Zaken beheren en bewerken

Dit artikel behandelt het volgende:

• Een zaakopdracht accepteren
• Een zaakopdracht weigeren
• Een zaak bewerken
• Een zaak sluiten
• Een zaak e-mailen
• Een overzichtsrapport van een enkele zaak afdrukken
• Het wijzigingslogboek van een zaak bekijken

Een zaakopdracht accepteren

Zodra je cliënt een zaak aan jouw kantoor toewijst, moet je deze accepteren voordat je facturen kunt indienen. Afhankelijk van de instellingen van de cliënt moeten sommige zaken handmatig binnen een bepaalde termijn worden geaccepteerd, terwijl andere automatisch worden geaccepteerd.

Je kunt ook meerdere zaken tegelijk accepteren.

1. Vind een lijst met niet-geaccepteerde zaken door een van de volgende acties uit te voeren:

   • Klik op de link In afwachting van acceptatie in het Zakenpaneel op de startpagina.

     

   • Als je dit hebt ingesteld, klik dan op de tegel In afwachting van acceptatie.

     

2. Klik op een zaaknaam in de kolom Zaaktitel. De overzichtspagina van de zaak wordt geopend.
3. Klik op Accepteren.

De toegewezen zaak is geaccepteerd en er verschijnt een bevestigingsbericht op de pagina Bevestiging zaak geaccepteerd.

Een zaakopdracht weigeren

Terug naar boven

Je kunt een zaak om verschillende redenen weigeren. Een veelvoorkomende reden is een belangenconflict. Je kunt een zaak weigeren vóór of na acceptatie.

Je kunt ook meerdere zaken tegelijk weigeren.

1. Vind een lijst met niet-geaccepteerde zaken.

   1. Klik op de link In afwachting van acceptatie in het Zakenpaneel op de startpagina.

      

   2. Als je dit hebt ingesteld, klik dan op de tegel In afwachting van acceptatie.

      

   3. Klik op een zaaknaam in de kolom Zaaktitel. De overzichtspagina van de zaak wordt geopend.

   4. Klik op Weigeren.

      

De pagina Zaak weigeren wordt weergegeven.

Je kunt ook een zaak weigeren die al is geaccepteerd.

1. Selecteer een of meer zaken op de pagina Zaken zoeken.
2. Klik op Meer acties.

3. Kies Opdracht weigeren. De pagina Zaak weigeren wordt geopend.

   

   Velden gemarkeerd met * zijn verplicht.

3. Selecteer in de lijst Reden een reden voor weigering.
4. Vul in het vak Aanvullende details extra informatie in over de reden van weigering.

5. Klik op Opslaan.

   De toegewezen zaak is geweigerd en er verschijnt een bevestigingsbericht.

Een zaak bewerken

Terug naar boven

Je kunt het dossiernummer van het advocatenkantoor en de hoofdbehandelaar van een zaak bewerken. Als er een sectie Aanvullende informatie wordt weergegeven op de overzichtspagina van de zaak, bevat dat gedeelte velden die specifiek door je cliënt zijn ingesteld om extra informatie over de zaak bij te houden. Je kunt mogelijk sommige van deze velden bewerken, andere zijn alleen-lezen.

Je moet een Admin- of Partner-rol hebben om een zaak te kunnen bewerken.

1. Klik op het pictogram Zaak bewerken (potlood) rechtsboven op de overzichtspagina van de zaak.    

   

   Het venster Zaak bewerken wordt weergegeven.

   

2. Vul indien nodig een nummer in bij Dossiernummer advocatenkantoor.
3. Selecteer indien nodig een nieuwe Hoofdbehandelaar uit de keuzelijst.
4. Klik op Opslaan.

De aanvullende informatie van de zaak bewerken

1. Klik op het pictogram Aanvullende zaak bewerken (potlood) in het gedeelte Aanvullende informatie op de overzichtspagina van de zaak.

2. Werk de velden bij waar nodig.

   Je cliënt stelt de aanvullende informatievelden in. Sommige velden zijn bewerkbaar, andere alleen-lezen.

3. Klik op Aanvullende informatie opslaan.

Een zaak sluiten

Terug naar boven

Je kunt een zaak sluiten vanaf de overzichtspagina van de zaak of meerdere zaken tegelijk sluiten vanaf de pagina Zaken zoeken.

Deze optie is alleen beschikbaar als je cliënt dit heeft ingesteld. Je moet ook een Partner- of Admin-rol hebben om deze actie uit te voeren. Alle facturen moeten zijn ingediend voordat je een zaak sluit.

1. Klik op het driepuntjes-icoon in de rechterbovenhoek van de overzichtspagina van de zaak.

2. Kies Zaak sluiten.

   

   De pagina Zaakafhandeling bewerken wordt weergegeven.

   

   De velden die verschijnen in het gedeelte Aanvullende informatie zijn cliëntspecifiek. Neem contact op met je Customer Relations Consultant om de instellingen van deze functie te bespreken.

3. Vul de verplichte velden in waar nodig.

4. Klik op Opslaan & Doorgaan >. De tweede pagina Zaakafhandeling bewerken wordt weergegeven.

   

   Velden gemarkeerd met * zijn verplicht.

5. Bij Zijn er nog facturen voor deze zaak?, kies Ja.
6. Bij de optie Status van de zaak op INACTIEF zetten? (Kies Nee om de zaak te sluiten), kies Ja om de zaak te sluiten.
7. Klik op Opslaan.

De pagina Bevestiging zaakafhandeling wordt geopend en toont het bevestigingsbericht.

Een zaak e-mailen

Terug naar boven

Je kunt een link naar een zaak e-mailen naar een andere gebruiker of meerdere gebruikers. Dit is bijvoorbeeld handig als je een zaak toegewezen krijgt en deze wilt delen met een collega die met je samenwerkt. Je kunt een link naar de zaak in een e-mail sturen, zodat zij deze kunnen opslaan bij hun eigen zaken.

Deze link is alleen toegankelijk voor interne CounselLink-gebruikers binnen jouw kantoor.

1. Klik op Zaak e-mailen in het dropdownmenu Meer acties aan de rechterkant van de overzichtspagina van de zaak.

   

   Je standaard e-mailprogramma opent een conceptmail met een link naar de zaak.

   

2. Vul een of meer e-mailadressen in bij het veld Aan.
3. Pas indien nodig de tekst van de e-mail aan.
4. Klik op Verzenden.

De zaak is gedeeld met de gebruiker(s) die je hebt opgegeven.

Een overzichtsrapport van een enkele zaak afdrukken

Terug naar boven

Je kunt de details van een individuele zaak afdrukken. Je kunt het rapport aanpassen zodat het zoveel of zo weinig informatie van de overzichtspagina bevat als je wilt.

Je kunt ook een overzichtsrapport voor meerdere zaken afdrukken.

1. Klik op het printericoon rechtsboven op de overzichtspagina van de zaak.

   

   Het venster Afdrukopties wordt weergegeven.

   

2. Selecteer of deselecteer de onderdelen van de zaak die je wel of niet wilt opnemen.

3. Klik op Afdrukken. Het overzichtsrapport van de zaak wordt weergegeven.

   

4. Klik op Afdrukken. Er verschijnt een venster met afdrukopties.
5. Klik op Afdrukken. Het venster Opslaan als verschijnt.
6. Voer een naam in voor het document.
7. Klik op Opslaan.

Het wijzigingslogboek van een zaak bekijken

Terug naar boven

Het wijzigingslogboek van een zaak laat je zien welke wijzigingen er in de loop van de tijd zijn aangebracht en door welke gebruikers.

Je moet de Admin-rol hebben om het wijzigingslogboek te kunnen bekijken.

1. Klik op Wijzigingslogboek in het vervolgkeuzemenu Meer acties aan de rechterkant van de Overzichtspagina van de zaak.

   

   Je kunt dit ook selecteren via het tabblad Geschiedenis onderaan de pagina.

   

   Het venster Wijzigingslogboek wordt weergegeven.

   

2. Bekijk de geschiedenis zoals gewenst met behulp van de scroll- of zoekopties. Je kunt ook de functie Groeperen op gebruiken om de gebeurtenissen te sorteren.

3. Optioneel: Klik op de knop Downloaden om de geschiedenis van het wijzigingslogboek te downloaden als een Excel- of PDF-bestand.

   

4. Je Excel- of PDF-bestand wordt gedownload naar je standaard downloadmap.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Als je ergens over twijfelt, raadpleeg dan de originele Engelse versie."