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Envío de una factura

  • Actualización

Este artículo cubre lo siguiente:

Importar una lista de verificación de facturas

Antes de importar tu factura en CounselLink, asegúrate de revisar lo siguiente:

Acción Descripción
Buscar el asunto El asunto a facturar debe estar asignado primero a tu despacho. Haz clic en la pestaña Asuntos y busca el nombre de tu cliente. El caso que deseas facturar debe aparecer en los resultados de búsqueda para que tu factura sea aceptada.
Leer las directrices de facturación Los Protocolos Corporativos (Directrices de Facturación) especifican los requisitos para facturar los asuntos de tu cliente. Los cargos en tu factura que no cumplan con la revisión de directrices deberán ser modificados antes de la revisión del cliente.
Configurar opciones de impuestos (opcional)

Proporciona información sobre impuestos a tu cliente. Esto se realiza en la pantalla de Perfil de Oficina antes de cargar la factura.
Configurar preferencias para responsables desconocidos (opcional)

Si las iniciales del facturador en la factura no están en CounselLink, ¿cómo quiere el cliente que se gestione la factura? Esto se configura en la página de Perfil de Oficina antes de cargar la factura.
Proporcionar información de seguimiento

Haz una de las siguientes acciones:

  • Agrega tu ID de asunto del despacho en CounselLink. Esto debe hacerse para cada factura. Consulta la sección en esta página para más información.

  • Agrega el ID de cliente corporativo. Esto solo debe hacerse una vez por cada cliente.

 

Formatos de archivo aceptados para cargar

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El software de tiempo y facturación puede crear varios formatos de archivo de factura. Primero debes determinar qué formato crear. El formato de archivo más común que se carga en CounselLink es el archivo LEDES 1998B. Este formato no incluye información de impuestos, moneda ni datos finales de la factura. Esa información se agrega durante el proceso de carga de la factura. Si no se encuentra toda la información necesaria en tu archivo de factura, CounselLink usará la configuración de tu factura en el Perfil de Oficina y te dará opciones durante el proceso de carga.

Algunos formatos de archivo creados por software de impuestos y facturación no contienen todas las condiciones de la factura. Revisa las siguientes preguntas para determinar el mejor formato de archivo a crear:

  • ¿Necesitas cobrar impuestos a tus clientes por los servicios? Algunos estados y jurisdicciones locales de EE. UU. lo requieren. Muchos países fuera de EE. UU. suelen aplicar un impuesto por servicios. Para facturar correctamente, el archivo debe tener campos de tipo de impuesto y monto de impuesto. Esta información se puede agregar durante el proceso de carga.
  • ¿Alguna vez necesitas facturar en una moneda diferente al dólar estadounidense? Esta información se puede agregar durante el proceso de carga.
  • ¿Tu cliente tiene requisitos para la factura final? Algunos clientes necesitan información adicional en la factura final. Esta información se puede agregar durante el proceso de carga.

Una vez que tengas estas respuestas, conoce las condiciones de tu factura. Revisa la tabla para determinar qué formato de archivo incluye la información necesaria para tus propósitos. 

Campos de datos Tipo de impuesto Monto de impuesto Tipo de moneda Factura final
LEDES 1998B

Información agregada durante la importación

 Información agregada durante la importación

Información agregada durante la importación

Información agregada durante la importación
LEDES 1998BI Sí Sí

Sí

Información agregada durante la importación
LEDES 2000

Información agregada durante la importación

 Sí

Sí

Sí
LEDES XML 2.1 Sí Sí Sí

Sí
SDF 1.1 Información agregada durante la importación Sí Sí Información agregada durante la importación
SDF 1.2 Información agregada durante la importación Sí Sí Sí

 

Agregar un ID de asunto del despacho

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Antes de poder importar tu factura, debes ingresar el ID de asunto del despacho. El ID es asignado al asunto por tu software de tiempo y facturación.

Como alternativa a este proceso, puedes probar los pasos en el proceso de Configurar identificación de cliente corporativo. Este proceso solo debe hacerse una vez y queda completado.

  1. Busca la página de resumen del asunto al que deseas agregar el ID de asunto del despacho.

  2. Haz clic en el botón Editar para acceder a la pantalla de Edición de Asunto.

  3. En el campo ID de asunto, escribe el ID de asunto del despacho correspondiente. Este es el número que tu sistema de facturación coloca en el cuarto campo de un archivo LEDES98B.

    El límite para este ID es de 64 caracteres.

  4. Haz clic en el botón Guardar para completar el proceso.

Importar una factura

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CounselLink acepta facturas creadas por software de tiempo y facturación de terceros. CounselLink realiza un proceso de validación durante la carga. Una vez que la factura se ha cargado, puedes agregar impuestos, elegir la moneda y adjuntar documentos. Asegúrate de revisar los pasos anteriores en esta sección antes de cargar.

Esta función de importación no acepta formatos LEDES 2.1. Si cargas un archivo 2.1, recibirás un error y se te pedirá que completes el proceso usando nuestra función de importación por clase.

  1. Navega a la página de Importación de Facturas de una de las siguientes maneras:

    • Haz clic en el botón +Importar Factura en el Panel de Facturación.

    • Haz clic en el botón Importar Factura en la parte superior de la página de Búsqueda de Facturas.

    • Haz clic en el botón Importar en la pestaña de Facturas de la página de Resumen del Asunto.

      Se muestra la página Importar Facturas.

  2. Elige un archivo para subir desde tu computadora, o arrastra y suelta el archivo LEDES desde tu escritorio.

    Puedes arrastrar y soltar varios archivos al mismo tiempo. Selecciona todas las facturas a la vez y arrástralas a la página.

  3. Haz clic en Siguiente una vez que hayas subido todos los archivos. La barra de progreso avanza al Paso 2, mostrando cualquier error o advertencia de validación.

  4. Haz clic en la flecha hacia abajo junto al archivo para expandir las notas de error de validación. Cada factura mostrará uno de tres símbolos:
    • Marca de verificación verde: La factura fue validada.
    • Signo de exclamación amarillo: La factura será aceptada pero ciertos elementos fueron modificados para validarse correctamente.

    • Signo de exclamación rojo: La factura no puede ser validada en su estado actual. Puedes continuar al siguiente paso con las facturas validadas, o puedes volver a enviar esta factura para corregir los errores detallados aquí. Haz clic en el botón Volver para reenviar o en el ícono de la papelera en la fila de la factura para eliminarla de la carga.

      Puedes agrupar las facturas por estado haciendo clic en el ícono de filtro () en la columna Estado. También puedes usar el campo de búsqueda para encontrar una factura específica en la lista.

  5. Antes de avanzar, tienes dos opciones:
    • Haz clic en Siguiente. Esto te lleva directamente al paso final del proceso de carga. Salta al Paso 8 en este tema.

    • Marca la casilla junto a Revisar Impuestos y Moneda y haz clic en Siguiente. Se muestra el paso Revisar Impuestos y Moneda.

      Este paso se utiliza principalmente para archivos 1998B, donde puedes seleccionar manualmente la moneda y los impuestos para cada factura. Si olvidas seleccionar Revisar Impuestos y Moneda, puedes hacer clic en el botón Volver para regresar al Paso 2.

  6. Selecciona la información de Moneda e Impuestos de las opciones desplegables según sea necesario.

    Si no hay gastos en la factura, el campo de Impuesto de Gastos será solo de lectura.

  7. Haz clic en Siguiente. Se muestra el paso de Revisión Final y Agregar Adjuntos.

  8. Si es necesario, selecciona la(s) factura(s) y elige una de las siguientes opciones:

    • Agregar adjunto: Haz clic para agregar uno o varios adjuntos a tu factura.

      Debes tener el rol de Administrador de Documentos para agregar adjuntos. Si tu archivo de factura contiene facturas para varios clientes, no podrás agregar adjuntos.

      1. Elige un archivo o arrastra y suelta desde tu escritorio a la ventana de Agregar Adjuntos. También puedes ingresar una URL a un archivo externo.
      2. Ingresa un Nombre de Documento.
      3. Haz clic en Subir Documento(s).
    • FastTrack: Haz clic para usar FastTrack para tu(s) factura(s). Esta opción aparece si está habilitada para tu cliente y tu firma está inscrita.
    • Factura Final: Haz clic si la(s) factura(s) seleccionada(s) será(n) tu factura final.

  9. Haz clic en Enviar al/los cliente(s).

    Haz clic en Guardar para después si deseas retrasar el envío al cliente. La factura quedará en estado pendiente.

La factura se envía a tu(s) cliente(s) para su revisión.

Crear una factura dentro de CounselLink

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En ocasiones, puede que necesites crear una factura directamente dentro de CounselLink.

  1. Haz clic en la pestaña Facturas desde la página de Resumen del Asunto.
  2. Haz clic en +Crear. Se muestra la página Crear Factura.

  3. Proporciona la información requerida en la sección Detalles de la Factura.

    Los campos marcados con un asterisco (*) indican que son obligatorios.

    • El ID de Factura del Despacho se completará automáticamente si seleccionas Auto. Selecciona Ingresar ID de Factura para ingresar un nuevo ID manualmente. Este ID puede usarse para rastrear el estado de la factura una vez creada.
    • Haz clic en el ícono de calendario en la casilla de Fecha de Factura para seleccionar la fecha en que la factura será enviada al cliente. Por defecto se muestra la fecha actual.
    • La oficina del despacho predeterminada se muestra bajo Oficina del Despacho. Debes seleccionar una oficina de la lista cuando hay varios despachos asignados a un asunto.
    • Selecciona la moneda que se usará para la transacción de facturación en la lista Moneda de la Factura. Por defecto se selecciona Dólar estadounidense.
    • Haz clic en una de las opciones de Factura Final:
      • Sí, si esta es la última factura que se enviará para el asunto.
      • No, si puede que se envíen más facturas para el asunto.
    • Escribe una breve explicación de la factura u otras notas relevantes en la casilla Descripción de la Factura. Puedes ingresar un máximo de 15360 caracteres.
  4. En la sección Información Adicional, completa cada sección según corresponda, donde los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.
  5. Si corresponde, agrega un descuento o recargo a la factura. Consulta la sección en esta página para más información sobre descuentos.
  6. Haz clic en Guardar. Se muestra la página de Resumen de la Factura. 
  7. Expande las secciones en el área de Información Adicional según sea necesario. Puede que debas completar algunos campos configurados por el cliente antes de la activación.
  8. Al crear una factura manualmente, completa lo siguiente: Agregar Honorarios y/o Gastos
    1. Haz clic en la pestaña Cargos.

    2. Realiza una o todas las siguientes acciones:

      Haz clic en Agregar Honorario para agregar uno o varios honorarios.

      1. En la pantalla Editar Cargos de Honorarios, completa o agrega las entradas requeridas.
      2. Haz clic en Guardar.

      Haz clic en Agregar Gasto para agregar uno o varios gastos.

      1. En la pantalla Editar Cargos de Gastos, completa o agrega las entradas requeridas.
      2. Haz clic en Guardar.

      Se muestra la página de Resumen de la Factura, indicando cualquier problema que pueda quedar, resaltado en amarillo. Revisa si hay errores y corrige según sea necesario. 

  9. Opcional: Agrega documentos de respaldo a una línea de cargo si es necesario.
    1. Marca la casilla junto a uno o más cargos.
    2. Haz clic en Más acciones.

    3. Selecciona Agregar adjunto de cargo.

      Se muestra la ventana de Agregar Adjuntos.

    4. Sube tu(s) documento(s) de una de las siguientes maneras:

      1. Ingresa el enlace (URL) al/los documento(s) que deseas subir en la sección Subir Documentos.

        Ingresa el enlace completo incluyendo http:// o https://

      2. Arrastra y suelta un archivo en la sección Arrastrar y Soltar.
      3. Haz clic en Elegir un archivo en la sección Arrastrar y Soltar para acceder al directorio/ubicación del documento.
  10. Activa la factura.
    1. Haz clic en el botón Activar para activar la factura.

    2. Haz clic en Sí, Activar en la página de Resumen de Activación de Factura. 

Editar una factura

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Si una factura aún no ha sido enviada al cliente o si ha sido rechazada, puedes realizar ediciones.

Consulta este tema para obtener más información o revisar los campos editables en una factura.

  1. Haz clic en el botón Editar en la página de Resumen de la Factura.

    Se muestra la página Editar Factura.

  2. Realiza las ediciones necesarias.
  3. Haz clic en Guardar. Los campos marcados con un asterisco (*) indican un campo obligatorio.

La página de Resumen de la Factura se actualiza para reflejar tus cambios.

Agregar un descuento o recargo a una factura

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Si tienes un descuento o recargo acordado con tu cliente, puedes agregarlo durante el proceso de creación de la factura.

Aunque esta sección es opcional, los campos marcados con un asterisco (*) requieren un dato.

  1. Comienza a crear una factura.

    También puedes agregar un descuento o recargo a una factura que aún no ha sido activada. Haz clic en el botón Editar en la parte superior de la página de Resumen de la Factura.

  1. Ve a la sección de Información de Descuento/Recargo y haz clic en el botón +Crear Descuento/Recargo. Se mostrará la ventana Crear Descuento/Recargo.

  1. En el cuadro de Descripción, escribe la información del descuento.

    Si vas a ingresar un Descuento por Volumen, debes escribir DESCUENTO POR VOLUMEN (en mayúsculas) en el cuadro de descripción.

  1. Para el Tipo de Descuento, selecciona una de las dos opciones:
    • Fijo: Para un monto específico de descuento o recargo.
    • Porcentaje: Para un monto que varía según el importe de la factura.
  2. En la lista Aplicar a, selecciona una de las siguientes opciones:
    • Descuento en Honorarios: Cuando se otorga un descuento sobre el monto de los honorarios cobrados. Selecciona esta opción para Descuentos por Volumen.
    • Recargo en Honorarios: Cuando se suma un monto al importe base de los honorarios cobrados.
    • Descuento en Gastos: Cuando se otorga un descuento sobre el monto de los gastos.
    • Recargo en Gastos: Cuando se suma un monto al importe base de los gastos.
  3. Ingresa una de las siguientes opciones:
    • Si seleccionaste Fijo en el Paso 4, ingresa el monto en el cuadro de Monto.
    • Si seleccionaste Porcentaje en el Paso 4, ingresa el porcentaje de descuento o recargo en el cuadro de Porcentaje.
  4. Haz clic en Guardar.

Agregar un Documento a una Factura

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Puedes adjuntar archivos a las facturas para mantener registros relacionados, como recibos, correspondencia, videos u otra información relevante para tus cargos. Un archivo puede adjuntarse a un asunto específico, a una factura específica o simplemente subirse como referencia.

Una vez completados los pasos, cualquier persona con permiso para leer el documento podrá buscarlo y acceder a él.

El tamaño máximo de los archivos adjuntos es de 100 MB. No hay límite en la cantidad de archivos adjuntos que se pueden agregar ni en el tamaño total de una carga de archivos adjuntos realizada al mismo tiempo.  

  1. Haz clic en la pestaña Documentos en la página de Resumen de la Factura.

  2. Haz clic en + Agregar. Se mostrará la página Documentos/Agregar Documentos.

  3. Sube un documento por uno de los siguientes métodos:

    • Ingresa el enlace (URL) del/los documento(s) que deseas subir en la sección Subir Documentos.

      Ingresa el enlace completo, incluyendo http:// o https://.

    • Arrastra y suelta un archivo en la sección Arrastrar y Soltar.
    • Haz clic en Elegir un archivo para acceder al directorio o ubicación del documento.

  4. En la sección Detalles del Documento, ingresa los valores en todos los campos que correspondan.

    Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.

    Columna Descripción
    Nombre del Documento*

    Escribe un nombre para el documento, que aparecerá en la columna Nombre durante las búsquedas de documentos.

    Si agregas varios archivos, este campo no estará disponible. Puedes especificar el nombre de cada documento individual más adelante, como se describe en la siguiente sección.
    Tipo de Documento* Al subir desde la factura, esta opción aparecerá deshabilitada.
    Vinculado a

    Al subir desde la factura, este campo se completará automáticamente con el nombre de la factura.
    Categoría* Elige la descripción que mejor se adapte al documento.
    Propietario* Al subir desde la factura, esta opción completará automáticamente el usuario que sube el documento.
    ¿Quién puede ver este documento?*

    Selecciona una opción de seguridad del menú desplegable.

    Esta opción solo está disponible si tu cliente tiene activada la nueva función de seguridad de documentos. Si es así, los campos 'Compartido' y 'Nivel de Acceso' no se mostrarán.
    Compartido* Determina el tipo de usuarios que pueden ver el documento. Si seleccionas No, el documento estará restringido solo a los usuarios corporativos del cliente. Consulta la tabla a continuación para más información.
    Nivel de Acceso* Determina qué usuarios pueden ver el documento. Consulta la tabla a continuación para más información.
    Estado

    Especifica el estado del documento.

    Si el estado de un documento se establece en N/A, el campo Estado mostrará "Documento No Aplicable".
    Descripción Ingresa un texto sobre el documento. Este texto, en su totalidad, aparecerá en la lista de resultados de búsqueda. Mantenlo lo más breve y conciso posible. Se permite un máximo de 255 caracteres.
    Palabras clave Ingresa palabras individuales que puedan usarse para buscar este documento.

    Información sobre el nivel de acceso:

    Compartido Nivel de Acceso ¿Quién puede ver el documento?
    No Privado

    Asunto: Todos los administradores de documentos del despacho en la oficina de contacto del asunto y el propietario del documento.

    Factura: Todos los administradores de documentos del despacho en la oficina de contacto de la factura y el propietario del documento.
    No Público

    Asunto: Todos los participantes del despacho en el asunto.

    Factura: Todos los usuarios del despacho que acceden a facturas.
    Sí Público

    Asunto: Todos los usuarios corporativos del cliente y usuarios del despacho que sean participantes o personal en el asunto.

    Factura: Todos los usuarios del despacho y del cliente corporativo que acceden a facturas.
    Sí Privado Factura: Todos los administradores de documentos del despacho en la oficina participante del asunto de la factura, además del propietario del documento.
  5. Haz clic en Subir Documento(s). Se mostrará la página de Resumen de Documentos.

Agregar un Documento a un Cargo Individual

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Puedes optar por incluir documentación específica para un cargo en tu factura. Esto puede ser útil si el documento solo aplica a ese cargo y no a toda la factura.

  1. Ve a la sección de Cargos en la página de Resumen de la Factura.
  2. Marca con una palomita el/los cargo(s).
  3. Haz clic en Más acciones.

  4. Selecciona Agregar adjunto de cargo en el menú desplegable.

    Se mostrará la ventana Agregar adjuntos.

  5. Sube tu(s) documento(s) de una de las siguientes maneras:

    1. Ingresa el enlace (URL) del/los documento(s) que deseas subir en la sección Subir documentos.

      Ingresa el enlace completo, incluyendo http:// o https://

    2. Arrastra y suelta un archivo en la sección Arrastrar y soltar.
    3. Haz clic en Elegir un archivo en la sección Arrastrar y soltar para acceder al directorio o ubicación del documento.
  6. Ingresa un nombre en el campo Nombre si es necesario. El nombre se llenará automáticamente una vez que selecciones tu documento.
  7. Haz clic en Subir documento(s). El documento o documentos se agregan a la línea de cargo. También se agregan automáticamente a la pestaña Documentos, dentro de la carpeta principal de Cargos.

Lista de verificación para facturas en papel o por correo electrónico

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Antes de enviar por correo electrónico una factura creada en tu software de tiempo y facturación, revisa los siguientes requisitos del cliente y de LexisNexis® CounselLink®.

Paso Descripción
Lee las directrices de facturación

Las directrices de facturación han sido elaboradas por tu cliente para especificar los requisitos para facturarle.
Lee las directrices para el envío de facturas en papel

Consulta este artículo con una lista de directrices para ayudar a garantizar un proceso de facturación sin errores.

Ejemplo de factura en papel

Este ejemplo de factura en papel contiene todos los datos correctos para el procesamiento en papel. 

Enviar una factura por correo electrónico

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Puedes crear facturas usando tu formato de salida preferido y luego enviarlas por correo electrónico a la oficina de CounselLink.

Las facturas deben enviarse como archivo adjunto (límite de tamaño de 6 MB):

counsellinkinvoices@lexisnexis.com

Puedes enviar documentos en los siguientes formatos: .pdf, .doc, .docx, .txt, .xls y .xlsx.

  • Puedes adjuntar varios archivos en un solo correo, pero solo una factura por archivo. Por favor, incluye cualquier documentación de respaldo necesaria (recibos, etc.) al final del archivo de la factura y no como un archivo adjunto separado.
  • Por favor, no utilices la opción de "acuse de recibo" en tu programa de correo electrónico. Se enviará un correo de verificación que incluye un número de confirmación por cada archivo de factura adjunto. Este número de confirmación debe guardarse para fines de seguimiento y puede usarse como comprobante de envío.
  • La línea de asunto y el cuerpo del correo no se leen, y este correo no es monitoreado.

Una vez que hayas enviado tu factura por correo electrónico, puedes verificar el estado de la carga.

Verificar el estado de carga de una factura enviada por correo electrónico

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Puedes buscar el estado de una factura enviada por correo electrónico usando la Búsqueda de facturas en papel en el Panel de facturación de la página principal. Haz clic en el botón para acceder a la página de búsqueda.

Cuando las facturas son rechazadas por tu cliente a través del procesamiento en papel, se envía una notificación por correo electrónico al contacto de Cuentas por Pagar y al usuario que envió la factura.

Las facturas que no cumplen con los requisitos mínimos se devuelven al despacho. Luego se envía un correo electrónico al remitente original de la factura, así como a las personas con el rol de Cuentas por Cobrar dentro de la oficina del despacho. El mensaje de rechazo contendrá información sobre la acción necesaria para corregir el/los problema(s) que impiden el envío.

Cuando envías una factura por correo electrónico a CounselLink Paper Processing, se genera una respuesta automática por correo electrónico que incluye un número de confirmación único. Ingresa este número de confirmación en el cuadro de búsqueda y haz clic en Buscar.

"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener imprecisiones. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."