Zoeken

CounselLink Antwoordencentrum voor Advocatenkantoren

Een factuur indienen

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

Een factuur-checklist importeren

Controleer het volgende voordat je je factuur in CounselLink importeert:

Actie Beschrijving
Zoek de zaak op De zaak waarvoor je factureert, moet eerst aan jouw advocatenkantoor zijn toegewezen. Klik op het tabblad Matters en zoek op de naam van je klant. De zaak waarvoor je wilt factureren moet in de zoekresultaten staan, anders wordt je factuur niet geaccepteerd.
Lees de factureringsrichtlijnen De Corporate Protocols (Billing Guidelines) geven de eisen aan voor het factureren van zaken van je klant. Kosten op je factuur die niet door de richtlijnencontrole komen moeten worden aangepast voordat de klant ze kan beoordelen.
Stel belastingopties in (optioneel)

Geef informatie over belasting aan je klant. Dit doe je op het Office Profile-scherm voordat je uploadt.
Stel voorkeuren voor onbekende tijdschrijvers in (optioneel)

Als de initialen van de facturist niet in CounselLink staan, hoe wil de klant dat de factuur wordt afgehandeld? Dit stel je in op de Office Profile-pagina voordat je uploadt.
Voeg trackinginformatie toe

Doe een van de volgende dingen:

  • Voeg je Law Firm Matter ID toe aan CounselLink. Dit moet je voor elke factuur doen. Zie het gedeelte op deze pagina voor meer informatie.

  • Voeg het Corporate Customer ID toe. Dit hoeft maar één keer per klant.

Geaccepteerde bestandsformaten voor uploaden

Terug naar boven

Tijd- en factureringssoftware kan verschillende factuurbestandsformaten aanmaken. Je moet eerst bepalen welk formaat je wilt gebruiken. Het meest gebruikte bestandsformaat voor uploaden in CounselLink is het LEDES 1998B-bestand. Dit formaat bevat geen belasting-, valuta- of eindfactuurinformatie. Die gegevens voeg je toe tijdens het uploaden van de factuur. Als niet alle benodigde informatie in je factuurbestand staat, gebruikt CounselLink je factuurinstellingen in het Office Profile en krijg je opties tijdens het uploaden.

Sommige bestandsformaten die door belasting- en factureringssoftware worden aangemaakt, bevatten niet alle factuurvoorwaarden. Beantwoord de volgende vragen om te bepalen welk bestandsformaat je het beste kunt aanmaken:

  • Moet je je klanten belasting in rekening brengen voor diensten? Sommige Amerikaanse staten en lokale overheden eisen dit. In veel landen buiten de VS is een dienstbelasting gebruikelijk. Om correct te kunnen belasten, moet het bestand velden voor belastingtype en belastingbedrag bevatten. Deze informatie kun je tijdens het uploaden toevoegen. Let op
  • Moet je soms factureren in een andere valuta dan de Amerikaanse dollar? Deze informatie kun je tijdens het uploaden toevoegen.
  • Heeft je klant eisen voor de eindfactuur? Sommige klanten willen extra informatie op de eindfactuur. Deze informatie kun je tijdens het uploaden toevoegen.

Als je deze antwoorden weet, ken je de voorwaarden voor je factuur. Bekijk het overzicht hieronder om te bepalen welk bestandsformaat de benodigde informatie bevat voor jouw situatie. 

Gegevensvelden Belastingtype Belastingbedrag Valutatype Eindfactuur
LEDES 1998B

Informatie toegevoegd tijdens import

 Informatie toegevoegd tijdens import

Informatie toegevoegd tijdens import

Informatie toegevoegd tijdens import
LEDES 1998BI Ja Ja

Ja

Informatie toegevoegd tijdens import
LEDES 2000

Informatie toegevoegd tijdens import

 Ja

Ja

Ja
LEDES XML 2.1 Ja Ja Ja

Ja
SDF 1.1 Informatie toegevoegd tijdens import Ja Ja Informatie toegevoegd tijdens import
SDF 1.2 Informatie toegevoegd tijdens import Ja Ja Ja

Een Law Firm Matter ID toevoegen

Terug naar boven

Voordat je je factuur kunt importeren, moet je het Law Firm Matter ID invoeren. Dit ID wordt aan de zaak toegekend door je tijd- en factureringssoftware.

Als alternatief kun je ook de stappen volgen in het proces Corporate Customer Identification instellen. Dit proces hoef je maar één keer te doen en daarna is het afgerond.

  1. Ga naar de overzichtspagina van de zaak waarvoor je het Law Firm Matter ID wilt toevoegen.

  2. Klik op de knop Edit om het scherm Matter Edit te openen.

  3. Vul in het veld Matter ID het juiste Law Firm Matter ID in. Dit is het nummer dat je factureringssysteem in het vierde veld van een LEDES98B-bestand plaatst.

    De limiet voor dit ID is 64 tekens.

  4. Klik op de knop Save om het proces af te ronden.

Een factuur importeren

Terug naar boven

CounselLink accepteert facturen die zijn aangemaakt door externe tijd- en factureringssoftware. CounselLink voert een validatieproces uit tijdens het uploaden. Zodra de factuur is geüpload, kun je belasting toevoegen, een valuta kiezen en documenten bijvoegen. Controleer voor het uploaden de voorgaande stappen in deze sectie.

Deze importfunctie accepteert geen 2.1 LEDES-formaten. Als je een 2.1-bestand uploadt, krijg je een foutmelding en word je gevraagd het proces te doorlopen met onze class import-functie.

  1. Navigeer naar de pagina Factuur importeren op een van de volgende manieren:

    • Klik op de knop +Factuur importeren in het Facturatiepaneel.

    • Klik op de knop Factuur importeren bovenaan de pagina Facturen zoeken.

    • Klik op de knop Importeren op het tabblad Facturen van de Zaakoverzicht-pagina.

      De pagina Facturen importeren wordt weergegeven.

  2. Kies een bestand om te uploaden vanaf je computer, of sleep het LEDES-bestand vanaf je bureaublad naar de pagina.

    Je kunt meerdere bestanden tegelijk slepen en neerzetten. Selecteer alle facturen in één keer en sleep ze naar de pagina.

  3. Klik op Volgende zodra je alle bestanden hebt geüpload. De voortgangsbalk gaat naar Stap 2 en toont eventuele validatiefouten of waarschuwingen.

  4. Klik op het pijltje naast het bestand om eventuele validatiefouten uit te vouwen. Elke factuur toont een van de drie symbolen:
    • Groen vinkje: De factuur is gevalideerd.
    • Geel uitroepteken: De factuur wordt geaccepteerd, maar bepaalde items zijn aangepast om correct te valideren.

    • Rood uitroepteken: De factuur kan in de huidige staat niet worden gevalideerd. Je kunt doorgaan naar de volgende stap met de gevalideerde facturen, of je kunt deze factuur opnieuw indienen om de hier vermelde fouten te corrigeren. Klik op de knop Terug om opnieuw in te dienen of op het prullenbak-icoon in de factuurregel om deze uit de upload te verwijderen.

      Je kunt facturen groeperen op status door op het filtericoon () in de kolom Status te klikken. Je kunt ook het zoekveld gebruiken om een specifieke factuur in de lijst te vinden.

  5. Voordat je verdergaat, heb je twee opties:
    • Klik op Volgende. Je gaat dan direct naar de laatste stap van het uploadproces. Ga verder naar Stap 8 in dit onderwerp.

    • Vink het vakje aan naast Belasting en valuta controleren en klik op Volgende. De stap Belasting en valuta controleren wordt weergegeven.

      Deze stap wordt vooral gebruikt voor 1998BI-bestanden, waarbij je handmatig de valuta en belasting per factuur kunt selecteren. Als je vergeet Belasting en valuta controleren te selecteren, kun je op de knop Terug klikken om terug te gaan naar Stap 2.

  6. Selecteer de Valuta- en belastinginformatie uit de keuzelijsten indien nodig.

    Als er geen onkosten op de factuur staan, is het veld Onkostenbelasting alleen-lezen.

  7. Klik op Volgende. De stap Laatste controle en bijlagen toevoegen wordt weergegeven.

  8. Selecteer indien nodig de factuur/facturen en kies een van de volgende opties:

    • Bijlage toevoegen: Klik om een of meerdere bijlagen aan je factuur toe te voegen.

      Je moet de rol Documentbeheerder hebben om bijlagen toe te voegen. Als je factuurbestand facturen voor meerdere cliënten bevat, kun je geen bijlagen toevoegen.

      1. Kies een bestand of sleep het vanaf je bureaublad naar het venster Bijlagen toevoegen. Je kunt ook een URL naar een extern bestand invoeren.
      2. Voer een Documentnaam in.
      3. Klik op Document(en) uploaden.
    • FastTrack: Klik om FastTrack te gebruiken voor je factuur/facturen. Deze optie verschijnt als deze is ingeschakeld voor je cliënt en je kantoor is aangemeld.
    • Laatste factuur: Klik als de geselecteerde factuur/facturen je laatste factuur zullen zijn.

  9. Klik op Verzenden naar cliënt(en).

    Klik op Opslaan voor later als je het verzenden naar de cliënt wilt uitstellen. De factuur krijgt dan de status in behandeling.

De factuur wordt naar je cliënt(en) gestuurd ter beoordeling.

Een factuur aanmaken in CounselLink

Terug naar boven

Het kan voorkomen dat je een factuur direct in CounselLink moet aanmaken.

  1. Klik op het tabblad Facturen op de Zaakoverzicht-pagina.
  2. Klik op +Aanmaken. De pagina Factuur aanmaken wordt weergegeven.

  3. Vul de verplichte informatie in het gedeelte Factuurgegevens in.

    Velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht.

    • Het Factuurnummer advocatenkantoor wordt automatisch ingevuld als je Auto selecteert. Kies Factuurnummer invoeren om handmatig een nieuw nummer in te voeren. Dit nummer kun je gebruiken om de status van de factuur te volgen zodra deze is aangemaakt.
    • Klik op het kalendericoon in het veld Factuurdatum om de datum te selecteren waarop de factuur naar de cliënt wordt gestuurd. Standaard wordt de huidige datum weergegeven.
    • Het standaardkantoor van het advocatenkantoor wordt weergegeven onder Kantoor advocatenkantoor. Je moet een kantoor selecteren uit de lijst als er meerdere advocatenkantoren aan een zaak zijn gekoppeld.
    • Selecteer de valuta die gebruikt wordt voor de factureringstransactie in de lijst Factuurvaluta. US Dollar is standaard geselecteerd.
    • Klik op een van de opties bij Laatste factuur:
      • Ja, als dit de laatste factuur is die voor de zaak wordt ingediend.
      • Nee, als er mogelijk nog meer facturen voor de zaak worden ingediend.
    • Typ een korte toelichting op de factuur of andere relevante opmerkingen in het veld Factuurbeschrijving. Je kunt maximaal 15360 tekens invoeren.
  4. Vul in het gedeelte Aanvullende informatie elk onderdeel in waar nodig. Velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht.
  5. Voeg indien van toepassing een korting of toeslag toe aan de factuur. Zie het gedeelte op deze pagina voor meer informatie over kortingen.
  6. Klik op Opslaan. De pagina Factuuroverzicht wordt weergegeven. 
  7. Vouw de secties in het gedeelte Aanvullende informatie uit indien nodig. Mogelijk moet je enkele door de cliënt ingestelde velden invullen voordat je kunt activeren.
  8. Bij het handmatig aanmaken van een factuur, voer je het volgende uit: Kosten en/of onkosten toevoegen
    1. Klik op het tabblad Kosten.

    2. Voer een of alle van de volgende acties uit:

      Klik op Kosten toevoegen om een of meer kosten toe te voegen.

      1. Vul op het scherm Kosten bewerken de benodigde gegevens in.
      2. Klik op Opslaan.

      Klik op Onkosten toevoegen om een of meer onkosten toe te voegen.

      1. Vul op het scherm Onkosten bewerken de benodigde gegevens in.
      2. Klik op Opslaan.

      De pagina Factuuroverzicht wordt weergegeven, waarbij eventuele resterende problemen geel worden gemarkeerd. Controleer op fouten en corrigeer waar nodig. 

  9. Optioneel: Voeg ondersteunende documenten toe aan een kostenregel indien nodig.
    1. Zet een vinkje naast een of meer kosten.
    2. Klik op Meer acties.

    3. Selecteer Kostenbijlage toevoegen.

      Het venster Bijlagen toevoegen wordt weergegeven.

    4. Upload je document(en) op een van de volgende manieren:

      1. Voer de link (URL) in naar het document/de documenten die je wilt uploaden onder het gedeelte Documenten uploaden.

        Voer de volledige link in, inclusief http:// of https://

      2. Sleep een bestand naar het gedeelte Slepen en neerzetten.
      3. Klik op Kies een bestand in het gedeelte Slepen en neerzetten om de documentmap/locatie te openen.
  10. Activeer de factuur.
    1. Klik op de knop Activeren om de factuur te activeren.

    2. Klik op Ja, activeren op de pagina Factuur activeren. 

Een factuur bewerken

Terug naar boven

Als een factuur nog niet naar de cliënt is gestuurd of als deze is afgewezen, kun je wijzigingen aanbrengen.

Zie dit onderwerp voor meer informatie of om de bewerkbare velden op een factuur te bekijken.

  1. Klik op de knop Bewerken op de pagina Factuuroverzicht.

    De pagina Factuur bewerken wordt weergegeven.

  2. Breng de gewenste wijzigingen aan.
  3. Klik op Opslaan. Velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht.

De pagina Factuuroverzicht wordt bijgewerkt om je wijzigingen weer te geven.

Een korting of toeslag toevoegen aan een factuur

Terug naar boven

Als je een afgesproken korting of toeslag met je cliënt hebt, kun je deze toevoegen tijdens het aanmaken van de factuur.

Hoewel dit gedeelte optioneel is, zijn velden gemarkeerd met een asterisk (*) verplicht.

  1. Begin met het aanmaken van een factuur.

    Je kunt ook een korting of toeslag toevoegen aan een factuur die nog niet is geactiveerd. Klik op de knop Bewerken bovenaan de pagina Factuuroverzicht.

  1. Ga naar het gedeelte Korting/Premie-informatie en klik op de knop +Korting/Premie aanmaken. Het venster Korting/Premie aanmaken wordt weergegeven.

  1. Typ de informatie over de korting in het vak Beschrijving.

    Als je een volumekorting invoert, moet je VOLUME KORTING (in hoofdletters) in het beschrijvingsvak invullen.

  1. Selecteer voor het Type korting een van de twee opties:
    • Vast bedrag: Voor een specifiek kortings- of premiebedrag.
    • Percentage: Voor een bedrag dat verandert op basis van het factuurbedrag.
  2. Selecteer in de lijst Toepassen op een van de volgende opties:
    • Kortingskosten: Wanneer een korting wordt gegeven op het bedrag van de in rekening gebrachte kosten. Kies deze optie voor volumekortingen.
    • Premiekosten: Wanneer een bedrag wordt toegevoegd aan het basisbedrag van de in rekening gebrachte kosten.
    • Korting op onkosten: Wanneer een korting wordt gegeven op het bedrag van de onkosten.
    • Premie op onkosten: Wanneer een bedrag wordt toegevoegd aan het basisbedrag van de onkosten.
  3. Voer een van de volgende opties in:
    • Als je Vast bedrag hebt geselecteerd in stap 4, voer dan het bedrag in het vak Bedrag in.
    • Als je Percentage hebt geselecteerd in stap 4, voer dan het kortings- of premiepercentage in het vak Percentage in.
  4. Klik op Opslaan.

Een document toevoegen aan een factuur

Terug naar boven

Je kunt bestanden aan facturen toevoegen om bijbehorende documenten, zoals bonnetjes, correspondentie, video's of andere relevante informatie bij je kosten te bewaren. Een bestand kan worden gekoppeld aan een specifieke zaak, een specifieke factuur of gewoon worden geüpload ter referentie.

Zodra de stappen zijn voltooid, kan iedereen met leesrechten voor het document het document opzoeken en openen.

Bijlagen mogen maximaal 100 MB groot zijn. Er is geen limiet aan het aantal bijlagen dat je kunt toevoegen of aan de totale grootte van een upload van bijlagen in één keer.  

  1. Klik op het tabblad Documenten op de overzichtspagina van de factuur.

  2. Klik op + Toevoegen. De pagina Documenten/Documenten toevoegen wordt weergegeven.

  3. Upload een document op een van de volgende manieren:

    • Voer de link (URL) in naar het document dat je wilt uploaden onder het gedeelte Documenten uploaden.

      Voer de volledige link in, inclusief http:// of https://.

    • Sleep een bestand naar het gedeelte Slepen en neerzetten.
    • Klik op Kies een bestand om de documentmap/locatie te openen.

  4. Vul onder het gedeelte Documentdetails alle relevante velden in.

    Velden met een asterisk (*) zijn verplicht.

    Kolom Beschrijving
    Documentnaam*

    Voer een naam in voor het document. Deze naam verschijnt in de kolom Naam bij het zoeken naar documenten.

    Als je meerdere bestanden toevoegt, is dit veld niet beschikbaar. Je kunt later de naam van elk document afzonderlijk opgeven, zoals beschreven in het volgende gedeelte.
    Documenttype* Bij uploaden vanaf de factuur is deze optie niet beschikbaar (grijs).
    Gekoppeld aan

    Bij uploaden vanaf de factuur wordt dit veld automatisch ingevuld met de naam van de factuur.
    Categorie* Kies de omschrijving die het beste bij het document past.
    Eigenaar* Bij uploaden vanaf de factuur wordt dit veld automatisch ingevuld met de gebruiker die het document uploadt.
    Wie kan dit document bekijken?*

    Selecteer een beveiligingsoptie uit de keuzelijst.

    Deze optie is alleen beschikbaar als je klant de nieuwe documentbeveiligingsfunctie heeft ingeschakeld. In dat geval worden de velden 'Gedeeld' en 'Toegangsniveau' niet weergegeven.
    Gedeeld* Bepaal welke gebruikers het document kunnen bekijken. Als je Nee selecteert, is het document alleen zichtbaar voor zakelijke klantgebruikers. Zie de onderstaande tabel voor meer informatie.
    Toegangsniveau* Bepaal welke gebruikers het document kunnen bekijken. Zie de onderstaande tabel voor meer informatie.
    Status

    Geef de status van het document aan.

    Als de status van een document is ingesteld op N.v.t., wordt in het veld Status "Document niet van toepassing" weergegeven.
    Beschrijving Voer een korte omschrijving van het document in. Deze tekst verschijnt volledig in de zoekresultaten. Houd het zo kort en duidelijk mogelijk. Maximaal 255 tekens toegestaan.
    Trefwoorden Voer losse woorden in waarop je het document later kunt terugvinden.

    Informatie over toegangsniveaus:

    Gedeeld Toegangsniveau Wie kan het document zien?
    Nee Privé

    Zaak: Alle documentbeheerders van het advocatenkantoor in het contactkantoor van de zaak, en de eigenaar van het document.

    Factuur: Alle documentbeheerders van het advocatenkantoor in het contactkantoor van de factuur, en de eigenaar van het document.
    Nee Openbaar

    Zaak: Alle deelnemers van het advocatenkantoor aan de zaak.

    Factuur: Alle gebruikers van het advocatenkantoor die toegang hebben tot facturen.
    Ja Openbaar

    Zaak: Alle zakelijke klantgebruikers en advocatenkantoorgebruikers die deelnemer of medewerker zijn bij de zaak.

    Factuur: Alle gebruikers van het advocatenkantoor en zakelijke klantgebruikers die toegang hebben tot facturen.
    Ja Privé Factuur: Alle documentbeheerders van het advocatenkantoor in het kantoor van de deelnemer aan de zaak van de factuur, plus de eigenaar van het document.
  5. Klik op Document(en) uploaden. De pagina Documentoverzicht wordt weergegeven.

Een document toevoegen aan een individuele post

Terug naar boven

Je kunt ervoor kiezen om documentatie toe te voegen die specifiek is voor een post op je factuur. Dit kan handig zijn als het document alleen op die post van toepassing is en niet op de hele factuur.

  1. Ga naar het gedeelte Kosten op de pagina Factuuroverzicht.
  2. Zet een vinkje bij de kostenpost(en).
  3. Klik op Meer acties.

  4. Selecteer Kostenbijlage toevoegen in het dropdownmenu.

    Het venster Bijlagen toevoegen wordt weergegeven.

  5. Upload je document(en) op een van de volgende manieren:

    1. Voer de link (URL) naar het te uploaden document in onder het gedeelte Documenten uploaden.

      Voer de volledige link in, inclusief http:// of https://

    2. Sleep een bestand naar het gedeelte Slepen en neerzetten.
    3. Klik op Kies een bestand in het gedeelte Slepen en neerzetten om de documentmap / locatie te openen.
  6. Vul indien nodig een naam in bij het Naamveld. Een naam wordt automatisch ingevuld zodra je je document selecteert.
  7. Klik op Document(en) uploaden. Het document of de documenten worden toegevoegd aan de kostenregel. Ze worden ook automatisch toegevoegd aan het tabblad Documenten onder de map Hoofdmappen Kosten.

Checklist voor papieren of e-mailfactuur

Terug naar boven

Controleer voordat je een factuur die je hebt aangemaakt in je tijd- en facturatiesoftware per e-mail verstuurt, de volgende eisen van de klant en LexisNexis® CounselLink®.

Niet alle klanten accepteren papieren of e-mailfacturen. Controleer of je klant dit formaat accepteert voordat je de factuur indient.

Stap Beschrijving
Lees de facturatie-instructies

De facturatie-instructies zijn opgesteld door je klant om de eisen voor het indienen van facturen te verduidelijken.
Lees de richtlijnen voor het indienen van papieren facturen

Zie dit artikel met een lijst van richtlijnen om een foutloos facturatieproces te waarborgen.

Voorbeeld van een papieren factuur

Dit voorbeeld van een papieren factuur bevat alle juiste gegevens voor papieren verwerking.

Een factuur e-mailen

Terug naar boven

Je kunt facturen aanmaken in je gewenste bestandsformaat en deze vervolgens e-mailen naar het CounselLink-kantoor.

Niet alle klanten accepteren papieren of e-mailfacturen. Controleer of je klant dit formaat accepteert voordat je de factuur indient.

Facturen moeten als bijlage worden verstuurd naar (maximale grootte 6 MB):

counsellinkinvoices@lexisnexis.com

Je kunt documenten e-mailen in de volgende formaten: .pdf, .doc, .docx, .txt, .xls en .xlsx.

  • Je mag meerdere bestanden aan één e-mail toevoegen, maar slechts één factuur per bestand. Voeg eventuele benodigde ondersteunende documenten (bonnen, enz.) toe aan het einde van het factuurbestand en niet als een apart bijgevoegd bestand.
  • Gebruik de optie "ontvangstbevestiging" in je e-mailprogramma niet. Je ontvangt automatisch een bevestigingsmail met een uniek bevestigingsnummer voor elke factuurbijlage. Dit nummer kun je bewaren voor je administratie en gebruiken als ontvangstbewijs.
  • Het onderwerp en de tekst van de e-mail worden niet gelezen, en dit e-mailadres wordt niet actief beheerd.

Nadat je je factuur hebt gemaild, kun je de uploadstatus controleren.

Uploadstatus controleren van een per e-mail ingediende factuur

Terug naar boven

Je kunt de status van een per e-mail verzonden factuur opzoeken via de zoekfunctie Papieren facturen in het Facturatiepaneel op de startpagina. Klik op de knop om naar de zoekpagina te gaan.

Wanneer facturen door je klant worden afgewezen via papieren verwerking, wordt er een e-mailmelding gestuurd naar de contactpersoon Crediteuren en de gebruiker die de factuur heeft ingediend.

Facturen die niet aan de minimale eisen voldoen, worden teruggestuurd naar het advocatenkantoor. Er wordt dan een e-mail gestuurd naar de oorspronkelijke afzender van de factuur en naar de personen met de rol Debiteuren binnen het kantoor. In het afwijzingsbericht staat welke actie nodig is om het probleem op te lossen en de factuur alsnog in te dienen.

Wanneer je een factuur e-mailt naar CounselLink Papieren Verwerking, ontvang je automatisch een e-mail met een uniek bevestigingsnummer. Vul dit bevestigingsnummer in het zoekveld in en klik op Zoeken.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."