Dit artikel behandelt het volgende:
- Over tariefvoorstellen
- Gebruik van tarieven en vergoedingen
- Een tariefvoorstel aanmaken en indienen
- Een tariefvoorstel kopiëren of bewerken
- Een tariefvoorstel inactiveren
- Een tariefvoorstel wijzigen
- Tariefvoorstellen ongeldig maken
- Tariefvoorstellen afdrukken
Over tariefvoorstellen
Een tariefvoorstel beschrijft de betalingsvoorwaarden van jouw kantoor. De tarieven in het voorstel gelden voor alle toegewezen zaken die gekoppeld zijn aan die tariefstructuur, totdat je kantoor een nieuw voorstel indient en de klant dit goedkeurt. Zodra een bijgewerkt voorstel is goedgekeurd, geldt dit automatisch voor alle gerelateerde zaken.
Private kantoren kunnen gevraagd worden om de afgesproken tarieven (per uur of anderszins) in te voeren die buiten CounselLink met de klant zijn overeengekomen. Als het voorstel in een andere valuta wordt gedaan dan de tariefstructuur, worden beide valuta’s op het scherm getoond. Let op: de valuta van het voorstel bepaalt niet per se de valuta van de facturatie.
Registry-kantoren hebben toegang tot de tariefstructuren van Registry-klanten. Bij het indienen van een voorstel voor deze structuren, gaat het kantoor akkoord om het werk uit te voeren voor het opgegeven bedrag en binnen de staat en het district zoals vastgelegd in de tariefstructuur.
Gebruik van tarieven en vergoedingen
CounselLink accepteert facturen op basis van uurtarieven of alternatieve prijsafspraken. De belangrijkste factureringstypes worden hieronder beschreven. Bedrijfsjuristen kunnen één of een combinatie van deze tarieven en vergoedingen gebruiken.
Gespecificeerd uurtarief
Dit is het meest voorkomende type vergoeding. De naam van de declarant, hun ID en tarief zijn vereist bij het invoeren van het voorstel. Voor de factuur zijn het ID, tarief en de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden vereist. Soms wordt er gewerkt met een gemiddeld tarief. In andere applicaties wordt dit vaak gewoon "uurtarief" genoemd.
Formule: Tarief declarant x tijd
Uurtarief
Een uurtarief betekent dat er een bedrag wordt gerekend voor elk gewerkt uur (of deel daarvan). Uurtarieven worden gebruikt wanneer dezelfde handeling meerdere keren kan voorkomen (bijvoorbeeld: indienen van een verzoekschrift).
Formule: Tarief x tijd
Tariefvoorstel: Een tarief wordt opgegeven
Vaste prijs per taak
Er wordt een vast bedrag gerekend voor een afgeronde taak of mijlpaal.
Formule: Bedrag per onderdeel (fase).
Tariefvoorstel: Specifiek bedrag wordt opgegeven voor het gehele werk of voor een bepaalde fase.
Hele dag / halve dag tarief
Een vast tarief voor een hele of halve dag in de rechtbank.
Formule: Vast bedrag per tijdsperiode.
Tariefvoorstel: Specifiek bedrag wordt opgegeven per tijdsperiode.
Een tariefvoorstel aanmaken en indienen
Voordat je kantoor een klant kan factureren voor een zaak, moeten de tarieven aan de klant worden voorgelegd en door hen worden goedgekeurd. Dit doe je door een tariefvoorstel in te dienen op een bestaande tariefstructuur van de klant.
Alleen gebruikers met de rol Admin of Partner kunnen tariefvoorstellen indienen.
- Ga naar de pagina Tarieven zoeken op een van de volgende manieren:
-
Klik op het tabblad Tarieven om de pagina Tarieven zoeken te openen.
-
Klik op de knop Voorstel / Tarieven bijwerken in het paneel Tarieven & Kortingen.
-
- Op de pagina Tarieven zoeken, selecteer bovenaan het scherm (rechtsboven) naast Weergave Tariefstructuren om de lijst met tariefstructuren te bekijken.
-
Klik onder de kolom Tariefstructuur-ID op de tariefstructuur die je wilt bekijken. De overzichtspagina van de tariefstructuur wordt weergegeven.
- Klik op de knop +Tariefvoorstel toevoegen. De pagina Tariefvoorstel aanmaken wordt weergegeven.
- Vul alle relevante velden in (zoals Ingangsdatum, Valuta, enz.), inclusief alle velden met een asterisk (*), wat betekent dat het een verplicht veld is.
- Als de secties Fasestructuur, Declaranten of andere secties zijn samengevouwen, klik dan op de knop Uitklappen om de sectie te openen.
-
Voer in de sectie Fasestructuur de waarden in waar van toepassing.
- Optionele stap: In de sectie Declaranten, klik op Declarantentarieven-sjabloon downloaden om een Excel-bestand te downloaden als je deze sectie wilt invullen en daarna het bestand wilt uploaden.
- Klik op Openen / Opslaan om het downloaden van de Declarantentarieven-sjabloon te voltooien.
- Klik in de sectie Declaranten op Declarantentarieven uploaden.
- Kies het ingevulde Excel-bestand en ga verder.
- Vul alle overige onderdelen van de sectie Declaranten in waar van toepassing en klik vervolgens op Opslaan.
-
Er verschijnt een bevestigingsscherm voor goedkeuring.
- Klik op Ja om te bevestigen en door te gaan. De overzichtspagina van het tariefvoorstel toont het voorstel met de status In afwachting van goedkeuring.
Een tariefvoorstel kopiëren of bewerken
Als je een bestaand tariefvoorstel wilt bijwerken of al een voorstel hebt aangemaakt, kun je hiervan een kopie maken en deze naar wens aanpassen of bewerken.
Dit is de procedure voor het toevoegen van een declarant aan een zaak. Nadat de declarant is toegevoegd aan CounselLink, moet je het bestaande tariefvoorstel kopiëren. De nieuwe declarant verschijnt dan en je kunt hun tarieven invoeren. Als je onderhandelt met je klant, kun je geen tariefvoorstel kopiëren zolang er een actieve onderhandeling over declarantentarieven loopt. Werk het bestaande voorstel bij en dien het opnieuw in, zodat de onderhandelingsgeschiedenis bij hetzelfde tariefvoorstel blijft. Goedgekeurde of deels goedgekeurde tariefvoorstellen kunnen nog steeds worden gekopieerd.
- Klik op het tabblad Tarieven. Het scherm Tarieven zoeken wordt weergegeven.
-
Selecteer bovenaan het scherm (rechtsboven) naast Weergave Tariefvoorstellen.
- Klik onder de kolom Tariefvoorstel-ID op het tariefvoorstel dat je wilt bekijken. De overzichtspagina van het tariefvoorstel wordt weergegeven.
-
Klik rechtsboven op het scherm op de knop Tariefvoorstel kopiëren (plusteken). Met deze knop kun je een tariefvoorstel aanmaken, kopiëren of bewerken. De pagina Tariefvoorstel kopiëren wordt weergegeven.
Voorstellen die in actieve onderhandeling zijn, kunnen niet worden gekopieerd.
- Vul alle relevante velden in (bijvoorbeeld wijzig de Ingangsdatum, Valuta en/of geef een reden op voor het tariefvoorstel).
- Als de secties Fasestructuur, Declaranten of andere secties zijn samengevouwen, klik dan op de knop Uitklappen om de sectie te openen.
- Voer in de sectie Fasestructuur de waarden in of werk ze bij waar nodig.
- Optionele stap: Klik in de sectie Declaranten op Declarantentarieven-sjabloon downloaden indien van toepassing.
- Klik op Openen / Opslaan om het downloaden van de Declarantentarieven-sjabloon te voltooien.
- Optionele stap: Klik in de sectie Declaranten op Declarantentarieven uploaden indien van toepassing.
- Kies een bestand om te uploaden en ga verder.
- Vul alle overige onderdelen van de sectie Declaranten in waar van toepassing en klik vervolgens op Opslaan.
- Er verschijnt een bevestigingsscherm voor goedkeuring.
- Klik op Ja om te bevestigen en door te gaan. De overzichtspagina van het tariefvoorstel toont het voorstel inclusief de reden voor de wijziging.
Een tariefvoorstel inactiveren
Je kunt een tariefvoorstel inactiveren vanaf de overzichtspagina van het tariefvoorstel. Een tariefvoorstel inactiveren is iets anders dan een tariefvoorstel ongeldig maken. Bij inactiveren blijven de tarieven gelden voor de goedgekeurde periode.
Tariefvoorstellen worden automatisch inactief wanneer een nieuw tariefvoorstel wordt goedgekeurd. Je moet de rol Admin hebben om een tariefvoorstel te kunnen inactiveren.
- Ga naar de overzichtspagina van het tariefvoorstel.
- Klik op de drie stippen rechtsboven.
-
Selecteer Tariefvoorstel inactiveren. Er verschijnt een bevestigingsvenster.
- Klik op OK. Het tariefvoorstel wordt inactief.
Een tariefvoorstel wijzigen
Zodra je tariefvoorstel is geaccepteerd door je klant, kan deze je toewijzen aan zaken met dezelfde tariefstructuur als je voorstel. De tarieven uit het tariefvoorstel gelden voor alle zaken die die tariefstructuur gebruiken, tenzij je een nieuw voorstel indient en je klant dit goedkeurt.
In sommige gevallen zijn de aangeboden tarieven op de tariefstructuur niet passend voor een specifieke zaak. In die gevallen kun je een wijzigingsverzoek indienen om je tariefvoorstel aan te passen zodra de klant je aan die specifieke zaak heeft toegewezen.
Niet elke klant staat toe dat advocatenkantoren deze actie uitvoeren. Als dit wel mag, heb je de rol Contactpersoon goedkeuring zaakwijziging nodig om dit te doen.
- Klik op het pictogram met de drie stippen rechtsboven op de overzichtspagina van de zaak.
- Selecteer Wijzigingsverzoek.
Deze optie is alleen beschikbaar als je de zaakopdracht hebt geaccepteerd.
Het venster Wijzigingsverzoek zaak wordt weergegeven.
- Selecteer Modify Offered Fees Request.
- Klik op OK. De pagina Matter Change Request - Modify Offered Fees Confirmation wordt weergegeven.
- Optioneel: Selecteer een nieuwe Fee Offer Currency in de vervolgkeuzelijst onder het gedeelte Fee Offer.
- Optioneel: Selecteer een nieuw Proposed Amount onder het gedeelte Stage Structure Information.
- Selecteer een reden in de vervolgkeuzelijst Reason for Request onder Timekeeper Rates.
- Voer een beschrijving in het tekstvak Describe in.
- Klik op Save. Het wijzigingsverzoek wordt ingediend.
Fee Offers ongeldig maken
Fee offers worden meestal gedaan wanneer een advocatenkantoor voor het eerst wordt gekoppeld aan een klant. Als een advocatenkantoor een aanbod dat nog in behandeling is (nog niet goedgekeurd) wil intrekken, kan dat met onderstaande instructies.
- Klik in CounselLink op het tabblad Fees.
- Kies je Law Firm Office in het keuzemenu.
- Kies de naam van je Corporate Customer in het keuzemenu.
- Kies in het veld Fee Offer Status de optie "Has Pending Offers". Deze aanbiedingen kunnen ongeldig worden gemaakt.
- Klik op Search om alle fee structures te vinden die aan de criteria voldoen.
- Zoek de kolom Fee Structure ID; klik op het aanbod dat je wilt wijzigen.
- Ga in het gedeelte Fee Offers naar de kolom Action en kies de actie View Offer in het keuzemenu.
- Klik op de pagina Fee Offer Overview op de knop Void Approval Request.
- Klik in het pop-upbericht op OK om door te gaan met het ongeldig maken van het verzoek.
-
Er verschijnt een bericht met instructies. Een typisch bericht is: "Er is een e-mail naar de klant gestuurd om te laten weten dat er geen actie nodig is."
Voor algemene informatie over aanbiedingen en tarieven, zie overzicht.
Fee Offers afdrukken
Je kunt een fee offer afdrukken vanaf de Fee Offer Overview-pagina.
- Klik op het tabblad Fees in de bovenste werkbalk.
- Klik onder de kolom Fee Offer Id op de Fee Offer die je wilt afdrukken. De pagina Fee Offer Overview wordt weergegeven.
- Klik rechtsboven op het scherm op het pictogram Print Fee Offer. Het CounselLink Print-venster wordt weergegeven.
- Klik op Print.