Cet article couvre les sujets suivants :
- Accéder à la page de recherche des profils
- Ajouter un utilisateur ou un gestionnaire de temps
- Activer un accès pour un utilisateur
- Désactiver un utilisateur
- Retirer une personne d'un bureau
- Modifier un rôle utilisateur
- Modifier le profil d'un utilisateur
Accéder à la page de recherche des profils
Votre Profil de cabinet d'avocats contient des informations spécifiques à votre cabinet. Depuis cette page, vous pouvez gérer les utilisateurs, définir les informations fiscales et gérer les paramètres individuels des bureaux.
Vous devez avoir le rôle d'administrateur pour apporter des modifications à la page du profil du cabinet d'avocats.
Vous pouvez accéder au profil en utilisant les méthodes suivantes :
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Cliquez sur l'option Profil de cabinet d'avocats sous votre nom d'utilisateur.
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Cliquez sur le nom du cabinet ou du bureau depuis le panneau Profils sur la page d'accueil.
Ajouter un utilisateur ou un gestionnaire de temps
Si un membre du personnel doit accéder aux informations dans CounselLink ou facturer sur un dossier, il doit avoir un profil et un accès. Une fois que vous avez créé un utilisateur et fourni des informations à son sujet, vous pouvez lui attribuer un ou plusieurs rôles qui lui accordent des autorisations spécifiques.
Les utilisateurs doivent avoir le rôle d'Admin ou de Partenaire pour ajouter un nouvel utilisateur ou gestionnaire de temps. Une fois que vous avez créé un gestionnaire de temps, vous devez ensuite copier une offre de tarif existante pour permettre au gestionnaire de temps de facturer sur un dossier.
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Dans la barre supérieure de CounselLink, cliquez sur l'entrée du nom d'utilisateur, puis cliquez sur l'option Profil du cabinet d'avocats.
La page du Profil du cabinet d'avocats s'affiche.
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Cliquez sur le nom du bureau de l'utilisateur si votre cabinet a plusieurs bureaux.
La page du Profil du bureau d'avocats s'affiche.
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Dans la section Liens rapides sur le côté gauche de l'écran, cliquez sur Ajouter un utilisateur. Ou, sous la section Personnel du bureau, cliquez sur Ajouter un utilisateur.
Remplissez le formulaire. Les champs avec un astérisque rouge (*) sont obligatoires. Cliquez pour obtenir des informations sur des champs spécifiques.
Champ Description Préfixe Choisissez un titre de courtoisie tel que M. ou Mme. Avocat* en exercice Sélectionnez si cet utilisateur est un avocat en exercice. Prénom* Entrez le prénom (par exemple, John) dans le nom complet (ex. : John Smith). Activer la connexion* Choisissez Oui ou Non. Vous pouvez activer la connexion plus tard si vous choisissez de ne pas l'activer pour le moment. Initiale du deuxième prénom Entrez la première lettre du deuxième prénom de l'utilisateur. Email Entrez une adresse email pour l'utilisateur. Nom de famille* Entrez le nom de famille (par exemple, Smith) dans le nom complet (ex. : John Smith). Race Entrez ici la race / nationalité de la personne. Suffixe Entrez la fin du nom de l'utilisateur et/ou les suffixes académiques si désiré. Genre Sélectionnez Ne pas déclarer, Homme ou Femme. Titre* Choisissez le titre qui décrit le mieux la position de l'individu. Chaque titre confère des rôles spécifiques. LGBT Sélectionnez Ne pas déclarer, Oui ou Non. Vétéran Sélectionnez Ne pas déclarer, Oui ou Non. Handicapé Sélectionnez Ne pas déclarer, Oui ou Non. Travail au bureau* Sélectionnez le bureau dans lequel cet utilisateur travaille. Date de naissance Entrez la date de naissance de l'utilisateur. Cela est utilisé pour vérifier un avocat spécifique, en cas de noms en double. Années de service Entrez le nombre d'années de service dans l'armée. ISLN Saisissez votre numéro Martindale-Hubbell pour que les clients puissent faire des recherches. -
Complétez la section Préférences selon le cas. Consultez le sujet sur documents pour plus d'informations sur le partage de documents et les autorisations. Les champs avec un astérisque rouge (*) sont obligatoires.
Complétez la section Informations sur le gestionnaire de temps pour les personnes qui effectueront un travail facturable. Cliquez pour plus d'informations.
Leurs initiales apparaissent sur les factures destinées au client. Les champs avec un astérisque rouge (*) sont obligatoires.
Champ Description Niveau* du gestionnaire de temps Choisissez une option qui correspond le mieux au titre de la personne. Le "niveau" se réfère à un taux de facturation standard. Choisissez "autre" pour un membre du personnel qui ne facturera pas. ID supplémentaire du gestionnaire de temps Fournissez d'autres identifiants que ce facturier pourrait utiliser. ID principal* du gestionnaire de temps Tapez les caractères pour l'individu qui seront utilisés sur la facture pour suivre les frais de facturation. Ces caractères doivent être uniques pour le cabinet d'avocats. Ceci est requis même si la personne ne facturera pas. Pour voir les initiales des autres dans votre bureau, cliquez sur le bouton Voir les ID des gestionnaires de temps. Ajouter un ID de gestionnaire de temps Cliquez pour ajouter une autre entrée pour les ID supplémentaires des gestionnaires de temps. Voir l'ID du gestionnaire de temps Cliquez pour voir une fenêtre de tous les ID de gestionnaires de temps existants. -
Complétez la section Informations sur l'adresse pour identifier l'adresse postale d'un utilisateur.
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Complétez la section Paramètres régionaux pour identifier les préférences d'affichage d'un utilisateur pour les formats de dates, heures, nombres et devises. Les paramètres ont été prédéfinis selon les normes américaines. Les champs avec un astérisque rouge (*) sont obligatoires.
Code ISO de la devise d'affichage : Exemple : EUR est le code pour l'euro. USD est le code pour le dollar américain.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer. L'écran du profil du cabinet d'avocats s'affiche pour inclure l'utilisateur / gestionnaire de temps nouvellement ajouté.
Activation d'un accès pour un utilisateur
En général, seuls les individus qui utilisent CounselLink reçoivent des accès. Une personne qui travaille sur une question et facture pour le travail peut le faire sans jamais utiliser le logiciel. Un administrateur ou un partenaire sont les seuls membres du personnel qui doivent avoir des accès. Cependant, vous pouvez activer l'accès d'un utilisateur sur la page du profil du cabinet d'avocats.
Cette tâche est réservée aux personnes ayant le rôle Admin ou Partenaire uniquement.
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Cliquez sur le lien Profil du cabinet d'avocats sous votre nom d'utilisateur.
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Cliquez sur le nom du bureau de l'utilisateur si votre cabinet a plusieurs bureaux.
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Cliquez sur le nom de l'utilisateur sous Personnel du bureau.
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Cliquez sur Activer l'accès dans la section Liens rapides.
Désactivation d'un utilisateur du cabinet d'avocats
Désactiver un utilisateur l'empêche d'accéder à CounselLink. Les informations de l'individu resteront visibles. Une fois cette action terminée, des emails de confirmation seront envoyés à la fois à l'administrateur (qui a effectué la désactivation) et à l'utilisateur désactivé.
Vous devez avoir le rôle Administrateur d'utilisateur pour effectuer cette tâche.
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Cliquez sur le lien Profil du cabinet d'avocats sous votre nom d'utilisateur.
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Cliquez sur le nom du bureau de l'utilisateur si votre cabinet a plusieurs bureaux.
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Cliquez sur le nom de l'utilisateur sous Personnel du bureau.
- Cliquez sur Supprimer dans la section Liens rapides. Une fenêtre de confirmation s'affiche.
- Cliquez sur OK pour confirmer la suppression. La page de demande de suppression s'affiche.
- Sélectionnez une raison dans le menu déroulant Raison de la suppression.
- Entrez du texte dans le champ Raison de la suppression si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
Effectuez les actions suivantes si nécessaire.
Rôles
Si l'utilisateur est toujours actif dans un ou plusieurs bureaux, ces rôles doivent être réassignés. Consultez la section Modifier le rôle d'un utilisateur sur cette page pour en savoir plus.
Questions actives
Si l'utilisateur est associé à des questions / factures (travail en attente), la page 'Avertissement de suppression individuelle' s'affiche.
- Cliquez sur Continuer pour afficher la page de Demande de suppression.
- Dans le champ Raison de la suppression, sélectionnez une raison pour la suppression dans la liste déroulante.
- Entrez du texte dans la boîte Raison de la suppression si applicable.
- Cliquez sur Enregistrer.
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Dans la zone Liens rapides, cliquez sur Supprimer.
La fenêtre de confirmation s'affiche.
- Cliquez sur OK pour confirmer la suppression.
- Effectuez les actions suivantes si nécessaire.
Avocats
Si l'utilisateur est associé à des questions / factures (travail en attente), l'écran 'Avertissement de suppression individuelle' s'affiche.
L'écran d'avertissement de suppression individuelle s'affiche.
- Cliquez sur Continuer pour appliquer un statut de Supprimé en attente à l'avocat.
- Dans le champ Raison de la suppression, sélectionnez une raison pour la suppression dans la liste déroulante.
- Entrez du texte dans la boîte Raison de la suppression si applicable.
- Cliquez sur Enregistrer.
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Dans la zone Liens rapides, cliquez sur Supprimer.
La fenêtre de confirmation s'affiche.
- Cliquez sur OK pour confirmer la suppression.
- Effectuez les actions suivantes si nécessaire.
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Dans la zone QuickLinks, cliquez sur Modifier les rôles.
L'écran de confirmation d'attribution des rôles utilisateur s'affiche.
- Dans la section Rôles dans le cabinet d'avocats, retirez la coche si elle est présente.
- Dans la section Rôles dans les bureaux d'avocats, retirez toutes les coches.
- Cliquez sur Enregistrer.
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Dans la zone QuickLinks, cliquez sur Supprimer.
La fenêtre de confirmation s'affiche.
- Cliquez sur OK pour confirmer la suppression.
- Cliquez sur Continuer pour afficher l'écran de Demande de suppression.
- Dans le champ Raison de la suppression, sélectionnez une raison pour la suppression dans la liste déroulante.
- Entrez du texte dans la case Raison de la suppression si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
Suppression d'un individu d'un bureau
Lorsqu'un utilisateur est retiré d'un bureau, son accès est désactivé et ses informations sont supprimées de CounselLink. Il ne pourra plus accepter d'assignations de questions. Une fois terminé, des emails de confirmation sont envoyés à l'administrateur et à l'individu.
Vous devez avoir le rôle Admin ou Partenaire pour effectuer cette tâche.
- Sur la page d'Accueil de CounselLink, trouvez la section Profils. Sous Bureaux, cliquez sur le lien de votre bureau.
- Faites défiler jusqu'à la section Personnel du bureau. Cela liste tous les individus de ce bureau et leur rôle.
- Cliquez sur le nom de la personne qui doit être retirée.
- Cliquez sur le lien Supprimer dans la barre de navigation latérale.
- Examinez le message contextuel. S'il est nécessaire de retirer cet individu, cliquez sur le bouton OK.
- À la page Avertissement de suppression d'individu, une liste des questions assignées à l'individu est affichée.
- Cliquez sur Continuer pour poursuivre la suppression.
- À la page Demande de suppression, sélectionnez une raison de suppression dans la liste déroulante.
- Saisissez une description de la raison de la suppression.
- Cliquez sur Continuer pour poursuivre la suppression et revenir à la page Profil du cabinet d'avocats.
Modification du rôle d'un utilisateur
Des rôles sont attribués aux utilisateurs qui ont besoin d'un accès étendu aux données dans CounselLink. Par exemple, une personne avec le rôle de Partenaire peut accéder à toutes les parties de l'application. Mais la personne avec le rôle de Budget n'a que des privilèges d'utilisateur général et l'accès à la fonctionnalité de budget. Il peut être nécessaire de changer ou de vérifier les rôles attribués à un utilisateur.
Vous devez avoir le rôle Admin ou Partenaire pour effectuer cette tâche.
- À la page d'Accueil, recherchez la section Profils. Cliquez sur le lien du bureau auquel l'utilisateur est assigné.
- Dans la section Personnel du bureau, cliquez sur le lien de la personne qui nécessite un changement de rôle.
- Cliquez sur le lien Rôles dans la barre de navigation.
- À la page Attribuer des rôles utilisateur, apportez des modifications au rôle d'un individu à votre discrétion.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer pour terminer la tâche.
Modification du profil d'un utilisateur
Si un membre du personnel a changé de nom, de bureau principal ou de devise préférée, vous devrez peut-être mettre à jour son profil.
Vous devez avoir le rôle Admin ou Partenaire pour effectuer cette tâche.
- Sur la page d'accueil, trouvez le panneau Profils.
- Cliquez sur le lien de votre bureau.
- Dans la section Personnel du bureau, cliquez sur le nom de l'individu.
- Cliquez sur le bouton Modifier pour accéder à l'écran d'informations individuelles.
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Modifiez les champs nécessaires. Les instructions sur les champs spécifiques sont ci-dessous.
Champ Description Préfixe Choisissez un titre de courtoisie tel que M. ou Mme. Suffixe Entrez la terminaison du nom de l'utilisateur et/ou les suffixes académiques si désiré. Titre Choisissez le titre qui décrit le mieux le poste de l'individu. Chaque titre confère des rôles spécifiques. Bureau principal Sélectionnez le bureau auquel cet individu est le plus associé. Certains paramètres de l'application sont hérités du bureau choisi. Devise préférée Sélectionnez la devise avec laquelle l'individu est le plus familier. Cette option détermine l'affichage des valeurs monétaires à l'écran et est la devise par défaut lors de la création d'éléments dans CounselLink. Avocat en exercice Indiquez si c'est un avocat dans votre cabinet. Activer la connexion Cet individu a-t-il besoin de se connecter à CounselLink pour une raison quelconque ? Si oui, sélectionnez oui. Email Cette adresse est utilisée pour envoyer les informations de mot de passe à l'individu en cours de configuration. Les emails relatifs au rôle de l'utilisateur sont également envoyés à cette adresse. Race, Genre, Handicap Ces informations sont utilisées pour le suivi de la diversité par le client d'entreprise. Date de naissance Utilisée pour vérifier un avocat spécifique, en cas de noms en double. ISLN Entrez votre numéro Martindale-Hubbell pour que les clients puissent faire des recherches. -
Complétez cette section pour les individus qui effectueront un travail facturable.
Les initiales du responsable du temps apparaîtront sur les factures au client. Les champs avec un astérisque rouge (*) sont obligatoires.
Champ Description Niveau du responsable du temps Choisissez une option qui correspond le mieux au titre de la personne. Le "niveau" se réfère à un tarif de facturation standard. Choisissez "autre" pour un membre du personnel qui ne facturera pas. ID principal du responsable du temps Tapez les caractères pour l'individu qui seront utilisés sur la facture pour suivre les frais de facturation. Ces caractères doivent être uniques pour le cabinet d'avocats. Ceci est requis même si la personne ne facturera pas. Pour voir les initiales des autres dans votre bureau, cliquez sur le bouton Voir les ID des responsables du temps. ID supplémentaire du responsable du temps Fournissez d'autres ID que ce facturier peut utiliser. -
Complétez cette section pour spécifier l'adresse postale de votre utilisateur.
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Complétez cette section pour identifier vos préférences d'affichage pour les formats de dates, heures, nombres et devises. Les paramètres ont été préconfigurés selon les normes américaines.
Afficher le code ISO de la devise : Exemple : EUR est le code pour l'euro. USD est le code pour le dollar américain.
- Faites défiler vers le haut de la page et cliquez sur le bouton Enregistrer.
- À la page Administration des rôles individuels, les rôles ont été attribués en fonction du titre de la personne inscrite. Apportez des modifications au rôle de l'utilisateur à votre discrétion.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
- Cliquez sur la page Accueil pour y retourner.
Un email de bienvenue avec les informations de connexion sera envoyé à l'administrateur de ce bureau, ainsi qu'à l'individu si une connexion a été activée.