Dieser Artikel behandelt folgende Themen:
Siehe dieses Thema für alle Informationen zur Einreichung einer Rechnung in LexisNexis® CounselLink®.
Verständnis des Rechnungsworkflow-Prozesses
Bevor ein Kunde eine eingereichte Rechnung überprüft, muss sie zunächst einen automatisierten Validierungsprozess durchlaufen.
Importierte Rechnungen durchlaufen zwei automatisierte Überprüfungen.
Rechnungen, die innerhalb von CounselLink erstellt wurden, durchlaufen eine Überprüfung.
Allgemeiner Workflow:
Ihre Kanzlei reicht eine Rechnung über CounselLink beim Kunden ein.
CounselLink validiert die Rechnung auf erforderliche Informationen und überprüft sie anhand der Abrechnungsrichtlinien des Kunden.
Der Kunde überprüft die validierte Rechnung und genehmigt sie entweder zur Zahlung oder lehnt sie zur erneuten Einreichung ab.
Nach der Genehmigung wird die Zahlung außerhalb von CounselLink abgewickelt.
Automatisierte Überprüfungen erklärt:
Die erste Überprüfung für importierte Rechnungen—genannt Validierungsüberprüfung—überprüft die korrekte Formatierung und die numerische Genauigkeit.
Danach durchlaufen sowohl importierte Rechnungen als auch Rechnungen, die innerhalb von CounselLink erstellt wurden, eine Überprüfung der Abrechnungsrichtlinien, die sicherstellt, dass alle Gebühren den Abrechnungsrichtlinien des Kunden entsprechen.
Wenn eine Rechnung alle Überprüfungen erfolgreich besteht, geht sie in die Kundenüberprüfungsphase über.
Validierungsüberprüfung
Nur importierte Rechnungen durchlaufen diese Überprüfung. Die Validierung bestätigt, dass:
- die importierte Datei in einem akzeptablen Format vorliegt
- Die Daten im korrekten Format vorliegen (z. B. müssen Daten im Format mmttjjjj vorliegen)
- Die Summen korrekt sind
- Die erforderlichen Informationen enthalten sind
- Rechnungen, die per Post oder E-Mail an die CounselLink-Büros gesendet werden, werden gescannt. Wenn sie ungültige Daten enthalten, wird die Rechnung mit einer individuellen Fehlermeldung an den Rechnungssteller der Kanzlei zurückgesendet. Rechnungen mit gültigen Daten werden dann aktiviert und zur Überprüfung der Abrechnungsrichtlinien weitergeleitet.
Sobald diese Überprüfung erfolgreich abgeschlossen ist, geht es zur Überprüfung der Abrechnungsrichtlinien.
Überprüfung der Abrechnungsrichtlinien
CounselLink liest, kategorisiert und überprüft die Textbeschreibung jeder Gebühr mit der exklusiven SmartReview®-Technologie. Im Rahmen des Konfigurationsprozesses entscheidet jeder Kunde, wie mit Gebühren umgegangen wird, die nicht den Abrechnungsrichtlinien entsprechen.
Rechnungen für Kunden, die keine Unternehmensprotokolle haben, umgehen die zweite Überprüfung
Gebühren, die nicht den Abrechnungsrichtlinien entsprechen, können:
- zur weiteren Überprüfung durch das Kundenpersonal markiert werden
- angepasst werden, um den Abrechnungsrichtlinien zu entsprechen
- angepasst werden, um den Abrechnungsrichtlinien zu entsprechen, und die Gebühren werden ohne Kundenüberprüfung angepasst oder markiert
- abgelehnt und an die Kanzlei zurückgesendet werden
Sie erhalten eine E-Mail über den Status der Rechnung(en), sobald diese Überprüfung abgeschlossen ist. Der Kunde wird per E-Mail benachrichtigt, dass die Rechnungen zur Überprüfung bereitstehen.
Rechnungsstellung an einen Kunden
Sie haben mehrere Möglichkeiten, Rechnungen einzureichen. Jede Kanzlei kann Rechnungen stellen, unabhängig davon, wie die Rechnungen erstellt werden. Wenn Sie Software für Zeit- und Abrechnungsmanagement verwenden, kann CounselLink mehrere Formatoptionen akzeptieren. Auch Papierrechnungen werden akzeptiert. Siehe dieses Thema für Informationen zur Einreichung einer Rechnung.
Rechnung in CounselLink erstellen: Sie können Gebühren erstellen, beschreibende Notizen hinzufügen, Rechnungssteller einbeziehen, Steuern und Rabatte hinzufügen, Dokumente anhängen und mehr.
- Rechnung in CounselLink importieren: Erstellen Sie mit Ihrem aktuellen Abrechnungssystem eine LEDES 98B, 98BI, 2000 oder Examen SDF-Datei. Diese Rechnungstypen können direkt in CounselLink hochgeladen werden. Wenn nach dem Import der Datei Fehler gefunden werden, kann die Rechnung bearbeitet werden.
- Rechnungen per E-Mail an CounselLink senden: Erstellen Sie Rechnungen, wie Ihre Kanzlei sie immer erstellt hat, aber anstatt sie an den Kunden zu senden, senden Sie sie per E-Mail an das Büro von CounselLink. Sie können Dokumente in den folgenden Formaten per E-Mail senden: .pdf, .doc, .txt oder .xls.