Zoeken

CounselLink Antwoordencentrum voor Advocatenkantoren

Profiel van het advocatenkantoor

  • Bijgewerkt

In het profiel van het advocatenkantoor kun je informatie beheren die specifiek is voor jouw kantoor, zoals gebruikers, belastinggegevens en instellingen per vestiging.

Dit artikel behandelt het volgende:

Toegang tot het profiel van je advocatenkantoor

Je kunt het profiel op twee manieren openen:

  • Klik op de optie Profiel van advocatenkantoor onder je gebruikersnaam.

  • Klik op de naam van het advocatenkantoor in het Profielen-paneel op de startpagina.

Je moet de rol van beheerder hebben om wijzigingen aan te brengen op de profielpagina van het advocatenkantoor.

Een vestiging toevoegen aan een kantoor

Terug naar boven

Voor advocatenkantoren met meerdere locaties kun je vestigingen toevoegen zodat:

  • Cliënten zaken kunnen toewijzen aan verschillende vestigingen.
  • Medewerkers op een gedeelde vestiging verschillende rapportageverplichtingen kunnen hebben.
  • Verschillende praktijkgroepen beheerd kunnen worden.

Je moet de rol van beheerder hebben om deze actie uit te voeren.

  1. Open het profiel van je kantoor op een van de volgende twee manieren:

    • Klik op de naam van het advocatenkantoor in het paneel Profielen op de startpagina.

    • Klik op Profiel advocatenkantoor onder je gebruikersnaam.

    De pagina Profiel advocatenkantoor wordt weergegeven.

  2. Klik op Kantoor toevoegen onder het tabblad Kantoren.

    De pagina Nieuw advocatenkantoor aanmaken wordt weergegeven.

  3. Vul de fysieke en postinformatie in bij het onderdeel Adresgegevens.

    Velden met een asterisk (*) zijn verplicht.

    Veld Details
    Belastingplichtigen-ID* Voer het TIN-nummer in dat bij het kantoor hoort.
    Naam advocatenkantoor* Voer de naam van het kantoor in.
    Kantooradres* Voer het adres van het kantoor in.
    Plaats* Voer de plaats in waar het kantoor zich bevindt.
    Land* Selecteer het land waar het kantoor zich bevindt in het keuzemenu.
    Staat/Provincie* Selecteer de staat of provincie waar het kantoor zich bevindt in het keuzemenu.
    Postcode Voer de postcode in van het kantoor.
    Telefoon* Voer een telefoonnummer en eventueel een toestelnummer in voor het kantoor.
    Fax Voer een faxnummer in voor het kantoor.
    Voorkeursvaluta* Selecteer de valuta die het kantoor het meest gebruikt in het keuzemenu.
    Betalen aan Selecteer 'Zelfde als kantooradres' als de betaling van facturen naar dit adres moet worden gestuurd. Zo niet, vul dan het adres in waar de betaling naartoe moet.
    Betalen aan-adres* Vul het adres en andere verplichte gegevens in waar de betaling van facturen naartoe moet worden gestuurd.
  4. Vul eventuele informatie in bij het onderdeel Aanvullende informatie. Dit verschilt per klantconfiguratie.

  5. Vul de gegevens in bij het onderdeel Kantoorinstellingen.

    Veld Beschrijving
    Klant belasten voor diensten

    Deze optie bepaalt of het kantoor belasting moet rekenen over diensten.

    Zet deze optie op “NEE” om de belastingpagina over te slaan tijdens het importeren van facturen. Bevind je je in een rechtsgebied waar belasting over diensten verplicht is, of heb je een klant buiten de VS, zet deze optie dan op "JA".
    Diensten onderhevig aan btw/omzetbelasting Als je buiten de VS bent gevestigd en btw moet rekenen, kies dan "Ja".
    Nieuwe zaken accepteren Zet op “Ja” om nieuwe zaken voor dit kantoor te accepteren.
    Automatisch accepteren van zaken - e-mailschema

    Selecteer of je wilt dat dit kantoor automatisch een e-mail stuurt naar de klant wanneer je een zaak accepteert.

    • Niet verzenden - Geen automatische e-mailnotificaties verzenden.
    • Direct - Onmiddellijk een e-mail sturen bij het accepteren van een zaak.
    • Dagelijks - Dagelijks een e-mail sturen en het tijdstip kiezen.
    • Wekelijks - Wekelijks een e-mail sturen en de dag en het tijdstip kiezen.
    • Maandelijks - Maandelijks een e-mail sturen en de dag van de maand en het tijdstip kiezen.
    E-mails ontvangen van Message Center Selecteer of je e-mails wilt ontvangen over LexisNexis® CounselLink® updates en release-aankondigingen.

  6. Vul de gegevens in bij het onderdeel Regionale instellingen.

    Velden met een asterisk (*) zijn verplicht. Elke gebruiker erft deze instellingen, maar kan ze aanpassen in het eigen profiel.

    Veld Beschrijving
    Kort datumformaat* Kies hoe de korte datum wordt weergegeven in CounselLink, bijvoorbeeld bij factuurdata en zoekdata. Voorbeeld: 21-7-2013.
    Lang datumformaat* Deze optie schrijft de datum voluit. Voorbeeld: 21 juli 2013.
    Cijfers in een groep*

    Selecteer hoeveel cijfers er samen gegroepeerd worden in een groot getal.
    Symbool voor cijfergroepering* Kies het symbool dat wordt gebruikt om cijfergroepen te scheiden. Dit wordt ook wel duizendtalseparator genoemd. In het voorbeeld hierboven is dat de komma.
    Decimaalsymbool* Bepaal het symbool tussen het gehele en het decimale deel van een getal. In het voorbeeld hierboven is dat de punt.
    Tijdnotatie* Stel in of je een 12- of 24-uursklok wilt gebruiken en welk symbool de uren en minuten scheidt.
    Tijdzone* Kies de tijdzone voor het kantoor.
    Negatief valutaformaat* Stel in of negatieve bedragen worden weergegeven met haakjes of een minteken.
    Plaatsing valutasymbool* Stel in of het valutasymbool vóór of na het bedrag komt te staan.
    Valuta ISO-code weergeven* Kies of je de gebruikelijke afkorting van de valuta wilt tonen of verbergen. Voorbeeld: €100,00 EUR.
  7. Klik op Opslaan.

Voorkeursvaluta instellen voor kantoor of vestiging

Terug naar boven

Beheerders kunnen de weergave-instellingen voor tijd, datum, getallen en valuta aanpassen op kantoor-, vestigings- of individueel gebruikersniveau. Wijzigingen zijn direct zichtbaar voor de beheerder en voor andere gebruikers na hun volgende inlog.

Alle aanpassingen op kantoorniveau worden automatisch toegepast op alle vestigingen, tenzij een vestiging deze instelling al zelf heeft aangepast.

  1. Klik op de startpagina op de link van het kantoor of de vestiging in het onderdeel Profielen.
  2. Klik op Bewerken om het profiel te openen.
  3. Selecteer onder Voorkeursvaluta de valuta die je het meest gebruikt. Deze instelling bepaalt hoe geldbedragen worden weergegeven en is de standaardvaluta bij het aanmaken van items in CounselLink.
  4. Klik op Opslaan om je wijzigingen toe te passen.

Corporate klantidentificatie instellen

Terug naar boven

Deze functie vereenvoudigt het elektronische facturatieproces door uw kantoor toe te staan een unieke klantnaam of -ID consequent te gebruiken voor alle vestigingen.

  1. Voer een unieke klantnaam of -ID in CounselLink in. Gebruik dezezelfde ID bij het aanmaken van een factuur in uw facturatiesoftware.

    Voor LEDES 2000-uitvoerbestanden komt dit overeen met het veld cl_id. Zoek naar deze veldnaam en controleer of deze de ID van uw klant bevat. Voor LEDES 1998B en 1998BI-uitvoerbestanden gebruikt u het veld CLIENT_ID (het derde veld in de kostenregel).

  2. Ga vanaf de CounselLink-startpagina naar het gedeelte Profielen.
  3. Klik onder Vestigingen op de naam van uw advocatenkantoor.
  4. Scroll naar de onderkant van de profielpagina van het advocatenkantoor en zoek het gedeelte Identificatie van zakelijke klant.
  5. Klik op het vakje naast de naam van de klant.
  6. Klik op Bewerken om de pagina Zakelijke klantrelatie te openen.
  7. Voer in het veld Zakelijke klant-ID een korte naam of identificatienummer voor de klant in (maximaal 20 tekens).

  8. Klik op Opslaan om terug te keren naar de vorige pagina.

    Elke vestiging kan zijn eigen zakelijke klant-ID kiezen; echter, voor consistentie moeten alle vestigingen die dezelfde klant factureren dezelfde ID gebruiken.

Weergave bedrijfsnummer instellen

Terug naar boven

Beheerders kunnen de weergave-instellingen (tijd, datum, getallen, valuta) voor het hele kantoor aanpassen, wat effect heeft op alle profielniveaus tenzij deze individueel worden overschreven.

Voorbeeld:

  • Datum voor: 05/12/2007 (mm/dd/jjjj)
  • Datum na: 12 mei 2007 (dd maand jjjj)

  1. Klik op de vestiging in het Profielen-paneel van de startpagina.

  2. Klik op de bovenste knop Bewerken.

  3. Breng in het gedeelte Regionale instellingen de gewenste wijzigingen aan.

    Veld Beschrijving
    Kort datumformaat Kies hoe de korte datum wordt weergegeven in CounselLink, inclusief factuurdata en zoekdata. Bijvoorbeeld: 21-7-2013.
    Lang datumformaat Deze optie schrijft de datum voluit. Bijvoorbeeld: 21 juli 2013.
    Cijfers in een groep

    Selecteer hoeveel cijfers er samen gegroepeerd worden in een groot getal.
    Symbool voor cijfergroepering Kies het symbool dat wordt gebruikt om cijfergroepen te scheiden. Dit wordt ook wel het duizendtallenscheidingsteken genoemd. In het bovenstaande voorbeeld wordt de komma gebruikt.
    Decimaalsymbool Bepaal het symbool dat wordt gebruikt tussen het gehele en het decimale deel van een getal. In het bovenstaande voorbeeld wordt de punt gebruikt.
    Tijdnotatie Stel voorkeuren in voor een 12- of 24-uursklok en het symbool dat wordt gebruikt om te scheiden, de punt of puntkomma.
    Tijdzone Kies de tijdzone voor uw organisatie. Op dit moment is er slechts één keuze beschikbaar voor een advocatenkantoor.
    Negatief valutaformaat Stel de optie in voor het gebruik van haakjes of een minteken om getallen kleiner dan nul aan te geven.
    Plaatsing valutasymbool Stel de positie van het valutasymbool in, vóór of na het getal.
    Valuta ISO-code weergeven Kies of u de gebruikelijke afkorting van de valuta wilt weergeven of verbergen. Bijvoorbeeld $100,00 USD.
  4. Klik op Verzenden om de instellingen op te slaan.

Instellingen voor werktoewijzing instellen

Terug naar boven

Deze opties bepalen of uw vestiging nieuwe dossiers kan ontvangen en op de lijst verschijnt voor potentiële toewijzingen.

  • Voor uw huidige Registry-klanten kunt u met deze functie nieuwe dossiertoewijzingen aan uw vestiging toestaan of voorkomen.
  • Voor potentiële Registry-klanten, die op zoek zijn naar externe advocaten, bepaalt deze functie of de naam van uw vestiging op een lijst verschijnt van kantoren die bereid zijn zaken aan te nemen. De werkinstellingen staan standaard op "Ja" voor potentiële klanten.

Wanneer de instellingen voor werktoewijzing worden gewijzigd, gaat dit direct in. Lopende dossiers die al aan uw kantoor zijn toegewezen, worden niet beïnvloed.

U moet de rol Beheerder of Partner hebben om deze taken uit te voeren.

  1. Klik in het gedeelte Profielen van de startpagina op uw advocatenkantoor.
  2. Om de toewijzingsinstellingen voor nieuwe (potentiële) klanten te wijzigen, klikt u op de bovenste knop Bewerken. Ga naar stap 4 om de instelling voor bestaande klanten te wijzigen.
  3. Kies in het gedeelte Instellingen advocatenkantoor bij het veld Nieuwe toewijzingen accepteren uw voorkeur.
  4. Om de toewijzingsinstellingen voor bestaande klanten te wijzigen, scrollt u naar de onderkant van de pagina en zoekt u het gedeelte Zakelijke klantrelaties.
  5. Klik op het vakje naast de naam van een klant.
  6. Klik op de knop Bewerken om naar de pagina Opties zakelijke klantrelatie instellen te gaan.
  7. Kies bij het veld Nieuwe toewijzingen accepteren uw voorkeur.
  8. Klik op Opslaan om het proces af te ronden.

Diversiteitsopties gebruikersprofiel advocatenkantoor

Terug naar boven

  1. Klik op de optie Mijn profiel onder uw naam in de bovenbalk. De gebruikersprofielpagina van het advocatenkantoor wordt weergegeven.
  2. Klik op de knop Bewerken om de pagina Gebruikersprofiel bewerken van de geselecteerde gebruiker weer te geven.
  3. Vul onder het gedeelte Gebruikersinformatie alle diversiteitsinformatie/overige gegevens in of werk deze bij, inclusief de velden die gemarkeerd zijn met een asterisk (*), wat aangeeft dat het een verplicht veld is.
  4. Selecteer voor elk Diversiteit-veld (bijv. Ras, Geslacht, enz.) een optie (bijv. Niet opgeven) uit de keuzelijsten.
  5. Klik op Opslaan.

Toegang tot de diversiteitsenquête

Terug naar boven

Sommige klanten vereisen een ingevulde diversiteitsenquête.

  1. Klik op de link Profiel advocatenkantoor onder uw weergavenaam rechtsboven.

    De pagina van het geselecteerde advocatenkantoor wordt weergegeven.

  2. Klik aan de linkerkant van het scherm op de link Diversiteitsenquête.

    De CounselLink Diversiteitsenquête wordt weergegeven. Hier kunt u antwoorden geven op de ABA-enquêtevragen.

  3. Beantwoord alle vragen waar van toepassing (er zijn in totaal 13).
  4. Klik op het pictogram Uitvouwen / Inklappen rechts op het scherm om meer of minder details van de enquête te bekijken.
  5. Wanneer u klaar bent, voert u een van de volgende taken uit:
    • Klik op Enquêterespons opslaan om alle invoer op te slaan. Er verschijnt een bevestigingsbericht.

    • Klik op Delen met klanten. Zodra de diversiteitsenquête is ingevuld en het advocatenkantoor deze beschikbaar heeft gemaakt om te delen, kunnen klantgebruikers de resultaten bekijken.

      1. Selecteer of u de individuele diversiteitsinformatie van de tijdschrijver wilt delen met uw klanten.
      2. Selecteer of u de volledige enquête wilt delen met uw klanten.
      3. Klik op Sluiten (x-knop rechtsboven) wanneer u klaar bent.

 

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."