Elke Factuuroverzicht-pagina bevat tabbladen onderaan de pagina. Deze tabbladen geven toegang tot extra informatie over de factuur, zoals kosten, documenten, kortingen en gedane betalingen. Je kunt op deze pagina ook bepaalde acties uitvoeren, zoals het verwijderen of afdrukken van de factuur voor je eigen administratie.
Dit artikel behandelt het volgende:
- Belangrijkste gegevens op het factuuroverzicht
- Een factuuroverzicht-rapport genereren
- Kosten exporteren uit een factuuroverzicht
- Het factuuroverzicht afdrukken
- Een factuur verwijderen
- Tabblad Alles
- Tabblad Samenvatting
- Tabblad Kosten
- Tabblad Documenten
- Tabblad Betalingen
- Tabblad Opmerkingen
- Tabblad Geschiedenis
Belangrijkste gegevens op het factuuroverzicht
De pagina Factuuroverzicht is verdeeld in het hoofdgedeelte bovenaan en de verschillende tabbladen onderaan.
Bovenste gedeelte van het overzicht bekijken
Het hoofdgedeelte toont de belangrijkste informatie over de factuur, zoals het factuurnummer, factuurdetails en status, de bijbehorende dossiers, het overzicht van bedragen en andere nuttige gegevens. Ook zie je hier de toegewezen contactpersonen van de klant.
Acties uitvoeren
Je kunt vanaf de overzichtspagina ook de volgende acties uitvoeren. Lees verder in dit artikel voor meer informatie.
| Actie | Details |
|---|---|
| Bewerken | Als een factuur nog niet naar de klant is gestuurd of is afgewezen, kun je deze bewerken. |
| Facturatie-richtlijnen | Klik hier om de facturatie-richtlijnen van je klant te bekijken en af te drukken. |
| Rapport | Je kunt een rapport afdrukken met de gegevens van de factuur. |
| Exporteren | Download een .xls-bestand met de kosten van de factuur. |
| Afdrukken | Je kunt een papieren versie van de factuur afdrukken. |
| Verwijderen | Verwijder de factuur als deze is afgewezen. |
Factuurdetails bekijken
In dit gedeelte zie je het bijbehorende fee-voorstel, de indieningsdatum, indiener, het type factuur, de valuta van de factuur en het factuurtekstbestand als deze is geïmporteerd. Klik op de link van het fee-voorstel om de lijst met tarieven te bekijken, of klik op het factuurtekstbestand om een kopie te downloaden.
Factuurstatus bekijken
Dit gedeelte toont informatie over de status van de factuur, zoals de huidige status, de naam van de beoordelaar als deze naar de klant is gestuurd, en meer. Afhankelijk van de status en instellingen worden niet altijd alle gegevens getoond. Als de factuur een prompt pay-korting heeft, wordt in dit gedeelte getoond wanneer deze verloopt.
Dossierdetails bekijken
Dit gedeelte toont het dossier dat aan de factuur is gekoppeld, inclusief de contactpersonen van het dossier en de factuur. Ook zie je hier de bestedingsinformatie of het budget van het dossier. Beweeg met de muis over de budgetbalk om het exacte bedrag te zien dat al is gefactureerd op het dossier.
Overzicht van bedragen bekijken
Dit gedeelte geeft een overzicht van de belangrijkste factuurinformatie, zoals het goedgekeurde bedrag en het resterende te betalen bedrag. Ook zie je hier het totaal aan aanpassingen op de factuur. De informatie in dit gedeelte is gelijk aan die op het tabblad Samenvatting.
Gerelateerde facturen, korting en extra informatie bekijken
Dit gedeelte bevat standaard ingeklapte secties. Je kunt de inhoud bekijken door op een kop te klikken om deze uit te klappen.
- Gerelateerde facturen: Hier zie je andere ingediende facturen voor hetzelfde dossier.
- Korting/Premie-informatie: Hier zie je kortingen of premies die op de factuur zijn aangeboden om snellere betaling te stimuleren.
- Extra informatie: Hier vind je aanvullende informatie over de factuur.
Een factuuroverzicht-rapport genereren
Vanaf de Factuuroverzicht-pagina kun je een PDF genereren en downloaden met de gegevens van die specifieke factuur. Het rapport bevat informatie van de pagina, waaronder alle details in het hoofdgedeelte en de factuursamenvatting, korting/premie-informatie, tijdschrijversoverzicht en kostenoverzicht.
-
Klik op het grafiek-icoon rechtsboven op de Factuuroverzicht-pagina.
Het venster Factuuroverzicht-rapport wordt weergegeven
- Klik op het Afdrukken-icoon rechtsboven in het venster om een kopie van het rapport af te drukken of te downloaden.
Kosten exporteren uit een factuuroverzicht
Vanaf de Factuuroverzicht-pagina kun je een .xls-document downloaden met de kosten die in die specifieke factuur staan.
-
Klik op het download-icoon rechtsboven op de Factuuroverzicht-pagina.
Er wordt een .xls-bestand met de kosten gedownload.
- Open het .xls-bestand vanuit je downloadmap.
In het Excel-bestand vind je de lijst met kosten en aanpassingen van het tabblad Kosten op je Factuuroverzicht-pagina.
Het factuuroverzicht afdrukken
Je kunt een papieren versie van de factuurinformatie op de Factuuroverzicht-pagina afdrukken. Deze versie bevat minder opmaak dan het Factuuroverzicht-rapport, waardoor het makkelijker is om af te drukken.
-
Klik op het Afdrukken-icoon rechtsboven op de Factuuroverzicht-pagina.
Het venster Afdrukbaar factuuroverzicht wordt weergegeven.
- Klik op het Afdrukken-icoon rechtsboven in het venster om een kopie van het rapport af te drukken of te downloaden.
Een factuur verwijderen
Je kunt een factuur verwijderen vanaf de Factuuroverzicht-pagina. Dit kan nodig zijn als een factuur door de klant is afgewezen.
-
Klik op het prullenbak-icoon rechtsboven op de Factuuroverzicht-pagina.
Het venster Factuur verwijderen wordt weergegeven.
- Klik op Ja, verwijderen. De factuur is nu uit het systeem verwijderd.
Tabblad Alles
Het tabblad Alles op de Factuuroverzicht-pagina bevat uitklapbare secties van alle tabbladen die op de pagina beschikbaar zijn. Ook vind je hier extra informatie over de factuur.
Klik op de pijl aan de rechterkant van de pagina om een sectie uit te klappen of in te klappen.
| Sectie | Beschrijving |
|---|---|
| Overzicht | Het tabblad Overzicht toont een globaal overzicht van alle in rekening gebrachte kosten en uitgaven, gemaakte correcties, kortingen voor snelle betaling en het netto te betalen bedrag. Het bevat ook uitklapbare secties met diverse andere informatie die bij de factuur hoort. |
| Kosten | Dit tabblad bevat informatie over de kosten die je op de factuur hebt ingediend, inclusief eventuele correcties of opmerkingen die tijdens de beoordeling zijn gemaakt. |
| Problemen |
Deze sectie toont een lijst van eventuele problemen die bij het indienen van de factuur zijn geregistreerd. Je kunt de regelinformatie, omschrijving van de correctie, het type probleem en het specifieke correctiebedrag bekijken. Klik op het nummer in de kolom Problemen om naar de correctie op het tabblad Kosten te gaan. |
| Zaakfacturatieprestaties |
Deze sectie toont informatie over de zaak waarop de factuur betrekking heeft. |
| Budgetten |
Als de zaak waarmee de factuur is gekoppeld budgetten gebruikt en je hebt toestemming om deze te bekijken, vind je hier informatie daarover. Je kunt op de titel of periode van het budget klikken om die informatie te bekijken op de pagina Budgetoverzicht. Je ziet hier ook de belangrijkste details over de huidige budgetbesteding. |
| Documenten | Dit tabblad bevat documenten die aan je factuur zijn toegevoegd. |
| Betalingen | Het tabblad Betalingen toont eventuele factuurbetalingen die door het advocatenkantoor zijn ontvangen, als de klant deze invoert. |
| Opmerkingen | Op het tabblad Opmerkingen op de pagina Factuuroverzicht kun je opmerkingen voor je klant achterlaten over de factuur. Je kunt deze functie ook gebruiken om een telefoongesprek of e-mail met de klant over de factuur vast te leggen, zodat andere gebruikers dit kunnen zien. |
| Geschiedenis | Het tabblad Geschiedenis toont een overzicht van alle wijzigingen die sinds het aanmaken van de factuur zijn doorgevoerd. |
Tabblad Overzicht
Het tabblad Overzicht toont een globaal overzicht van alle in rekening gebrachte kosten en uitgaven, gemaakte correcties, kortingen voor snelle betaling en het netto te betalen bedrag. Het bevat ook uitklapbare secties met diverse andere informatie die bij de factuur hoort.
| Sectie | Beschrijving |
|---|---|
| Probleemoverzicht |
Deze sectie toont een lijst van eventuele problemen die bij het indienen van de factuur zijn geregistreerd. Je kunt de regelinformatie, omschrijving van de correctie, het type probleem en het specifieke correctiebedrag bekijken. Klik op het nummer in de kolom Problemen om naar de correctie op het tabblad Kosten te gaan. |
| Budgetten |
Als de zaak waarmee de factuur is gekoppeld budgetten gebruikt en je hebt toestemming om deze te bekijken, vind je hier informatie daarover. Je kunt op de titel of periode van het budget klikken om die informatie te bekijken op de pagina Budgetoverzicht. Je ziet hier ook de belangrijkste details over de huidige budgetbesteding. |
| Zaakfacturatieprestaties |
Deze sectie toont informatie over de zaak waarop de factuur betrekking heeft. |
Tabblad Kosten
Dit tabblad bevat informatie over de kosten die je op de factuur hebt ingediend, inclusief eventuele correcties of opmerkingen die tijdens de beoordeling zijn gemaakt.
Heb je nog geen kosten toegevoegd aan je factuur? Zie dit onderwerp voor meer informatie over het toevoegen van kosten en uitgaven.
Inzicht in regels en correcties
Facturatie-richtlijnen bepalen welke kosten je klant wel en niet zal betalen. Je advocatenkantoor heeft deze richtlijnen geaccepteerd voordat de zaak werd toegewezen. Ingediende facturen met kosten die niet aan deze richtlijnen voldoen, kunnen tijdens de beoordeling worden aangepast. Alle geactiveerde regels of gemaakte correcties worden bij een kostregel vastgelegd:
Je kunt de wijzigingen die een correctie aanbrengt bekijken in de kolommen eenheden, tarief en bedrag. Als je met de muis over het informatie-icoon beweegt, zie je de wijziging.
Weergaveopties
Je kunt het keuzemenu Weergave gebruiken om kosten te groeperen zoals jij dat wilt.
Vink een van de eerste vier opties aan of uit om kosten op die criteria te tonen of te verbergen. Je kunt ook alle kostengroepen of bezwaaropmerkingen in- of uitklappen als die zijn toegepast.
Informatie bekijken op een kostregel
| Sectie | Beschrijving |
|---|---|
| Bladwijzer |
Vink het bladwijzer-icoon ( Bladwijzers worden gewist als je uitlogt bij CounselLink. |
| Kostengeschiedenis | Klik op het boek-icoon ( |
| Datum | Deze kolom toont de datum waarop de kostregel is aangemaakt. |
| Honorariumvoorstel |
Klik op het verticale drie-puntjes-icoon ( |
| Tijdschrijver |
Deze kolom toont de tijdschrijver die aan de kostregel is gekoppeld. Klik op de naam om een venster te openen met details over het profiel van deze gebruiker. |
| Code | Deze kolom toont de kostencode, als die er is. |
| Omschrijving | Deze kolom geeft een korte omschrijving van de activiteiten of taken die bij de kostregel horen. |
| Tarief | Deze kolom toont het uurtarief van de tijdschrijver. |
| Bedrag | Deze kolom toont het totaalbedrag dat voor de kostregel in rekening is gebracht. |
Tabblad Documenten
Dit tabblad bevat documenten die aan de zaak zijn gekoppeld. Hier kun je documenten bekijken die bij de zaak horen, zoals bonnetjes, correspondentie, video's of andere relevante informatie. Je klanten kunnen ook documenten toevoegen, bewerken, verwijderen, downloaden en in- of uitchecken. Daarnaast kunnen ze documenten toevoegen en met jou delen.
Acties uitvoeren op het tabblad Documenten
Zodra je een document uit de lijst hebt geselecteerd, kun je verschillende acties uitvoeren. Zie dit onderwerp voor meer informatie over het uitvoeren van deze acties.
Je moet de eigenaar van het document zijn of de rol Documentbeheerder hebben om deze acties uit te voeren.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| +Toevoegen | Klik op deze knop om een document toe te voegen aan de factuur. |
| Bewerken | Klik op deze knop om details van het document te bewerken. |
| Kopiëren | Klik op deze knop om een kopie te maken van het geselecteerde document. Je komt dan op de pagina Documentdetails. |
| Verwijderen | Klik op deze knop om het geselecteerde document of de geselecteerde documenten te verwijderen. |
| Verplaatsen |
Klik op deze knop om het geselecteerde document of de geselecteerde documenten naar een andere map binnen het dossier te verplaatsen. Kies de map uit het keuzemenu en klik op Opslaan. |
| Uitchecken | Klik op deze knop om een document uit te checken. Gebruik deze optie als je het document wilt bewerken. Documenten die door een gebruiker zijn uitgecheckt, kunnen niet door anderen worden bewerkt totdat ze weer zijn ingecheckt. |
| Inchecken | Klik op deze knop om een document weer in te checken. |
| Downloaden | Klik op deze knop om een kopie van het geselecteerde document of de geselecteerde documenten te downloaden. |
Documenten bekijken in het tabblad Documenten
Zodra een document aan het dossier is toegevoegd, kun je in de lijst wat algemene informatie over het document bekijken.
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | Toont de naam van de bijlage. Klik op de naam om naar de pagina Documentoverzicht te gaan. |
| Laatst gewijzigd | Toont de datum waarop het document voor het laatst is aangepast. |
| Categorie | Toont de categorie van het document. |
| Eigenaar | Toont de eigenaar van het document. |
| Grootte | Toont de grootte van het document. |
| Toegang | Toont het toegangsrecht van het document (openbaar, privé). |
De pagina Documentoverzicht gebruiken
Als je op de naam van een document klikt, ga je naar de pagina Documentoverzicht.
Het hoofdgedeelte toont de informatie over het document, zoals de eigenaar, beschrijving en het toegangsrecht. Klik op de drie puntjes om
De overzichtspagina bevat ook de volgende tabbladen:
- Opmerkingen: In dit tabblad kun je interne en externe notities toevoegen over het document.
- Versies: Dit tabblad toont informatie over de verschillende versies van het document.
- Geschiedenis: Dit tabblad toont de geschiedenis van de wijzigingen die aan het document zijn aangebracht.
Tabblad Betalingen
Het tabblad Betalingen toont alle factuurbetaingen die door het advocatenkantoor zijn ontvangen, als de klant deze invoert.
Niet alle klanten voegen betalingsinformatie toe in CounselLink.
De kolommen bekijken op het tabblad Factuuroverzicht Betalingen
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Referentienummer | Toont het referentienummer van de betaling. |
| Betaaldatum | Toont de datum waarop de betaling is verzonden. |
| Ingevoerd door | Toont de gebruikersnaam van degene die de betaling heeft ingevoerd. |
| Betaling | Toont het betaalde bedrag. |
| Gefactureerd | Toont het bedrag dat je aan de klant hebt gefactureerd. |
| Aanbevolen | Toont het door CounselLink aanbevolen betaalbedrag. |
| Status | Toont de status van de betaling. |
| Verwijderen | Klik op het prullenbak-icoon om de betalingsinformatie te verwijderen. |
Tabblad Opmerkingen
Het tabblad Opmerkingen op de pagina Factuuroverzicht geeft je de mogelijkheid om opmerkingen achter te laten voor je klant over de factuur. Je kunt deze functie ook gebruiken om een telefoongesprek of e-mail met de klant over de factuur vast te leggen, zodat andere gebruikers dit kunnen zien.
Een opmerking toevoegen aan de pagina Factuuroverzicht
-
Klik op de knop Opmerking toevoegen. Het venster Opmerking toevoegen verschijnt.
- Voer je opmerking in het opmerkingenveld in. Gebruik indien nodig de opmaakopties:
- B: Maak de geselecteerde tekst vet.
- I: Maak de geselecteerde tekst cursief.
- U: Onderstreep de geselecteerde tekst.
- Tx: Verwijder alle opmaak van de geselecteerde tekst. Dit is handig als je tekst uit een andere bron plakt.
-
Als je een gebruiker wilt taggen, typ dan een ampersand (@) gevolgd door drie tekens om een gebruiker te zoeken en te taggen. Je kunt meerdere gebruikers taggen in een opmerking. Klik op de naam om deze toe te voegen.
De getagde gebruiker ontvangt een e-mailmelding met een link naar de opmerking.
- Selecteer een optie in het veld Gedeeld met:
- Iedereen - Gedeeld met klant- en kantoorgebruikers die toegang hebben tot de factuur.
- Alleen klant - Alleen gedeeld met klantgebruikers die toegang hebben tot de factuur.
- Klik op Opslaan.
- Je opmerking wordt toegevoegd aan het tabblad Opmerkingen.
Een opmerking bewerken
- Klik op het tabblad Opmerkingen onderaan de pagina Factuuroverzicht.
- Beweeg je muis over de opmerking die je wilt bewerken.
-
Bewerk het bericht indien nodig.
- Beantwoorden - Klik op de knop Beantwoorden en typ je bericht. Het antwoord verschijnt onder het oorspronkelijke bericht.
- Bewerken - Klik op het potlood-icoon rechtsboven. Bewerk het bericht indien nodig.
- Verwijderen - Klik op het prullenbak-icoon rechtsboven. Er verschijnt een bevestigingsvenster voor deze actie.
- Als je een gebruiker wilt taggen, typ dan een ampersand (@) gevolgd door drie tekens om een gebruiker te zoeken en te taggen. Je kunt meerdere gebruikers taggen in een opmerking. Klik op de naam om deze toe te voegen.
- Klik op Opslaan.
Opmerkingen sorteren of filteren
Als je je in het tabblad Opmerkingen onderaan de pagina Budgetoverzicht bevindt:
- Klik op het pijl-icoon in de kolom Opmerking. Hiermee worden de bestaande opmerkingen opnieuw gerangschikt zodat de meest recente bovenaan staat.
- Klik op het Filter-icoon rechtsboven in de opmerkingensectie. Hiermee kun je opmerkingen weergeven die zijn geplaatst Voor of Na een specifieke datum.
Tabblad Geschiedenis
Het tabblad Geschiedenis toont een overzicht van de wijzigingen die sinds het aanmaken van de factuur zijn doorgevoerd.
De kolommen bekijken in het tabblad Geschiedenis van de pagina Factuuroverzicht
| Kolom | Waarde |
|---|---|
| Beschrijving van gebeurtenis | Korte omschrijving van de wijziging die op de factuur heeft plaatsgevonden. |
| Datum van gebeurtenis | De datum waarop de wijziging heeft plaatsgevonden. |
| Uitgevoerd door | Naam van de gebruiker die de wijziging heeft doorgevoerd. |
| Details | Aanvullende details over de wijziging. |