Dit artikel behandelt het volgende:
Zie dit onderwerp voor alle informatie over het indienen van een factuur in LexisNexis® CounselLink®.
Inzicht in het facturatieproces
Voordat een klant een ingediende factuur bekijkt, moet deze eerst een geautomatiseerd validatieproces doorlopen.
Geïmporteerde facturen doorlopen twee geautomatiseerde controles.
Facturen die binnen CounselLink zijn aangemaakt doorlopen één controle.
Algemeen proces:
Uw kantoor dient een factuur in bij de klant via CounselLink.
CounselLink controleert de factuur op verplichte informatie en vergelijkt deze met de facturatievoorwaarden van de klant.
De klant beoordeelt de gevalideerde factuur en keurt deze goed voor betaling of wijst deze af voor herindiening.
Na goedkeuring wordt de betaling buiten CounselLink om verwerkt.
Toelichting op geautomatiseerde controles:
De eerste controle voor geïmporteerde facturen—de zogenaamde validatiecontrole—controleert op juiste opmaak en numerieke juistheid.
Daarna ondergaan zowel geïmporteerde facturen als facturen die binnen CounselLink zijn aangemaakt een controle op facturatievoorwaarden, waarbij wordt gecontroleerd of alle kosten voldoen aan het beleid van de klant.
Als een factuur alle controles succesvol doorloopt, gaat deze door naar de beoordeling door de klant.
Validatiecontrole
Alleen geïmporteerde facturen doorlopen deze controle. De validatie bevestigt dat:
- het geïmporteerde bestand in een acceptabel formaat is
- De gegevens in het juiste formaat staan (bijvoorbeeld: datums moeten in mmddjjjj-formaat zijn)
- De totalen kloppen
- De verplichte informatie is opgenomen
- Facturen die per post of e-mail naar de kantoren van CounselLink worden gestuurd, worden gescand. Als ze ongeldige gegevens bevatten, wordt de factuur teruggestuurd naar de facturist van het advocatenkantoor met een aangepast bericht over de fout(en). Facturen met geldige gegevens worden vervolgens geactiveerd en gaan door naar de controle op facturatievoorwaarden.
Na succesvolle afronding van deze controle volgt de controle op facturatievoorwaarden.
Controle op facturatievoorwaarden
CounselLink leest, categoriseert en beoordeelt de tekstbeschrijving van elke post met behulp van exclusieve SmartReview®-technologie. Tijdens het instellen bepaalt elke klant zelf hoe om te gaan met kosten die niet aan de facturatievoorwaarden voldoen.
Facturen voor klanten zonder bedrijfsprotocollen slaan de tweede controle over
Kosten die niet aan de facturatievoorwaarden voldoen, kunnen:
- Gemarkeerd worden voor verdere beoordeling door het personeel van de klant
- Aangepast worden om aan de facturatievoorwaarden te voldoen
- Aangepast of gemarkeerd worden zonder beoordeling door de klant
- Afgewezen en teruggestuurd worden naar het advocatenkantoor
U ontvangt per e-mail de status van uw factuur zodra deze controle is afgerond. De klant krijgt per e-mail bericht dat de facturen klaarstaan voor beoordeling.
Een klant factureren
U heeft verschillende opties om facturen in te dienen. Elk advocatenkantoor kan factureren, ongeacht hoe de facturen worden aangemaakt. Als u tijd- en facturatiesoftware gebruikt, kan CounselLink verschillende bestandsformaten accepteren. Papieren facturen worden ook geaccepteerd. Zie dit onderwerp voor informatie over het indienen van een factuur.
Factuur aanmaken in CounselLink: U kunt kosten aanmaken, toelichtingen toevoegen, facturisten toevoegen, belastingen en kortingen verwerken, documenten bijvoegen en meer.
- Factuur importeren in CounselLink: Maak in uw huidige facturatiesysteem een LEDES 98B-, 98BI-, 2000- of Examen SDF-bestand aan. Deze factuurtypes kunnen direct in CounselLink worden geüpload. Als er fouten worden gevonden na het importeren, kan de factuur worden aangepast.
- Facturen e-mailen naar CounselLink: Maak facturen aan zoals u gewend bent, maar in plaats van ze naar de klant te sturen, mailt u ze naar het kantoor van CounselLink. U kunt documenten e-mailen in de volgende formaten: .pdf, .doc, .txt of .xls.