Mandant(en) senden.

    Klicken Sie auf Für später speichern, wenn Sie das Senden an den Mandanten verzögern möchten. Die Rechnung wird dann in einen ausstehenden Status versetzt.

Die Rechnung wird zur Prüfung an Ihren Mandanten/Ihre Mandanten gesendet.

Eine Rechnung in CounselLink erstellen

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Es kann vorkommen, dass Sie eine Rechnung direkt in CounselLink erstellen müssen.

  1. Klicken Sie auf den Tab Rechnungen auf der Seite „Aktenübersicht“.
  2. Klicken Sie auf +Erstellen. Die Seite „Rechnung erstellen“ wird angezeigt.

  3. Geben Sie die erforderlichen Informationen im Abschnitt Rechnungsdetails ein.

    Felder, die mit einem Sternchen (*) markiert sind, sind Pflichtfelder.

    • Die Rechnungsnummer der Kanzlei wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie Auto auswählen. Wählen Sie Rechnungsnummer eingeben, um eine neue Nummer manuell einzugeben. Diese Nummer kann verwendet werden, um den Status der Rechnung nachzuverfolgen, sobald sie erstellt wurde.
    • Klicken Sie auf das Kalendersymbol im Feld „Rechnungsdatum“, um das Datum auszuwählen, an dem die Rechnung an den Mandanten gesendet werden soll. Standardmäßig wird das aktuelle Datum angezeigt.
    • Die Standardkanzlei wird unter Kanzleistandort angezeigt. Sie müssen einen Standort aus der Liste auswählen, wenn mehreren Kanzleien eine Akte zugewiesen ist.
    • Wählen Sie die Währung für die Abrechnungstransaktion in der Liste Rechnungswährung aus. US-Dollar ist standardmäßig ausgewählt.
    • Klicken Sie auf eine der Optionen für Abschlussrechnung:
      • Ja, wenn dies die letzte Rechnung ist, die für die Akte eingereicht wird.
      • Nein, wenn möglicherweise noch weitere Rechnungen für die Akte eingereicht werden.
    • Geben Sie eine kurze Beschreibung der Rechnung oder andere relevante Hinweise in das Feld Rechnungsbeschreibung ein. Sie können maximal 15.360 Zeichen eingeben.
  4. Füllen Sie im Abschnitt Zusätzliche Informationen alle relevanten Felder aus. Felder mit einem Sternchen (*) sind Pflichtfelder.
  5. Fügen Sie bei Bedarf einen Rabatt oder Aufschlag zur Rechnung hinzu. Weitere Informationen zu Rabatten finden Sie im entsprechenden Abschnitt auf dieser Seite.
  6. Klicken Sie auf Speichern. Die Seite „Rechnungsübersicht“ wird angezeigt. 
  7. Erweitern Sie die Abschnitte im Bereich „Zusätzliche Informationen“ nach Bedarf. Es kann sein, dass Sie einige vom Mandanten konfigurierte Felder vor der Aktivierung ausfüllen müssen.
  8. Wenn Sie eine Rechnung manuell erstellen, führen Sie Folgendes aus: Gebühren und/oder Auslagen hinzufügen
    1. Klicken Sie auf den Tab Gebühren.

    2. Führen Sie eine oder alle der folgenden Aktionen aus:

      Klicken Sie auf Gebühr hinzufügen, um eine oder mehrere Gebühren hinzuzufügen.

      1. Füllen Sie im Bildschirm Gebühren bearbeiten die erforderlichen Felder aus bzw. fügen Sie Einträge hinzu.
      2. Klicken Sie auf Speichern.

      Klicken Sie auf Auslage hinzufügen, um eine oder mehrere Auslagen hinzuzufügen.

      1. Füllen Sie im Bildschirm Auslagen bearbeiten die erforderlichen Felder aus bzw. fügen Sie Einträge hinzu.
      2. Klicken Sie auf Speichern.

      Die Seite „Rechnungsübersicht“ wird angezeigt und hebt eventuelle verbleibende Probleme gelb hervor. Überprüfen Sie die Angaben und korrigieren Sie Fehler bei Bedarf. 

  9. Optional: Fügen Sie bei Bedarf unterstützende Dokumente zu einer Gebührenzeile hinzu.
    1. Setzen Sie ein Häkchen neben eine oder mehrere Gebühren.
    2. Klicken Sie auf Weitere Aktionen.

    3. Wählen Sie Gebührenanhang hinzufügen aus.

      Das Fenster „Anhänge hinzufügen“ wird angezeigt.

    4. Laden Sie Ihr(e) Dokument(e) auf eine der folgenden Arten hoch:

      1. Geben Sie den Link (URL) zum hochzuladenden Dokument im Bereich „Dokumente hochladen“ ein.

        Geben Sie den vollständigen Link inklusive http:// oder https:// ein.

      2. Ziehen Sie eine Datei in den Drag & Drop-Bereich.
      3. Klicken Sie im Drag & Drop-Bereich auf Datei auswählen, um das Dokumentenverzeichnis bzw. den Speicherort zu öffnen.
  10. Aktivieren Sie die Rechnung.
    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktivieren, um die Rechnung zu aktivieren.

    2. Klicken Sie auf Ja, aktivieren auf der Seite „Rechnungsübersicht aktivieren“. 

Eine Rechnung bearbeiten

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Wenn eine Rechnung noch nicht an den Mandanten gesendet wurde oder abgelehnt wurde, können Sie Änderungen vornehmen.

Siehe dieses Thema, um mehr zu erfahren oder die bearbeitbaren Felder einer Rechnung einzusehen.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten auf der Seite „Rechnungsübersicht“.

    Die Seite „Rechnung bearbeiten“ wird angezeigt.

  2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
  3. Klicken Sie auf Speichern. Felder mit einem Sternchen (*) sind Pflichtfelder.

Die Seite „Rechnungsübersicht“ wird aktualisiert und zeigt Ihre Änderungen an.

Einen Rabatt oder Aufschlag zu einer Rechnung hinzufügen

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Wenn Sie mit Ihrem Mandanten einen Rabatt oder Aufschlag vereinbart haben, können Sie diesen während des Rechnungserstellungsprozesses hinzufügen.

Obwohl dieser Abschnitt optional ist, sind Felder mit einem Sternchen (*) Pflichtfelder.

  1. Beginnen Sie mit der Erstellung einer Rechnung.

    Sie können auch einen Rabatt oder Aufschlag zu einer Rechnung hinzufügen, die noch nicht aktiviert wurde. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Bearbeiten oben auf der Seite „Rechnungsübersicht“.

  1. Wechseln Sie zum Abschnitt Rabatt-/Zuschlagsinformationen und klicken Sie auf die Schaltfläche +Rabatt/Zuschlag erstellen. Das Fenster „Rabatt/Zuschlag erstellen“ wird angezeigt.

  1. Geben Sie im Feld Beschreibung die Informationen zum Rabatt ein.

    Wenn Sie einen Mengenrabatt eingeben, müssen Sie MENGENRABATT (alles in Großbuchstaben) in das Beschreibungsfeld eintragen.

  1. Wählen Sie für den Rabatt-Typ eine der beiden Optionen aus:
    • Fest: Für einen festen Rabatt-/Zuschlagsbetrag.
    • Prozent: Für einen Betrag, der sich je nach Höhe der Rechnung ändert.
  2. Wählen Sie in der Liste Anwenden auf eine der folgenden Optionen aus:
    • Gebührenrabatt: Wenn ein Rabatt auf die berechneten Gebühren gewährt wird. Wählen Sie diese Option für Mengenrabatte.
    • Gebührenzuschlag: Wenn ein Betrag zu den Grundgebühren hinzugefügt wird.
    • Ausgabenrabatt: Wenn ein Rabatt auf die Ausgaben gewährt wird.
    • Ausgabenzuschlag: Wenn ein Betrag zu den Grundausgaben hinzugefügt wird.
  3. Geben Sie Folgendes ein:
    • Wenn Sie in Schritt 4 Fest ausgewählt haben, geben Sie den Betrag im Feld „Betrag“ ein.
    • Wenn Sie in Schritt 4 Prozent ausgewählt haben, geben Sie den Prozentsatz des Rabatts oder Zuschlags im Feld „Prozentsatz“ ein.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Ein Dokument zu einer Rechnung hinzufügen

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Sie können Dateien an Rechnungen anhängen, um zugehörige Unterlagen wie Belege, Korrespondenz, Videos oder andere relevante Informationen zu Ihren Abrechnungen zu speichern. Eine Datei kann einem bestimmten Vorgang, einer bestimmten Rechnung oder einfach als Referenz hochgeladen werden.

Sobald die Schritte abgeschlossen sind, kann jeder mit Leseberechtigung für das Dokument eine Dokumentensuche durchführen und darauf zugreifen.

Die Größe von Anhängen ist auf 100 MB begrenzt. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Anhänge oder die Gesamtgröße eines Uploads von Anhängen auf einmal.  

  1. Klicken Sie auf der Übersichtsseite der Rechnung auf den Tab Dokumente.

  2. Klicken Sie auf + Hinzufügen. Die Seite „Dokumente/Dokumente hinzufügen“ wird angezeigt.

  3. Laden Sie ein Dokument auf eine der folgenden Arten hoch:

    • Geben Sie den Link (URL) zum hochzuladenden Dokument im Bereich „Dokumente hochladen“ ein.

      Geben Sie den vollständigen Link inklusive http:// oder https:// ein.

    • Ziehen Sie eine Datei per Drag & Drop in den Drag & Drop-Bereich.
    • Klicken Sie auf Datei auswählen, um das Verzeichnis/den Speicherort des Dokuments zu öffnen.

  4. Geben Sie im Abschnitt Dokumentdetails Werte in alle zutreffenden Felder ein.

    Felder, die mit einem Sternchen (*) markiert sind, sind Pflichtfelder.

    Spalte Beschreibung
    Dokumentenname*

    Geben Sie einen Namen für das Dokument ein. Dieser erscheint in der Spalte Name bei der Dokumentensuche.

    Wenn Sie mehrere Dateien hinzufügen, ist dieses Feld nicht verfügbar. Sie können den Namen jedes einzelnen Dokuments später wie im nächsten Abschnitt beschrieben angeben.
    Dokumententyp* Beim Hochladen von der Rechnung ist diese Option ausgegraut.
    Verknüpft mit

    Beim Hochladen von der Rechnung wird dieses Feld automatisch mit dem Rechnungsnamen ausgefüllt.
    Kategorie* Wählen Sie die Beschreibung, die am besten zum Dokument passt.
    Eigentümer* Beim Hochladen von der Rechnung wird hier automatisch der Benutzer eingetragen, der das Dokument hochlädt.
    Wer kann dieses Dokument sehen?*

    Wählen Sie eine Sicherheitsoption aus der Dropdown-Liste.

    Diese Option ist nur verfügbar, wenn Ihr Mandant die neue Dokumentensicherheitsfunktion aktiviert hat. Ist dies der Fall, werden die Felder „Geteilt“ und „Zugriffsebene“ nicht angezeigt.
    Geteilt* Bestimmen Sie, welche Benutzer das Dokument sehen können. Wenn Sie Nein auswählen, ist das Dokument nur für Benutzer des Unternehmenskunden sichtbar. Weitere Informationen finden Sie in der Tabelle unten.
    Zugriffsebene* Bestimmen Sie, welche Benutzer das Dokument sehen können. Weitere Informationen finden Sie in der Tabelle unten.
    Status

    Geben Sie den Status des Dokuments an.

    Wenn der Status eines Dokuments auf N/A gesetzt ist, wird im Statusfeld „Dokument nicht zutreffend“ angezeigt.
    Beschreibung Geben Sie einen Text zum Dokument ein. Dieser Text wird vollständig in der Ergebnisliste der Suche angezeigt. Halten Sie ihn so kurz und prägnant wie möglich. Maximal 255 Zeichen sind erlaubt.
    Schlüsselwörter Geben Sie einzelne Wörter ein, mit denen nach diesem Dokument gesucht werden kann.

    Informationen zur Zugriffsebene:

    Geteilt Zugriffsebene Wer kann das Dokument sehen?
    Nein Privat

    Vorgang: Alle Dokumentenadministratoren der Kanzlei im Kontaktbüro des Vorgangs sowie der Dokumenteneigentümer.

    Rechnung: Alle Dokumentenadministratoren der Kanzlei im Kontaktbüro der Rechnung sowie der Dokumenteneigentümer.
    Nein Öffentlich

    Vorgang: Alle Teilnehmer der Kanzlei am Vorgang.

    Rechnung: Alle Kanzleibenutzer, die Zugriff auf Rechnungen haben.
    Ja Öffentlich

    Vorgang: Alle Benutzer des Unternehmenskunden und Kanzleibenutzer, die Teilnehmer oder Mitarbeiter am Vorgang sind.

    Rechnung: Alle Kanzleibenutzer und Unternehmenskunden, die Zugriff auf Rechnungen haben.
    Ja Privat Rechnung: Alle Dokumentenadministratoren der Kanzlei im Teilnehmerbüro des Vorgangs der Rechnung sowie der Dokumenteneigentümer.
  5. Klicken Sie auf Dokument(e) hochladen. Die Übersichtsseite für Dokumente wird angezeigt.

Ein Dokument zu einer einzelnen Position hinzufügen

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Sie können wählen, ob Sie eine Dokumentation zu einer bestimmten Position auf Ihrer Rechnung hinzufügen möchten. Dies kann hilfreich sein, wenn das Dokument nur für diese Position und nicht für die gesamte Rechnung relevant ist.

  1. Navigieren Sie zum Abschnitt „Gebühren“ auf der Übersichtsseite der Rechnung.
  2. Setzen Sie ein Häkchen bei der/den Gebühr(en).
  3. Klicken Sie auf Weitere Aktionen.

  4. Wählen Sie Gebührenanhang hinzufügen aus dem Dropdown-Menü.

    Das Fenster „Anhänge hinzufügen“ wird angezeigt.

  5. Laden Sie Ihr(e) Dokument(e) auf eine der folgenden Arten hoch:

    1. Geben Sie den Link (URL) zu dem/den hochzuladenden Dokument(en) im Bereich „Dokumente hochladen“ ein.

      Geben Sie den vollständigen Link inklusive http:// oder https:// ein.

    2. Ziehen Sie eine Datei per Drag & Drop in den entsprechenden Bereich.
    3. Klicken Sie im Drag & Drop-Bereich auf Datei auswählen, um das Dokumentenverzeichnis bzw. den Speicherort zu öffnen.
  6. Geben Sie bei Bedarf einen Namen in das Namensfeld ein. Ein Name wird automatisch ausgefüllt, sobald Sie Ihr Dokument auswählen.
  7. Klicken Sie auf Dokument(e) hochladen. Das Dokument bzw. die Dokumente werden der Gebührenzeile hinzugefügt. Sie werden außerdem automatisch im Reiter „Dokumente“ im Ordner „Charge Root Folder“ abgelegt.

Checkliste für Papierrechnungen oder Rechnungen per E-Mail

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Bevor Sie eine in Ihrer Zeit- und Abrechnungssoftware erstellte Rechnung per E-Mail versenden, überprüfen Sie die folgenden Anforderungen Ihres Mandanten und von LexisNexis® CounselLink®.

Schritt Beschreibung
Abrechnungsrichtlinien lesen

Die Abrechnungsrichtlinien wurden von Ihrem Mandanten erstellt, um die Anforderungen für die Rechnungsstellung festzulegen.
Richtlinien für die Einreichung von Papierrechnungen lesen

Siehe diesen Artikel mit einer Liste von Richtlinien, die einen fehlerfreien Abrechnungsprozess unterstützen.

Beispiel für eine Papierrechnung

Dieses Beispiel für eine Papierrechnung enthält alle korrekten Daten für die Papierverarbeitung. 

Rechnung per E-Mail versenden

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Sie können Rechnungen in Ihrem bevorzugten Ausgabeformat erstellen und dann per E-Mail an das CounselLink-Büro senden.

Rechnungen sollten als Anhang gesendet werden (maximale Dateigröße: 6 MB):

counsellinkinvoices@lexisnexis.com

Sie können Dokumente in folgenden Formaten per E-Mail senden: .pdf, .doc, .docx, .txt, .xls und .xlsx.

  • Sie können mehrere Dateien an eine E-Mail anhängen, aber nur eine Rechnung pro Datei. Bitte fügen Sie alle erforderlichen Belege (Quittungen usw.) am Ende der Rechnungsdatei ein und nicht als separate Datei.
  • Bitte verwenden Sie nicht die Option „Empfangsbestätigung“ in Ihrem E-Mail-Programm. Es wird eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Bestätigungsnummer für jeden Rechnungsanhang versendet. Diese Nummer sollte für die Nachverfolgung aufbewahrt werden und kann als Quittung dienen.
  • Betreffzeile und Text der E-Mail werden nicht gelesen, und dieses Postfach wird nicht überwacht.

Nachdem Sie Ihre Rechnung per E-Mail gesendet haben, können Sie den Upload-Status überprüfen.

Upload-Status einer per E-Mail eingereichten Rechnung prüfen

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Sie können den Status einer per E-Mail gesendeten Rechnung über die Papierrechnungssuche im Abrechnungsbereich der Startseite suchen. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Suchseite zu öffnen.

Wenn Rechnungen von Ihrem Mandanten im Rahmen der Papierverarbeitung abgelehnt werden, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Ansprechpartner für Kreditorenbuchhaltung und den Benutzer, der die Rechnung eingereicht hat, gesendet.

Rechnungen, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden an die Kanzlei zurückgesendet. Eine E-Mail wird dann an den ursprünglichen Absender der Rechnung sowie an die Personen in der Debitorenbuchhaltung der Kanzlei gesendet. Die Ablehnungsnachricht enthält Informationen zu den erforderlichen Maßnahmen, um das Problem zu beheben.

Wenn Sie eine Rechnung an CounselLink Paper Processing per E-Mail senden, wird eine automatische Antwort mit einer eindeutigen Bestätigungsnummer generiert. Geben Sie diese Bestätigungsnummer in das Suchfeld ein und klicken Sie auf Suchen.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."