Offres de frais

Cet article couvre les sujets suivants :

• À propos des offres de frais (Fee Offers)
• Utilisation des tarifs et frais
• Création et soumission d'une offre de frais
• Copie ou modification d'une offre de frais
• Désactivation d'une offre de frais
• Modification d'une offre de frais
• Annulation des offres de frais
• Impression des offres de frais

À propos des offres de frais (Fee Offers)

Une offre de frais décrit les conditions de paiement de votre cabinet. Les tarifs inclus dans l'offre s'appliquent à toutes les questions assignées associées à cette structure de frais jusqu'à ce que votre cabinet soumette une nouvelle offre et que le client l'approuve. Une fois qu'une offre mise à jour est approuvée, elle s'applique automatiquement à toutes les questions connexes.

Les cabinets privés peuvent être invités à entrer les tarifs convenus (horaire ou autre) qui ont été établis avec le client en dehors de CounselLink. Si l'offre est faite dans une devise différente de la structure de frais, les deux montants en devises seront affichés à l'écran. Notez que la devise de l'offre ne détermine pas nécessairement la devise utilisée pour la facturation.

Les cabinets inscrits ont accès aux structures de frais des clients inscrits. Lors de la soumission d'une offre pour ces structures, le cabinet accepte d'effectuer le travail pour le montant spécifié et dans l'état et le comté définis dans la structure de frais.

Utilisation des tarifs et frais

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CounselLink peut accepter des factures créées avec une facturation horaire ou des accords de facturation alternatifs. Les types de facturation de base sont décrits ci-dessous. Les conseillers juridiques d'entreprise peuvent utiliser un ou un mélange de ces tarifs et frais. 

Détail horaire

C'est le type de frais le plus courant. Le nom du facturier, son identifiant et son tarif sont requis lors de l'entrée de l'offre. Pour la facture, l'identifiant, le tarif et les tâches réelles effectuées sont requis. Ou la facturation peut être fournie à un tarif mixte. Dans d'autres applications, cela peut être simplement appelé "Facturation horaire".

Formule : Tarif du facturier x Temps

Facturation horaire

Un tarif horaire signifie qu'un montant est facturé pour chaque 60 minutes (ou fraction) de travail effectué. Les frais horaires sont utilisés lorsque la même action peut être effectuée plusieurs fois, (c'est-à-dire Déposer une requête).

Formule : Tarif x Temps

Offre de frais : Un tarif est spécifié

Facturation forfaitaire

Un montant fixe est facturé pour une tâche ou un jalon terminé.

Formule : $$ pour chaque pièce de travail (étape).

Offre de frais : Un montant spécifique est saisi pour l'ensemble du travail, ou pour une étape de travail identifiée.

Facturation à la journée/mi-journée

Un tarif fixe pour une journée entière ou une demi-journée au tribunal.

Formule : Montant fixe pour le travail dans chaque tranche horaire.

Offre de frais : Un montant spécifique est saisi par tranche horaire.

Création et soumission d'une offre de frais

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Avant que votre cabinet puisse facturer votre client sur une question, il doit soumettre vos frais au client et les faire accepter. Cette action est effectuée en soumettant une offre de frais sur une structure de frais existante du client.

Seuls les utilisateurs avec le rôle d'Admin ou de Partenaire peuvent soumettre des offres de frais.

1. Accédez à la page de recherche des frais de l'une des deux manières suivantes :

   • Cliquez sur l'onglet Frais pour afficher la page de Recherche de frais.

     

   • Cliquez sur le bouton Offre / Mise à jour des frais dans le panneau Frais & Réductions.

     

2. Une fois sur la page de recherche des frais, en haut de l'écran (coin droit) à côté de Vue, sélectionnez Structures de frais pour voir la liste des structures de frais.

3. Sous la colonne Identifiant de la structure tarifaire, cliquez sur la Structure tarifaire à visualiser. La page Aperçu de la structure tarifaire s'affiche.

   

5. Cliquez sur le bouton +Ajouter une offre tarifaire. La page Créer une offre tarifaire s'affiche.
6. Remplissez tous les champs applicables (c'est-à-dire, Date d'effet, Devise, etc., en incluant tous les champs marqués d'un astérisque (*), ce qui indique un champ obligatoire.
7. Si la Structure de l'étape, Gardiens du temps / autres sections sont réduites, cliquez sur le bouton Développer pour développer la section.

8. Dans la section Structure de l'étape, entrez les valeurs applicables.

   

9. Étape facultative : Dans la section Gardiens du temps, cliquez sur Télécharger le modèle de tarifs des gardiens du temps pour télécharger une feuille Excel si vous souhaitez compléter cette section puis télécharger la feuille.
   1. Cliquez sur Ouvrir / Enregistrer pour compléter le téléchargement du Modèle de tarifs des gardiens du temps.
   2. Dans la section Gardiens du temps, cliquez sur Télécharger les tarifs des gardiens du temps.
   3. Choisissez le modèle Excel que vous avez complété, et continuez.
10. Complétez tous les autres aspects de la section Gardiens du temps selon les besoins, puis cliquez sur Enregistrer.

11. Un écran de confirmation d'approbation s'affiche.

    

12. Cliquez sur Oui pour confirmer et continuer. L'écran Aperçu de l'offre tarifaire affiche l'offre tarifaire avec un statut de En attente d'approbation.

Copier ou modifier une offre tarifaire

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Si vous mettez à jour une offre tarifaire existante ou en avez déjà créé une, vous pouvez en faire une copie et la mettre à jour ou la modifier selon les besoins.

Voici le processus pour ajouter un gardien du temps à une affaire. Une fois que le gardien du temps a été ajouté à CounselLink, vous devez alors copier l'offre tarifaire existante. Le nouveau gardien du temps apparaîtra, et vous pourrez entrer ses tarifs.

1. Cliquez sur l'onglet Tarifs. L'écran de recherche des tarifs s'affiche.

2. En haut de l'écran (coin droit) à côté de Vue, sélectionnez Offres tarifaires.

   

3. Sous la colonne Identifiant de l'offre tarifaire, cliquez sur l'Offre tarifaire à visualiser. La page Aperçu de l'offre tarifaire s'affiche.
4. En haut à droite de l'écran, cliquez sur le bouton Copier l'offre tarifaire (signe plus). Le bouton Copier l'offre tarifaire est utilisé pour créer, copier ou modifier une offre tarifaire. La page Copier l'offre tarifaire s'affiche.
5. Remplissez tous les champs applicables (c'est-à-dire, changez / mettez à jour la Date d'effet, Devise, et / ou entrez une raison pour l'offre tarifaire.
6. Si la Structure de l'étape, Gardiens du temps / autres sections sont réduites, cliquez sur le bouton Développer pour développer la section.
7. Dans la section Structure de l'étape, entrez / mettez à jour les valeurs applicables.
8. Étape facultative : Dans la section Gardiens du temps, cliquez sur Télécharger le modèle de tarifs des gardiens du temps si applicable.
9. Cliquez sur Ouvrir / Enregistrer pour compléter le téléchargement du Modèle de tarifs des gardiens du temps.
10. Étape facultative : Dans la section Gardiens du temps, cliquez sur Télécharger les tarifs des gardiens du temps si applicable.
11. Choisissez un fichier à télécharger, et continuez.
12. Complétez tous les autres aspects de la section Gardiens du temps selon les besoins, puis cliquez sur Enregistrer.
13. Un écran de confirmation d'approbation s'affiche.   
14. Cliquez sur Oui pour confirmer et continuer. L'écran Aperçu de l'offre tarifaire affiche l'offre tarifaire incluant la raison de la mise à jour de l'offre tarifaire.

Désactiver une offre tarifaire

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Vous pouvez désactiver une offre tarifaire depuis la page Aperçu de l'offre tarifaire. Désactiver une offre tarifaire est différent de l'annuler. Lorsque vous désactivez une offre tarifaire, les tarifs restent applicables pour la durée approuvée.

Les offres tarifaires sont automatiquement désactivées lorsqu'une nouvelle offre tarifaire est approuvée. Vous devez avoir le rôle d'administrateur pour désactiver une offre tarifaire.

1. Accédez à la page Aperçu de l'offre tarifaire.
2. Cliquez sur la ligne à trois points dans le coin supérieur droit.

3. Sélectionnez Désactiver l'offre tarifaire. Une fenêtre de confirmation s'affiche.

   

4. Cliquez sur OK. L'offre tarifaire devient inactive.

Modifier une offre d'honoraires

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Une fois que votre offre d'honoraires est acceptée par votre client, il peut vous assigner à des questions avec la même structure tarifaire que votre offre. Les tarifs de l'offre d'honoraires s'appliqueront à toutes les questions utilisant cette structure tarifaire, sauf si vous faites une nouvelle offre et que votre client l'approuve.

Dans certains cas, les tarifs proposés dans la structure tarifaire ne sont pas appropriés pour une question spécifique. Dans ces cas, vous pouvez soumettre une demande de modification pour ajuster votre offre d'honoraires une fois que le client vous a assigné cette question particulière.

Tous les clients ne permettent pas aux cabinets d'avocats de réaliser cette action. Si c'est le cas, vous avez besoin du rôle de Contact d'Approbation de Modification de Question pour le faire.

1. Cliquez sur l'icône à trois points dans le coin supérieur droit de la page de présentation de la question.
2. Sélectionnez Demande de modification.

Cette option est disponible uniquement lorsque vous avez accepté l'assignation de la question.

La fenêtre Demande de modification de question s'affiche.

3. Sélectionnez Modifier la demande d'honoraires proposés.
4. Cliquez sur OK. La page de confirmation de la demande de modification de question - Modifier les honoraires proposés s'affiche.

5. Optionnel : Sélectionnez une nouvelle Devise de l'offre d'honoraires dans la liste déroulante sous la section Offre d'honoraires.
6. Optionnel : Sélectionnez un nouveau Montant proposé sous la section Informations sur la structure de l'étape.
7. Sélectionnez une raison dans la liste déroulante Raison de la demande sous Tarifs des responsables du temps.
8. Entrez une description dans la zone de texte Décrire.
9. Cliquez sur Enregistrer. La demande de modification est soumise.

Annuler des offres d'honoraires

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Les offres d'honoraires sont généralement faites lorsqu'un cabinet d'avocats est d'abord associé à un client. Si un cabinet d'avocats souhaite annuler une offre en attente (non encore approuvée), cela peut être fait en suivant les instructions ci-dessous.

1. Dans CounselLink, cliquez sur l'onglet Honoraires.
2. Choisissez votre Bureau du cabinet d'avocats dans le champ déroulant.
3. Choisissez le nom de votre Client d'entreprise dans les champs déroulants.
4. Dans le champ Statut de l'offre d'honoraires, choisissez "A des offres en attente". Ces offres sont disponibles pour annulation.
5. Cliquez sur Rechercher pour trouver toutes les structures tarifaires qui répondent aux critères.
6. Trouvez la colonne ID de la structure tarifaire; cliquez sur l'offre à modifier.
7. Dans la section Offres d'honoraires, dans la colonne Action, choisissez l'action Voir l'offre dans le menu déroulant.
8. Sur la page Présentation de l'offre d'honoraires, cliquez sur le bouton Annuler la demande d'approbation.
9. Dans le message contextuel, cliquez sur OK pour continuer avec la demande d'annulation.

10. Un message apparaîtra avec des instructions. Un message typique indique : "Un email a été envoyé au client l'informant qu'aucune action n'est requise."

    Pour des informations générales sur les offres et les tarifs, voir aperçu.

Imprimer des offres d'honoraires

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Vous pouvez imprimer une offre d'honoraires depuis la page de présentation de l'offre d'honoraires.

1. Cliquez sur l'onglet Honoraires dans la barre d'outils supérieure.
2. Sous la colonne ID de l'offre d'honoraires de la page de recherche d'offres d'honoraires, cliquez sur l'Offre d'honoraires que vous souhaitez imprimer. La page de présentation de l'offre d'honoraires s'affiche.
3. En haut à droite de l'écran, cliquez sur l'icône Imprimer l'offre d'honoraires. La fenêtre d'impression de CounselLink s'affiche.
4. Cliquez sur Imprimer.

"Cet article d'aide a été traduit à l'aide de l'IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez des doutes sur une information, veuillez vous référer à la version originale en anglais."