Dit artikel behandelt het volgende:
- Documenten toevoegen aan een zaak
- Zaakdocumenten bewerken
- Een zaakdocument kopiëren
- Een zaakdocument verwijderen
Zie dit onderwerp voor meer informatie over hoe de documentfunctie werkt in CounselLink, inclusief hoe je de pagina Documentoverzicht navigeert.
Documenten toevoegen aan een zaak
Je kunt één of meerdere documenten uploaden aan zaken om belangrijke gegevens te bewaren, zoals correspondentie, video's of andere relevante informatie. Zodra ze zijn geüpload, kunnen alle gebruikers met leesrechten deze documenten via de zoekfunctie openen.
Bijlagen mogen maximaal 100 MB groot zijn. Er is geen limiet aan het aantal bijlagen dat je kunt toevoegen of aan de totale grootte van een upload in één keer.
Klik op het tabblad Documenten op de overzichtspagina van de zaak.
-
Klik op + Toevoegen. De pagina Documenten/Documenten toevoegen wordt weergegeven.
- Upload een document op een van de volgende manieren:
-
Voer de link (URL) in naar het document dat je wilt uploaden onder het gedeelte Documenten uploaden.
Voer de volledige link in, inclusief http:// of https://.
- Slepen en neerzetten van een bestand in het gedeelte Slepen en neerzetten.
- Klik op Kies een bestand om de documentmap/locatie te openen.
-
-
Vul onder het gedeelte Documentdetails alle relevante velden in.
Velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht.
Kolom Beschrijving Documentnaam* Voer een naam in voor het document. Deze naam verschijnt in de kolom Naam bij het zoeken naar documenten.
Als je meerdere bestanden toevoegt, is dit veld niet beschikbaar. Je kunt de naam van elk document later nog aanpassen, zoals beschreven in het volgende gedeelte.
Documenttype* Bij uploaden vanuit de zaak is deze optie grijs weergegeven. Gekoppeld aan Bij uploaden vanuit de zaak wordt dit veld automatisch ingevuld met de naam van de zaak.
Categorie* Kies de omschrijving die het beste bij het document past. Eigenaar* Bij uploaden vanuit de zaak wordt dit veld automatisch ingevuld met de gebruiker die het document uploadt. Wie kan dit document bekijken?* Selecteer een beveiligingsoptie uit de keuzelijst.
Deze optie is alleen beschikbaar als je klant de nieuwe documentbeveiligingsfunctie heeft ingeschakeld. In dat geval worden de velden 'Gedeeld' en 'Toegangsniveau' niet weergegeven.
Gedeeld* Bepaal welke type gebruikers het document kunnen bekijken. Als je Nee selecteert, is het document alleen zichtbaar voor zakelijke klantgebruikers. Zie de onderstaande tabel voor meer informatie. Toegangsniveau* Bepaal welke gebruikers het document kunnen bekijken. Zie de onderstaande tabel voor meer informatie. Status Geef de status van het document aan.
Als de status van een document op N.v.t. staat, wordt in het statusveld "Document niet van toepassing" weergegeven.
Toevoegen aan map Als er mappen zijn aangemaakt in je zaak, kun je hier een map selecteren om het document aan toe te voegen. Beschrijving Voer een korte omschrijving van het document in. Deze tekst verschijnt volledig in de zoekresultaten. Houd het zo kort en duidelijk mogelijk. Maximaal 255 tekens toegestaan. Trefwoorden Voer losse woorden in waarop je dit document later kunt terugvinden. Informatie over toegangsniveaus:
Gedeeld Toegangsniveau Wie kan het document zien? Nee Privé Zaak: Alle documentbeheerders van het advocatenkantoor in het contactkantoor van de zaak, en de eigenaar van het document.
Factuur: Alle documentbeheerders van het advocatenkantoor in het contactkantoor van de factuur, en de eigenaar van het document.
Nee Openbaar Zaak: Alle deelnemers van het advocatenkantoor aan de zaak.
Factuur: Alle gebruikers van het advocatenkantoor die toegang hebben tot facturen.
Ja Openbaar Zaak: Alle zakelijke klantgebruikers en advocatenkantoorgebruikers die deelnemer of medewerker zijn op de zaak.
Factuur: Alle gebruikers van het advocatenkantoor en zakelijke klantgebruikers die toegang hebben tot facturen.
Ja Privé Factuur: Alle documentbeheerders van het advocatenkantoor in het deelnemend kantoor van de factuur, plus de eigenaar van het document. - Klik op Document(en) uploaden. De pagina Documentoverzicht wordt weergegeven.
Een zaakdocument bewerken
Je kunt wijzigingen aanbrengen in een document dat al aan een zaak is toegevoegd. Dit is handig als je bijvoorbeeld de gedeelde status wilt aanpassen of een nieuwe versie wilt uploaden.
Je moet de eigenaar van het document zijn of de rol Documentbeheerder hebben om documenten te kunnen bewerken.
- Klik op het tabblad Documenten op de overzichtspagina van de zaak.
- Vink het selectievakje aan links van het document dat je wilt bewerken.
-
Klik op Bewerken. De pagina Document bewerken wordt weergegeven.
- Werk de vereiste documentinformatie bij zoals hierboven beschreven.
- Optioneel: Voeg informatie toe in het veld Revisie.
- Optioneel: Selecteer indien nodig een nieuwe status voor het document.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Een zaakdocument kopiëren
Je kunt de informatie van een bestaand document kopiëren naar een nieuw document als de informatie vergelijkbaar is. Bijvoorbeeld, als je een document hebt dat aan een andere zaak gekoppeld moet worden, kun je het document eerst kopiëren, bewerken en vervolgens het veld Gerelateerd aan aanpassen naar de andere zaak. Zo wordt de kopie van het document verplaatst van de oorspronkelijke zaak naar de nieuwe zaak.
- Klik op het tabblad Documenten op de overzichtspagina van de zaak.
- Selecteer met de selectievakjes links van de documentnamen het document of de documenten.
-
Klik op de knop Kopiëren. De pagina Documenten / Document kopiëren wordt weergegeven.
- Werk in het gedeelte Documentdetails de documentinformatie bij waar nodig. Zie voor meer informatie het gedeelte 'Documenten toevoegen aan een zaak' op deze pagina.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
De documentinformatie is bijgewerkt.
Een zaakdocument verwijderen
Documenten kunnen worden verwijderd via het tabblad Documenten op de overzichtspagina van de zaak.
Als je een document verwijdert, kan dit niet ongedaan worden gemaakt. Alle versies van het document worden verwijderd.
- Klik op het tabblad Documenten op de overzichtspagina van de zaak.
-
Klik op de knop Verwijderen. Er verschijnt een bevestigingsvenster.
- Klik op Verwijderen.