Chaque page de vue d'ensemble de la facture contient des onglets en bas de la page. Ces onglets donnent accès à des informations supplémentaires sur la facture, y compris les frais, les documents, les remises et les paiements effectués. Vous pouvez également effectuer certaines actions sur la page, comme la supprimer ou l'imprimer pour vos dossiers.
Cet article couvre les sujets suivants :
- Détails principaux de la vue d'ensemble de la facture
- Générer un rapport de vue d'ensemble de la facture
- Exporter les frais d'une vue d'ensemble de la facture
- Imprimer la vue d'ensemble de la facture
- Supprimer une facture
- Onglet Tout
- Onglet Résumé
- Onglet Frais
- Onglet Documents
- Onglet Paiements
- Onglet Commentaires
- Onglet Historique
Détails principaux de la vue d'ensemble de la facture
La page de vue d'ensemble de la facture est divisée en une zone d'informations principales en haut et des onglets individuels en bas.
Visualiser la section supérieure de la vue d'ensemble
La zone des détails principaux affiche des informations de haut niveau sur la facture, y compris le numéro de facture, les détails et le statut de la facture, les questions correspondantes de la facture, le résumé du montant, et plusieurs autres détails utiles. Elle montre également les contacts clients assignés à la facture.
Utiliser les actions
Vous pouvez également effectuer les actions suivantes depuis la page de vue d'ensemble. Lisez la suite de cet article pour en savoir plus.
| Action | Détails |
|---|---|
| Modifier | Si une facture n'a pas encore été soumise au client ou si elle a été rejetée, vous pouvez effectuer des modifications. |
| Directives de facturation | Cliquez ici pour voir et imprimer les directives de facturation de votre client. |
| Rapport | Vous pouvez imprimer un rapport contenant les données de la facture. |
| Exporter | Téléchargez un fichier .xls des frais de la facture. |
| Imprimer | Vous pouvez imprimer une version papier de la facture. |
| Supprimer | Supprimez la facture si elle a été rejetée. |
Visualiser les détails de la facture
Cette section montre l'offre de frais correspondante, la date de soumission, le soumissionnaire, le type de facture, la devise de la facture et le fichier texte de la facture s'il a été importé. Cliquez sur le lien de l'offre de frais pour voir la liste des frais et des tarifs, ou cliquez sur le fichier texte de la facture pour en télécharger une copie.
Visualiser le statut de la facture
Cette section montre des informations liées au statut de la facture, y compris son état actuel, le nom du réviseur si elle a été envoyée au client, et plus encore. Selon leur statut et leur configuration, toutes les factures n'utiliseront pas toutes les informations affichées. Si la facture a une remise pour paiement rapide, la zone de statut indiquera quand elle expire.
Visualiser les détails des Questions
Cette section montre la question associée à la facture, y compris les contacts de la question et de la facture. Elle montre également les informations de dépenses de la question ou les détails du budget. Survolez la barre de budget pour afficher le montant exact en dollars qui a été facturé pour la question.
Visualiser le résumé des montants
Cette section montre un aperçu des informations de résumé de la facture, y compris combien a été approuvé et ce qu'il reste à payer. Elle montre également les ajustements totaux de la facture qui ont été effectués. Les informations dans cette zone sont identiques à celles trouvées dans l'onglet Résumé.
Visualiser les factures associées, la remise et les informations supplémentaires
Cette zone contient des sections réduites par défaut. Vous pouvez voir le contenu de la zone en cliquant sur n'importe quel titre affiché pour l'agrandir.
- Factures associées : Cela montre d'autres factures soumises sur le même sujet.
- Informations sur les remises/primes : Cela montre les informations sur les remises ou primes offertes sur la facture pour inciter à un paiement plus rapide.
- Informations supplémentaires : Cela montre toute information supplémentaire concernant la facture.
Générer un rapport de synthèse de facture
Depuis la page de synthèse de la facture, vous pouvez générer et télécharger un PDF avec les données de cette facture particulière. Le rapport contient des informations sur la page, y compris tous les détails de la zone principale et le résumé de la facture, les informations sur les remises/primes, le résumé des temps et le résumé des frais.
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Cliquez sur l'icône de graphique dans le coin supérieur droit de la page de synthèse de la facture.
La fenêtre du rapport de synthèse de la facture s'affiche
- Cliquez sur l'icône d'impression dans le coin supérieur droit de la fenêtre pour imprimer ou télécharger une copie du rapport.
Exporter les frais depuis une synthèse de facture
Depuis la page de synthèse de la facture, vous pouvez télécharger un document .xls des frais contenus dans cette facture particulière.
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Cliquez sur l'icône de téléchargement dans le coin supérieur droit de la page de synthèse de la facture.
Un fichier .xls des frais est téléchargé.
- Ouvrez le fichier .xls depuis votre dossier de téléchargements.
Un fichier Excel affiche la liste des frais et ajustements depuis l'onglet des frais sur votre page de synthèse de la facture.
Imprimer la synthèse de la facture
Vous pouvez imprimer une copie papier des informations de la facture sur la page de synthèse de la facture. Cette version contient moins de mise en forme que le rapport de synthèse de la facture, ce qui la rend plus adaptée à l'impression.
-
Cliquez sur l'icône d'impression dans le coin supérieur droit de la page de synthèse de la facture.
La fenêtre de synthèse de la facture imprimable s'affiche.
- Cliquez sur l'icône d'impression dans le coin supérieur droit de la fenêtre pour imprimer ou télécharger une copie du rapport.
Supprimer une facture
Vous pouvez supprimer une facture depuis la page de synthèse de la facture. Vous pourriez avoir besoin de supprimer une facture si elle a été rejetée par le client.
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Cliquez sur l'icône de la corbeille dans le coin supérieur droit de la page de synthèse de la facture.
La fenêtre de suppression de la facture s'affiche.
- Cliquez sur Oui, supprimer. La facture a été supprimée du système.
Onglet Tout
L'onglet Tout sur la page de synthèse de la facture contient des sections rétractables de tous les onglets disponibles sur la page. Il inclut également des informations supplémentaires sur la facture.
Cliquez sur la flèche sur le côté droit de la page pour développer ou réduire une section.
| Section | Description |
|---|---|
| Résumé | L'onglet Résumé présente une vue d'ensemble de tous les frais et dépenses facturés, les ajustements effectués, les remises pour paiement rapide et le montant net à payer. Il inclut également des sections rétractables contenant diverses autres informations associées à la facture. |
| Frais | Cet onglet contient des informations sur les frais de la facture que vous avez soumis, y compris les ajustements ou notes effectués lors du processus de révision. |
| Problèmes |
Cette section affiche une liste des problèmes enregistrés lors de la soumission de la facture. Vous pouvez consulter les informations sur la règle, la description de l'ajustement, le type de problème et le montant spécifique de l'ajustement. Cliquez sur le numéro dans la colonne Problèmes pour accéder à l'ajustement dans l'onglet Frais. |
| Performance de Facturation de l'Affaire |
Cette section affiche des informations sur l'affaire à laquelle la facture est imputée. |
| Budgets |
Si l'affaire à laquelle la facture est associée utilise des budgets et que vous avez l'autorisation de les consulter, vous pouvez trouver des informations à ce sujet dans cette section. Vous pouvez cliquer sur le titre ou la période du budget pour accéder à ces informations sur la page Vue d'ensemble du budget. Vous pouvez également consulter les détails généraux concernant les dépenses actuelles du budget. |
| Documents | Cet onglet contient les documents qui sont attachés à votre facture. |
| Paiements | L'onglet Paiements affiche les paiements de facture qui ont été reçus par le cabinet d'avocats, si le client les saisit. |
| Commentaires | L'onglet Commentaires sur la page Vue d'ensemble de la facture vous permet de laisser des commentaires à votre client concernant la facture. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour documenter une conversation téléphonique ou par e-mail avec le client concernant la facture afin que d'autres utilisateurs puissent la voir. |
| Historique | L'onglet historique montre un enregistrement des modifications apportées à la facture depuis sa création. |
Onglet Résumé
L'onglet Résumé présente une vue d'ensemble de tous les frais et dépenses facturés, les ajustements effectués, les remises pour paiement rapide et le montant net à payer. Il inclut également des sections rétractables contenant diverses autres informations associées à la facture.
| Section | Description |
|---|---|
| Résumé des Problèmes |
Cette section affiche une liste des problèmes enregistrés lors de la soumission de la facture. Vous pouvez consulter les informations sur la règle, la description de l'ajustement, le type de problème et le montant spécifique de l'ajustement. Cliquez sur le numéro dans la colonne Problèmes pour accéder à l'ajustement dans l'onglet Frais. |
| Budgets |
Si l'affaire à laquelle la facture est associée utilise des budgets et que vous avez l'autorisation de les consulter, vous pouvez trouver des informations à ce sujet dans cette section. Vous pouvez cliquer sur le titre ou la période du budget pour accéder à ces informations sur la page Vue d'ensemble du budget. Vous pouvez également consulter les détails généraux concernant les dépenses actuelles du budget. |
| Performance de Facturation de l'Affaire |
Cette section affiche des informations sur l'affaire à laquelle la facture est imputée. |
Onglet Frais
Cet onglet contient des informations sur les frais de la facture que vous avez soumis, y compris les ajustements ou notes effectués lors du processus de révision.
Si vous n'avez pas encore créé de frais sur votre facture, consultez ce sujet pour plus d'informations sur l'ajout de frais et de dépenses.
Comprendre les Règles et Ajustements
Les directives de facturation définissent quels frais votre client paiera ou non. Votre cabinet d'avocats a accepté ces directives de facturation avant l'attribution de l'affaire. Les factures soumises contenant des frais qui ne respectent pas ces directives peuvent être ajustées lors du processus de révision. Toute règle appliquée ou ajustement effectué sera documenté sur un frais :
Vous pouvez voir les modifications qu'un ajustement apporte sur les colonnes des unités, du taux et du montant. Passer la souris sur l'icône d'informations supplémentaires affichera le changement.
Options d'Affichage
Vous pouvez utiliser le menu déroulant Affichage pour regrouper les frais comme vous le souhaitez.
Cochez/décochez l'une des quatre premières options pour afficher/masquer les frais selon ces critères. Vous pouvez également réduire/étendre tous les groupes de frais ou les notes d'appel si elles sont appliquées.
Visualiser les Informations sur une Ligne de Frais
| Section | Description |
|---|---|
| Signet |
Cochez l'icône Signet ( Les signets sont effacés lorsque vous vous déconnectez de CounselLink. |
| Historique des Frais | Cliquez sur l'icône livre ( |
| Date | Cette colonne affiche la date de création du frais. |
| Offre de Frais |
Cliquez sur l'icône à trois points verticaux ( |
| Gestionnaire de Temps |
Cette colonne affiche le gestionnaire de temps associé au frais. Cliquez sur le nom pour afficher une fenêtre avec les détails du profil de l'utilisateur. |
| Code | Cette colonne affiche le code du frais, s'il y en a un. |
| Description | Cette colonne affiche une courte description des activités ou tâches effectuées sur le frais. |
| Taux | Cette colonne affiche le taux horaire pour le gestionnaire de temps. |
| Montant | Cette colonne affiche le montant total facturé pour le frais. |
Onglet Documents
Cet onglet contient les documents qui sont attachés à l'affaire. Ici, vous pouvez voir les dossiers liés à l'affaire, tels que les reçus, la correspondance, les vidéos ou d'autres informations pertinentes. Vos clients peuvent également ajouter, modifier, supprimer, télécharger et enregistrer/extraire des documents. De plus, ils peuvent ajouter des documents et les partager avec vous.
Effectuer des Actions sur l'Onglet Documents
Une fois que vous avez sélectionné un document dans la liste, vous pouvez effectuer un certain nombre d'actions différentes. Consultez ce sujet pour plus d'informations sur l'exécution de ces actions.
Vous devez être le propriétaire du document ou avoir le rôle d'Administrateur de Documents pour effectuer ces actions.
| Colonne | Description |
|---|---|
| +Ajouter | Cliquez sur ce bouton pour ajouter un document à la facture. |
| Modifier | Cliquez sur ce bouton pour modifier les détails associés au document. |
| Copier | Cliquez sur ce bouton pour faire une copie du document sélectionné. Cela ouvrira la page Détails du Document. |
| Supprimer | Cliquez sur ce bouton pour supprimer le(s) document(s) sélectionné(s). |
| Déplacer |
Cliquez sur ce bouton pour déplacer le(s) document(s) sélectionné(s) vers un autre dossier dans le dossier. Choisissez l'emplacement du dossier dans le menu déroulant et cliquez sur Enregistrer. |
| Emprunter | Cliquez sur ce bouton pour emprunter un document. Utilisez cette option si vous souhaitez apporter des modifications. Les éléments empruntés par un utilisateur ne peuvent pas être modifiés par un autre utilisateur tant qu'ils ne sont pas rendus. |
| Rendre | Cliquez sur ce bouton pour rendre un document. |
| Télécharger | Cliquez sur ce bouton pour télécharger une copie du ou des documents sélectionnés. |
Visualisation des Documents dans l'Onglet Document
Une fois qu'un document est attaché au dossier, vous pouvez voir des informations générales à son sujet dans la liste.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Nom | Affiche le nom de la pièce jointe. Cliquez sur le nom pour accéder à la page Aperçu du Document. |
| Dernière Modification | Affiche la date de la dernière modification apportée au document. |
| Catégorie | Affiche la catégorie du document. |
| Propriétaire | Affiche le propriétaire du document. |
| Taille | Affiche la taille du document. |
| Accès | Affiche le niveau d'accès du document (public, privé). |
Utilisation de la Page Aperçu du Document
Cliquer sur le nom de n'importe quel document vous mènera à la page Aperçu du Document.
La zone des détails principaux affiche les informations sur le document, y compris le propriétaire, la description et le niveau d'accès. Cliquez sur les trois points alignés pour
La page d'aperçu contient également les onglets suivants :
- Commentaires : Cet onglet vous permet d'ajouter des notes internes et externes concernant le document.
- Versions : Cet onglet affiche des informations sur les différentes versions du document.
- Historique : Cet onglet affiche l'historique des modifications apportées au document.
Onglet Paiements
L'onglet Paiements affiche tous les paiements de factures reçus par le cabinet d'avocats, si le client les saisit.
Tous les clients n'ajoutent pas d'informations de paiement dans CounselLink.
Visualisation des colonnes de l'onglet Paiements de la vue d'ensemble des factures
| Colonne | Description |
|---|---|
| Numéro de référence | Affiche le numéro de référence du paiement. |
| Date de paiement | Affiche la date à laquelle le paiement a été envoyé. |
| Saisi par | Affiche le nom de l'utilisateur qui a initié le paiement. |
| Paiement | Affiche le montant du paiement. |
| Facturé | Affiche le montant que vous avez facturé au client. |
| Recommandé | Affiche le montant de paiement recommandé par CounselLink. |
| Statut | Affiche le statut du paiement. |
| Supprimer | Cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer les informations de paiement. |
Onglet Commentaires
L'onglet Commentaires sur la page de vue d'ensemble des factures vous permet de laisser des commentaires à votre client concernant la facture. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour documenter une conversation téléphonique ou par e-mail avec le client concernant la facture afin que d'autres utilisateurs puissent la voir.
Ajouter un commentaire à la page de vue d'ensemble des factures
-
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- Entrez votre commentaire dans la zone de commentaire. Utilisez les options de formatage si nécessaire :
- B : Mettre le texte sélectionné en gras.
- I : Mettre le texte sélectionné en italique.
- U : Souligner le texte sélectionné.
- Tx : Supprimer tout le formatage du texte sélectionné. Cela est utile si vous collez du texte dans le commentaire depuis une autre source.
-
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L'utilisateur tagué recevra une notification par e-mail avec un lien vers le commentaire.
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- Tout le monde - Partagé avec le client et les utilisateurs du cabinet d'avocats ayant accès à la facture.
- Client uniquement - Partagé uniquement avec les utilisateurs du client ayant accès à la facture.
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Modifier un commentaire
- Cliquez sur l'onglet Commentaires en bas de la page Aperçu de la facture.
- Passez votre curseur sur le commentaire que vous souhaitez modifier.
-
Modifiez le message selon vos besoins.
- Répondre - Cliquez sur le bouton Répondre et saisissez votre message. La réponse apparaîtra sous le message initial.
- Modifier - Cliquez sur l'icône crayon dans le coin supérieur droit. Modifiez le message selon vos besoins.
- Supprimer - Cliquez sur l'icône poubelle dans le coin supérieur droit. Une fenêtre de confirmation apparaîtra pour confirmer l'action.
- Si vous souhaitez taguer un utilisateur, entrez un arobase (@) suivi de trois caractères pour identifier et taguer un utilisateur. Vous pouvez taguer plusieurs utilisateurs dans un commentaire. Cliquez sur le nom pour les ajouter.
- Cliquez sur Enregistrer.
Trier ou filtrer les commentaires
Une fois que vous êtes dans l'onglet Commentaires en bas de la page Aperçu du budget :
- Cliquez sur l'icône flèche dans la colonne Commentaire. Cela réorganisera les commentaires existants pour afficher les plus récents en premier.
- Cliquez sur l'icône Filtrer dans le coin supérieur droit de la section des commentaires. Cela vous permettra d'afficher les commentaires faits Avant ou Après une date spécifique.
Onglet Historique
L'onglet historique montre un enregistrement des modifications apportées à la facture depuis sa création.
Visualisation de l'onglet Colonnes dans l'onglet Historique de la page Aperçu de la facture
| Colonne | Valeur |
|---|---|
| Description de l'événement | Brève description du changement survenu sur la facture. |
| Date de l'événement | La date à laquelle le changement a eu lieu. |
| Initiée par | Nom de l'utilisateur qui a effectué le changement. |
| Détails | Détails supplémentaires sur l'événement de changement. |