Zoeken

CounselLink Antwoordencentrum voor Advocatenkantoren

Documenten gebruiken

  • Bijgewerkt

Dit artikel behandelt het volgende:

Een document toevoegen

Je kunt elk ondersteund documenttype direct toevoegen via het tabblad Documenten of de pagina Documentoverzicht.

  1. Voer een van de volgende acties uit om de pagina Documenten toevoegen te openen:

    • Klik op de knop +Document toevoegen rechtsboven op de pagina Documenten zoeken.

      -- of --

    • Klik op de knop Document toevoegen (plusteken) op de pagina Documentoverzicht.

    De pagina Documenten toevoegen wordt weergegeven.

  2. Upload een document op een van de volgende manieren:

    • Voer de link (URL) in van het document dat je wilt uploaden onder het gedeelte Documenten uploaden.

      Voer de volledige link in, inclusief http:// of https://.

    • Sleep een bestand naar het gedeelte Slepen en neerzetten.
    • Klik op Kies een bestand om de documentmap/locatie te openen.

  3. Vul onder het gedeelte Documentdetails alle relevante velden in.

    Velden met een asterisk (*) zijn verplicht.

    Kolom Beschrijving
    Documentnaam*

    Voer een naam in voor het document. Deze naam verschijnt in de kolom Naam bij het zoeken naar documenten.

    Als je meerdere bestanden toevoegt, is dit veld niet beschikbaar. Je kunt de naam van elk document later nog aanpassen, zoals beschreven in het volgende gedeelte.
    Documenttype* Selecteer het type object waaraan het document wordt gekoppeld in het keuzemenu. Deze keuze bepaalt de opties in het veld 'Gekoppeld aan'.
    Gekoppeld aan

    Zoek het object (factuur, dossier, enz.) door op dit veld te klikken en te zoeken in het venster.
    Categorie* Kies de omschrijving die het beste bij het document past.
    Eigenaar* Je gebruikersnaam wordt automatisch ingevuld. Klik op de knop ... om de naam van de eigenaar van het document te zoeken.
    Wie kan dit document bekijken?*

    Selecteer een beveiligingsoptie in het keuzemenu.

    Deze optie is alleen beschikbaar als je klant de nieuwe documentbeveiliging heeft ingeschakeld. In dat geval worden de velden 'Gedeeld' en 'Toegangsniveau' niet weergegeven.
    Gedeeld* Bepaal welke gebruikers het document kunnen bekijken. Als je Nee selecteert, is het document alleen zichtbaar voor zakelijke klantgebruikers. Zie de onderstaande tabel voor meer informatie.
    Toegangsniveau* Bepaal welke gebruikers het document kunnen bekijken. Zie de onderstaande tabel voor meer informatie.
    Status

    Geef de status van het document aan.

    Als de status van een document op N.v.t. staat, wordt in het veld Status "Document niet van toepassing" weergegeven.
    Beschrijving Voer een korte omschrijving van het document in. Deze tekst wordt volledig weergegeven in de zoekresultaten. Houd het zo kort en duidelijk mogelijk. Maximaal 255 tekens.
    Trefwoorden Voer losse woorden in waarop je dit document later kunt terugvinden.

    Informatie over toegangsniveaus:

    Gedeeld Toegangsniveau Wie kan het document zien?
    Nee Privé

    Dossier: Alle documentbeheerders van het advocatenkantoor in het contactkantoor van het dossier, en de eigenaar van het document.

    Factuur: Alle documentbeheerders van het advocatenkantoor in het contactkantoor van de factuur, en de eigenaar van het document.
    Nee Openbaar

    Dossier: Alle deelnemers van het advocatenkantoor aan het dossier.

    Factuur: Alle gebruikers van het advocatenkantoor die toegang hebben tot facturen.
    Ja Openbaar

    Dossier: Alle zakelijke klantgebruikers en gebruikers van het advocatenkantoor die deelnemer of medewerker zijn bij het dossier.

    Factuur: Alle gebruikers van het advocatenkantoor en zakelijke klantgebruikers die toegang hebben tot facturen.
    Ja Privé Factuur: Alle documentbeheerders van het advocatenkantoor in het deelnemende kantoor van de factuur plus de eigenaar van het document.
  4. Klik op Document(en) uploaden. De pagina Documentoverzicht wordt weergegeven.

Document in- en uitchecken

Terug naar boven

Met de functie voor het in- en uitchecken van documenten kun je ervoor zorgen dat een document niet door een andere gebruiker wordt aangepast terwijl jij het hebt uitgecheckt.

Deze functie is alleen beschikbaar voor Advanced- of Premier-klanten. Je moet de eigenaar van het document zijn of de rol Documentbeheerder hebben om een document in of uit te checken. Als een document is uitgecheckt, kan het niet door anderen worden bewerkt of verwijderd, behalve door de Documentbeheerder. Documentbeheerders kunnen een vergrendeling op een document opheffen.

 

Gebruikers met de juiste rechten kunnen:

  • Een document vergrendelen zodat andere gebruikers binnen de organisatie het niet kunnen bewerken.
  • Een bestaande vergrendeling verwijderen.
  • Details bekijken van gebruikers die een document hebben vergrendeld.
  • Een bestaande vergrendeling opheffen.
  1. Check een document in of uit op een van de volgende manieren:

    • Selecteer een documentnaam onder het tabblad Documenten op de pagina Dossieroverzicht en klik op Uitchecken of Inchecken.

    • Klik op het pictogram Uitchecken of Inchecken op de pagina Documentoverzicht.

  2. Optioneel: Als je een document weer incheckt, kun je een nieuwe versie uploaden.

    1. Sleep indien nodig een nieuwe versie van het document in het venster of kies een bestand vanaf je computer.

    2. Geef aan of je de vergrendeling van het document wilt opheffen zodat anderen het kunnen bewerken.
    3. Klik op Opslaan.

Documentopmerkingen

Terug naar boven

Opmerkingen bij een document kunnen worden gebruikt om te communiceren met andere gebruikers die toegang hebben tot het document. Nadat je een opmerking hebt toegevoegd, kun je deze indien nodig bewerken of verwijderen.

Opmerkingen toevoegen

  1. Klik op het tabblad Opmerkingen op de Documentoverzicht-pagina.

  2. Klik op de knop Opmerking toevoegen. Het venster Opmerking toevoegen wordt geopend.

  3. Voer je opmerking in het opmerkingenveld in. Gebruik indien nodig de opmaakopties:
    • B: Maak de geselecteerde tekst vet.
    • I: Maak de geselecteerde tekst cursief.
    • U: Onderstreep de geselecteerde tekst.
    • Tx: Verwijder alle opmaak van de geselecteerde tekst. Dit is handig als je tekst uit een andere bron plakt.

  4. Als je een gebruiker wilt taggen, typ dan een ampersand (@) gevolgd door drie tekens om een gebruiker te zoeken en te taggen. Je kunt meerdere gebruikers taggen in een opmerking. Klik op de naam om deze toe te voegen.

    De getagde gebruiker ontvangt een e-mailmelding met een link naar de opmerking.

  5. Selecteer een optie in het veld Gedeeld met:
    • Iedereen - Gedeeld met klant- en advocatenkantoorgebruikers die toegang hebben tot het gekoppelde object.
    • Alleen klant - Alleen gedeeld met klantgebruikers die toegang hebben tot het gekoppelde object.
  6. Klik op Opslaan.

Opmerkingen bewerken

  1. Plaats de cursor op de opmerking die je wilt bewerken of beweeg eroverheen en klik vervolgens op het Bewerken (potlood) pictogram helemaal rechts op het scherm om het venster Opmerking bewerken te openen.

  2. Werk de opmerking bij of pas deze aan waar nodig.
  3. Klik op Opslaan om terug te keren naar het Documentoverzicht.
  4. Optioneel: Klik op het Naar boven scrollen (pijl) pictogram rechtsonder in het scherm om naar boven te scrollen.

Opmerkingen verwijderen

  1. Plaats de cursor op de Reactie die je wilt bewerken of beweeg eroverheen en klik vervolgens op het Verwijderen (prullenbak) pictogram helemaal rechts op het scherm om het scherm Opmerking verwijderen te openen.
  2. Klik op Verwijderen.

Een document bewerken

Terug naar boven

Je kunt de details van een enkel document bewerken.

Je moet de rol Documentbeheerder hebben of eigenaar zijn van het document om de details te kunnen bewerken.

  1. Ga op een van de volgende twee manieren naar de pagina Documenten/Document bewerken:

    • Selecteer een documentnaam op de pagina Documenten zoeken en klik op Bewerken.

  • Klik op het potloodpictogram op de Documentoverzicht-pagina.

    De pagina Documenten/Document bewerken wordt weergegeven.

  1. Bewerk de gewenste documentdetails. Zie het gedeelte Een document toevoegen in dit artikel voor meer informatie.
  2. Klik op Wijzigingen opslaan.

Een document verwijderen

Terug naar boven

Je kunt een document verwijderen als het niet meer nodig is. Zodra het is verwijderd, wordt het document permanent uit CounselLink verwijderd. Je kunt een document verwijderen vanaf de pagina Documenten zoeken, de Documentoverzicht-pagina of de Zaakoverzicht-pagina.

Je kunt een document op twee locaties verwijderen:

  • Selecteer het selectievakje dat hoort bij het document dat je wilt verwijderen op de pagina Documenten zoeken en klik op de knop Verwijderen.

  • Klik op de knop Verwijderen rechtsboven op de Documentoverzicht-pagina.

Bij beide methoden wordt gevraagd om de verwijdering te bevestigen. Klik op Ja, verwijderen.

Een document verwijderen vanaf de Zaakoverzicht-pagina

  1. Klik op het tabblad Documenten op de Zaakoverzicht-pagina.
  2. Zet een vinkje in het vakje naast het document dat je wilt verwijderen.

  3. Klik op de knop Verwijderen. Het venster Verwijderen bevestigen wordt weergegeven. Het venster bevestigt het aantal documenten dat je wilt verwijderen.

  4. Klik op Verwijderen. Documenten die niet verwijderd kunnen worden, worden weergegeven met een reden.

Een document kopiëren

Terug naar boven

Je kunt een kopie maken van een bestaand document vanaf de pagina Documenten zoeken of vanaf de Documentoverzicht-pagina.

Je moet eigenaar zijn van het document of de rol Documentbeheerder hebben om een bestaand document te kunnen kopiëren. Je kunt ook meerdere documenten tegelijk kopiëren vanaf de pagina Documenten zoeken; zie het onderstaande gedeelte voor meer informatie.

  1. Voer een van de volgende acties uit om naar de pagina Document kopiëren te gaan:

    • Selecteer een document op de pagina Documenten zoeken en klik op Kopiëren.

      -- of --

    • Klik op het pictogram Document kopiëren op de Documentoverzicht-pagina.

    De pagina Document kopiëren wordt weergegeven met de overgenomen instellingen van het originele document.

  2. Voer een nieuwe naam in voor het document in het veld Documentnaam. Standaard wordt de tekst "Kopie van" aan het begin van de bestaande naam toegevoegd.
  3. Pas andere details aan indien nodig. Zie het gedeelte Een document toevoegen in dit artikel voor meer informatie.
  4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Meerdere documenten tegelijk kopiëren

Terug naar boven

Je kunt meerdere documenten tegelijk kopiëren.

Je moet eigenaar zijn van het document of de rol Documentbeheerder hebben om bestaande documenten te kunnen kopiëren.

  1. Zoek de documenten op de pagina Documenten zoeken of de Zaakoverzicht-pagina.
  2. Selecteer het selectievakje links van de documentnaam/namen. Het totale aantal geselecteerde documenten wordt bovenaan de lijst weergegeven.

  3. Klik op de knop Kopiëren. Het venster Documenten kopiëren wordt weergegeven.

    Als je geen toestemming hebt om een geselecteerd document te kopiëren, verschijnt er een waarschuwingsbericht en wordt het betreffende document automatisch uit de lijst verwijderd. Je kunt het verwijderde document bekijken door op de link Details weergeven rechts van het bericht te klikken.

  4. Vul de velden in waar nodig.

    Alle velden die leeg blijven worden niet gewijzigd in de geselecteerde documenten. Zie het gedeelte Een document toevoegen in dit artikel voor meer informatie.

  5. Klik op Wijzigingen opslaan.

Meerdere documentdetails tegelijk bewerken

Terug naar boven

Je kunt een deel van de documentdetails voor meerdere documenten tegelijk bewerken.

De volgende details (geen van allen verplicht) kunnen met deze optie worden bewerkt:

  • Eigenaar
  • Categorie
  • Documenttype
  • Gekoppeld aan
  • Revisie
  • Status
  • Beschrijving
  • Trefwoorden
  1. Zoek de documenten op de pagina Documenten zoeken of de Zaakoverzicht-pagina.
  2. Selecteer het selectievakje links van de documentnaam/namen. Het totale aantal geselecteerde documenten wordt bovenaan de lijst weergegeven.

  3. Klik op de knop Bewerken. Het venster Documenten bewerken wordt weergegeven.

    Als je geen toestemming hebt om een geselecteerd document te bewerken, verschijnt er een waarschuwingsbericht en wordt het betreffende document automatisch uit de lijst verwijderd. Je kunt het verwijderde document bekijken door op de link Details weergeven rechts van het bericht te klikken.

  4. Bewerk de documentdetails waar nodig.
  5. Klik op Wijzigingen opslaan.
"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."