Elke Zaakoverzicht-pagina bevat tabbladen onderaan de pagina. Deze tabbladen geven toegang tot extra informatie over de zaak, zoals toegewezen advocatenkantoren, documenten, taken of medewerkers. Een getal op een tabblad geeft het aantal bijbehorende items in dat tabblad aan.
Dit artikel behandelt het volgende:
Afhankelijk van de configuratie van je klant en je roltoewijzingen, heb je mogelijk geen toegang tot al deze opties.
- Hoofdgegevens op het Zaakoverzicht
- Tabblad Alles
- Tabblad Financieel
- Tabblad Advocatenkantoren
- Tabblad Deelnemers
- Tabblad Logboek
- Tabblad Facturen
- Tabblad Documenten
- Tabblad Taken
- Tabblad Gerelateerde zaken
- Tabblad Medewerkers
- Tabblad Agenda
- Tabblad Geschiedenis
Hoofdgegevens op het Zaakoverzicht
De Zaakoverzicht-pagina is verdeeld in het hoofdgegevensgedeelte bovenaan en de afzonderlijke tabbladen onderaan.
Het bovenste gedeelte van het overzicht bekijken
Het hoofdgegevensgedeelte toont algemene informatie over de zaak, zoals het type zaak, het zaaknummer, details en status, toegewezen advocatenkantoren, contactpersonen, uitgaven voor de zaak en andere nuttige gegevens.
Het bovenste gedeelte van de pagina bevat de naam, het nummer, de status en het type zaak.
Het plusteken gebruiken
Klik op het plusteken rechtsboven om een dropdown te openen waar je de volgende acties kunt uitvoeren:
| Actie | Details |
|---|---|
| Agendagebeurtenis toevoegen | Klik hier om een agendagebeurtenis aan de zaak toe te voegen. |
| Journaalitem toevoegen | Klik hier om een journaalitem aan de zaak toe te voegen. |
| Document toevoegen | Klik hier om een document aan de zaak toe te voegen. |
Meer acties gebruiken
Klik op de optie Meer acties (drie verticale streepjes) om een dropdown te openen waar je de volgende acties kunt uitvoeren:
Afhankelijk van je roltoewijzingen heb je mogelijk geen toegang tot al deze opties.
| Actie | Details |
|---|---|
| Agenda | Klik hier om de agenda van de zaak te openen. |
| Wijzigingslogboek | Klik hier om het wijzigingslogboek van de zaak te bekijken. |
| Wijzigingsverzoek | Klik hier om een wijzigingsverzoek in te dienen voor het honorariumvoorstel of de honorariumstructuur van de zaak. |
| Zaak e-mailen | Klik hier om een link naar deze zaak naar een andere gebruiker te e-mailen. |
Zaakbasisgegevens bekijken
Dit gedeelte toont het type zaak, de aanmaakdatum en een beschrijving van het juridische evenement. Zaakwaarde wordt alleen weergegeven als je klant dit heeft ingeschakeld; dit wordt alleen gebruikt als men een zaakwaarde wil instellen voor rapportagedoeleinden.
Recente facturen bekijken
Dit gedeelte toont enkele recent ingediende facturen, inclusief een link naar hun Factuuroverzicht, de datum van indiening, het totaalbedrag en de huidige status.
Contactpersonen van de zaak bekijken
Dit gedeelte toont de contactpersoon van de zaak, de factuurcontactpersoon en het contactkantoor. Klik op Alle medewerkers bekijken om het tabblad Medewerkers onderaan de pagina te openen. Klik op een contactnaam om de details van die gebruiker te bekijken.
Financiële gegevens van de zaak bekijken
Dit gedeelte geeft een overzicht van de financiële gegevens, zoals uitgaven voor de zaak en het budget. Klik op Meer details bekijken om het tabblad Financieel onderaan de pagina te openen.
Aanvullende informatie over de zaak bekijken
Het gedeelte Aanvullende informatie over de zaak bevat aangepaste velden die door de klant zijn aangemaakt. Je vindt hier mogelijk relevante details over de zaak.
Tabblad Alles
Het tabblad Alles bevat alle beschikbare tabbladen op de Zaakoverzicht-pagina, gerangschikt in een uitklapbare verticale lijst. Klik op de pijl aan de rechterkant van de pagina om een sectie uit te klappen of in te klappen. Bekijk de rest van de secties op deze pagina voor meer informatie over elk tabblad.
Tabblad Financieel
Het tabblad Financieel toont een overzicht van alle in rekening gebrachte honoraria en kosten, gemaakte aanpassingen, kortingen voor snelle betaling en het nettobedrag om te betalen. Het bevat ook uitklapbare secties van budgetten die aan de zaak zijn toegevoegd.
Hoewel dit niet in dit gedeelte wordt weergegeven, kan je klant je vragen om prognosebedragen in te dienen. Zie dit onderwerp voor meer informatie.
| Sectie | Beschrijving |
|---|---|
| Overzicht uitgaven zaak |
Dit gedeelte toont de goedgekeurde bedragen op facturen voor het huidige boekjaar, het vorige jaar en het totale bedrag aan uitgaven voor de zaak. |
| Budgetten |
Als er voor de zaak een of meer budgetten zijn, vind je daarover informatie in dit gedeelte. Je kunt op de titel of periode van het budget klikken om die informatie te bekijken op de Budgetoverzicht-pagina. Je ziet hier ook de belangrijkste details over de huidige budgetbesteding. |
| Historisch gefactureerde honoraria en kosten | Dit gedeelte toont een momentopname van alle historisch gefactureerde honoraria en kosten voor de zaak. Indien ingevuld, toont dit gedeelte bedragen die zijn overgenomen naar de zaak voordat je klant deze in CounselLink invoerde. Dit gedeelte blijft leeg bij zaken die zijn aangemaakt na de implementatie van CounselLink door je klant. |
Tabblad Advocatenkantoren
Het tabblad Advocatenkantoren toont alle advocatenkantoren die aan de zaak zijn toegewezen. Hier kun je informatie bekijken over de kantoren, zoals hun honorariumstructuur, volumekortingen, workflow en regelset.
Acties uitvoeren op het tabblad Advocatenkantoren
Als je de Admin-rol hebt, kun je de medewerkerslijst bewerken vanuit dit tabblad.
| Gegevens advocatenkantoor | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | Naam van het advocatenkantoor dat aan de zaak is toegewezen. |
| Status advocatenkantoor |
Status van het advocatenkantoor voor de zaak. De volgende statussen zijn mogelijk:
|
| Datum geaccepteerd | Datum waarop het advocatenkantoor de zaak heeft geaccepteerd. |
| P.O.-nummer | Inkoopordernummer dat aan de factuur van de zaak is gekoppeld. |
| Zaak-ID | Het zaaknummer van de zakelijke klant dat automatisch wordt aangemaakt bij het aanmaken van de zaak. |
| Tarieven & kortingen |
Type tariefstructuur of volumekorting die voor de zaak is gekozen. Wanneer je op de link onder deze kolom klikt, wordt het venster Tariefstructuur geopend met de tarieven die voor deze zaak bij het betreffende advocatenkantoor gelden. Bij gedetailleerde factureringstarieven, als de tarieven op zaakniveau zijn vastgezet voor een advocatenkantoor, toont het venster de tarieven op zaakniveau voor dat kantoor. Als de tarieven niet zijn vastgezet op zaakniveau, toont het venster de tarieven uit het meest recent goedgekeurde tariefvoorstel. |
| Workflow en regelset | De facturatie-workflow en regelset die voor de zaak zijn ingesteld. |
Tabblad Deelnemers
Het tabblad Deelnemers toont alle personen die bij de zaak betrokken zijn. Dit kunnen bijvoorbeeld een rechter, eiser, gedaagde, tegenpartij, advocaat van de tegenpartij, getuige, adviseur of interne belanghebbende zijn.
Bestaande deelnemers bekijken op het tabblad Deelnemers
Zodra een deelnemer is toegevoegd, kun je algemene informatie over deze persoon bekijken.
Sommige informatie over een deelnemer is afhankelijk van wat er is ingevuld bij hun contactgegevens.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Naam deelnemer | Naam van de deelnemer. |
| Bedrijfsnaam | Naam van het bedrijf waarmee de deelnemer is verbonden. |
| Rol deelnemer | Rol die aan de deelnemer is toegekend (bijv. eiser, gedaagde, adviseur, getuige, advocaat van de tegenpartij). |
| Contacttype | Het contacttype dat aan de deelnemer is toegekend bij het aanmaken van het contact (bijv. persoon, medewerker, advocaat, leverancier, advocatenkantoor). |
| Status | Huidige status van de deelnemer (Actief of Inactief). |
| Telefoon | Telefoonnummer van de deelnemer. |
| E-mailadres van de deelnemer. |
Tabblad Logboek
Het tabblad Logboek bij een zaak bevat logboekvermeldingen over de zaak die zijn gemaakt door jouw klant en jouw kantoor. Deze vermeldingen bevatten updates, notities en een samenvatting van gebeurtenissen. Het biedt een centrale plek waar je deze informatie over de zaak kunt bekijken.
Acties uitvoeren op het tabblad Logboek
Je hebt verschillende opties om logboeken te beheren op het tabblad Logboek. Klik op dit onderwerp voor meer informatie.
| Actie | Beschrijving |
|---|---|
| Toevoegen | Klik op deze knop om een logboekvermelding aan de zaak toe te voegen. |
| Verwijderen | Nadat je een of meer logboekvermeldingen hebt geselecteerd, klik je op deze knop om te verwijderen. |
| Bewerken | Nadat je een logboekvermelding hebt geselecteerd, klik je op deze knop om wijzigingen aan te brengen. |
| Opmerking toevoegen | Nadat je een logboekvermelding hebt geselecteerd, klik je op deze knop om een opmerking toe te voegen aan een logboekvermelding. Je kunt hier ook je bestaande opmerkingen bewerken of verwijderen indien nodig. |
Bestaande logboekvermeldingen bekijken op het tabblad Logboek
Zodra een logboek is toegevoegd, kun je algemene informatie hierover bekijken.
Sommige informatie over een deelnemer is afhankelijk van wat er is ingevuld bij hun contactgegevens.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Onderwerp/Details | Toont de naam van het onderwerp van het item en de beschrijving. Klik op de onderwerpnaam om een zijvenster met meer details te openen. |
| Categorie |
Toont de categorie van het journaalitem. De categorieën zijn uniek en specifiek voor de configuratie van elke klant. |
| Ingevoerd | Toont de datum waarop het item is aangemaakt en door wie. |
| Laatst becommentarieerd | Toont wanneer er voor het laatst een opmerking is geplaatst bij het item. |
| Privacy | Toont Privé of Gedeeld, afhankelijk van de keuze van de klant om te delen met jouw kantoor. |
Tabblad Facturen
Het tabblad Facturen op de pagina Zaakoverzicht toont een lijst van facturen die jouw kantoor heeft ingediend voor de zaak. Hier kun je direct naar een specifieke Factuuroverzicht-pagina gaan of verschillende acties uitvoeren, zoals het aanmaken of importeren van een factuur.
Acties uitvoeren op het tabblad Facturen
Je kunt een factuur indienen door er een aan te maken in CounselLink of door er een te importeren vanuit je boekhoudsoftware.
| Actie | Beschrijving |
|---|---|
| Aanmaken | Klik hier om een nieuwe factuur aan te maken. |
| Importeren | Klik hier om een factuur te importeren. |
Facturen bekijken op het tabblad Facturen
Zodra jouw kantoor een factuur heeft ingediend voor een zaak, kun je algemene details ervan bekijken in het tabblad Facturen.
De onderstaande kolommen kunnen niet uit je weergave worden verwijderd. Klik op het tandwielicoon () rechtsboven in het tabblad om de weergegeven kolommen aan te passen.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Factuurnummer |
Toont het nummer dat automatisch aan de factuur is toegekend bij het aanmaken. Klik op het nummer om direct naar de Factuuroverzicht van die factuur te gaan. Daarnaast kun je de volgende pictogrammen onder het factuurnummer zien:
|
| Factuurnummer kantoor | Toont het factuurnummer zoals toegekend door het advocatenkantoor. |
| Advocatenkantoor | Toont het advocatenkantoor waar de factuur is ingediend. |
| Status | Toont de huidige status van de factuur. |
Tabblad Documenten
Dit tabblad bevat documenten die aan de zaak zijn toegevoegd. Hier kun je documenten bekijken die betrekking hebben op de zaak, zoals bonnetjes, correspondentie, video's of andere relevante informatie. Je klanten kunnen ook documenten toevoegen, bewerken, verwijderen, downloaden en in- of uitchecken. Daarnaast kunnen ze documenten toevoegen en met jou delen.
Acties uitvoeren op het tabblad Documenten
Zodra je een document uit de lijst hebt geselecteerd, kun je verschillende acties uitvoeren. Zie dit onderwerp voor meer informatie.
Je moet de eigenaar van het document zijn of de rol Documentbeheerder hebben om deze acties uit te voeren.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| +Toevoegen | Klik op deze knop om een document aan de zaak toe te voegen. |
| Bewerken | Klik op deze knop om details van het document te bewerken. |
| Kopiëren | Klik op deze knop om een kopie te maken van het geselecteerde document. Dit opent de pagina Documentdetails. |
| Verwijderen | Klik op deze knop om het geselecteerde document of de geselecteerde documenten te verwijderen. |
| Verplaatsen |
Klik op deze knop om het geselecteerde document of de geselecteerde documenten naar een andere map binnen de zaak te verplaatsen. Kies de map uit het keuzemenu en klik op Opslaan. |
| Uitchecken | Klik op deze knop om een document uit te checken. Gebruik deze optie als je het document wilt bewerken. Documenten die zijn uitgecheckt door een gebruiker kunnen niet door anderen worden bewerkt totdat ze weer zijn ingecheckt. |
| Inchecken | Klik op deze knop om een document weer in te checken. |
| Downloaden | Klik op deze knop om een kopie van het geselecteerde document of de geselecteerde documenten te downloaden. |
Documenten bekijken in het tabblad Documenten
Zodra een document aan de zaak is toegevoegd, kun je enkele algemene gegevens ervan bekijken in de lijst.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | Toont de naam van de bijlage. Klik op de naam om naar de pagina Documentoverzicht te gaan. |
| Laatst gewijzigd | Toont de datum waarop het document voor het laatst is aangepast. |
| Categorie | Toont de categorie van het document. |
| Eigenaar | Toont de eigenaar van het document. |
| Grootte | Toont de grootte van het document. |
| Toegang | Toont het toegangsrecht van het document (openbaar, privé). |
De pagina Documentoverzicht gebruiken
Als je op de naam van een document klikt, ga je naar de pagina Documentoverzicht.
Het hoofdgedeelte toont de belangrijkste informatie over het document, zoals de eigenaar, beschrijving en het toegangsrecht. Klik op de drie puntjes om
De overzichtspagina bevat ook de volgende tabbladen:
- Opmerkingen: In dit tabblad kun je interne en externe notities toevoegen over het document.
- Versies: Dit tabblad toont informatie over de verschillende versies van het document.
- Geschiedenis: Dit tabblad toont de wijzigingsgeschiedenis van het document.
Tabblad Taken
Het tabblad Taken op de pagina Zaakoverzicht geeft je de mogelijkheid om alle taken te beheren die aan de zaak zijn toegevoegd.
Acties uitvoeren op het tabblad Taken
Je kunt direct vanuit dit tabblad nieuwe taken toevoegen en bestaande taken beheren. Klik op dit onderwerp voor meer informatie.
| Actie | Beschrijving |
|---|---|
| +Taak toevoegen | Klik op deze knop om een taak aan de zaak toe te voegen. |
| Taak bewerken | Selecteer een taak en klik op deze knop om een bestaande taak te bewerken. |
| Taak verwijderen | Selecteer een of meer taken en klik op deze knop om de geselecteerde taak/taken te verwijderen. |
| Taak toewijzen | Selecteer een taak en klik op deze knop om de taak aan een andere gebruiker toe te wijzen. |
| Status wijzigen | Selecteer een taak en klik op deze knop om de status van de taak/taken te wijzigen. |
Taken bekijken in het tabblad Taken
Zodra een taak aan de zaak is toegevoegd, kun je in de lijst algemene informatie over de taak bekijken.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Taak |
Toont de naam van de taak. De beschrijving wordt onder de naam weergegeven als die is ingevuld. Klik op de naam van de taak om een zijpaneel met de details van de taak te openen. Door op het icoon met de drie streepjes in de hoek te klikken, kun je acties uitvoeren, zoals een opmerking toevoegen of de taakgeschiedenis bekijken. |
| Taaktype | Toont het type taak, bijvoorbeeld Intern of Cliënt. |
| Toegewezen aan | Toont de naam van de gebruiker aan wie de taak is toegewezen. Klik op de naam van de gebruiker voor meer details, of klik op het potloodicoon naast de naam om de taak opnieuw toe te wijzen. |
| Vervaldatum | Toont de datum waarop de taak af moet zijn (indien ingevuld). |
| Status | Toont de huidige status van de taak. Klik op de status van een taak om deze te wijzigen. |
Tabblad Gerelateerde zaken
Het tabblad Gerelateerde zaken geeft je een overzicht van zaken die op een bepaalde manier met elkaar verbonden zijn. Cliënten koppelen zaken om hun uitgaven in één oogopslag te kunnen bekijken.
Deze functie moet door je cliënt worden ingeschakeld om het tabblad op de pagina Zaakoverzicht te kunnen zien.
Zaken kunnen aan elkaar gerelateerd zijn op basis van elk criterium dat voor jouw cliënt relevant is. Enkele veelvoorkomende toepassingen zijn:
- Class action-zaken
- Schadeclaims
- Soorten rechtszaken
- Zaken gekoppeld aan een praktijkgroep
- Zaken die door dezelfde advocaat binnen een organisatie worden beheerd
Gerelateerde zaken worden gekoppeld via een ouder-kindrelatie. Een zaak kan slechts één 'ouder' hebben, maar zoveel 'kinderen' of onderliggende zaken als nodig.
Gerelateerde zaken bekijken in het tabblad Gerelateerde zaken
Zodra een zaak als subzaak is toegevoegd, kun je algemene informatie hierover bekijken in de lijst op het tabblad Gerelateerde zaken.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Zakenummer | Toont het nummer van de subzaak. Klik op het nummer om naar de Zaakoverzichtspagina te gaan. |
| Zaktitel | Toont de titel van de zaak. Klik op de titel om naar de Zaakoverzichtspagina te gaan. |
| Status van de zaak | Toont de status van de zaak. |
| Contactpersoon zaak | Toont de contactpersoon voor de zaak. |
| Advocatenkantoor | Toont het/de advocatenkantoor/kantoren die aan de zaak zijn toegewezen. |
Tabblad Medewerkers
Het tabblad Medewerkers op de pagina Overzicht Zaak toont de cliëntgebruikers die toegang hebben tot de zaak. Dit tabblad geeft informatie over de rol en contactgegevens van de gebruiker, zodat je contact met hen kunt opnemen indien nodig. Je kunt deze pagina bijvoorbeeld gebruiken om een contactpersoon te vinden om te overleggen over facturen, de zaak of een wijziging in het honorariumvoorstel.
Zie het onderwerp Medewerkerslijst bewerken voor meer informatie over het activeren of deactiveren van medewerkers op een zaak.
Medewerkers bekijken op het tabblad Medewerkers
Zodra medewerkers aan de zaak zijn toegevoegd, kun je algemene informatie over hen bekijken op het tabblad Medewerkers.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | Toont de naam van de gebruiker. Klik op een naam om algemene informatie over de gebruiker te bekijken. |
| Type | Toont de rollen die aan deze gebruiker zijn toegewezen. |
| Status | Toont de status van de gebruiker (Actief, Inactief). |
| Telefoon | Toont het telefoonnummer van de gebruiker, indien van toepassing. |
| Toont het e-mailadres van de gebruiker. Klik op een e-mailadres in de lijst om een nieuw bericht te openen in je standaard e-mailprogramma. |
Tabblad Agenda
Het tabblad Agenda op de pagina Overzicht Zaak toont specifieke agenda-afspraken die voor de zaak zijn aangemaakt. Hier kun je afspraken aanmaken, verwijderen, uitnodigingen versturen en afspraken bekijken.
Klik op een agendapunt om de pagina Overzicht Agenda-afspraak te openen.
Acties uitvoeren op het tabblad Agenda
Je kunt direct vanaf dit tabblad nieuwe afspraken toevoegen en bestaande afspraken beheren.
| Actie | Beschrijving |
|---|---|
| +Afspraken maken | Klik op deze knop om een afspraak toe te voegen. |
| Verwijderen | Selecteer een afspraak en klik op deze knop om deze te verwijderen. |
| Agenda bekijken | Klik op deze knop om de agenda van de zaak te bekijken. |
Alle medewerkers van de zaak kunnen een afspraak aanmaken in de agenda van de zaak. Als je vergelijkbare afspraken gebruikt in meerdere zaken, kun je tijd besparen door gebruik te maken van agendatemplates in plaats van elke afspraak apart aan te maken. Je hebt de rol Agenda Beheerder nodig om agendatemplates toe te passen.
Tabblad Geschiedenis
Het tabblad Geschiedenis op de pagina Overzicht Zaak toont alle wijzigingen die sinds het aanmaken van de zaak zijn doorgevoerd.
Gebeurtenissen bekijken op het tabblad Geschiedenis
Je kunt algemene informatie over de lijst met gebeurtenissen en wijzigingen in de zaak bekijken op het tabblad Geschiedenis.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Omschrijving gebeurtenis | Toont de wijziging die op de zaak heeft plaatsgevonden (bijv. Budget verwijderd, e-mail aan verantwoordelijke verzonden) |
| Datum gebeurtenis | Toont de datum waarop de wijziging is doorgevoerd of de gebeurtenis heeft plaatsgevonden. |
| Geïnitieerd door | Toont de gebruiker die de wijziging heeft doorgevoerd of de gebeurtenis heeft gestart. |
| Details | Toont specifieke details over wat er is gewijzigd of over de gebeurtenis die heeft plaatsgevonden. |
Het wijzigingslogboek gebruiken op het tabblad Geschiedenis
Je kunt ook op de knop Wijzigingslogboek klikken om het venster Wijzigingslogboek te openen. Dit venster toont meer informatie over de specifieke wijzigingen die op de zaak zijn doorgevoerd.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Veld | Toont het veld in de zaak dat is gewijzigd. |
| Oude waarde | Toont de waarde van het veld vóór de wijziging (indien van toepassing). |
| Nieuwe waarde | Toont de waarde van het veld na de wijziging. |
| Gewijzigd door | Toont de gebruiker die de wijziging heeft doorgevoerd. |
| Wijzigingsdatum | Toont de datum waarop de waarde is gewijzigd. |