Este artículo cubre lo siguiente:
Consulta este tema para obtener toda la información sobre cómo enviar una factura en LexisNexis® CounselLink®.
Comprender el Proceso de Flujo de Trabajo de Facturas
Antes de que un cliente revise una factura enviada, primero debe pasar por un proceso de validación automatizado.
Facturas importadas pasan por dos revisiones automatizadas.
Facturas creadas dentro de CounselLink pasan por una revisión.
Flujo de trabajo general:
Tu firma envía una factura al cliente a través de CounselLink.
CounselLink valida la factura para la información requerida y la verifica con las pautas de facturación del cliente.
El cliente revisa la factura validada y la aprueba para el pago o la rechaza para su reenvío.
Una vez aprobada, el pago se procesa fuera de CounselLink.
Revisiones Automatizadas Explicadas:
La primera revisión para facturas importadas—llamada revisión de validación—verifica el formato correcto y la precisión numérica.
Después de eso, tanto las facturas importadas como las creadas dentro de CounselLink pasan por una revisión de pautas de facturación, que asegura que todos los cargos cumplan con las políticas de facturación del cliente.
Si una factura pasa exitosamente todas las revisiones, procede a la etapa de revisión del cliente.
Revisión de Validación
Solo las facturas importadas pasan por esta revisión. La validación confirma que:
- el archivo importado está en un formato aceptable
- Los datos están en el formato correcto (por ejemplo, las fechas deben estar en formato mmddyyyy)
- Los totales son correctos
- La información requerida está incluida
- Las facturas enviadas por correo o correo electrónico a las oficinas de CounselLink son escaneadas. Si contienen datos inválidos, la factura se devuelve al facturador del bufete de abogados con un mensaje personalizado sobre el(los) error(es). Las facturas con datos válidos se activan y proceden a la revisión de pautas de facturación.
Una vez que esta revisión se completa con éxito, se pasa a la Revisión de Pautas de Facturación.
Revisión de Pautas de Facturación
CounselLink lee, categoriza y revisa la descripción de texto de cada cargo utilizando la exclusiva tecnología SmartReview®. Como parte del proceso de configuración, cada cliente decide cómo manejar los cargos que no cumplen con las pautas de facturación.
Las facturas para clientes que no tienen protocolos corporativos pasarán por alto la segunda revisión
Los cargos que no cumplen con las pautas de facturación pueden ser:
- Marcados para una revisión adicional por parte del personal del cliente
- Ajustados para cumplir con las pautas de facturación
- Ajustados para cumplir con las pautas de facturación y los cargos son ajustados o marcados sin revisión del cliente
- Rechazados y devueltos al bufete de abogados
Se te enviará un correo electrónico con el estado de la(s) factura(s) una vez que esta revisión esté completa. El cliente es notificado por correo electrónico de que las facturas están listas para su revisión.
Facturación a un Cliente
Tienes varias opciones para enviar facturas. Cada bufete de abogados puede facturar, sin importar cómo se creen las facturas. Si utilizas software de tiempo y facturación, CounselLink puede aceptar varias opciones de formato. También se aceptan facturas en papel. Consulta este tema para obtener información sobre cómo enviar una factura.
Crear Factura en CounselLink: Puedes crear cargos, agregar notas descriptivas, incluir facturadores, añadir impuestos y descuentos, adjuntar documentos y más.
- Importar Factura a CounselLink: Usando tu sistema de facturación actual, crea un archivo tipo LEDES 98B, 98BI, 2000, o Examen SDF. Estos tipos de factura pueden subirse directamente a CounselLink. Si se encuentran errores una vez que el archivo es importado, la factura puede ser modificada.
- Enviar Facturas por Correo Electrónico a CounselLink: Crea las facturas como tu bufete de abogados siempre las ha creado, pero en lugar de enviarlas al cliente, envíalas por correo electrónico a la oficina de CounselLink. Puedes enviar documentos en los siguientes formatos: .pdf, .doc, .txt, o .xls.