Gebruikers aanmaken en beheren

Dit artikel behandelt het volgende:

• De pagina Profielen zoeken openen
• Een gebruiker of tijdschrijver toevoegen
• Een login activeren voor een gebruiker
• Een gebruiker deactiveren
• Iemand uit een kantoor verwijderen
• Een gebruikersrol bewerken
• Het profiel van een gebruiker bewerken

De pagina Profielen zoeken openen

Je Kantoorprofiel bevat informatie die specifiek is voor jouw advocatenkantoor. Vanaf deze pagina kun je gebruikers beheren, belastinginformatie instellen en de instellingen van afzonderlijke kantoren beheren. 

Je moet de rol Admin hebben om wijzigingen aan te brengen op de pagina Kantoorprofiel.

Je kunt het profiel op de volgende manieren openen:

• Klik op de optie Kantoorprofiel onder je gebruikersnaam.

  

• Klik op de naam van het kantoor of de naam van het kantoorvestiging in het Profielen-paneel op de startpagina.

  

Een gebruiker of tijdschrijver toevoegen

Terug naar boven

Als een medewerker toegang nodig heeft tot informatie in CounselLink of moet factureren op een zaak, moet diegene een profiel en login hebben. Nadat je een gebruiker hebt aangemaakt en informatie over deze persoon hebt ingevuld, kun je een of meer rollen toewijzen die specifieke rechten geven.

Gebruikers moeten de rol Admin of Partner hebben om een nieuwe gebruiker of tijdschrijver toe te voegen. Nadat je een tijdschrijver hebt aangemaakt, moet je vervolgens een bestaand tariefvoorstel kopiëren om de tijdschrijver te laten factureren op een zaak.

1. Klik op de bovenbalk van CounselLink op de gebruikersnaam en kies de optie Profiel advocatenkantoor.

   

   De pagina Profiel advocatenkantoor wordt weergegeven.

2. Klik op de naam van het kantoor van de gebruiker als je kantoor meerdere vestigingen heeft.

   

   De pagina Profiel advocatenkantoor wordt weergegeven.

3. Klik in het gedeelte QuickLinks aan de linkerkant van het scherm op Gebruiker toevoegen. Of klik onder het gedeelte Kantoorpersoneel op Gebruiker toevoegen.

   

4. Vul het formulier in. Velden met een rood sterretje (*) zijn verplicht. Klik voor informatie over specifieke velden.

   Veld	Beschrijving
   Voorvoegsel	Kies een beleefdheidsaanspreking zoals dhr. of mevr.
   Praktiserend* advocaat	Selecteer of deze gebruiker een praktiserend advocaat is.
   Voornaam*	Vul de eerste naam in (bijv. Jan) van de volledige naam (bijv. Jan Jansen).
   Login activeren*	Kies Ja of Nee. Je kunt de login later activeren als je dat nu niet wilt doen.
   Tussenvoegsel	Vul de eerste letter van de tweede naam van de gebruiker in.
   E-mail	Vul een e-mailadres in voor de gebruiker.
   Achternaam*	Vul de achternaam in (bijv. Jansen) van de volledige naam (bijv. Jan Jansen).
   Ras	Vul hier het ras / de nationaliteit van de persoon in.
   Achtervoegsel	Vul het achtervoegsel van de naam en/of academische titels in, indien gewenst.
   Geslacht	Selecteer Weigeren te vermelden, Man of Vrouw.
   Functie*	Kies de functie die het beste past bij de positie van de persoon. Elke functie heeft specifieke rollen.
   LGBT	Selecteer Weigeren te vermelden, Ja of Nee.
   Veteraan	Selecteer Weigeren te vermelden, Ja of Nee.
   Gehandicapt	Selecteer Weigeren te vermelden, Ja of Nee.
   Werkt op kantoor*	Selecteer het kantoor waar deze gebruiker werkt.
   Geboortedatum	Vul de geboortedatum van de gebruiker in. Dit wordt gebruikt om een specifieke advocaat te verifiëren bij dubbele namen.
   Dienstjaren	Vul het aantal jaren in dat in het leger is gediend.
   ISLN	Vul je Martindale-Hubbell-nummer in zodat cliënten onderzoek kunnen doen.

5. Vul het gedeelte Voorkeuren in indien van toepassing. Zie het onderwerp over documenten voor meer informatie over het delen van documenten en machtigingen. Velden met een rood sterretje (*) zijn verplicht.

   

6. Vul het gedeelte Informatie tijdschrijver in voor personen die declarabel werk gaan doen. Klik voor meer informatie.

   Hun initialen verschijnen op de facturen aan de klant. Velden met een rood sterretje (*) zijn verplicht.

   

   Veld	Beschrijving
   Niveau tijdschrijver*	Kies een optie die het beste past bij de functie van de persoon. Het "niveau" verwijst naar een standaard uurtarief. Kies "anders" voor personeel dat niet zal declareren.
   Aanvullend tijdschrijver-ID	Vermeld andere ID's die deze declarant kan gebruiken.
   Primair tijdschrijver-ID*	Typ de tekens voor de persoon die op de factuur worden gebruikt om declaraties te volgen. Deze tekens moeten uniek zijn voor het advocatenkantoor. Dit is verplicht, ook als de persoon niet zal declareren. Om de initialen van anderen op kantoor te zien, klik op de knop Tijdschrijver-ID's bekijken.
   Tijdschrijver-ID toevoegen	Klik om een extra invoerveld voor aanvullende tijdschrijver-ID's toe te voegen.
   Tijdschrijver-ID bekijken	Klik om een venster te openen met alle bestaande tijdschrijver-ID's.

7. Vul het gedeelte Adresgegevens in om het postadres van een gebruiker vast te leggen.

   

8. Vul het gedeelte Regionale instellingen in om de weergavevoorkeuren van een gebruiker voor datums, tijden, getallen en valutaformaten vast te leggen. De instellingen zijn standaard ingesteld op de VS. Velden met een rood sterretje (*) zijn verplicht.

   Valutacode (ISO): Voorbeeld: EUR is de code voor de euro. USD is de code voor de Amerikaanse dollar.

   

9. Klik op de knop Opslaan. Het scherm Profiel advocatenkantoor wordt weergegeven met de nieuw toegevoegde gebruiker / tijdschrijver.

Een login voor een gebruiker activeren

Terug naar boven

Meestal krijgen alleen personen die CounselLink gebruiken een login. Iemand die aan een zaak werkt en uren declareert, kan dat doen zonder ooit de software te gebruiken. Alleen een Admin of Partner zijn verplicht om een login te hebben. Je kunt echter de login van een gebruiker activeren op de pagina Profiel advocatenkantoor.

Deze taak is alleen voor medewerkers met de rol Admin of Partner.

1. Klik op de link Law Firm Profile onder je gebruikersnaam.

   

2. Klik op de naam van het kantoor van de gebruiker als je kantoor meerdere vestigingen heeft.

   

3. Klik op de naam van de gebruiker onder Kantoorpersoneel.

   

4. Klik op Activate Login onder het gedeelte QuickLinks.

   

Een gebruiker van een advocatenkantoor deactiveren

Terug naar boven

Door een gebruiker te deactiveren, krijgt deze geen toegang meer tot CounselLink. De gegevens van de persoon blijven zichtbaar. Na het voltooien van deze actie worden bevestigingsmails gestuurd naar zowel de beheerder (die de deactivering heeft uitgevoerd) als de gedeactiveerde gebruiker.

Je moet de rol User Administrator hebben om deze taak uit te voeren.

1. Klik op de link Law Firm Profile onder je gebruikersnaam.

   

2. Klik op de naam van het kantoor van de gebruiker als je kantoor meerdere vestigingen heeft.

   

3. Klik op de naam van de gebruiker onder Kantoorpersoneel.

   

4. Klik op Remove onder het gedeelte QuickLinks. Er verschijnt een bevestigingsvenster.
5. Klik op OK om de verwijdering te bevestigen. De pagina Verwijderingsverzoek wordt weergegeven.
6. Selecteer een reden in het keuzemenu Reden voor verwijdering.
7. Vul indien nodig tekst in het veld Removal Reason in.
8. Klik op Save.

Voer de volgende acties uit indien nodig.

Rollen

Als de gebruiker nog actief is in een kantoor/kantoren, moeten die rollen opnieuw worden toegewezen. Zie op deze pagina het onderdeel Gebruikersrol bewerken voor meer informatie.

Actieve zaken

Als de gebruiker gekoppeld is aan zaken / facturen (lopende werkzaamheden), verschijnt de pagina 'Individual Removal Warning'.

1. Klik op Continue om de pagina Removal Request weer te geven.
2. Selecteer in het veld Reason for removal een reden voor verwijdering uit de keuzelijst.
3. Vul indien van toepassing tekst in het vak Removal Reason in.
4. Klik op Save.

5. Klik in het gedeelte QuickLinks op Remove.

   Het bevestigingsvenster verschijnt.

6. Klik op OK om de verwijdering te bevestigen.
7. Voer de volgende acties uit indien nodig.

Advocaten

Als de gebruiker gekoppeld is aan zaken / facturen (lopende werkzaamheden), verschijnt het scherm 'Individual Removal Warning'.

Het scherm Individual Removal Warning verschijnt.

1. Klik op Continue om de status Removed Pending toe te passen op de advocaat.
2. Selecteer in het veld Reason for removal een reden voor verwijdering uit de keuzelijst.
3. Vul indien van toepassing tekst in het vak Removal Reason in.
4. Klik op Save.

5. Klik in het gedeelte QuickLinks op Remove.

   Het bevestigingsvenster verschijnt.

6. Klik op OK om de verwijdering te bevestigen.
7. Voer de volgende acties uit indien nodig.

8. Klik in het gedeelte QuickLinks op Edit Roles.

   Het scherm Assign User Roles Confirmation verschijnt.

9. Verwijder het vinkje in het gedeelte Roles in Law Firm indien aanwezig.
10. Verwijder alle vinkjes in het gedeelte Roles in Law Offices.
11. Klik op Save.

12. Klik in het gedeelte QuickLinks op Remove.

    Het bevestigingsvenster verschijnt.

13. Klik op OK om de verwijdering te bevestigen.
14. Klik op Continue om het scherm Removal Request weer te geven.
15. Selecteer in het veld Reason for removal een reden voor verwijdering uit de keuzelijst.
16. Vul indien van toepassing tekst in het vak Removal Reason in.
17. Klik op Save.

Een persoon uit een kantoor verwijderen

Terug naar boven

Wanneer een gebruiker uit een kantoor wordt verwijderd, wordt zijn of haar login uitgeschakeld en worden de gegevens uit CounselLink verwijderd. De gebruiker kan geen nieuwe zaken meer accepteren. Na afronding worden bevestigingsmails gestuurd naar de Admin en de betreffende persoon.

Je moet de rol Admin of Partner hebben om deze taak uit te voeren.

1. Ga op de CounselLink-startpagina naar het gedeelte Profiles. Klik onder Offices op de link van je kantoor.
2. Scroll naar het gedeelte Office Staff. Hier staan alle personen in dit kantoor en hun rol.
3. Klik op de naam van de persoon die verwijderd moet worden.
4. Klik op de link Remove in de zijbalk.
5. Lees het pop-upbericht. Als het nodig is deze persoon te verwijderen, klik dan op de knop OK.
6. Op de pagina Individual Removal Warning wordt een lijst getoond van zaken waaraan de persoon is toegewezen.
7. Klik op Continue om door te gaan met de verwijdering.
8. Selecteer op de pagina Removal Request een reden voor verwijdering in het keuzemenu.
9. Voer een beschrijving van de reden voor verwijdering in.
10. Klik op Continue om verder te gaan met de verwijdering en terug te keren naar de pagina Law Firm Profile.

De rol van een gebruiker bewerken

Terug naar boven

Rollen worden toegekend aan gebruikers die uitgebreide toegang tot gegevens in CounselLink nodig hebben. Zo kan iemand met de rol Partner overal bij, terwijl iemand met de rol Budget alleen algemene gebruikersrechten en toegang tot de budgetfunctie heeft. Het kan nodig zijn om de rollen van een gebruiker te wijzigen of te bekijken.

Je moet de rol Admin of Partner hebben om deze taak uit te voeren.

1. Zoek op de startpagina het gedeelte Profiles. Klik op de link van het kantoor waar de gebruiker aan is toegewezen.
2. Klik in het gedeelte Office Staff op de link van de persoon waarvan de rol moet worden gewijzigd.
3. Klik op de link Roles in de navigatiebalk.
4. Breng op de pagina Assign User Roles naar eigen inzicht wijzigingen aan in de rol van de persoon.
5. Klik op de knop Save om de taak af te ronden.

Het profiel van een gebruiker bewerken

Terug naar boven

Als een medewerker van naam, hoofdvestiging of voorkeursvaluta is veranderd, kun je het profiel bijwerken.

Je moet de rol Admin of Partner hebben om deze taak uit te voeren.

1. Zoek op de startpagina het paneel Profielen.
2. Klik op de link van jouw kantoor.
3. Klik in het gedeelte Kantoorpersoneel op de naam van de persoon.
4. Klik op de knop Bewerken om naar het scherm met individuele informatie te gaan.

5. Pas de benodigde velden aan. Instructies voor specifieke velden vind je hieronder.

   Veld	Beschrijving
   Voorvoegsel	Kies een beleefdheidsaanduiding zoals Dhr. of Mevr.
   Achtervoegsel	Vul het achtervoegsel van de naam van de gebruiker in en/of academische titels indien gewenst.
   Titel	Kies de titel die het beste past bij de functie van deze persoon. Elke titel geeft specifieke rollen.
   Hoofdkantoor	Selecteer het kantoor waarmee deze persoon het meest verbonden is. Sommige applicatie-instellingen worden overgenomen van het gekozen kantoor.
   Voorkeursvaluta	Selecteer de valuta waarmee deze persoon het meest vertrouwd is. Deze optie bepaalt hoe geldbedragen op het scherm worden weergegeven en is de standaardvaluta bij het aanmaken van items in CounselLink.
   Praktiserend advocaat	Geef aan of dit een advocaat is binnen jouw praktijk.
   Login activeren	Moet deze persoon om welke reden dan ook inloggen op CounselLink? Zo ja, kies dan ja.
   E-mail	Dit adres wordt gebruikt om wachtwoordinformatie te versturen naar de persoon die wordt aangemaakt. E-mails die betrekking hebben op de rol van de gebruiker worden ook naar dit adres gestuurd.
   Ras, geslacht, beperking	Deze informatie wordt gebruikt voor diversiteitsregistratie door de zakelijke klant.
   Geboortedatum	Wordt gebruikt om een specifieke advocaat te verifiëren bij dubbele namen.
   ISLN	Vul je Martindale-Hubbell-nummer in zodat cliënten onderzoek kunnen doen.

6. Vul dit gedeelte in voor personen die declarabel werk gaan doen.

   De initialen van de tijdschrijver verschijnen op de facturen aan de klant. Velden met een rood sterretje (*) zijn verplicht.

   

   Veld	Beschrijving
   Tijdschrijver-niveau	Kies een optie die het beste aansluit bij de titel van de persoon. Het “niveau” verwijst naar een standaard uurtarief. Kies “anders” voor personeel dat niet zal declareren.
   Primaire tijdschrijver-ID	Voer de tekens in die voor deze persoon op de factuur worden gebruikt om declaraties te volgen. Deze tekens moeten uniek zijn binnen het advocatenkantoor. Dit is verplicht, ook als de persoon niet zal declareren. Om de initialen van anderen in jouw kantoor te zien, klik op de knop Tijdschrijver-ID's bekijken.
   Aanvullende tijdschrijver-ID	Vermeld andere ID's die deze declarant mogelijk gebruikt.

7. Vul dit gedeelte in om het postadres van de gebruiker op te geven.

   

8. Vul dit gedeelte in om je weergavevoorkeuren voor datums, tijden, getallen en valutaformaten aan te geven. De instellingen zijn vooraf ingesteld op de Amerikaanse standaard.

   Valuta ISO-code weergeven: Voorbeeld: EUR is de code voor de euro. USD is de code voor de Amerikaanse dollar.

   

9. Scroll naar boven op de pagina en klik op de knop Opslaan.
10. Op de pagina Beheer individuele rollen zijn rollen toegewezen op basis van de titel van de persoon die wordt aangemeld. Pas de rol van de gebruiker aan indien gewenst.
11. Klik op de knop Opslaan.
12. Klik op de Startpagina om daar terug te keren.

Een welkomstmail met inloggegevens wordt verstuurd naar de beheerder van dat kantoor, en naar de persoon zelf als de login is geactiveerd.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."