Cet article couvre les sujets suivants :
- À propos des offres d’honoraires
- Utilisation des tarifs et honoraires
- Création et soumission d’une offre d’honoraires
- Copier ou modifier une offre d’honoraires
- Désactiver une offre d’honoraires
- Modifier une offre d’honoraires
- Annuler des offres d’honoraires
- Imprimer des offres d’honoraires
À propos des offres d’honoraires
Une offre d’honoraires définit les conditions de paiement de votre cabinet. Les tarifs inclus dans l’offre s’appliquent à toutes les questions attribuées associées à cette structure d’honoraires jusqu’à ce que votre cabinet soumette une nouvelle offre et que le client l’approuve. Une fois l’offre mise à jour approuvée, elle s’applique automatiquement à toutes les questions concernées.
Les cabinets privés peuvent être invités à saisir les tarifs convenus (horaire ou autre) qui ont été établis avec le client en dehors de CounselLink. Si l’offre est faite dans une devise différente de celle de la structure d’honoraires, les deux montants seront affichés à l’écran. Notez que la devise de l’offre ne détermine pas nécessairement la devise utilisée pour la facturation.
Les cabinets inscrits au registre ont accès aux structures d’honoraires des clients du registre. Lorsqu’ils soumettent une offre pour ces structures, le cabinet accepte d’effectuer le travail pour le montant spécifié et dans l’État et le comté définis dans la structure d’honoraires.
Utilisation des tarifs et honoraires
CounselLink accepte les factures créées avec une facturation horaire ou selon d’autres accords de facturation. Les principaux types de facturation sont décrits ci-dessous. Les juristes d’entreprise peuvent utiliser un ou plusieurs de ces tarifs et honoraires.
Détail horaire
C’est le type d’honoraires le plus courant. Le nom du facturant, son identifiant et son tarif sont requis lors de la saisie de l’offre. Pour la facture, l’identifiant, le tarif et les tâches réellement effectuées sont nécessaires. La facturation peut aussi être proposée à un tarif mixte. Dans d’autres applications, cela peut simplement être appelé « Facturation horaire ».
Formule : Tarif du facturant x Temps
Facturation horaire
Un tarif horaire signifie qu’un montant est facturé pour chaque tranche de 60 minutes (ou fraction) de travail effectué. Les honoraires horaires sont utilisés lorsque la même action peut être réalisée plusieurs fois (ex. : dépôt d’une requête).
Formule : Tarif x Temps
Offre d’honoraires : Un tarif est spécifié
Facturation au forfait
Un montant fixe est facturé pour une tâche ou une étape accomplie.
Formule : $$ pour chaque tâche (étape).
Offre d’honoraires : Un montant précis est saisi pour l’ensemble du travail ou pour une étape identifiée.
Facturation à la journée / demi-journée
Un tarif fixe est appliqué pour une journée ou une demi-journée complète au tribunal.
Formule : Montant fixe pour chaque plage horaire.
Offre d’honoraires : Un montant précis est saisi par plage horaire.
Création et soumission d’une offre d’honoraires
Avant que votre cabinet puisse facturer un client sur une question, il doit soumettre ses honoraires au client et obtenir leur acceptation. Cette action se fait en soumettant une offre d’honoraires sur une structure d’honoraires existante du client.
Seuls les utilisateurs ayant le rôle Admin ou Partenaire peuvent soumettre des offres d’honoraires.
- Accédez à la page de recherche des honoraires de l’une des deux façons suivantes :
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Cliquez sur l’onglet Honoraires pour afficher la page Recherche d’honoraires.
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Cliquez sur le bouton Proposer / Mettre à jour les honoraires dans le panneau Honoraires & Remises.
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- Une fois sur la page de recherche des honoraires, en haut à droite de l’écran à côté de Affichage, sélectionnez Structures d’honoraires pour voir la liste des structures d’honoraires.
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Sous la colonne ID de la structure d’honoraires, cliquez sur la structure d’honoraires à consulter. La page de présentation de la structure d’honoraires s’affiche.
- Cliquez sur le bouton +Ajouter une offre d’honoraires. La page de création d’offre d’honoraires s’affiche.
- Remplissez tous les champs nécessaires (ex. : Date d’effet, Devise, etc.), y compris tous les champs marqués d’un astérisque (*), qui indique un champ obligatoire.
- Si les sections Structure par étape, Intervenants ou autres sont réduites, cliquez sur le bouton Développer pour afficher la section.
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Dans la section Structure par étape, saisissez les valeurs nécessaires.
- Étape facultative : dans la section Intervenants, cliquez sur Télécharger le modèle de tarifs des intervenants pour télécharger un fichier Excel si vous souhaitez compléter cette section puis importer le fichier.
- Cliquez sur Ouvrir / Enregistrer pour télécharger le modèle de tarifs des intervenants.
- Dans la section Intervenants, cliquez sur Importer les tarifs des intervenants.
- Sélectionnez le modèle Excel complété, puis continuez.
- Complétez tous les autres éléments de la section Intervenants si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer.
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Un écran de confirmation d’approbation s’affiche.
- Cliquez sur Oui pour confirmer et continuer. L’écran de présentation de l’offre d’honoraires affiche l’offre avec le statut En attente d’approbation.
Copier ou modifier une offre d’honoraires
Si vous mettez à jour une offre d’honoraires existante ou si vous en avez déjà créé une, vous pouvez en faire une copie et la mettre à jour ou la modifier selon vos besoins.
Voici la procédure pour ajouter un intervenant à une question. Une fois que l’intervenant a été ajouté à CounselLink, vous devez alors copier l’offre d’honoraires existante. Le nouvel intervenant apparaîtra et vous pourrez saisir ses tarifs. Si vous êtes en négociation avec votre client, vous ne pouvez pas copier une offre d’honoraires tant qu’une négociation active sur les tarifs des intervenants est en cours. Mettez à jour l’offre existante et soumettez-la à nouveau afin que l’historique de négociation reste associé à la même offre d’honoraires. Les offres d’honoraires approuvées ou partiellement approuvées peuvent toujours être copiées.
- Cliquez sur l’onglet Honoraires. L’écran de recherche des honoraires s’affiche.
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En haut à droite de l’écran, à côté de Affichage, sélectionnez Offres d’honoraires.
- Sous la colonne ID de l’offre d’honoraires, cliquez sur l’offre d’honoraires à consulter. La page de présentation de l’offre d’honoraires s’affiche.
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En haut à droite de l’écran, cliquez sur le bouton Copier l’offre d’honoraires (signe plus). Ce bouton permet de créer, copier ou modifier une offre d’honoraires. La page de copie d’offre d’honoraires s’affiche.
Les offres en cours de négociation active ne peuvent pas être copiées.
- Remplissez tous les champs nécessaires (ex. : changer / mettre à jour la Date d’effet, la Devise et / ou saisir un motif pour l’offre d’honoraires).
- Si les sections Structure par étape, Intervenants ou autres sont réduites, cliquez sur le bouton Développer pour afficher la section.
- Dans la section Structure par étape, saisissez ou mettez à jour les valeurs nécessaires.
- Étape facultative : dans la section Intervenants, cliquez sur Télécharger le modèle de tarifs des intervenants si besoin.
- Cliquez sur Ouvrir / Enregistrer pour télécharger le modèle de tarifs des intervenants.
- Étape facultative : dans la section Intervenants, cliquez sur Importer les tarifs des intervenants si besoin.
- Sélectionnez un fichier à importer, puis continuez.
- Complétez tous les autres éléments de la section Intervenants si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer.
- Un écran de confirmation d’approbation s’affiche.
- Cliquez sur Oui pour confirmer et continuer. L’écran de présentation de l’offre d’honoraires affiche l’offre avec le motif de la mise à jour.
Désactiver une offre d’honoraires
Vous pouvez désactiver une offre d’honoraires depuis la page de présentation de l’offre. Désactiver une offre d’honoraires est différent de l’annuler. Lorsque vous désactivez une offre, les tarifs restent applicables pour la période approuvée.
Les offres d’honoraires sont automatiquement désactivées lorsqu’une nouvelle offre est approuvée. Vous devez avoir le rôle Admin pour désactiver une offre d’honoraires.
- Accédez à la page de présentation de l’offre d’honoraires.
- Cliquez sur les trois points en haut à droite.
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Sélectionnez Désactiver l’offre d’honoraires. Une fenêtre de confirmation s’affiche.
- Cliquez sur OK. L’offre d’honoraires devient inactive.
Modifier une offre d’honoraires
Une fois que votre offre d’honoraires est acceptée par votre client, il peut vous attribuer des questions utilisant la même structure d’honoraires que votre offre. Les tarifs de l’offre s’appliqueront à toutes les questions utilisant cette structure, sauf si vous faites une nouvelle offre et que votre client l’approuve.
Dans certains cas, les tarifs proposés sur la structure d’honoraires ne conviennent pas à une question spécifique. Dans ces cas-là, vous pouvez soumettre une demande de modification pour ajuster votre offre d’honoraires une fois que le client vous a attribué cette question en particulier.
Tous les clients n’autorisent pas les cabinets à effectuer cette action. Si c’est le cas, vous devez avoir le rôle Contact d’approbation de modification de question pour le faire.
- Cliquez sur l’icône à trois points en haut à droite de la page de présentation de la question.
- Sélectionnez Demande de modification.
Cette option n’est disponible que lorsque vous avez accepté l’attribution de la question.
La fenêtre Demande de modification de question s’affiche.
- Sélectionnez Modifier la demande d’honoraires proposés.
- Cliquez sur OK. La page de confirmation de la demande de modification d’honoraires proposés s’affiche.
- Optionnel : Sélectionnez une nouvelle devise de l’offre d’honoraires dans la liste déroulante de la section Offre d’honoraires.
- Optionnel : Sélectionnez un nouveau montant proposé dans la section Informations sur la structure des étapes.
- Sélectionnez une raison dans la liste déroulante Raison de la demande sous Tarifs des collaborateurs.
- Saisissez une description dans la zone de texte Décrire.
- Cliquez sur Enregistrer. La demande de modification est envoyée.
Annulation des offres d’honoraires
Les offres d’honoraires sont généralement faites lorsqu’un cabinet d’avocats est d’abord associé à un client. Si un cabinet souhaite annuler une offre en attente (non encore approuvée), cela peut être fait en suivant les instructions ci-dessous.
- Dans CounselLink, cliquez sur l’onglet Honoraires.
- Choisissez votre bureau du cabinet d’avocats dans le champ déroulant.
- Choisissez le nom de votre client entreprise dans les champs déroulants.
- Dans le champ Statut de l’offre d’honoraires, choisissez « Offres en attente ». Ces offres peuvent être annulées.
- Cliquez sur Rechercher pour trouver toutes les structures d’honoraires correspondant aux critères.
- Trouvez la colonne ID de la structure d’honoraires ; cliquez sur l’offre à modifier.
- Dans la section Offres d’honoraires, dans la colonne Action, choisissez l’action Voir l’offre dans le menu déroulant.
- Sur la page Vue d’ensemble de l’offre d’honoraires, cliquez sur le bouton Annuler la demande d’approbation.
- Dans le message contextuel, cliquez sur OK pour continuer avec la demande d’annulation.
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Un message apparaîtra avec des instructions. Un message typique indique : « Un e-mail a été envoyé au client pour l’informer qu’aucune action n’est requise. »
Pour des informations générales sur les offres et les tarifs, consultez la vue d’ensemble.
Impression des offres d’honoraires
Vous pouvez imprimer une offre d’honoraires depuis la page Vue d’ensemble de l’offre d’honoraires.
- Cliquez sur l’onglet Honoraires dans la barre d’outils en haut.
- Dans la colonne ID de l’offre d’honoraires de la page de recherche d’offres d’honoraires, cliquez sur l’offre d’honoraires que vous souhaitez imprimer. La page Vue d’ensemble de l’offre d’honoraires s’affiche.
- En haut à droite de l’écran, cliquez sur l’icône Imprimer l’offre d’honoraires. La fenêtre d’impression CounselLink s’affiche.
- Cliquez sur Imprimer.