Zoeken

CounselLink Antwoordencentrum voor Advocatenkantoren

Profiel van het advocatenkantoor

  • Bijgewerkt

In het Profiel van het advocatenkantoor kun je informatie beheren die specifiek is voor jouw kantoor, zoals gebruikers, belastinggegevens en instellingen per vestiging.

Dit artikel behandelt het volgende:

Toegang tot het profiel van je advocatenkantoor

Je kunt het profiel op twee manieren openen:

  • Klik op de optie Profiel van het advocatenkantoor onder je gebruikersnaam.

  • Klik op de naam van het advocatenkantoor in het Profielen-paneel op de startpagina.

Je moet de Admin-rol hebben om wijzigingen aan te brengen op de pagina Profiel van het advocatenkantoor.

Een vestiging toevoegen aan een kantoor

Terug naar boven

Voor advocatenkantoren met meerdere locaties kun je vestigingen toevoegen zodat:

  • Cliënten zaken kunnen toewijzen aan verschillende vestigingen.
  • Medewerkers op een gedeelde vestiging verschillende rapportageverplichtingen kunnen hebben.
  • Verschillende praktijkgroepen beheerd kunnen worden.

Je moet de Admin-rol hebben om deze actie uit te voeren.

  1. Open het profiel van je kantoor op een van de volgende twee manieren:

    • Klik op de naam van het advocatenkantoor in het paneel Profielen op de startpagina.

    • Klik op Profiel advocatenkantoor onder je gebruikersnaam.

    De pagina Kantoorprofiel van advocatenkantoor wordt weergegeven.

  2. Klik op Kantoor toevoegen onder het tabblad Kantoren.

    De pagina Advocatenkantoor aanmaken wordt weergegeven.

  3. Vul de fysieke en postinformatie in bij het onderdeel Adresgegevens.

    Velden met een asterisk (*) zijn verplicht.

    Veld Details
    Belastingplichtige ID* Voer het TIN-nummer in dat bij het kantoor hoort.
    Kantoornaam* Voer de naam van het kantoor in.
    Kantooradres* Voer het adres van het kantoor in.
    Plaats* Voer de plaats in waar het kantoor zich bevindt.
    Land* Selecteer het land waar het kantoor zich bevindt in de keuzelijst.
    Staat/Provincie* Selecteer de staat of provincie waar het kantoor zich bevindt in de keuzelijst.
    Postcode Voer de postcode in van de locatie van het kantoor.
    Telefoon* Voer een telefoonnummer en eventueel een toestelnummer in voor het kantoor.
    Fax Voer een faxnummer in voor het kantoor.
    Voorkeursvaluta* Selecteer de valuta die het kantoor het meest gebruikt in de keuzelijst.
    Betalen aan Selecteer 'Zelfde als kantooradres' als de betaling van facturen naar het adres van dit advocatenkantoor moet worden gestuurd. Zo niet, vul dan het adres in waar de betaling naartoe moet.
    Betalen aan-adres* Vul het adres en andere verplichte informatie in waar de betaling van facturen naartoe moet worden gestuurd.
  4. Vul alle informatie in bij het onderdeel Aanvullende informatie. Dit verschilt per klantconfiguratie.

  5. Vul de gegevens in bij het onderdeel Kantoorinstellingen.

    Veld Beschrijving
    Klanten belasten voor diensten

    Deze optie bepaalt of het kantoor belasting moet heffen over diensten.

    Zet de optie op “NEE” om de belastingpagina over te slaan tijdens het importeren van facturen. Bevind je je in een rechtsgebied waar belasting over diensten verplicht is, of heb je een klant buiten de VS, zet deze optie dan op "JA".
    Diensten onderhevig aan btw/gst Als je buiten de VS bent gevestigd en btw moet rekenen, kies dan "Ja".
    Nieuwe opdrachten accepteren Zet op “Ja” om nieuwe zaken/opdrachten voor dit kantoor te accepteren.
    Automatisch e-mailen bij zaakacceptatie

    Selecteer of je wilt dat dit kantoor automatisch een e-mailnotificatie naar de klant stuurt wanneer je een zaak accepteert.

    • Niet verzenden - Geen automatische e-mailnotificaties verzenden.
    • Direct - Onmiddellijk een e-mailnotificatie sturen bij zaakacceptatie.
    • Dagelijks - Dagelijks een e-mailnotificatie sturen en het tijdstip kiezen.
    • Wekelijks - Wekelijks een e-mailnotificatie sturen en de dag en het tijdstip kiezen.
    • Maandelijks - Maandelijks een e-mailnotificatie sturen en de dag van de maand en het tijdstip kiezen.
    E-mails van Message Center ontvangen Selecteer of je e-mails wilt ontvangen over LexisNexis® CounselLink® updates en release-aankondigingen.

  6. Vul de gegevens in bij het onderdeel Regionale instellingen.

    Velden met een asterisk (*) zijn verplicht. Elke gebruiker erft deze instellingen en kan ze aanpassen in het eigen profiel.

    Veld Beschrijving
    Kort datumformaat* Kies hoe de korte datum wordt weergegeven in CounselLink, bijvoorbeeld op facturen en bij zoekopdrachten. Voorbeeld: 21-7-2013.
    Lang datumformaat* Deze optie schrijft de datum voluit. Voorbeeld: 21 juli 2013.
    Cijfers per groep*

    Selecteer hoeveel cijfers er samen gegroepeerd worden in een groot getal.
    Symbool voor cijfergroepering* Kies het symbool dat wordt gebruikt om cijfergroepen te scheiden. Dit wordt ook wel duizendtalseparator genoemd. In het voorbeeld hierboven is dat de komma.
    Decimaalsymbool* Bepaal het symbool tussen het gehele en het decimale deel van een getal. In het voorbeeld hierboven is dat de punt.
    Tijdnotatie* Stel in of je een 12- of 24-uursklok wilt gebruiken en welk scheidingsteken je wilt.
    Tijdzone* Kies de tijdzone voor het kantoor.
    Negatief valutaformaat* Stel in of je haakjes of een minteken wilt gebruiken om negatieve bedragen aan te geven.
    Plaatsing valutasymbool* Bepaal of het valutasymbool vóór of na het bedrag wordt geplaatst.
    Valuta ISO-code weergeven* Kies of je de gebruikelijke afkorting van de valuta wilt tonen of verbergen. Voorbeeld: $100,00 USD.
  7. Klik op Opslaan.

Voorkeursvaluta instellen voor kantoor of vestiging

Terug naar boven

Beheerders kunnen de weergave-instellingen voor tijd, datum, getallen en valuta aanpassen op kantoor-, vestigings- of individueel gebruikersniveau. Wijzigingen zijn direct zichtbaar voor de beheerder en voor andere gebruikers na hun volgende inlog.

Alle aanpassingen op kantoorniveau worden automatisch toegepast op alle vestigingen, tenzij een vestiging die specifieke instelling al heeft aangepast.

  1. Klik op de startpagina op de link van het kantoor of de vestiging in het onderdeel Profielen.
  2. Klik op Bewerken om het profiel te openen.
  3. Selecteer onder Voorkeursvaluta de valuta die je het meest gebruikt. Deze instelling bepaalt hoe geldbedragen worden weergegeven en is de standaardvaluta bij het aanmaken van items in CounselLink.
  4. Klik op Opslaan om je wijzigingen toe te passen.

Corporate klantidentificatie instellen

Terug naar boven

Deze functie vereenvoudigt het elektronische facturatieproces door uw kantoor toe te staan een unieke klantnaam of -ID consequent te gebruiken voor alle vestigingen.

  1. Voer een unieke klantnaam of -ID in CounselLink in. Gebruik dezezelfde ID bij het aanmaken van een factuur in uw facturatiesoftware.

    Voor LEDES 2000-uitvoerbestanden komt dit overeen met het veld cl_id. Zoek naar deze veldnaam en controleer of deze de ID van uw klant bevat. Voor LEDES 1998B en 1998BI-uitvoerbestanden gebruikt u het veld CLIENT_ID (het derde veld in de kostenregel).

  2. Ga vanaf de CounselLink-startpagina naar het gedeelte Profielen.
  3. Klik onder Vestigingen op de naam van uw advocatenkantoor.
  4. Scroll naar de onderkant van de profielpagina van het advocatenkantoor en zoek het gedeelte Identificatie van zakelijke klant.
  5. Klik op het vakje naast de naam van de klant.
  6. Klik op Bewerken om de pagina Zakelijke Klantrelatie te openen.
  7. Voer in het veld Zakelijke Klant-ID een korte naam of identificatienummer voor de klant in (maximaal 20 tekens).

  8. Klik op Opslaan om terug te keren naar de vorige pagina.

    Elke vestiging kan zijn eigen Zakelijke Klant-ID kiezen; echter, voor consistentie moeten alle vestigingen die dezelfde klant factureren dezelfde ID gebruiken.

Weergave bedrijfsnummer instellen

Terug naar boven

Beheerders kunnen de weergave-instellingen (tijd, datum, getallen, valuta) voor het hele kantoor aanpassen, wat effect heeft op alle profielniveaus tenzij deze individueel worden overschreven.

Voorbeeld:

  • Datum voor: 05/12/2007 (mm/dd/jjjj)
  • Datum na: 12 mei 2007 (dd maand jjjj)

  1. Klik op de vestiging in het Profielen-paneel van de startpagina.

  2. Klik op de bovenste knop Bewerken.

  3. Breng in het gedeelte Regionale instellingen de gewenste wijzigingen aan.

    Veld Beschrijving
    Kort datumformaat Kies hoe de korte datum wordt weergegeven in CounselLink, inclusief factuurdata en zoekdata. Bijvoorbeeld: 21-7-2013.
    Lang datumformaat Deze optie schrijft de datum voluit. Bijvoorbeeld: 21 juli 2013.
    Cijfers in een groep

    Kies hoeveel cijfers er samen gegroepeerd worden in een groot getal.
    Symbool voor cijfergroepering Kies het symbool dat wordt gebruikt om cijfergroepen te scheiden. Dit wordt ook wel het duizendtallenscheidingsteken genoemd. In het bovenstaande voorbeeld wordt de komma gebruikt.
    Decimaalsymbool Bepaal het symbool dat wordt gebruikt tussen het gehele en het decimale deel van een getal. In het bovenstaande voorbeeld wordt de punt gebruikt.
    Tijdnotatie Stel voorkeuren in voor 12- of 24-uursnotatie en het symbool dat wordt gebruikt om te scheiden, de punt of puntkomma.
    Tijdzone Kies de tijdzone voor uw organisatie. Op dit moment is er slechts één keuze beschikbaar voor een advocatenkantoor.
    Negatief valutaformaat Stel in of u haakjes of een minteken wilt gebruiken om negatieve bedragen aan te geven.
    Positie valutasymbool Stel in of het valutasymbool vóór of na het bedrag wordt weergegeven.
    Valuta ISO-code weergeven Kies of u de gebruikelijke afkorting van de valuta wilt tonen of verbergen. Bijvoorbeeld $100,00 USD.
  4. Klik op Verzenden om de instellingen op te slaan.

Instellingen voor werktoewijzing instellen

Terug naar boven

Deze opties bepalen of uw vestiging nieuwe zaken kan ontvangen en op de lijst verschijnt voor potentiële toewijzingen.

  • Voor uw huidige Registry-klanten kunt u met deze functie nieuwe zaaktoewijzingen aan uw vestiging toestaan of voorkomen.
  • Voor potentiële Registry-klanten, die op zoek zijn naar externe advocaten, bepaalt deze functie of de naam van uw vestiging op een lijst verschijnt van kantoren die zaken willen accepteren. De werkinstellingen staan standaard op "Ja" voor potentiële klanten.

Wanneer de instellingen voor werktoewijzing worden gewijzigd, gaat dit direct in. Lopende zaken die al aan uw kantoor zijn toegewezen, worden niet beïnvloed.

U moet de rol van beheerder of partner hebben om deze taken uit te voeren.

  1. Klik in het gedeelte Profielen van de startpagina op uw advocatenkantoor.
  2. Om de toewijzingsinstellingen voor nieuwe (potentiële) klanten te wijzigen, klikt u op de bovenste knop Bewerken. Sla stap 4 over om de instelling voor huidige klanten te wijzigen.
  3. Kies in het gedeelte Instellingen advocatenkantoor bij het veld Nieuwe toewijzingen accepteren uw voorkeur.
  4. Om de toewijzingsinstellingen voor huidige klanten te wijzigen, scrollt u naar de onderkant van de pagina en zoekt u het gedeelte Relaties met zakelijke klanten.
  5. Klik op het vakje naast de naam van een klant.
  6. Klik op de knop Bewerken om naar de pagina Opties zakelijke klantrelatie instellen te gaan.
  7. Kies bij het veld Nieuwe toewijzingen accepteren uw voorkeur.
  8. Klik op Opslaan om het proces af te ronden.

Diversiteitsopties gebruikersprofiel advocatenkantoor

Terug naar boven

  1. Klik op de optie Mijn profiel onder uw naam in de bovenbalk. De gebruikersprofielpagina van het advocatenkantoor wordt weergegeven.
  2. Klik op de knop Bewerken om de pagina Gebruikersprofiel bewerken van de geselecteerde gebruiker weer te geven.
  3. Vul onder het gedeelte Gebruikersinformatie alle diversiteitsinformatie/overige informatie in of werk deze bij, inclusief de velden met een asterisk (*), wat aangeeft dat het een verplicht veld is.
  4. Selecteer voor elk Diversiteit-veld (bijv. Ras, Geslacht, enz.) een optie (bijv. Niet opgeven) uit de keuzelijsten.
  5. Klik op Opslaan.

Toegang tot de diversiteitsenquête

Terug naar boven

Sommige klanten vereisen een ingevulde diversiteitsenquête.

  1. Klik op de link Profiel advocatenkantoor onder uw weergavenaam in de rechterbovenhoek.

    De pagina van het geselecteerde advocatenkantoor wordt weergegeven.

  2. Klik aan de linkerkant van het scherm op de link Diversiteitsenquête.

    De CounselLink Diversiteitsenquête wordt weergegeven. Hier kunt u antwoorden geven op de ABA-enquêtevragen.

  3. Beantwoord alle vragen waar van toepassing (er zijn in totaal 13).
  4. Klik op het pictogram Uitvouwen / Inklappen aan de rechterkant van het scherm om meer of minder details van de enquête te bekijken.
  5. Wanneer u klaar bent, voert u een van de volgende taken uit:
    • Klik op Enquêterespons opslaan om alle invoer op te slaan. Er verschijnt een bevestigingsbericht.

    • Klik op Delen met klanten. Zodra de diversiteitsenquête is ingevuld en het advocatenkantoor deze beschikbaar heeft gemaakt om te delen, kunnen klantgebruikers de resultaten bekijken.

      1. Selecteer of u de individuele diversiteitsinformatie van de tijdschrijver met uw klanten wilt delen.
      2. Selecteer of u de volledige enquête met uw klanten wilt delen.
      3. Klik op Sluiten (x-knop in de rechterbovenhoek) als u klaar bent.

 

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Als u twijfelt over bepaalde informatie, raadpleeg dan de originele Engelse versie."