Klanten gebruiken voorzieningen om juridische kosten te schatten en te registreren die over meerdere boekjaren lopen. Dit zorgt ervoor dat kosten worden erkend op het moment dat ze worden gemaakt, en niet pas wanneer ze worden gefactureerd. Voor de meeste bedrijven gebeurt dit proces elk kwartaal, en voor sommigen maandelijks.
Aan het einde van een boekhoudperiode rapporteren klanten aan hun financiële teams de gemaakte, maar nog niet gefactureerde kosten. Om dit proces te ondersteunen, kunnen ze uw kantoor vragen om details aan te leveren van het uitgevoerde werk dat nog niet is gefactureerd. De klant zal vervolgens uw inzending beoordelen, eventueel aanpassen en doorsturen naar hun boekhoudafdeling.
Over het algemeen verloopt het proces als volgt:
- Klant maakt een voorziening aan.
- Klant vraagt het advocatenkantoor om gemaakte kosten aan te leveren met een uiterste datum.
- Advocatenkantoren verzamelen de gemaakte kosten voor alle zaken en dienen de voorzieningen in vóór de uiterste datum.
- Klant beoordeelt de voorzieningen en accepteert of wijzigt deze indien nodig.
Dit artikel behandelt het volgende:
- Voorzieningen Zoekpagina
- Voorziening Overzichtspagina
- Zaak/Zaken toevoegen aan voorzieningen
- Voorzieningsbedragen invoeren
- Voorzieningen indienen
- Voorzieningsregels importeren en exporteren
- Een zaak verwijderen uit een voorziening
Voorzieningen Zoekpagina
De Voorzieningen Zoekpagina toont alle voorzieningen waarvoor je toegang hebt. Om deze te vinden, klik je op een van de links Aangevraagd of Ingediend in het facturatiepaneel op de startpagina.
Zoekcriteria zoals de naam van de voorziening, kantoor van het advocatenkantoor, klantcontactkantoor of de contactpersoon van de voorziening kunnen worden gebruikt om te zoeken. Door op de naam van een voorziening te klikken, ga je naar de overzichtspagina.
Voorziening Overzichtspagina
Op deze overzichtspagina van de voorziening kun je een opmerking toevoegen, bewerken of verwijderen. Je kunt ook een andere gebruiker taggen in een opmerking.
Bovenste gedeelte van het overzicht bekijken
Het gedeelte Details toont algemene informatie over de voorziening, zoals de aanmaakdatum, drempel, contactpersonen en periodes.
Eventuele specifieke instructies voor het indienen verschijnen onder de titel van de voorziening.
De tabbladen op het overzicht bekijken
| Tabblad | Beschrijving |
|---|---|
| Bedragen | Dit gedeelte toont de goedgekeurde bedragen op facturen voor het huidige boekjaar, het vorige jaar en het totale bestede bedrag aan de zaak. |
| Opmerkingen | Als de zaak één of meer budgetten gebruikt, vind je daarover informatie in dit gedeelte. Je kunt op de titel of periode van het budget klikken om die informatie te bekijken op de Budget Overzichtspagina. Je ziet hier ook de belangrijkste details over het huidige budgetverbruik. |
| Geschiedenis | Dit gedeelte toont een overzicht van alle historisch gefactureerde honoraria en kosten voor de zaak. Indien ingevuld, toont dit gedeelte bedragen die zijn meegenomen naar de zaak voordat je klant deze in CounselLink invoerde. Dit gedeelte blijft leeg bij zaken die zijn aangemaakt nadat je klant CounselLink is gaan gebruiken. |
Zaak/Zaken toevoegen aan voorzieningen
Zowel klanten als advocatenkantoren kunnen zaken toevoegen aan een voorziening. Wanneer een zaak wordt toegevoegd, geldt dit voor alle kantoren die zijn opgenomen. Je moet een zaak toevoegen aan een voorziening voordat je deze kunt bewerken.
- Klik op een van de links Aangevraagd of Ingediend in het facturatiepaneel op de startpagina.
- Klik op de naam van een voorziening op de Voorzieningen Zoekpagina.
-
Klik op de knop +Zaak toevoegen onder het tabblad Bedragen.
Het venster Zaak toevoegen wordt weergegeven.
-
Zet een vinkje in het selectievakje bij alle zaken die je wilt toevoegen. Gebruik de zoekfunctie indien nodig.
Als je meerdere kantoren hebt, gebruik dan de filter Naam advocatenkantoor om de resultaten te beperken tot het/de kantoor/kantoren waar je naar zoekt.
- Klik op de knop Zaken toevoegen.
Voorzieningsbedragen invoeren of bewerken
Je kunt voorzieningenbedragen invoeren of bewerken voor één of meer kantoren. Alle zaken die zijn toegevoegd aan de voorzieningsperiode voor het/de geselecteerde kantoor/kantoren worden dan beschikbaar.
Je kunt voorzieningenbedragen niet meer bewerken nadat de uiterste datum voor die periode is verstreken.
- Klik op een van de links Aangevraagd of Ingediend in het facturatiepaneel op de startpagina.
- Klik op de naam van een voorziening op de Voorzieningen Zoekpagina.
-
Zet onder het tabblad Bedragen een vinkje naast de voorziening die je wilt bewerken. De beschikbare acties worden weergegeven.
-
Klik op Bewerken. De pagina Voorzieningsbedragen bewerken wordt weergegeven.
-
Voer een voorzieningsbedrag in of bewerk deze in het veld Bedrag.
Afhankelijk van welke velden zijn aangemaakt bij de voorziening, kunnen er meer opties beschikbaar zijn, zoals Begindatum/Einddatum dienstverlening, LF factuurnummer of factuurdatum.
- Optioneel: Gebruik het keuzemenu Valuta om het juiste type valuta te selecteren.
-
Optioneel: Klik op het pictogram Meer acties (drie verticale stippen) aan het einde van de rij van de zaak om verschillende acties uit te voeren. Zie verderop in dit artikel voor meer informatie over deze acties.
Actie Beschrijving Opmerking toevoegen Klik om een opmerking toe te voegen aan de voorziening. Opmerking bewerken Klik om een opmerking op de voorziening te bewerken. Opmerking verwijderen Klik om een opmerking op de voorziening te verwijderen. Rij toevoegen Klik om een extra rij toe te voegen aan de zaak. De zaaknaam, zaak-ID en Advocatenkantoor Zaak-ID worden gekopieerd naar de nieuwe rij. Gebruikers kunnen maximaal 12 rijen per zaak toevoegen.
De optie Rij toevoegen is niet beschikbaar voor voorzieningen die geen gebruik maken van de optionele kolommen (Dienstverleningsdata, LF factuurnummer of factuurdatum).
Rij verwijderen Klik om een rij te verwijderen bij de zaak als er twee of meer rijen zijn. Niet-toegewezen zaak toevoegen Klik om een niet-toegewezen zaak toe te voegen aan de voorziening. Dit toont een lege rij waarin je de zaaknaam en ID kunt invoeren. - Klik op Opslaan.
Voorzieningen indienen
- Klik op een van de links Aangevraagd of Ingediend in het facturatiepaneel op de startpagina.
- Klik op de naam van een voorziening op de Voorzieningen Zoekpagina.
- Zet onder het tabblad Bedragen een vinkje in het selectievakje dat hoort bij de voorziening die je wilt indienen.
-
Klik op de knop Indienen.
Het venster Voorziening indienen ter beoordeling wordt weergegeven.
- Klik op Ja, doorgaan.
Je klant ontvangt een e-mailmelding dat de voorziening is ingediend ter beoordeling.
Voorzieningsregels importeren en exporteren
Gebruikers kunnen een Excel-sjabloon gebruiken om bedragen te importeren. Er is een Excel-sjabloon beschikbaar om te downloaden.
- Klik op een van de links Aangevraagd of Ingediend in het facturatiepaneel op de startpagina.
- Klik op de naam van een voorziening op de Voorzieningen Zoekpagina.
- Zet onder het tabblad Bedragen een vinkje in het selectievakje dat hoort bij de voorziening die je wilt indienen.
-
Klik op het pictogram Meer acties (drie verticale stippen) bij de juiste zaak.
- Voer de gewenste acties uit:
Importeren
-
Klik op de knop Importeren.
Het venster Importeer Overlopende Posten wordt weergegeven.
-
Klik op de link Sjabloonbestand om het bestand te openen en weer te geven.
Het .xls-bestand wordt onderaan het scherm weergegeven.
-
Klik op de link Bestand openen voor het Accrual Import Template-bestand.
Het .xls-bestand wordt weergegeven.
-
Optioneel: Klik op een geschikte tool tip om de vereisten en formaten voor dat veld/kolom te bekijken.
- Als je klaar bent, klik op Kies een bestand om een bestand uit een map te selecteren.
- Selecteer het bestand dat je wilt importeren, indien van toepassing.
-
Klik op Importeren. De pagina Importeer Overlopende Posten - Status wordt weergegeven.
-
Klik op de knop Statusrapport weergeven. De pagina Importeer Overlopende Posten - Statusrapport wordt weergegeven.
-
Selecteer of plaats de cursor op een regelnummer om de status van de te importeren items te bekijken.
Het veld Regel # geeft het regelnummer aan zoals het in het .xls-bestand staat.
Het veld Beschrijving geeft aan welke actie er op het betreffende item wordt uitgevoerd.
- Klik op de knop Rapport afdrukken om het rapport af te drukken, of klik op Annuleren om af te sluiten.
Exporteren
-
Klik op de knop Exporteren.
Als er meerdere advocatenkantoren zijn geselecteerd, wordt er een extra kolom met de naam van het advocatenkantoor aan het bestand toegevoegd. Anders wordt de "Zaaktitel" in het bestand weergegeven.
- Optioneel: Klik op de link Accrual Export File linksonder in het scherm om het bestand te openen en weer te geven.
- Klik op Sluiten (X) om het bestand te sluiten.
Een zaak verwijderen uit een overlopende post
De zaken die aan een overlopende post zijn toegevoegd, kunnen door het advocatenkantoor worden verwijderd.
Gebruikers van advocatenkantoren kunnen geen zaken verwijderen die door cliënten zijn toegevoegd.
- Klik op de pagina Overzicht Overlopende Posten op het tabblad Bedragen.
- Selecteer de overlopende post uit de lijst.
- Klik op de knop Meer acties.
- Klik op Zaken verwijderen.
-
Het scherm Overlopende Posten Verwijderen wordt weergegeven.
- Om een enkele zaak te verwijderen, vink je het selectievakje aan bij de zaak die je wilt verwijderen.
- Om meerdere zaken te verwijderen, vink je de selectievakjes aan bij elke zaak die je wilt verwijderen.
- Klik op Opslaan.