Klanten gebruiken voorzieningen om juridische kosten te schatten en te registreren die over meerdere boekjaren lopen. Zo worden kosten verantwoord op het moment dat ze worden gemaakt, en niet pas wanneer ze worden gefactureerd. Voor de meeste bedrijven gebeurt dit proces elk kwartaal, en bij sommigen maandelijks.
Aan het einde van een boekhoudperiode rapporteren klanten aan hun financiële teams welke kosten zijn gemaakt maar nog niet zijn gefactureerd. Om dit proces te ondersteunen, kunnen ze uw kantoor vragen om details aan te leveren van werkzaamheden die wel zijn uitgevoerd, maar nog niet zijn gefactureerd. De klant zal vervolgens uw inzending beoordelen, eventueel aanpassen en doorsturen naar hun boekhoudafdeling.
Over het algemeen verloopt het proces als volgt:
- De klant maakt een voorziening aan.
- De klant vraagt vervolgens de advocatenkantoren om de gemaakte kosten in te dienen vóór een bepaalde deadline.
- Advocatenkantoren verzamelen de gemaakte kosten voor al hun zaken uit hun tijd- en facturatiesysteem en dienen de voorzieningen in vóór de door de klant opgegeven deadline.
- De klant beoordeelt de voorzieningen en accepteert of wijzigt deze indien nodig.
Dit artikel behandelt het volgende:
- Voorzieningen Zoekpagina
- Voorziening Overzichtspagina
- Zaak/Zaken toevoegen aan voorzieningen
- Voorzieningsbedragen invoeren
- Voorzieningen indienen
- Voorzieningsregels importeren en exporteren
- Een zaak verwijderen uit een voorziening
Voorzieningen Zoekpagina
De Voorzieningen Zoekpagina toont alle voorzieningen waarvoor u toegang heeft. Om deze te vinden, klikt u op een van de links Aangevraagd of Ingediend in het facturatiepaneel op de startpagina.
Zoekcriteria zoals de naam van de voorziening, advocatenkantoor, klantcontactkantoor of de contactpersoon van de voorziening kunnen worden gebruikt om te zoeken. Door op de naam van een voorziening te klikken, gaat u naar de overzichtspagina.
Voorziening Overzichtspagina
Op deze overzichtspagina van de voorziening kunt u een opmerking toevoegen, bewerken of verwijderen. U kunt ook een andere gebruiker taggen in een opmerking.
Bovenste gedeelte van het overzicht bekijken
Het gedeelte Details toont algemene informatie over de voorziening, zoals de aanmaakdatum, drempel, contactpersonen en periodes.
De tabbladen op het overzicht bekijken
| Tabblad | Beschrijving |
|---|---|
| Bedragen | Dit gedeelte toont de goedgekeurde bedragen op facturen voor het huidige boekjaar, het voorgaande jaar en het totale bestede bedrag aan de zaak. |
| Opmerkingen | Als de zaak één of meer budgetten gebruikt, vindt u daarover informatie in dit gedeelte. U kunt op de titel of periode van het budget klikken om die informatie te bekijken op de Budget Overzichtspagina. U ziet hier ook de belangrijkste details over het huidige budgetverbruik. |
| Geschiedenis | Dit gedeelte toont een momentopname van alle historisch gefactureerde honoraria en kosten voor de zaak. Indien ingevuld, toont dit gedeelte bedragen die zijn meegenomen naar de zaak voordat uw klant deze in CounselLink invoerde. Dit gedeelte blijft leeg bij zaken die zijn aangemaakt nadat uw klant CounselLink is gaan gebruiken. |
Zaak/Zaken toevoegen aan voorzieningen
Zowel klanten als advocatenkantoren kunnen zaken toevoegen aan een voorziening. Wanneer een zaak wordt toegevoegd, geldt dit voor alle betrokken kantoren. U moet een zaak aan een voorziening toevoegen voordat u deze kunt bewerken.
- Klik op een van de links Aangevraagd of Ingediend in het facturatiepaneel op de startpagina.
- Klik op de naam van een voorziening op de Voorzieningen Zoekpagina.
-
Klik op de knop +Zaak toevoegen onder het tabblad Bedragen.
Het venster Zaak/Zaken toevoegen verschijnt.
-
Zet een vinkje in het selectievakje bij alle zaken die u wilt toevoegen. Gebruik de zoekfunctie indien nodig.
Als u meerdere kantoren heeft, gebruik dan de filter Naam advocatenkantoor om de resultaten te beperken tot het kantoor of de kantoren die u zoekt.
- Klik op de knop Zaak/Zaken toevoegen.
Voorzieningsbedragen invoeren of bewerken
U kunt voorzieningenbedragen invoeren of bewerken voor één of meer kantoren. Alle zaken die zijn toegevoegd aan de voorzieningsperiode voor het geselecteerde kantoor of de geselecteerde kantoren worden dan beschikbaar.
U kunt voorzieningenbedragen niet meer bewerken nadat de deadline voor die periode is verstreken.
- Klik op een van de links Aangevraagd of Ingediend in het facturatiepaneel op de startpagina.
- Klik op de naam van een voorziening op de Voorzieningen Zoekpagina.
-
Zet onder het tabblad Bedragen een vinkje bij de voorziening die u wilt bewerken. De beschikbare acties worden getoond.
-
Klik op Bewerken. De pagina Voorzieningsbedragen bewerken verschijnt.
-
Voer een voorzieningsbedrag in of bewerk het in het veld Bedrag.
Afhankelijk van welke velden zijn aangemaakt bij de voorziening, kunnen er meer velden beschikbaar zijn, zoals Begindatum/Einddatum dienstverlening, LF factuurnummer of factuurdatum.
- Optioneel: Gebruik het keuzemenu Valuta om het juiste type valuta te selecteren.
-
Optioneel: Klik op het pictogram Meer acties (drie verticale stippen) aan het einde van de rij van de zaak om verschillende acties uit te voeren. Zie verderop in dit artikel voor meer informatie over deze acties.
Actie Beschrijving Opmerking toevoegen Klik om een opmerking toe te voegen aan de voorziening. Opmerking bewerken Klik om een opmerking op de voorziening te bewerken. Opmerking verwijderen Klik om een opmerking op de voorziening te verwijderen. Rij toevoegen Klik om een extra rij toe te voegen aan de zaak. De titel van de zaak, Zaak-ID en Advocatenkantoor Zaak-ID worden overgenomen in de nieuwe rij. Gebruikers kunnen maximaal 12 rijen per zaak toevoegen.
De optie Rij toevoegen is niet beschikbaar voor voorzieningen die geen gebruik maken van de optionele kolommen (Dienstverleningsdata, LF factuurnummer of factuurdatum).
Rij verwijderen Klik om een rij te verwijderen bij de zaak als er twee of meer rijen zijn. Niet-toegewezen zaak toevoegen Klik om een niet-toegewezen zaak toe te voegen aan de voorziening. Er verschijnt dan een lege rij waarin u de titel en ID van de zaak kunt invoeren. - Klik op Opslaan.
Voorzieningen indienen
Gebruikers kunnen voorzieningen indienen voor één of meer advocatenkantoren.
Er moet voor ten minste één zaak een voorzieningsbedrag groter dan 0,00 zijn ingevoerd voordat de knop Indienen beschikbaar wordt.
- Klik op een van de links Aangevraagd of Ingediend in het facturatiepaneel op de startpagina.
- Klik op de naam van een voorziening op de Voorzieningen Zoekpagina.
- Zet onder het tabblad Bedragen een vinkje in het selectievakje bij de voorziening die u wilt indienen.
-
Klik op de knop Indienen.
Het venster Voorziening indienen ter beoordeling verschijnt.
- Klik op Ja, doorgaan.
Uw klant ontvangt een e-mailmelding dat de voorziening is ingediend ter beoordeling.
Voorzieningsregels importeren en exporteren
Gebruikers kunnen een Excel-sjabloon gebruiken om bedragen te importeren. Er is een Excel-sjabloon beschikbaar om te downloaden.
- Klik op een van de links Aangevraagd of Ingediend in het facturatiepaneel op de startpagina.
- Klik op de naam van een voorziening op de Voorzieningen Zoekpagina.
- Zet onder het tabblad Bedragen een vinkje in het selectievakje bij de voorziening die u wilt indienen.
-
Klik op het pictogram Meer acties (drie verticale stippen) bij de juiste zaak.
- Voer de gewenste acties uit:
Importeren
-
Klik op de knop Importeren.
Het venster Importeer Toerekeningsboekingen wordt weergegeven.
-
Klik op de link Sjabloonbestand om het bestand te openen en weer te geven.
Het .xls-bestand wordt onderaan het scherm weergegeven.
-
Klik op de link Bestand openen voor het Accrual Import Template-bestand.
Het .xls-bestand wordt weergegeven.
-
Optioneel: Klik op een geschikte tool tip om de vereisten en formaten voor dat veld/kolom te bekijken.
- Als je klaar bent, klik op Kies een bestand om een bestand uit een map te selecteren.
- Selecteer het bestand dat je wilt importeren, indien van toepassing.
-
Klik op Importeren. De pagina Importeer Toerekening - Status wordt weergegeven.
-
Klik op de knop Statusrapport bekijken. De pagina Importeer Toerekening - Statusrapport wordt weergegeven.
-
Selecteer of plaats de cursor op een regelnummer om de status van de te importeren items te bekijken.
Het veld Regel # geeft het regelnummer aan zoals te vinden in het .xls-bestand.
Het veld Beschrijving geeft aan welke actie er op het betreffende item wordt uitgevoerd.
- Klik op de knop Rapport afdrukken om het rapport af te drukken, of klik op Annuleren om af te sluiten.
Exporteren
-
Klik op de knop Exporteren.
Als er meerdere advocatenkantoorlocaties zijn geselecteerd, wordt er een extra kolom met de naam van het advocatenkantoor toegevoegd aan het bestand. Anders wordt de "Zaaktitel" weergegeven in het bestand.
- Optioneel: Klik op de link Accrual Export File linksonder in het scherm om het bestand te openen en weer te geven.
- Klik op Sluiten (X) om het bestand te sluiten.
Een zaak verwijderen uit een toerekening
De zaken die aan een toerekening zijn toegevoegd, kunnen door het advocatenkantoor worden verwijderd.
Gebruikers van het advocatenkantoor kunnen geen zaken verwijderen die door de klant zijn toegevoegd.
- Klik op de pagina Toerekeningsoverzicht op het tabblad Bedragen.
- Selecteer de toerekening uit de lijst.
- Klik op de knop Meer acties.
- Klik op Zaken verwijderen.
-
Het scherm Zaken uit toerekening verwijderen wordt weergegeven.
- Om een enkele zaak te verwijderen, vink je het selectievakje aan bij de zaak die je wilt verwijderen.
- Om meerdere zaken te verwijderen, vink je de selectievakjes aan bij elke zaak die je wilt verwijderen.
- Klik op Opslaan.