Dieser Artikel behandelt folgende Themen:
- Zugriff auf die Profil-Suchseite
- Hinzufügen eines Benutzers oder Zeitnehmers
- Aktivieren eines Logins für einen Benutzer
- Deaktivieren eines Benutzers
- Entfernen einer Person aus einem Büro
- Bearbeiten einer Benutzerrolle
- Bearbeiten eines Benutzerprofils
Zugriff auf die Profil-Suchseite
Ihr Kanzleiprofil enthält spezifische Informationen zu Ihrer Kanzlei. Von dieser Seite aus können Sie Benutzer verwalten, Steuerinformationen festlegen und individuelle Büro-Einstellungen verwalten.
Sie müssen die Admin-Rolle haben, um Änderungen auf der Kanzleiprofil-Seite vorzunehmen.
Sie können auf das Profil auf folgende Weise zugreifen:
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Klicken Sie auf die Option Kanzleiprofil unter Ihrem Benutzernamen.
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Klicken Sie auf den Kanzleinamen oder Büronamen im Profile-Panel auf der Startseite.
Hinzufügen eines Benutzers oder Zeitnehmers
Wenn ein Mitarbeiter Zugriff auf Informationen in CounselLink benötigt oder gegen eine Angelegenheit abrechnen soll, sollte er ein Profil und einen Login haben. Sobald Sie einen Benutzer erstellt und Informationen über ihn bereitgestellt haben, können Sie ihm eine oder mehrere Rollen zuweisen, die ihm spezifische Berechtigungen erteilen.
Benutzer müssen die Rolle Admin oder Partner haben, um einen neuen Benutzer oder Zeitnehmer hinzuzufügen. Sobald Sie einen Zeitnehmer erstellt haben, müssen Sie ein bestehendes Gebührenangebot kopieren, um dem Zeitnehmer die Abrechnung einer Angelegenheit zu ermöglichen.
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In der oberen Leiste von CounselLink klicken Sie auf den Benutzernamen und wählen Sie die Option Kanzleiprofil.
Die Seite Kanzleiprofil wird angezeigt.
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Klicken Sie auf den Namen des Büros des Benutzers, wenn Ihre Kanzlei mehrere Büros hat.
Die Seite Büroprofil wird angezeigt.
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Klicken Sie im Abschnitt Schnellzugriffe auf der linken Seite des Bildschirms auf Benutzer hinzufügen. Oder klicken Sie im Abschnitt Büropersonal auf Benutzer hinzufügen.
Füllen Sie das Formular aus. Felder mit einem roten Sternchen (*) sind erforderlich. Klicken Sie für Informationen zu bestimmten Feldern.
Feld Beschreibung Präfix Wählen Sie eine Anrede wie Herr oder Frau. Praktizierender* Anwalt Wählen Sie aus, ob dieser Benutzer ein praktizierender Anwalt ist. Vorname* Geben Sie den ersten Namen (z.B. John) im vollständigen Namen ein (z.B. John Smith). Login aktivieren* Wählen Sie Ja oder Nein. Sie können den Login später aktivieren, wenn Sie sich entscheiden, ihn zu diesem Zeitpunkt nicht zu aktivieren. Mittlerer Initial Geben Sie den ersten Buchstaben des zweiten Vornamens des Benutzers ein. E-Mail Geben Sie eine E-Mail-Adresse für den Benutzer ein. Nachname* Geben Sie den letzten Namen (z.B. Smith) im vollständigen Namen ein (z.B. John Smith). Rasse Geben Sie hier die Rasse / Nationalität der Person ein. Suffix Geben Sie das Ende des Namens des Benutzers und/oder akademische Suffixe ein, falls gewünscht. Geschlecht Wählen Sie "Keine Angabe", "Männlich" oder "Weiblich". Titel* Wählen Sie den Titel, der die Position der Person am besten beschreibt. Jeder Titel verleiht spezifische Rollen. LGBT Wählen Sie "Keine Angabe", "Ja" oder "Nein". Veteran Wählen Sie "Keine Angabe", "Ja" oder "Nein". Behindert Wählen Sie "Keine Angabe", "Ja" oder "Nein". Arbeit im Büro* Wählen Sie das Büro aus, in dem dieser Benutzer arbeitet. Geburtsdatum Geben Sie das Geburtsdatum des Benutzers ein. Dies wird verwendet, um einen bestimmten Anwalt im Falle von Namensdoppelungen zu verifizieren. Dienstjahre Geben Sie die Anzahl der Jahre ein, die im Militär gedient wurden. ISLN Geben Sie Ihre Martindale-Hubbell-Nummer ein, damit Kunden recherchieren können. -
Füllen Sie den Abschnitt Einstellungen nach Bedarf aus. Weitere Informationen zum Dokumentenaustausch und zu Berechtigungen finden Sie im Thema Dokumente. Felder mit einem roten Sternchen (*) sind erforderlich.
Füllen Sie den Abschnitt Informationen zum Zeitnehmer für Personen aus, die abrechenbare Arbeiten durchführen werden. Klicken Sie für weitere Informationen.
Ihre Initialen erscheinen auf den Rechnungen an den Kunden. Felder mit einem roten Sternchen (*) sind erforderlich.
Feld Beschreibung Zeitnehmer* Ebene Wählen Sie eine Option, die dem Titel der Person am nächsten kommt. Die „Ebene“ bezieht sich auf einen Standard-Abrechnungssatz. Wählen Sie „andere“ für einen Mitarbeiter, der nicht abrechnen wird. Zusätzliche Zeitnehmer-ID Geben Sie andere IDs an, die dieser Abrechner verwenden könnte. Primäre* Zeitnehmer-ID Geben Sie Zeichen für die Person ein, die auf der Rechnung zur Verfolgung der Abrechnungsgebühren verwendet werden. Diese Zeichen müssen für die Anwaltskanzlei eindeutig sein. Dies ist erforderlich, auch wenn die Person nicht abrechnen wird. Um die Initialen anderer in Ihrem Büro zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitnehmer-IDs anzeigen. Zeitnehmer-ID hinzufügen Klicken Sie, um ein weiteres Eingabefeld für zusätzliche Zeitnehmer-IDs hinzuzufügen. Zeitnehmer-ID anzeigen Klicken Sie, um ein Fenster mit allen vorhandenen Zeitnehmer-IDs anzuzeigen. -
Füllen Sie den Abschnitt Adressinformationen aus, um die Postadresse eines Benutzers zu identifizieren.
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Füllen Sie den Abschnitt Regionale Einstellungen aus, um die Anzeigepräferenzen eines Benutzers für Datums-, Zeit-, Zahlen- und Währungsformate zu identifizieren. Die Einstellungen wurden auf US-Standards voreingestellt. Felder mit einem roten Sternchen (*) sind erforderlich.
ISO-Code der Anzeigewährung: Beispiel: EUR ist der Code für den Euro. USD ist der Code für den US-Dollar.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Der Bildschirm des Kanzleiprofils wird angezeigt, um den neu hinzugefügten Benutzer / Zeitnehmer einzuschließen.
Aktivieren eines Logins für einen Benutzer
Im Allgemeinen erhalten nur Personen, die CounselLink nutzen, Logins. Eine Person, die an einem Fall arbeitet und dafür Rechnungen stellt, kann dies tun, ohne jemals die Software zu verwenden. Ein Admin oder Partner sind die einzigen Mitarbeiter, die Logins haben müssen. Sie können jedoch das Login eines Benutzers auf der Kanzleiprofilseite aktivieren.
Diese Aufgabe ist nur für Personen mit der Rolle Admin oder Partner vorgesehen.
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Klicken Sie auf den Link Kanzleiprofil unter Ihrem Benutzernamen.
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Klicken Sie auf den Namen des Büros des Benutzers, wenn Ihre Kanzlei mehrere Büros hat.
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Klicken Sie auf den Namen des Benutzers unter Büroangestellte.
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Klicken Sie auf Login aktivieren im Abschnitt QuickLinks.
Deaktivieren eines Kanzleibenutzers
Das Deaktivieren eines Benutzers verhindert, dass er auf CounselLink zugreift. Die Informationen der Person bleiben sichtbar. Sobald diese Aktion abgeschlossen ist, werden Bestätigungs-E-Mails sowohl an den Administrator (der die Deaktivierung durchgeführt hat) als auch an den deaktivierten Benutzer gesendet.
Sie müssen die Rolle Benutzeradministrator haben, um diese Aufgabe auszuführen.
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Klicken Sie auf den Link Kanzleiprofil unter Ihrem Benutzernamen.
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Klicken Sie auf den Namen des Büros des Benutzers, wenn Ihre Kanzlei mehrere Büros hat.
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Klicken Sie auf den Namen des Benutzers unter Büroangestellte.
- Klicken Sie auf Entfernen im Abschnitt QuickLinks. Ein Bestätigungsfenster wird angezeigt.
- Klicken Sie auf OK, um die Entfernung zu bestätigen. Die Seite Anforderungsentfernung wird angezeigt.
- Wählen Sie einen Grund im Dropdown-Menü Grund für die Entfernung aus.
- Geben Sie bei Bedarf Text im Feld Entfernungsgrund ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Führen Sie die folgenden Aktionen nach Bedarf aus.
Rollen
Wenn der Benutzer noch in einem oder mehreren Büros aktiv ist, müssen diese Rollen neu zugewiesen werden. Siehe Bearbeiten der Benutzerrolle auf dieser Seite, um mehr zu erfahren.
Aktive Angelegenheiten
Wenn der Benutzer mit Angelegenheiten / Rechnungen (ausstehende Arbeiten) verbunden ist, wird die Seite 'Individuelle Entfernungswarnung' angezeigt.
- Klicken Sie auf Weiter, um die Seite Anforderungsentfernung anzuzeigen.
- Wählen Sie im Feld Grund für die Entfernung einen Grund für die Entfernung aus der Dropdown-Liste aus.
- Geben Sie bei Bedarf Text im Feld Entfernungsgrund ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
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Klicken Sie im Bereich QuickLinks auf Entfernen.
Das Bestätigungsfenster wird angezeigt.
- Klicken Sie auf OK, um die Entfernung zu bestätigen.
- Führen Sie die folgenden Aktionen nach Bedarf aus.
Anwälte
Wenn der Benutzer mit Angelegenheiten / Rechnungen verbunden ist (ausstehende Arbeiten), wird der Bildschirm 'Individuelle Entfernungswarnung' angezeigt.
Der Bildschirm 'Individuelle Entfernungswarnung' wird angezeigt.
- Klicken Sie auf Weiter, um dem Anwalt den Status Entfernt ausstehend zuzuweisen.
- Wählen Sie im Feld Grund für die Entfernung einen Grund für die Entfernung aus der Dropdown-Liste aus.
- Geben Sie bei Bedarf Text im Feld Entfernungsgrund ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
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Klicken Sie im Bereich QuickLinks auf Entfernen.
Das Bestätigungsfenster wird angezeigt.
- Klicken Sie auf OK, um die Entfernung zu bestätigen.
- Führen Sie die folgenden Aktionen nach Bedarf aus.
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Im Bereich QuickLinks klicken Sie auf Rollen bearbeiten.
Der Bestätigungsbildschirm zur Zuweisung von Benutzerrollen wird angezeigt.
- Entfernen Sie im Abschnitt Rollen in der Kanzlei das Häkchen, falls vorhanden.
- Entfernen Sie im Abschnitt Rollen in den Büros alle Häkchen.
- Klicken Sie auf Speichern.
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Im Bereich QuickLinks klicken Sie auf Entfernen.
Das Bestätigungsfenster wird angezeigt.
- Klicken Sie auf OK, um die Entfernung zu bestätigen.
- Klicken Sie auf Weiter, um den Bildschirm Entfernungsanfrage anzuzeigen.
- Wählen Sie im Feld Grund für die Entfernung einen Grund für die Entfernung aus der Dropdown-Liste aus.
- Geben Sie im Feld Entfernungsgrund einen Text ein, falls zutreffend.
- Klicken Sie auf Speichern.
Entfernen einer Person aus einem Büro
Wenn ein Benutzer aus einem Büro entfernt wird, wird sein Login deaktiviert und seine Informationen werden aus CounselLink entfernt. Er kann keine Angelegenheitszuweisungen mehr annehmen. Nach Abschluss werden Bestätigungs-E-Mails an den Administrator und die betreffende Person gesendet.
Sie müssen die Rolle Admin oder Partner haben, um diese Aufgabe auszuführen.
- Auf der CounselLink-Startseite finden Sie den Abschnitt Profile. Unter Büros klicken Sie auf den Link für Ihr Büro.
- Scrollen Sie zum Abschnitt Büropersonal. Hier werden alle Personen in diesem Büro und ihre Rolle aufgelistet.
- Klicken Sie auf den Namen der Person, die entfernt werden muss.
- Klicken Sie auf den Link Entfernen in der Seitenleiste.
- Überprüfen Sie die Popup-Nachricht. Wenn es notwendig ist, diese Person zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
- Auf der Seite Warnung zur Entfernung einer Person wird eine Liste der Angelegenheiten angezeigt, denen die Person zugewiesen wurde.
- Klicken Sie auf Weiter, um mit der Entfernung fortzufahren.
- Auf der Seite Entfernungsanfrage wählen Sie einen Grund für die Entfernung aus dem Dropdown-Menü aus.
- Geben Sie eine Beschreibung des Entfernungsgrundes ein.
- Klicken Sie auf Weiter, um mit der Entfernung fortzufahren und zur Seite Kanzleiprofil zurückzukehren.
Bearbeiten der Rolle eines Benutzers
Rollen werden Benutzern zugewiesen, die erweiterten Zugriff auf die Daten in CounselLink benötigen. Zum Beispiel kann eine Person mit der Rolle Partner auf alle Teile der Anwendung zugreifen. Aber die Person mit der Rolle Budget hat nur allgemeine Benutzerrechte und Zugriff auf die Budgetfunktion. Es kann notwendig sein, die einem Benutzer zugewiesenen Rollen zu ändern oder nachzuschlagen.
Sie müssen die Rolle Admin oder Partner haben, um diese Aufgabe auszuführen.
- Auf der Startseite suchen Sie den Abschnitt Profile. Klicken Sie auf den Link für das Büro, dem der Benutzer zugewiesen ist.
- Im Abschnitt Büropersonal klicken Sie auf den Link der Person, deren Rolle geändert werden muss.
- Klicken Sie auf den Link Rollen in der Navigationsleiste.
- Auf der Seite Benutzerrollen zuweisen nehmen Sie Änderungen an der Rolle einer Person nach eigenem Ermessen vor.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Aufgabe abzuschließen.
Bearbeiten des Profils eines Benutzers
Wenn ein Mitarbeiter seinen Namen, sein Hauptbüro oder seine bevorzugte Währung geändert hat, müssen Sie möglicherweise sein Profil aktualisieren.
Sie müssen die Rolle Admin oder Partner haben, um diese Aufgabe auszuführen.
- Finden Sie auf der Startseite das Profile-Panel.
- Klicken Sie auf den Link für Ihr Büro.
- Klicken Sie im Abschnitt Büropersonal auf den Namen der Person.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um zum Bildschirm mit den individuellen Informationen zu gelangen.
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Ändern Sie alle erforderlichen Felder. Anweisungen zu bestimmten Feldern finden Sie unten.
Feld Beschreibung Präfix Wählen Sie eine Anrede wie Herr oder Frau. Suffix Geben Sie das Namensende des Benutzers und/oder akademische Titel ein, falls gewünscht. Titel Wählen Sie den Titel, der die Position der Person am besten beschreibt. Jeder Titel verleiht spezifische Rollen. Hauptbüro Wählen Sie das Büro aus, mit dem diese Person am meisten verbunden ist. Einige Anwendungseinstellungen werden vom gewählten Büro übernommen. Bevorzugte Währung Wählen Sie die Währung, mit der die Person am vertrautesten ist. Diese Option bestimmt die Anzeige von Geldwerten auf dem Bildschirm und ist die Standardwährung beim Erstellen von Elementen in CounselLink. Praktizierender Anwalt Geben Sie an, ob dies ein Anwalt in Ihrer Praxis ist. Login aktivieren Muss sich diese Person aus irgendeinem Grund bei CounselLink anmelden? Wenn ja, wählen Sie ja. E-Mail Diese Adresse wird verwendet, um Passwortinformationen an die einzurichtende Person zu senden. E-Mails, die sich auf die Rolle des Benutzers beziehen, werden ebenfalls an diese Adresse gesendet. Rasse, Geschlecht, Behinderung Diese Informationen werden für das Diversity-Tracking durch den Unternehmenskunden verwendet. Geburtsdatum Wird verwendet, um einen bestimmten Anwalt im Falle von Namensdoppelungen zu verifizieren. ISLN Geben Sie Ihre Martindale-Hubbell-Nummer ein, damit Kunden recherchieren können. -
Füllen Sie diesen Abschnitt für Personen aus, die abrechenbare Arbeit leisten werden.
Die Initialen des Zeitnehmers erscheinen auf den Rechnungen an den Kunden. Felder mit einem roten Sternchen (*) sind erforderlich.
Feld Beschreibung Level des Zeitnehmers Wählen Sie eine Option, die dem Titel der Person am nächsten kommt. Das „Level“ bezieht sich auf einen Standard-Abrechnungssatz. Wählen Sie „andere“ für eine Person, die nicht abrechnen wird. Primäre Zeitnehmer-ID Geben Sie Zeichen für die Person ein, die auf der Rechnung zur Verfolgung der Abrechnungsgebühren verwendet werden. Diese Zeichen müssen für die Anwaltskanzlei eindeutig sein. Dies ist erforderlich, auch wenn die Person nicht abrechnen wird. Um die Initialen anderer in Ihrem Büro zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitnehmer-IDs anzeigen. Zusätzliche Zeitnehmer-ID Geben Sie andere IDs an, die dieser Abrechner verwenden kann. -
Füllen Sie diesen Abschnitt aus, um die Postadresse Ihres Benutzers anzugeben.
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Füllen Sie diesen Abschnitt aus, um Ihre Anzeigepräferenzen für Datums-, Zeit-, Zahlen- und Währungsformate festzulegen. Die Einstellungen wurden auf US-Standards voreingestellt.
Währungs-ISO-Code anzeigen: Beispiel: EUR ist der Code für den Euro. USD ist der Code für den US-Dollar.
- Scrollen Sie zum Anfang der Seite und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
- Auf der Seite Verwaltung der individuellen Rollen wurden Rollen basierend auf dem Titel der angemeldeten Person zugewiesen. Nehmen Sie Änderungen an der Rolle des Benutzers nach eigenem Ermessen vor.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
- Klicken Sie auf die Startseite, um dorthin zurückzukehren.
Eine Willkommens-E-Mail mit Anmeldeinformationen wird an den Administrator dieses Büros und an die Person gesendet, wenn ein Login aktiviert wurde.