Dit artikel behandelt het volgende:
- Een factuurlijst importeren
- Geaccepteerde bestandsformaten voor uploaden
- Een Law Firm ID toevoegen
- Een factuur importeren
- Een factuur aanmaken in CounselLink
- Een factuur bewerken
- Een korting of toeslag toevoegen
- Een document toevoegen aan een factuur
- Een document toevoegen aan een individuele post
- Checklist voor papieren of e-mailfactuur
- Een factuur e-mailen
- Uploadstatus van een factuur per e-mail controleren
Een factuurlijst importeren
Voordat u uw factuur in CounselLink importeert, controleer het volgende:
| Actie | Beschrijving |
|---|---|
| Zoek de zaak op | De zaak waarvoor u factureert, moet eerst aan uw advocatenkantoor zijn toegewezen. Klik op het tabblad Zaken en zoek op de naam van uw cliënt. De zaak waarvoor u wilt factureren moet in de zoekresultaten staan, anders wordt uw factuur niet geaccepteerd. |
| Lees de factureringsrichtlijnen | De Corporate Protocols (factureringsrichtlijnen) geven de eisen aan voor het factureren van zaken van uw cliënt. Kosten op uw factuur die niet door de richtlijnen komen moeten worden aangepast voordat de cliënt de factuur beoordeelt. |
| Stel belastingopties in (optioneel) | Geef informatie over belasting aan uw cliënt. Dit doet u op het scherm Kantoorprofiel voordat u uploadt. |
| Stel voorkeuren voor onbekende tijdschrijvers in (optioneel) | Als de initialen van de declarant op de factuur niet in CounselLink staan, hoe wil de cliënt dat de factuur wordt afgehandeld? Dit stelt u in op de pagina Kantoorprofiel voordat u uploadt. |
| Voeg trackinginformatie toe |
Doe een van de volgende dingen:
|
Geaccepteerde bestandsformaten voor uploaden
Tijd- en factureringssoftware kan verschillende factuurbestandsformaten aanmaken. U moet eerst bepalen welk formaat u wilt aanmaken. Het meest gebruikte bestandsformaat dat in CounselLink wordt geüpload is het LEDES 1998B-bestand. Dit formaat bevat geen belasting-, valuta- of definitieve factuurinformatie. Die gegevens worden toegevoegd tijdens het uploaden van de factuur. Als niet alle benodigde informatie in uw factuurbestand staat, gebruikt CounselLink uw factuurinstellingen in het Kantoorprofiel en krijgt u opties tijdens het uploaden.
Sommige bestandsformaten die door belasting- en factureringssoftware worden aangemaakt, bevatten niet alle factuurvoorwaarden. Beantwoord de volgende vragen om te bepalen welk bestandsformaat u het beste kunt aanmaken:
- Moet u uw cliënten belasting in rekening brengen voor diensten? Sommige Amerikaanse staten en lokale overheden eisen dit. In veel landen buiten de VS wordt vaak een dienstbelasting geheven. Om correct te kunnen belasten, moet het bestand velden voor belastingtype en belastingbedrag bevatten. Deze informatie kan tijdens het uploaden worden toegevoegd.
- Moet u soms factureren in een andere valuta dan de Amerikaanse dollar? Deze informatie kan tijdens het uploaden worden toegevoegd.
- Heeft uw cliënt eisen voor de definitieve factuur? Sommige cliënten willen extra informatie op de definitieve factuur. Deze informatie kan tijdens het uploaden worden toegevoegd.
Als u deze antwoorden weet, kent u uw factuurvoorwaarden. Bekijk de tabel om te bepalen welk bestandsformaat de benodigde informatie voor uw situatie bevat.
| Gegevensvelden | Belastingtype | Belastingbedrag | Valutatype | Definitieve factuur |
|---|---|---|---|---|
| LEDES 1998B | Informatie toegevoegd tijdens import |
Informatie toegevoegd tijdens import | Informatie toegevoegd tijdens import |
Informatie toegevoegd tijdens import |
| LEDES 1998BI | Ja | Ja | Ja |
Informatie toegevoegd tijdens import |
| LEDES 2000 | Informatie toegevoegd tijdens import |
Ja | Ja |
Ja |
| LEDES XML 2.1 | Ja | Ja | Ja | Ja |
| SDF 1.1 | Informatie toegevoegd tijdens import | Ja | Ja | Informatie toegevoegd tijdens import |
| SDF 1.2 | Informatie toegevoegd tijdens import | Ja | Ja | Ja |
Een Law Firm Matter ID toevoegen
Voordat u uw factuur kunt importeren, moet u het Law Firm Matter ID invoeren. Dit ID wordt door uw tijd- en factureringssoftware aan de zaak toegekend.
Als alternatief voor dit proces kunt u ook de stappen volgen in het proces Corporate Customer Identification instellen. Dit hoeft u maar één keer te doen en daarna is het afgerond.
- Zoek de pagina Zaakoverzicht van de zaak waarvoor u het Law Firm Matter ID wilt toevoegen.
-
Klik op de knop Bewerken om het scherm Zaak bewerken te openen.
-
Typ in het veld Zaak-ID het juiste Law Firm Matter ID in. Dit is het nummer dat uw factureringssysteem in het vierde veld van een LEDES98B-bestand plaatst.
De limiet voor dit ID is 64 tekens.
Klik op de knop Opslaan om het proces af te ronden.
Een factuur importeren
CounselLink accepteert facturen die zijn aangemaakt door externe tijd- en factureringssoftware. CounselLink voert een validatieproces uit tijdens het uploaden. Zodra de factuur is geüpload, kunt u belasting toevoegen, een valuta kiezen en documenten bijvoegen. Controleer voor het uploaden de voorgaande stappen in deze sectie.
Deze importfunctie accepteert geen 2.1 LEDES-formaten. Als u een 2.1-bestand uploadt, krijgt u een foutmelding en wordt u gevraagd het proces te doorlopen met onze klasse importfunctie.
- Navigeer naar de pagina Factuurimport op een van de volgende manieren:
-
Klik op de knop +Factuur importeren in het Facturatiepaneel.
-
Klik op de knop Factuur importeren bovenaan de pagina Facturen zoeken.
-
Klik op de knop Importeren op het tabblad Facturen van de Zaakoverzicht-pagina.
De pagina Facturen importeren wordt weergegeven.
-
-
Kies een bestand om te uploaden vanaf je computer, of sleep het LEDES-bestand vanaf je bureaublad naar de pagina.
Je kunt meerdere bestanden tegelijk slepen en neerzetten. Selecteer alle facturen in één keer en sleep ze naar de pagina.
-
Klik op Volgende zodra je alle bestanden hebt geüpload. De voortgangsbalk gaat naar Stap 2 en toont eventuele validatiefouten of waarschuwingen.
- Klik op de pijl omlaag naast het bestand om eventuele validatiefouten uit te vouwen. Elke factuur toont een van de drie symbolen:
-
Groen vinkje
: De factuur is gevalideerd.
-
Geel uitroepteken
: De factuur wordt geaccepteerd, maar bepaalde items zijn aangepast om correct te valideren.
-
Rood uitroepteken
: De factuur kan in de huidige staat niet worden gevalideerd. Je kunt doorgaan naar de volgende stap met alle gevalideerde facturen, of je kunt deze factuur opnieuw indienen om de hier vermelde fouten te corrigeren. Klik op de knop Terug om opnieuw in te dienen of op het prullenbak-icoon in de factuurregel om deze uit de upload te verwijderen.
Je kunt facturen groeperen op status door op het filtericoon (
) in de kolom Status te klikken. Je kunt ook het zoekveld gebruiken om een specifieke factuur in de lijst te vinden.
-
Groen vinkje
- Voordat je verdergaat, heb je twee opties:
- Klik op Volgende. Je gaat dan direct naar de laatste stap van het uploadproces. Ga verder bij Stap 8 in dit onderwerp.
-
Vink het vakje aan naast Review Tax and Currency en klik op Volgende. De stap Review Tax and Currency wordt weergegeven.
Deze stap wordt vooral gebruikt voor 1998B-bestanden, waarbij je handmatig de valuta en belasting voor elke factuur kunt selecteren. Als je vergeet Review Tax and Currency te selecteren, kun je op de knop Terug klikken om terug te gaan naar Stap 2.
-
Selecteer de valuta- en belastinginformatie uit de keuzelijsten indien nodig.
Als er geen onkosten op de factuur staan, is het veld Expense Tax alleen-lezen.
-
Klik op Volgende. De stap Eindevaluatie en bijlagen toevoegen wordt weergegeven.
- Selecteer indien nodig de factuur/facturen en kies een van de volgende opties:
-
Bijlage toevoegen: Klik om een of meer bijlagen aan je factuur toe te voegen.
Je moet de rol Documentbeheerder hebben om bijlagen toe te voegen. Als je factuurbestand facturen voor meerdere cliënten bevat, kun je geen bijlagen toevoegen.
- Kies een bestand of sleep het vanaf je bureaublad naar het venster Bijlagen toevoegen. Je kunt ook een URL naar een extern bestand invoeren.
- Voer een documentnaam in.
- Klik op Document(en) uploaden.
- FastTrack: Klik om FastTrack te gebruiken voor je factuur/facturen. Deze optie verschijnt als deze is ingeschakeld voor je cliënt en je kantoor is aangemeld.
- Definitieve factuur: Klik als de geselecteerde factuur/facturen je laatste factuur zullen zijn.
-
-
Klik op Verzenden naar cliënt(en).
Klik op Opslaan voor later als je het verzenden naar de cliënt wilt uitstellen. De factuur krijgt dan de status in behandeling.
De factuur wordt naar je cliënt(en) gestuurd ter beoordeling.
Een factuur aanmaken in CounselLink
Het kan voorkomen dat je een factuur direct in CounselLink moet aanmaken.
- Klik op het tabblad Facturen op de Zaakoverzicht-pagina.
- Klik op +Aanmaken. De pagina Factuur aanmaken wordt weergegeven.
-
Vul de verplichte informatie in het gedeelte Factuurgegevens in.
Velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht.
- Het Factuurnummer advocatenkantoor wordt automatisch ingevuld als je Auto selecteert. Kies Factuurnummer invoeren om handmatig een nieuw nummer in te voeren. Dit nummer kun je gebruiken om de status van de factuur te volgen zodra deze is aangemaakt.
- Klik op het kalendericoon in het veld Factuurdatum om de datum te selecteren waarop de factuur naar de cliënt wordt gestuurd. De huidige datum wordt standaard weergegeven.
- Het standaardkantoor van het advocatenkantoor wordt weergegeven onder Kantoor advocatenkantoor. Je moet een kantoor uit de lijst selecteren als er meerdere advocatenkantoren aan een zaak zijn gekoppeld.
- Selecteer de valuta die gebruikt wordt voor de factureringstransactie in de lijst Factuurvaluta. US Dollar is standaard geselecteerd.
- Klik op een van de opties bij Definitieve factuur:
- Ja, als dit de laatste factuur is die voor de zaak wordt ingediend.
- Nee, als er mogelijk nog meer facturen voor de zaak worden ingediend.
- Typ een korte toelichting op de factuur of andere relevante opmerkingen in het veld Factuuromschrijving. Je kunt maximaal 15360 tekens invoeren.
- Vul in het gedeelte Aanvullende informatie elk onderdeel in waar nodig. Velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht.
- Voeg indien van toepassing een korting of toeslag toe aan de factuur. Zie het gedeelte op deze pagina voor meer informatie over kortingen.
- Klik op Opslaan. De pagina Factuuroverzicht wordt weergegeven.
- Vouw de secties in het gebied Aanvullende informatie uit indien nodig. Mogelijk moet je enkele door de cliënt ingestelde velden invullen voordat je kunt activeren.
- Bij het handmatig aanmaken van een factuur, voer je het volgende uit: Kosten en/of onkosten toevoegen
- Klik op het tabblad Kosten.
-
Voer een of alle van de volgende acties uit:
Klik op Honorarium toevoegen om een of meer honoraria toe te voegen.
- Vul op het scherm Honorariakosten bewerken de benodigde gegevens in.
- Klik op Opslaan.
Klik op Onkosten toevoegen om een of meer onkosten toe te voegen.
- Vul op het scherm Onkosten bewerken de benodigde gegevens in.
- Klik op Opslaan.
De pagina Factuuroverzicht wordt weergegeven, met eventuele resterende problemen gemarkeerd in het geel. Controleer op fouten en corrigeer waar nodig.
- Optioneel: Voeg ondersteunende documenten toe aan een kostenregel indien nodig.
- Zet een vinkje naast een of meer kostenregels.
- Klik op Meer acties.
-
Selecteer Kostenbijlage toevoegen.
Het venster Bijlagen toevoegen wordt weergegeven.
- Upload je document(en) op een van de volgende manieren:
-
Voer de link (URL) in naar het document/de documenten die je wilt uploaden onder het gedeelte Documenten uploaden.
Voer de volledige link in, inclusief http:// of https://
- Sleep een bestand naar het gedeelte Slepen en neerzetten.
- Klik op Kies een bestand in het gedeelte Slepen en neerzetten om de documentmap/locatie te openen.
-
- Activeer de factuur.
- Klik op de knop Activeren om de factuur te activeren.
-
Klik op Ja, activeren op de pagina Factuur activeren.
Een factuur bewerken
Als een factuur nog niet naar de cliënt is gestuurd of als deze is afgewezen, kun je wijzigingen aanbrengen.
Zie dit onderwerp voor meer informatie of om de bewerkbare velden op een factuur te bekijken.
-
Klik op de knop Bewerken op de pagina Factuuroverzicht.
De pagina Factuur bewerken wordt weergegeven.
- Breng de gewenste wijzigingen aan.
- Klik op Opslaan. Velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht.
De pagina Factuuroverzicht is bijgewerkt met je wijzigingen.
Een korting of toeslag toevoegen aan een factuur
Als je een afgesproken korting of toeslag met je cliënt hebt, kun je deze toevoegen tijdens het aanmaken van de factuur.
Hoewel dit gedeelte optioneel is, zijn velden gemarkeerd met een asterisk (*) verplicht.
-
Begin met het aanmaken van een factuur.
Je kunt ook een korting of toeslag toevoegen aan een factuur die nog niet is geactiveerd. Klik op de knop Bewerken bovenaan de pagina Factuuroverzicht.
-
Ga naar het gedeelte Korting/Premie-informatie en klik op de knop +Korting/Premie aanmaken. Het venster Korting/Premie aanmaken wordt weergegeven.
-
Typ de informatie over de korting in het vak Beschrijving.
Als je een volumekorting invoert, moet je VOLUME KORTING (in hoofdletters) in het beschrijvingsvak invullen.
- Selecteer voor het Type korting een van de twee opties:
- Vast: Voor een specifiek kortings- of premiebedrag.
- Percentage: Voor een bedrag dat verandert op basis van het factuurbedrag.
- Selecteer in de lijst Toepassen op een van de volgende opties:
- Kortingskosten: Wanneer een korting wordt gegeven op het bedrag van de in rekening gebrachte kosten. Kies deze optie voor volumekortingen.
- Premiekosten: Wanneer een bedrag wordt toegevoegd aan het basisbedrag van de in rekening gebrachte kosten.
- Korting op onkosten: Wanneer een korting wordt gegeven op het bedrag van de onkosten.
- Premie op onkosten: Wanneer een bedrag wordt toegevoegd aan het basisbedrag van de onkosten.
- Voer een van de volgende gegevens in:
- Als je Vast hebt geselecteerd in stap 4, vul dan het bedrag in het vak Bedrag in.
- Als je Percentage hebt geselecteerd in stap 4, vul dan het kortings- of premiepercentage in het vak Percentage in.
- Klik op Opslaan.
Een document toevoegen aan een factuur
Je kunt bestanden aan facturen toevoegen om bijbehorende documenten, zoals bonnetjes, correspondentie, video's of andere relevante informatie bij je kosten te bewaren. Een bestand kan worden gekoppeld aan een specifieke zaak, een specifieke factuur of gewoon worden geüpload ter referentie.
Zodra de stappen zijn voltooid, kan iedereen met leesrechten voor het document het document opzoeken en openen.
Bijlagen mogen maximaal 100 MB groot zijn. Er is geen limiet aan het aantal bijlagen dat je kunt toevoegen of aan de totale grootte van een upload met bijlagen.
Klik op het tabblad Documenten op de overzichtspagina van de factuur.
-
Klik op + Toevoegen. De pagina Documenten/Documenten toevoegen wordt weergegeven.
- Upload een document op een van de volgende manieren:
-
Voer de link (URL) naar het document in onder het gedeelte Documenten uploaden.
Voer de volledige link in, inclusief http:// of https://.
- Slepen en neerzetten van een bestand in het gedeelte Slepen en neerzetten.
- Klik op Kies een bestand om de documentmap/locatie te openen.
-
-
Vul onder het gedeelte Documentdetails alle relevante velden in.
Velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht.
Kolom Beschrijving Documentnaam* Typ een naam voor het document. Deze naam verschijnt in de kolom Naam bij het zoeken naar documenten.
Als je meerdere bestanden toevoegt, is dit veld niet beschikbaar. Je kunt de naam van elk document later nog aanpassen, zoals beschreven in het volgende gedeelte.
Documenttype* Bij uploaden vanaf de factuur is deze optie grijs weergegeven. Gekoppeld aan Bij uploaden vanaf de factuur wordt dit veld automatisch ingevuld met de naam van de factuur.
Categorie* Kies de omschrijving die het beste bij het document past. Eigenaar* Bij uploaden vanaf de factuur wordt automatisch de gebruiker ingevuld die het document uploadt. Wie kan dit document bekijken?* Selecteer een beveiligingsoptie uit de keuzelijst.
Deze optie is alleen beschikbaar als je klant de nieuwe documentbeveiligingsfunctie heeft ingeschakeld. In dat geval worden de velden 'Gedeeld' en 'Toegangsniveau' niet weergegeven.
Gedeeld* Bepaal welke gebruikers het document kunnen bekijken. Als je Nee selecteert, is het document alleen zichtbaar voor zakelijke klantgebruikers. Zie de onderstaande tabel voor meer informatie. Toegangsniveau* Bepaal welke gebruikers het document kunnen bekijken. Zie de onderstaande tabel voor meer informatie. Status Geef de status van het document aan.
Als de status van een document is ingesteld op N.v.t., wordt in het statusveld "Document niet van toepassing" weergegeven.
Beschrijving Voer een korte omschrijving van het document in. Deze tekst verschijnt volledig in de zoekresultaten. Houd het zo kort en duidelijk mogelijk. Maximaal 255 tekens toegestaan. Trefwoorden Voer losse woorden in waarop je dit document later kunt terugvinden. Informatie over toegangsniveaus:
Gedeeld Toegangsniveau Wie kan het document zien? Nee Privé Zaak: Alle documentbeheerders van het advocatenkantoor in het contactkantoor van de zaak, en de eigenaar van het document.
Factuur: Alle documentbeheerders van het advocatenkantoor in het contactkantoor van de factuur, en de eigenaar van het document.
Nee Openbaar Zaak: Alle deelnemers van het advocatenkantoor aan de zaak.
Factuur: Alle gebruikers van het advocatenkantoor die toegang hebben tot facturen.
Ja Openbaar Zaak: Alle zakelijke klantgebruikers en advocatenkantoorgebruikers die deelnemer of medewerker zijn bij de zaak.
Factuur: Alle gebruikers van het advocatenkantoor en zakelijke klantgebruikers die toegang hebben tot facturen.
Ja Privé Factuur: Alle documentbeheerders van het advocatenkantoor in het deelnemende kantoor van de factuur plus de eigenaar van het document. - Klik op Document(en) uploaden. De pagina Documentoverzicht wordt weergegeven.
Een document toevoegen aan een individuele post
Je kunt ervoor kiezen om documentatie toe te voegen die specifiek is voor een post op je factuur. Dit kan handig zijn als het document alleen betrekking heeft op die post en niet op de hele factuur.
- Ga naar het gedeelte Kosten op de pagina Factuuroverzicht.
- Zet een vinkje bij de kostenpost(en).
- Klik op Meer acties.
-
Selecteer Bijlage toevoegen aan kostenpost in het dropdownmenu.
Het venster Bijlagen toevoegen wordt weergegeven.
- Upload je document(en) op een van de volgende manieren:
-
Voer de link (URL) naar het te uploaden document in onder het gedeelte Documenten uploaden.
Voer de volledige link in, inclusief http:// of https://
- Sleep een bestand naar het gedeelte Slepen en neerzetten.
- Klik op Kies een bestand in het gedeelte Slepen en neerzetten om de documentmap / locatie te openen.
-
- Vul indien nodig een naam in het Naamveld in. Een naam wordt automatisch ingevuld zodra je je document selecteert.
- Klik op Document(en) uploaden. Het document of de documenten worden toegevoegd aan de kostenregel. Ze worden ook automatisch toegevoegd aan het tabblad Documenten onder de map Hoofdmappen Kosten.
Checklist voor papieren of e-mailfactuur
Controleer voordat je een factuur die je hebt aangemaakt in je tijd- en facturatiesoftware per e-mail verstuurt, de volgende eisen van de klant en LexisNexis® CounselLink®.
| Stap | Beschrijving |
|---|---|
| Lees de facturatie-instructies | De facturatie-instructies zijn opgesteld door je klant om de eisen voor het factureren aan hen te specificeren. |
| Lees de richtlijnen voor het indienen van papieren facturen | Zie dit artikel met een lijst van richtlijnen om een foutloos facturatieproces te waarborgen. |
Voorbeeld van een papieren factuur
Dit voorbeeld van een papieren factuur bevat alle juiste gegevens voor papieren verwerking.
Een factuur e-mailen
Je kunt facturen aanmaken in je gewenste bestandsformaat en deze vervolgens e-mailen naar het CounselLink-kantoor.
Facturen moeten als bijlage worden verzonden naar (maximale grootte 6 MB):
counsellinkinvoices@lexisnexis.com
Je kunt documenten e-mailen in de volgende formaten: .pdf, .doc, .docx, .txt, .xls en .xlsx.
- Je mag meerdere bestanden aan één e-mail toevoegen, maar slechts één factuur per bestand. Voeg eventuele benodigde ondersteunende documenten (bonnen, enz.) aan het einde van het factuurbestand toe en niet als een apart bestand.
- Gebruik de optie "ontvangstbevestiging" in je e-mailprogramma niet. Er wordt een bevestigingsmail verstuurd met een bevestigingsnummer voor elke factuurbijlage. Dit bevestigingsnummer moet je bewaren voor de administratie en kan als ontvangstbewijs dienen.
- De onderwerpregel en de tekst van de e-mail worden niet gelezen, en dit e-mailadres wordt niet gemonitord.
Nadat je je factuur hebt gemaild, kun je de uploadstatus controleren.
Uploadstatus van een factuur per e-mail controleren
Je kunt de status van een per e-mail verzonden factuur opzoeken via de zoekfunctie Papieren facturen in het Facturatiepaneel op de startpagina. Klik op de knop om naar de zoekpagina te gaan.
Wanneer facturen door je klant worden afgewezen via papieren verwerking, wordt er een e-mailmelding gestuurd naar de contactpersoon Crediteuren en de gebruiker die de factuur heeft ingediend.
Facturen die niet aan de minimale eisen voldoen, worden teruggestuurd naar het advocatenkantoor. Er wordt dan een e-mail gestuurd naar de oorspronkelijke afzender van de factuur en naar de personen met de rol Debiteuren binnen het kantoor. Het afwijzingsbericht bevat informatie over de actie die nodig is om het probleem op te lossen.
Wanneer je een factuur naar CounselLink Papieren Verwerking e-mailt, ontvang je automatisch een e-mail met een uniek bevestigingsnummer. Voer dit bevestigingsnummer in het zoekveld in en klik op Zoeken.