Honorariumvoorstellen

Dit artikel behandelt het volgende:

• Over honorariumvoorstel (Fee Offers)
• Gebruik van tarieven en vergoedingen
• Een Fee Offer aanmaken en indienen
• Een Fee Offer kopiëren of bewerken
• Een Fee Offer inactiveren
• Een Fee Offer aanpassen
• Fee Offers ongeldig maken
• Fee Offers afdrukken

Over honorariumvoorstellen (Fee Offers)

Een Fee Offer (honorariumvoorstellen) beschrijft de betalingsvoorwaarden van jouw kantoor. De tarieven in het aanbod gelden voor alle toegewezen zaken die aan die tariefstructuur zijn gekoppeld, totdat je kantoor een nieuw aanbod indient en de klant dit goedkeurt. Zodra een bijgewerkt aanbod is goedgekeurd, geldt dit automatisch voor alle gerelateerde zaken.

Private kantoren kunnen gevraagd worden om de afgesproken tarieven (per uur of anderszins) in te voeren die buiten CounselLink met de klant zijn overeengekomen. Als het aanbod in een andere valuta wordt gedaan dan de tariefstructuur, worden beide valuta’s op het scherm getoond. Let op: de valuta van het aanbod bepaalt niet per se de valuta die voor facturatie wordt gebruikt.

Registry Firms hebben toegang tot de tariefstructuren van Registry-klanten. Bij het indienen van een aanbod voor deze structuren, gaat het kantoor akkoord om het werk uit te voeren voor het opgegeven bedrag en binnen de staat en het district zoals gedefinieerd in de tariefstructuur.

Gebruik van tarieven en vergoedingen

Terug naar boven

CounselLink accepteert facturen op basis van uurtarieven of alternatieve prijsafspraken. De belangrijkste factureringstypes worden hieronder beschreven. Bedrijfsjuristen kunnen één of een combinatie van deze tarieven en vergoedingen gebruiken. 

Gespecificeerd uurtarief

Dit is het meest gebruikte type vergoeding. De naam van de declarant, hun ID en tarief zijn vereist bij het invoeren van het aanbod. Voor de factuur zijn het ID, tarief en de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden vereist. Of de facturering kan plaatsvinden tegen een blended tarief. In andere applicaties wordt dit soms gewoon "uurtarief" genoemd.

Formule: Tarief declarant x tijd

Uurtarief

Een uurtarief betekent dat er een bedrag wordt gerekend voor elk gewerkt uur (of deel daarvan). Uurtarieven worden gebruikt wanneer dezelfde handeling meerdere keren kan worden uitgevoerd (bijv. indienen van een motie).

Formule: Tarief x tijd

Fee Offer: Een tarief wordt opgegeven

Vaste prijs per taak

Er wordt een vast bedrag gerekend voor een afgeronde taak of mijlpaal.

Formule: $$ per stuk werk (fase).

Fee Offer: Specifiek bedrag wordt ingevoerd voor het gehele werk of voor een bepaalde fase.

Hele dag / halve dag tarief

Een vast tarief voor een hele of halve dag in de rechtbank.

Formule: Vast bedrag per tijdsperiode.

Fee Offer: Specifiek bedrag wordt ingevoerd per tijdsperiode.

Een Fee Offer aanmaken en indienen

Terug naar boven

Voordat je kantoor een klant kan factureren voor een zaak, moeten de tarieven aan de klant worden voorgelegd en door hen worden goedgekeurd. Dit doe je door een Fee Offer in te dienen op een bestaande tariefstructuur van de klant.

Alleen gebruikers met de rol Admin of Partner kunnen Fee Offers indienen.

1. Ga naar de pagina Fees Search op een van de volgende manieren:

   • Klik op het tabblad Fees om de pagina Fees Search te openen.

     

   • Klik op de knop Offer / Update Fees in het paneel Fees & Discounts.

     

2. Op de pagina Fees Search, selecteer bovenaan het scherm (rechtsboven) naast View Fee Structures om de lijst met tariefstructuren te bekijken.

3. Klik in de kolom Fee Structure Id op de Fee Structure die je wilt bekijken. De pagina Fee Structure Overview wordt getoond.

   

5. Klik op de knop +Add Fee Offer. De pagina Create Fee Offer wordt getoond.
6. Vul alle velden in waar nodig (zoals Effective Date, Currency, enz.), inclusief alle velden met een asterisk (*), wat betekent dat het een verplicht veld is.
7. Als de secties Stage Structure, Timekeepers of andere zijn samengevouwen, klik dan op de knop Expand om de sectie uit te vouwen.

8. Vul in de sectie Stage Structure de waarden in waar van toepassing.

   

9. Optionele stap: In de Timekeepers-sectie, klik op Download Timekeeper Rates Template om een Excel-sheet te downloaden als je deze sectie wilt invullen en daarna het bestand wilt uploaden.
   1. Klik op Open / Save om het downloaden van de Timekeeper Rates Template te voltooien.
   2. Klik in de Timekeepers-sectie op Upload Timekeeper Rates.
   3. Kies het ingevulde Excel-template en ga verder.
10. Vul alle overige onderdelen van de Timekeepers-sectie in waar nodig en klik vervolgens op Save.

11. Er verschijnt een bevestigingsscherm voor goedkeuring.

    

12. Klik op Yes om te bevestigen en door te gaan. Het overzichtsscherm van de Fee Offer toont de Fee Offer met de status Pending Approval.

Een Fee Offer kopiëren of bewerken

Terug naar boven

Als je een bestaande Fee Offer wilt bijwerken of er al een hebt aangemaakt, kun je hiervan een kopie maken en deze naar wens aanpassen of bewerken.

Dit is de procedure voor het toevoegen van een timekeeper aan een zaak. Nadat de timekeeper is toegevoegd aan CounselLink, moet je de bestaande Fee Offer kopiëren. De nieuwe timekeeper verschijnt dan en je kunt hun tarieven invoeren.

1. Klik op het tabblad Fees. Het scherm Fees Search wordt getoond.

2. Selecteer bovenaan het scherm (rechtsboven) naast View Fee Offers.

   

3. Klik in de kolom Fee Offer Id op de Fee Offer die je wilt bekijken. De pagina Fee Offer Overview wordt getoond.
4. Klik rechtsboven op het scherm op de knop Copy Fee Offer (plusteken). Met de knop Copy Fee Offer kun je een Fee Offer aanmaken, kopiëren of bewerken. De pagina Copy Fee Offer wordt getoond.
5. Vul alle velden in waar nodig (bijv. wijzig / update de Effective Date, Currency en/of geef een reden op voor de Fee Offer).
6. Als de secties Stage Structure, Timekeepers of andere zijn samengevouwen, klik dan op de knop Expand om de sectie uit te vouwen.
7. Voer in de sectie Stage Structure de waarden in of werk ze bij waar nodig.
8. Optionele stap: Klik in de Timekeepers-sectie op Download Timekeeper Rates Template indien van toepassing.
9. Klik op Open / Save om het downloaden van de Timekeeper Rates Template te voltooien.
10. Optionele stap: Klik in de Timekeepers-sectie op Upload Timekeeper Rates indien van toepassing.
11. Kies een bestand om te uploaden en ga verder.
12. Vul alle overige onderdelen van de Timekeepers-sectie in waar nodig en klik vervolgens op Save.
13. Er verschijnt een bevestigingsscherm voor goedkeuring.   
14. Klik op Yes om te bevestigen en door te gaan. Het overzichtsscherm van de Fee Offer toont de Fee Offer inclusief de reden van de update.

Een Fee Offer inactiveren

Terug naar boven

Je kunt een Fee Offer inactiveren vanaf de Fee Offer Overview-pagina. Een Fee Offer inactiveren is iets anders dan een Fee Offer ongeldig maken. Als je een Fee Offer inactief maakt, blijven de tarieven nog steeds gelden voor de goedgekeurde periode.

Fee Offers worden automatisch inactief gemaakt wanneer een nieuwe Fee Offer wordt goedgekeurd. Je moet de rol Admin hebben om een Fee Offer te kunnen inactiveren.

1. Ga naar de Fee Offer Overview-pagina.
2. Klik op de drie stippen rechtsboven.

3. Selecteer Inactivate Fee Offer. Er verschijnt een bevestigingsvenster.

   

4. Klik op OK. De Fee Offer wordt inactief.

Een Fee Offer aanpassen

Terug naar boven

Zodra je Fee Offer is geaccepteerd door je klant, kunnen zij je toewijzen aan zaken met dezelfde tariefstructuur als je aanbod. De tarieven uit de Fee Offer gelden voor alle zaken die die tariefstructuur gebruiken, tenzij je een nieuw aanbod doet en de klant dit goedkeurt.

In sommige gevallen zijn de tarieven op de tariefstructuur niet geschikt voor een specifieke zaak. In die gevallen kun je een wijzigingsverzoek indienen om je Fee Offer aan te passen zodra de klant je aan die specifieke zaak heeft toegewezen. 

Niet elke klant staat toe dat advocatenkantoren deze actie uitvoeren. Als dit wel mag, heb je de rol Matter Change Approval Contact nodig om dit te doen.

1. Klik op het pictogram met de drie stippen rechtsboven op de pagina Matter Overview.
2. Selecteer Change Request.

Deze optie is alleen beschikbaar als je de zaak hebt geaccepteerd.

Het venster Matter Change Request wordt getoond.

3. Selecteer Modify Offered Fees Request.
4. Klik op OK. De pagina Matter Change Request - Modify Offered Fees Confirmation wordt getoond.

5. Optioneel: Selecteer een nieuwe Valuta voor honorariumvoorstel in de vervolgkeuzelijst onder het gedeelte Honorariumvoorstel.
6. Optioneel: Selecteer een nieuw Voorgesteld bedrag onder het gedeelte Informatie over faseringstructuur.
7. Selecteer een reden in de vervolgkeuzelijst Reden voor verzoek onder Tijdschrijverstoeslagen.
8. Voer een beschrijving in het tekstvak Beschrijving in.
9. Klik op Opslaan. Het wijzigingsverzoek wordt ingediend.

Honorariumvoorstellen ongeldig maken

Terug naar boven

Honorariumvoorstellen worden meestal gedaan wanneer een advocatenkantoor voor het eerst aan een klant wordt gekoppeld. Als een advocatenkantoor een voorstel dat nog in behandeling is (nog niet goedgekeurd) wil intrekken, kan dat met onderstaande instructies.

1. Klik in CounselLink op het tabblad Honoraria.
2. Kies je kantoor van het advocatenkantoor in het keuzemenu.
3. Kies de naam van je zakelijke klant in het keuzemenu.
4. Kies in het veld Status honorariumvoorstel de optie "Heeft lopende voorstellen". Deze voorstellen kunnen worden ingetrokken.
5. Klik op Zoeken om alle honorariumstructuren te vinden die aan de criteria voldoen.
6. Zoek de kolom Honorariumstructuur-ID; klik op het voorstel dat je wilt wijzigen.
7. Ga in het gedeelte Honorariumvoorstellen naar de kolom Actie en kies de actie Voorstel bekijken in het keuzemenu.
8. Klik op de pagina Overzicht honorariumvoorstel op de knop Goedkeuringsverzoek ongeldig maken.
9. Klik in het pop-upbericht op OK om door te gaan met het ongeldig maken van het verzoek.

10. Er verschijnt een bericht met instructies. Een typisch bericht luidt: "Er is een e-mail naar de klant gestuurd om te laten weten dat er geen actie nodig is."

    Voor algemene informatie over voorstellen en tarieven, zie het overzicht.

Honorariumvoorstellen afdrukken

Terug naar boven

Je kunt een honorariumvoorstel afdrukken vanaf de pagina Overzicht honorariumvoorstel.

1. Klik op het tabblad Honoraria in de bovenste werkbalk.
2. Klik onder de kolom Honorariumvoorstel-ID van de zoekpagina voor honorariumvoorstellen op het honorariumvoorstel dat je wilt afdrukken. De pagina Overzicht honorariumvoorstel wordt weergegeven.
3. Klik rechtsboven op het scherm op het pictogram Honorariumvoorstel afdrukken. Het CounselLink-afdrukvenster wordt weergegeven.
4. Klik op Afdrukken.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Als je ergens over twijfelt, raadpleeg dan de originele Engelse versie."