Perfil del Despacho Jurídico

En el Perfil del Despacho de Abogados, puedes gestionar información específica de tu firma, incluyendo usuarios, información fiscal y la configuración de cada oficina.

Este artículo cubre lo siguiente:

• Acceder al perfil de tu despacho
• Agregar una oficina a la firma
• Configurar moneda u oficina preferida
• Configurar identificación de cliente corporativo
• Configurar visualización del número de empresa
• Configurar opciones de asignación de trabajo
• Opciones de diversidad en el perfil de usuario del despacho
• Acceder a la encuesta de diversidad

Acceder al perfil de tu despacho

Puedes acceder al perfil de dos maneras:

• Haz clic en la opción Perfil del Despacho debajo de tu nombre de usuario.

  

• Haz clic en el nombre del despacho desde el panel de Perfiles en la página principal.

  

Debes tener el rol de administrador para realizar cambios en la página del Perfil del Despacho.

Agregar una oficina a la firma

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Para despachos con varias ubicaciones, puedes agregar oficinas para que:

• Los clientes puedan asignar asuntos a diferentes oficinas.
• El personal en una oficina compartida pueda tener diferentes requisitos de reporte.
• Se puedan gestionar diferentes grupos de práctica.

Debes tener el rol de administrador para realizar esta acción.

1. Acceda al perfil de su firma de una de estas dos maneras:

   • Haga clic en el nombre de la firma en el panel de Perfiles en la página principal.

     

   • Haga clic en Perfil de la firma debajo de su nombre de usuario.

     

   Se mostrará la página de Perfil de la Oficina de la Firma.

2. Haga clic en Agregar oficina en la pestaña Oficinas.

   

   Se mostrará la página Crear oficina jurídica.

3. Proporcione la información física y postal en la sección de Información de la dirección.

   Los campos con un asterisco (*) son obligatorios.

   Campo	Detalles
   ID del contribuyente*	Ingrese el TIN asociado a la oficina jurídica.
   Nombre de la oficina jurídica*	Ingrese el nombre de la oficina.
   Dirección de la oficina*	Ingrese la dirección de la oficina.
   Ciudad*	Ingrese la ciudad donde se encuentra la oficina.
   País*	Seleccione el país donde se encuentra la oficina en el menú desplegable.
   Estado/Provincia*	Seleccione el estado o provincia donde se encuentra la oficina en el menú desplegable.
   Código postal	Ingrese el código postal donde se encuentra la oficina.
   Teléfono*	Ingrese un número de teléfono y extensión (si corresponde) de la oficina.
   Fax	Ingrese un número de fax de la oficina.
   Moneda preferida*	Seleccione la moneda que más utiliza la oficina en el menú desplegable.
   Dirección de pago	Seleccione 'Igual que la dirección de la oficina jurídica' si el pago de la factura debe enviarse a la dirección de la firma. Si no, complete la dirección a la que se debe enviar el pago de la factura.
   Dirección de pago*	Complete la dirección y otra información requerida donde se debe enviar el pago de la factura.

4. Complete cualquier información en la sección de Información adicional. Esto variará según la configuración del cliente.

5. Ingrese la información en la sección de Configuración de la oficina jurídica.

   Campo	Descripción
   Cobrar impuestos a los clientes por servicios	Esta opción determina si la oficina debe cobrar impuestos por los servicios. Seleccione la opción “NO” para omitir la página de impuestos durante el proceso de importación de facturas. Si se encuentra en una jurisdicción que requiere agregar impuestos a los servicios, o si tiene un cliente fuera de EE. UU., seleccione "SÍ".
   Servicios sujetos a impuestos IVA/GST	Si se encuentra fuera de EE. UU. y necesita facturar impuestos IVA, seleccione "Sí".
   Aceptar nuevos asuntos	Seleccione “Sí” para aceptar nuevas asignaciones de asuntos para esta oficina.
   Programación de correo electrónico de aceptación automática de asuntos	Seleccione si desea que esta oficina envíe una notificación automática por correo electrónico al cliente cuando acepte asignaciones de asuntos. No enviar - No enviar notificaciones automáticas por correo electrónico. Inmediato - Enviar una notificación por correo electrónico inmediatamente después de la asignación del asunto. Diario - Enviar una notificación por correo electrónico diariamente y seleccionar la hora del día. Semanal - Enviar una notificación por correo electrónico semanalmente y seleccionar el día y la hora. Mensual - Enviar una notificación por correo electrónico mensualmente y seleccionar el día del mes y la hora.
   Recibir correos electrónicos del Centro de Mensajes	Seleccione si desea recibir correos electrónicos con actualizaciones y anuncios de lanzamientos de LexisNexis® CounselLink®.

6. Ingrese la información en la sección de Configuración regional.

   Los campos con un asterisco (*) son obligatorios. Cada usuario heredará esta configuración y podrá cambiarla en su perfil respectivo.

   Campo	Descripción
   Formato de fecha corta*	Elija el formato de fecha corta que se usará en CounselLink, incluyendo fechas de facturas y búsquedas. Ejemplo: 21-7-2013.
   Formato de fecha larga*	Esta opción muestra la fecha escrita. Ejemplo: 21 de julio de 2013.
   Dígitos en un grupo*	Seleccione cuántos dígitos se agrupan en un número grande.
   Símbolo de agrupación de dígitos*	Elija el símbolo que se usará para separar los grupos de números. A veces se le llama separador de miles. En el ejemplo anterior, se usa la coma.
   Símbolo decimal*	Defina el símbolo que se usará entre la parte entera y la fracción del número. En el ejemplo anterior, se usa el punto.
   Formato de hora*	Configure la preferencia para reloj de 12 o 24 horas y el símbolo que los separa.
   Zona horaria*	Elija la zona horaria de la oficina.
   Formato de moneda negativa*	Configure si se usan paréntesis o signo negativo para indicar números menores a cero.
   Ubicación del símbolo de moneda*	Configure si el símbolo de moneda aparece antes o después del número.
   Mostrar código ISO de la moneda*	Elija si desea mostrar la abreviatura típica de la moneda o mantenerla oculta. Ejemplo: $100.00 USD.

7. Haga clic en Guardar.

Configurar moneda preferida para la firma o la oficina

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Los usuarios administradores pueden ajustar la configuración de visualización de hora, fecha, números y moneda a nivel de firma, oficina o usuario individual. Los cambios se aplican de inmediato para el usuario administrador y en el próximo inicio de sesión para los demás usuarios.

Cualquier actualización realizada a nivel de firma se aplicará automáticamente a todas las oficinas, a menos que una oficina ya haya personalizado esa configuración específica.

1. En la página principal, haga clic en el enlace de la firma u oficina en la sección de Perfiles.
2. Haga clic en Editar para abrir el perfil.
3. En Moneda preferida, seleccione la moneda que utiliza con mayor frecuencia. Esta configuración determina cómo se muestran los valores monetarios y sirve como moneda predeterminada al crear elementos en CounselLink.
4. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.

Configurar identificación de cliente corporativo

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Esta función agiliza el proceso de envío electrónico de facturas al permitir que su firma utilice un nombre o ID de cliente único de manera consistente en todas las oficinas.

1. Ingrese un nombre o ID de cliente único en CounselLink. Use este mismo ID al crear una factura en su software de facturación.

   Para archivos de salida LEDES 2000, esto corresponde al campo cl_id. Busque ese nombre de campo y confirme que contenga el ID de su cliente. Para archivos de salida LEDES 1998B y 1998BI, use el campo CLIENT_ID (el tercer campo en la línea de cargo).

2. Desde la página de inicio de CounselLink, vaya a la sección de Perfiles.
3. En Oficinas, haga clic en el nombre de su oficina de abogados.
4. Desplácese hasta la parte inferior de la página de Perfil de la Oficina de Abogados y localice la sección de Identificación del Cliente Corporativo.
5. Haga clic en la casilla junto al nombre del cliente.
6. Haga clic en Editar para abrir la página de Relación con el Cliente Corporativo.
7. En el campo ID de Cliente Corporativo, ingrese un nombre corto o número de identificación para el cliente (máximo 20 caracteres).

8. Haga clic en Guardar para volver a la página anterior.

   Cada oficina puede elegir su propio ID de Cliente Corporativo; sin embargo, para mantener la coherencia, todas las oficinas que facturen al mismo cliente deben usar el mismo ID.

Configurar la visualización del número de empresa

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Los usuarios administradores pueden actualizar la configuración de visualización (hora, fecha, números, moneda) para toda la firma, afectando todos los niveles de perfil a menos que se sobrescriba individualmente.

Ejemplo:

• Fecha antes: 05/12/2007 (mm/dd/aaaa)
• Fecha después: 12 mayo 2007 (dd mes aaaa)

1. Haga clic en la oficina en el panel de Perfiles de la página de inicio.

2. Haga clic en el botón Editar superior.

   

3. En la sección Configuración regional, realice los cambios necesarios.

   Campo	Descripción
   Formato de fecha corta	Elija el formato de la fecha corta que se usará en CounselLink, incluyendo fechas de facturas y búsquedas. Ejemplo: 21-7-2013.
   Formato de fecha larga	Esta opción muestra la fecha completa. Ejemplo: 21 de julio de 2013.
   Dígitos en un grupo	Seleccione cuántos números se agrupan en una cifra grande.
   Símbolo de agrupación de dígitos	Elija el símbolo que se usará para separar los grupos de números. A veces se le llama separador de miles. En el ejemplo anterior, se usa la coma.
   Símbolo decimal	Defina el símbolo que se usa entre la parte entera y la fraccionaria de un número. En el ejemplo anterior, se usa el punto.
   Formato de hora	Configure la preferencia para reloj de 12 o 24 horas y el símbolo que se usará como separador, ya sea punto o punto y coma.
   Zona horaria	Elija la zona horaria de su empresa. Por ahora, solo hay una opción disponible para una firma de abogados.
   Formato de moneda negativa	Configure la opción para usar paréntesis o signo negativo para indicar números menores a cero.
   Ubicación del símbolo de moneda	Defina si el símbolo de moneda aparece antes o después de los números.
   Mostrar código ISO de moneda	Elija mostrar la abreviatura típica de la moneda, o mantenerla oculta. Ejemplo: $100.00 USD.

4. Haga clic en Enviar para guardar la configuración.

Configurar opciones de asignación de trabajo

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Estas opciones determinan si su oficina puede recibir nuevas asignaciones de asuntos y aparecer en la lista para posibles asignaciones.

• Para sus clientes actuales del Registro, esta función permitirá o impedirá nuevas asignaciones de asuntos a su oficina.
• Para posibles clientes del Registro, que buscan abogados externos, esta función permitirá o impedirá que el nombre de su oficina aparezca en la lista de quienes están dispuestos a aceptar asuntos. La configuración de trabajo ya está preestablecida en "Sí" para los clientes potenciales.

Cuando se cambian las configuraciones de asignación de trabajo, el cambio se aplica de inmediato. Los asuntos ya asignados a su firma de abogados no se verán afectados.

Debe tener el rol de Administrador o Socio para realizar estas tareas.

1. En la sección Perfiles de la página de inicio, haga clic en su oficina de abogados.
2. Para modificar la configuración de asignación para nuevos clientes (potenciales), haga clic en el botón Editar superior. Salte al paso 4 para modificar la configuración de clientes actuales.
3. En la sección Configuración de la oficina de abogados, en el campo Aceptar nuevas asignaciones, elija su preferencia.
4. Para modificar la configuración de asignación para clientes actuales, desplácese hasta la parte inferior de la página y busque la sección Relaciones con clientes corporativos.
5. Haga clic en la casilla junto al nombre de un cliente.
6. Haga clic en el botón Editar para ir a la página de Configurar opciones de relación con el cliente corporativo.
7. En el campo Aceptar nuevas asignaciones, seleccione su preferencia.
8. Haga clic en Guardar para completar el proceso.

Opciones de diversidad en el perfil de usuario de la firma de abogados

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1. Haga clic en la opción Mi perfil bajo su nombre en la barra superior. Se mostrará la página de Perfil de Usuario de la Firma de Abogados.
2. Haga clic en el botón Editar para mostrar la página Editar perfil de usuario del usuario seleccionado.
3. En la sección Información del usuario, complete y/o actualice toda la información de diversidad / otra según corresponda, incluyendo los campos marcados con un asterisco (*), que indica un campo obligatorio.
4. Para cada campo de Diversidad (por ejemplo, Raza, Género, etc.), seleccione una opción (por ejemplo, Prefiero no decirlo) de las listas desplegables.
5. Haga clic en Guardar.

Acceder a la encuesta de diversidad

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Algunos clientes requieren que se complete la Encuesta de Diversidad.

1. Haga clic en el enlace Perfil de la firma de abogados debajo de su nombre en la esquina superior derecha.

   Se mostrará la página de la firma de abogados seleccionada.

   

2. En el lado izquierdo de la pantalla, haga clic en el enlace Encuesta de diversidad.

   Se mostrará la Encuesta de Diversidad de CounselLink. Aquí puede responder a las preguntas de la encuesta de la ABA.

   

3. Responda todas las preguntas que correspondan (hay 13 en total).
4. Haga clic en el icono Expandir / Contraer ubicado a la derecha de la pantalla para ver más o menos detalles de la encuesta.
5. Al finalizar, realice una de las siguientes acciones:
   • Haga clic en Guardar respuesta de la encuesta para guardar todas las entradas. Se mostrará un mensaje de confirmación de éxito.

   • Haga clic en Compartir con clientes. Una vez que la Encuesta de Diversidad se haya completado y la firma de abogados la haya puesto disponible para compartir, los usuarios clientes podrán acceder y ver los resultados.

     

     1. Seleccione si desea compartir la información de diversidad de cada responsable de tiempo con sus clientes.
     2. Seleccione si desea compartir la encuesta completa con sus clientes.
     3. Haga clic en Cerrar (botón x en la esquina superior derecha) cuando termine.

"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener imprecisiones. Si tiene dudas sobre alguna información, consulte la versión original en inglés."