Zaakkalender

Dit artikel behandelt het volgende:

• De zaakagenda bekijken
• Een agenda-item aanmaken
• Een agenda-item verwijderen
• Een agenda-item bewerken in Mijn Agenda
• Meerdere agenda-items tegelijk bewerken

De zaakagenda bekijken

De agenda van een zaak stelt je in staat om afspraken aan te maken en te bekijken die bij de zaak horen.

Je kunt de agenda op twee manieren openen:

• Door op Agenda te klikken onder het icoon Meer acties rechtsboven op de overzichtspagina van de zaak.

  

• Door op Agenda bekijken te klikken op het tabblad Agenda van de overzichtspagina van de zaak.

  

Hiermee wordt de agenda van de zaak geopend.

De zaakagenda gebruiken

Bovenaan de pagina zie je de knop Soorten gebeurtenissen. Hiermee kun je de getoonde afspraken filteren op type.

Beweeg met je muis over een tijdslot en klik op Gebeurtenis aanmaken om een afspraak toe te voegen aan de agenda.

Een agenda-item bekijken

Klik op de naam van een bestaand agenda-item om een zijpaneel met het overzicht van de afspraak te openen.

Hier kun je alle informatie over het agenda-item bekijken. Klik op Bekijk afspraakoverzicht om naar de overzichtspagina van de afspraak te gaan.

De agendaweergave filteren

Je kunt de weergave van je agenda op de volgende manieren aanpassen.

Actie	Beschrijving
Dag-, week- of maandweergave wisselen	Klik op de pijlen naast 'Vandaag' om de agendaweergave te wisselen. Bijvoorbeeld: als je de week bekijkt, kun je met de pijlen naar vorige of volgende weken gaan. Klik op het tijdsbestek naast de pijlen om een kalender te openen waarmee je een periode kunt selecteren.
Agendaweergave kiezen	Kies een van de volgende opties: Dag - Bekijk de agenda per dag Week - Bekijk de agenda per week Maand - Bekijk de agenda per maand. Agenda - Bekijk alleen alle aankomende afspraken.
Tijdsbestek kiezen	Klik onderaan de agenda op Toon hele dag of Toon kantooruren om respectievelijk alle uren van de dag of alleen de kantooruren te tonen.

Een agenda-item aanmaken

Terug naar boven

Je kunt afspraken aanmaken voor een zaak om relevante vergaderingen, mijlpalen of taken te markeren die bij de zaak horen.

1. Klik op het tabblad Agenda op de overzichtspagina van de zaak.
2. Klik op +Afspraken aanmaken. De pagina Agenda-item aanmaken wordt geopend.

3. Vul in het gedeelte Informatie over de afspraak de vereiste gegevens in:

   Veld	Beschrijving
   Onderwerp*	Voer een naam in voor de afspraak.
   Vervaldatum*	Voer een vervaldatum in waarop de afspraak plaatsvindt.
   Begindatum	Voer een begindatum in voor de afspraak.
   Einddatum	Voer een einddatum in voor de afspraak.
   Prioriteit*	Selecteer een prioriteitsniveau voor de afspraak (Hoog, Normaal, Laag) in het keuzemenu.
   Categorie	Selecteer een categorie voor de afspraak in de lijst.
   Type	Selecteer een type afspraak in de lijst.
   Status	Selecteer een status voor de afspraak (Niet gestart, Bezig, Voltooid, Uitgesteld) in de lijst.
   Gerelateerd aan zaak	Selecteer een zaak waaraan je de afspraak wilt koppelen. Als je de afspraak aanmaakt vanuit de overzichtspagina van de zaak, wordt deze zaak standaard geselecteerd.
   Voortgang	Voer een percentage in om aan te geven hoeveel van de afspraak is afgerond.
   Herinnering	Voer een getal in het eerste veld in en kies een optie (Dag, Week, Maand) in het tweede veld om aan te geven wanneer er een herinneringsmail moet worden verstuurd.
   Herhaling	Selecteer indien nodig een herhaling voor de afspraak in het keuzemenu.
   Einddatum herhaling	Klik op het kalendericoon om een einddatum voor de herhaling van de afspraak te kiezen. Dit is verplicht als je een herhaling selecteert voor de afspraak.
   Eigenaar*	Als je de afspraak aanmaakt vanuit de overzichtspagina van de zaak, wordt jouw gebruikersnaam hier automatisch ingevuld.
   Privé	Vink dit vakje aan om de afspraak alleen zichtbaar te maken voor jouw gebruikersprofiel.

   Velden met een asterisk * zijn verplicht.

4. Voer een beschrijving van de afspraak in het veld Beschrijving in.
5. Klik indien nodig op Toevoegen in het gedeelte Bronnen. Het venster Bron selecteren wordt geopend met een lijst van beschikbare gebruikers.
6. Selecteer de bron(nen) die je wilt toevoegen aan de afspraak.
7. Klik op Selecteren.
8. Als je klaar bent met het aanmaken van de afspraak, klik je op Opslaan. Het bevestigingsvenster voor het aanmaken van de afspraak verschijnt.
9. Klik op een van de volgende opties:
   • Opslaan & melden: Slaat de afspraak op in de zaakagenda en stuurt een e-mail naar alle bronnen die aan de afspraak zijn toegevoegd.
   • Alleen opslaan: Slaat de afspraak op in de zaakagenda zonder bronnen te informeren.

Een agenda-item verwijderen

Terug naar boven

Je kunt een agenda-item verwijderen via de pagina Agenda zoeken of vanuit je Mijn Agenda-weergave. Als je verwijdert via de zoekpagina, kun je één of meerdere afspraken tegelijk verwijderen.

Tenzij je de rol van Agenda-beheerder hebt, kun je alleen afspraken verwijderen die je zelf hebt aangemaakt.

Een agenda-item verwijderen vanaf de overzichtspagina van de agenda

1. Ga naar de pagina Kalenderoverzicht.
2. Klik op het prullenbakpictogram rechtsboven op de pagina.

3. Klik op Verwijderen. Het venster Verwijder gebeurtenis bevestigen verschijnt.

   

4. Klik op een van de volgende opties:
   • Verwijderen & Melden: Verwijdert de gebeurtenis uit de zaakagenda en stuurt een e-mail naar alle betrokkenen.
   • Alleen verwijderen: Verwijdert de gebeurtenis uit de zaakagenda zonder een notificatie-e-mail te sturen.

Een of meer kalendergebeurtenissen verwijderen vanaf de pagina Kalender zoeken

1. Zet een vinkje naast de gebeurtenis(sen).

2. Klik op Kalendergebeurtenis verwijderen. Het venster Verwijder gebeurtenis bevestigen verschijnt.

   

3. Klik op een van de volgende opties:
   • Verwijderen & Melden: Verwijdert de gebeurtenis uit de zaakagenda en stuurt een e-mail naar alle betrokkenen.
   • Alleen verwijderen: Verwijdert de gebeurtenis uit de zaakagenda zonder een notificatie-e-mail te sturen.

Een kalendergebeurtenis bewerken in Mijn agenda

Terug naar boven

Je kunt een kalendergebeurtenis bewerken vanuit je Mijn agenda-weergave of vanaf de pagina Kalender zoeken. Als je een gebeurtenis bewerkt vanaf de zoekpagina, kun je meerdere gebeurtenissen tegelijk aanpassen.

Je kunt het gebeurtenistype van een bestaande zaak niet bewerken. Tenzij je de rol Kalenderbeheerder hebt, kun je alleen gebeurtenissen bewerken die je zelf hebt aangemaakt.

Een kalendergebeurtenis bewerken vanuit Mijn agenda

1. Klik op de naam van een gebeurtenis in je agenda en kies Gebeurtenisoverzicht bekijken. De pagina Kalendergebeurtenisoverzicht verschijnt.

   

2. Klik op het potloodpictogram. De pagina Kalendergebeurtenis bewerken verschijnt.
3. Werk de informatie van de gebeurtenis bij. Zie dit onderwerp voor meer informatie over de velden.
4. Klik op Opslaan.
5. Klik op Bronnen melden om een e-mailnotificatie te sturen naar de bronnen die je aan de gebeurtenis hebt toegevoegd.
6. Klik op Opslaan.

Een of meer kalendergebeurtenissen bewerken vanaf de pagina Kalender zoeken

1. Zet een vinkje naast de gebeurtenis(sen).

2. Klik op Gebeurtenisinformatie bijwerken. Het venster Kalender massaal bijwerken verschijnt.

   

3. Pas de velden aan waar nodig. 
4. Klik op Bijwerken.

Meerdere kalendergebeurtenissen tegelijk bewerken

Terug naar boven

Als je dezelfde informatie in veel gebeurtenissen moet bijwerken, kun je dit snel doen met de functie Massaal bijwerken. Hiermee kun je de gebeurtenissen en velden selecteren die je wilt aanpassen. Zodra je opslaat, worden de gebeurtenissen direct bijgewerkt. Je kunt deze taak uitvoeren als je bewerkingsrechten hebt voor de geselecteerde gebeurtenissen.

1. Klik op het tabblad Kalender en voer een zoekopdracht uit.
2. Vink op de zoekresultatenpagina het vakje aan bij elke gebeurtenis die dezelfde update nodig heeft.

3. Wijzig in het gedeelte Massaal bijwerken de waarden van de velden die van toepassing zijn op de geselecteerde gebeurtenissen.

   Veld	Beschrijving
   Begindatum	Startdatum voor een meerdaagse gebeurtenis.
   Vervaldatum	Datum waarop een gebeurtenis moet plaatsvinden.
   Einddatum	Laatste dag van een meerdaagse gebeurtenis.
   Categorie	Selecteer de optie die past bij je eigen categorie.
   Type	Kies het soort gebeurtenis.
   Status	Kies het voltooiingsniveau.

4. Klik op Bijwerken om de geselecteerde gebeurtenissen aan te passen.
5. Klik bij de bevestigingsknop op OK om door te gaan.

6. Kies in de bevestigingspop-up je notificatie-opties. Hiermee is de taak voltooid.

   Notificatie-optie	Beschrijving
   Bijwerken & Melden	Stuur een e-mail naar alle betrokkenen.
   Alleen bijwerken	Werk de agenda's van alle betrokkenen bij, maar er wordt geen e-mail gestuurd over de wijzigingen.
   Annuleren	Verwijder alle nieuwe informatie en zet de gebeurtenis voor alle velden terug naar de vorige status.

"Dit helpartikel is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg bij twijfel altijd de originele Engelse versie."