Creación y gestión de usuarios

Este artículo cubre lo siguiente:

• Acceder a la página de búsqueda de perfiles
• Agregar un usuario o registrador de tiempo
• Activar un inicio de sesión para un usuario
• Desactivar un usuario
• Eliminar a una persona de una oficina
• Editar un rol de usuario
• Editar el perfil de un usuario

Acceder a la página de búsqueda de perfiles

Tu Perfil de Bufete de Abogados contiene información específica de tu bufete. Desde esta página, puedes gestionar usuarios, establecer información fiscal y administrar la configuración de oficinas individuales. 

Debes tener el rol de Administrador para realizar cambios en la página del Perfil de Bufete de Abogados.

Puedes acceder al perfil utilizando los siguientes métodos:

• Haz clic en la opción Perfil de Bufete de Abogados bajo tu nombre de usuario.

  

• Haz clic en el nombre del bufete o el nombre de la oficina desde el panel de Perfiles en la página de inicio.

  

Agregar un usuario o registrador de tiempo

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Si un miembro del personal necesita acceder a información en CounselLink o facturar contra un asunto, debe tener un perfil e inicio de sesión. Una vez que creas un usuario y proporcionas información sobre él, puedes asignarle uno o más roles que le otorguen permisos específicos.

Los usuarios deben tener el rol de Administrador o Socio para agregar un nuevo usuario o registrador de tiempo. Una vez que creas un registrador de tiempo, debes copiar una oferta de tarifa existente para permitir que el registrador de tiempo facture en un asunto.

1. En la barra superior de CounselLink, haz clic en la entrada del nombre de usuario y selecciona la opción Perfil del Bufete.

   

   Se muestra la página del Perfil del Bufete.

2. Haz clic en el nombre de la oficina del usuario si tu bufete tiene múltiples oficinas.

   

   Se muestra la página del Perfil de la Oficina.

3. En la sección de Enlaces Rápidos en el lado izquierdo de la pantalla, haz clic en Agregar Usuario. O, en la sección de Personal de la Oficina, haz clic en Agregar Usuario.

   

4. Complete el formulario. Los campos con un asterisco rojo (*) son obligatorios. Haga clic para obtener información sobre campos específicos.

   Campo	Descripción
   Prefijo	Elige un título de cortesía como Sr. o Sra.
   Abogado* en Ejercicio	Selecciona si este usuario es un abogado en ejercicio.
   Nombre*	Ingresa el nombre que va primero (es decir, Juan) en el nombre completo (por ejemplo, Juan Pérez).
   Activar Inicio de Sesión*	Elige Sí o No. Puedes activar el inicio de sesión más tarde si decides no activarlo en este momento.
   Inicial del Segundo Nombre	Ingresa la primera letra del segundo nombre del usuario.
   Correo Electrónico	Ingresa una dirección de correo electrónico para el usuario.
   Apellido*	Ingresa el nombre que va al final (es decir, Pérez) en el nombre completo (por ejemplo, Juan Pérez).
   Raza	Ingresa la raza/nacionalidad de la persona aquí.
   Sufijo	Ingresa el final del nombre del usuario y/o sufijos académicos si lo deseas.
   Género	Selecciona No Declarar, Masculino o Femenino.
   Título*	Elige el título que mejor describa la posición del individuo. Cada título confiere roles específicos.
   LGBT	Selecciona No Declarar, Sí o No.
   Veterano	Selecciona No Declarar, Sí o No.
   Discapacitado	Selecciona No Declarar, Sí o No.
   Trabaja en Oficina*	Selecciona la oficina en la que trabaja este usuario.
   Fecha de Nacimiento	Ingresa la fecha de nacimiento del usuario. Esto se utiliza para verificar a un abogado específico, en caso de nombres duplicados.
   Años de Servicio	Ingresa el número de años servidos en el ejército.
   ISLN	Ingresa tu número de Martindale-Hubbell para que los clientes puedan investigar.

5. Complete la sección de Preferencias según corresponda. Consulte el tema sobre documentos para obtener más información sobre el intercambio de documentos y permisos. Los campos con un asterisco rojo (*) son obligatorios.

   

6. Complete la sección de Información del Responsable de Tiempo para las personas que realizarán trabajo facturable. Haga clic para más información.

   Sus iniciales aparecen en las facturas al cliente. Los campos con un asterisco rojo (*) son obligatorios.

   

   Campo	Descripción
   Nivel del Responsable de Tiempo*	Elija una opción que se asemeje más al título de la persona. El "nivel" se refiere a una tarifa estándar de facturación. Elija "otro" para un miembro del personal que no facturará.
   ID Adicional del Responsable de Tiempo	Proporcione otros IDs que este facturador pueda usar.
   ID Principal del Responsable de Tiempo*	Escriba caracteres para el individuo que se utilizarán en la factura para rastrear los cargos de facturación. Estos caracteres deben ser únicos para el bufete de abogados. Esto es obligatorio incluso si la persona no facturará. Para ver las iniciales de otros en su oficina, haga clic en el botón Ver IDs de Responsables de Tiempo.
   Agregar ID del Responsable de Tiempo	Haga clic para agregar otra entrada para IDs Adicionales de Responsables de Tiempo.
   Ver ID del Responsable de Tiempo	Haga clic para ver una ventana con todos los IDs de Responsables de Tiempo existentes.

7. Complete la sección de Información de Dirección para identificar la dirección postal de un usuario.

   

8. Complete la sección de Configuración Regional para identificar las preferencias de visualización de un usuario para formatos de fechas, horas, números y monedas. La configuración se ha preestablecido a los estándares de EE. UU. Los campos con un asterisco rojo (*) son obligatorios.

   Código ISO de Moneda de Visualización: Ejemplo: EUR es el código para el Euro. USD es el código para el dólar estadounidense.

   

9. Haga clic en el botón Guardar. La pantalla del Perfil de la Oficina de Abogados se muestra para incluir al nuevo usuario / Responsable de Tiempo agregado.

Activar un inicio de sesión para un usuario

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Generalmente, solo las personas que usan CounselLink reciben inicios de sesión. Una persona que trabaja en un asunto y factura por el trabajo puede hacerlo sin usar el software. Un Administrador o Socio son los únicos miembros del personal que deben tener inicios de sesión. Sin embargo, puedes activar el inicio de sesión de un usuario en la página del Perfil del Bufete de Abogados.

Esta tarea es solo para aquellos asignados al rol de Administrador o Socio.

1. Haz clic en el enlace Perfil del Bufete de Abogados debajo de tu nombre de usuario.

   

2. Haz clic en el nombre de la oficina del usuario si tu bufete tiene múltiples oficinas.

   

3. Haz clic en el nombre del usuario bajo Personal de Oficina.

   

4. Haz clic en Activar inicio de sesión en la sección de Enlaces Rápidos.

   

Desactivar un usuario del bufete de abogados

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Desactivar un usuario le impide acceder a CounselLink. La información del individuo seguirá siendo visible. Una vez completada esta acción, se enviarán correos electrónicos de confirmación tanto al administrador (que realizó la desactivación) como al usuario desactivado.

Debes tener el rol de Administrador de Usuarios para realizar esta tarea.

1. Haz clic en el enlace Perfil del Bufete de Abogados debajo de tu nombre de usuario.

   

2. Haz clic en el nombre de la oficina del usuario si tu bufete tiene múltiples oficinas.

   

3. Haz clic en el nombre del usuario bajo Personal de Oficina.

   

4. Haz clic en Eliminar en la sección de Enlaces Rápidos. Se muestra una ventana de confirmación.
5. Haz clic en OK para confirmar la eliminación. Se muestra la página de Solicitud de Eliminación.
6. Selecciona un motivo en el menú desplegable de Motivo de eliminación.
7. Ingresa texto en el campo Motivo de Eliminación si es necesario.
8. Haz clic en Guardar.

Completa las siguientes acciones según sea necesario.

Roles

Si el usuario todavía está activo en una(s) oficina(s), entonces esos roles deben ser 'reasignados. Consulta Editar el Rol de un Usuario en esta página para obtener más información.

Asuntos Activos

Si el usuario está asociado con asuntos / facturas (trabajo pendiente), se muestra la página de 'Advertencia de Eliminación Individual'.

1. Haz clic en Continuar para mostrar la página de Solicitud de Eliminación.
2. En el campo Motivo de eliminación, selecciona un motivo para la eliminación del menú desplegable.
3. Ingresa texto en el cuadro de Motivo de Eliminación según corresponda.
4. Haz clic en Guardar.

5. En el área de Enlaces Rápidos, haz clic en Eliminar.

   Se muestra la ventana de Confirmación.

6. Haz clic en OK para confirmar la eliminación.
7. Completa las siguientes acciones según sea necesario.

Abogados

Si el usuario está asociado con asuntos / facturas (trabajo pendiente), se muestra la pantalla de 'Advertencia de Eliminación Individual'.

Se muestra la pantalla de Advertencia de Eliminación Individual.

1. Haz clic en Continuar para aplicar un estado de Eliminado Pendiente al abogado.
2. En el campo Motivo de eliminación, selecciona un motivo para la eliminación del menú desplegable.
3. Ingresa texto en el cuadro de Motivo de Eliminación según corresponda.
4. Haz clic en Guardar.

5. En el área de Enlaces Rápidos, haz clic en Eliminar.

   Se muestra la ventana de Confirmación.

6. Haz clic en OK para confirmar la eliminación.
7. Completa las siguientes acciones según sea necesario.

8. En el área de QuickLinks, haz clic en Edit Roles.

   Se muestra la pantalla de Confirmación de Asignación de Roles de Usuario.

9. En la sección Roles en Firma de Abogados, quita la marca de verificación si está presente.
10. En la sección Roles en Oficinas de Abogados, quita todas las marcas de verificación.
11. Haz clic en Save.

12. En el área de QuickLinks, haz clic en Remove.

    Se muestra la ventana de Confirmación.

13. Haz clic en OK para confirmar la eliminación.
14. Haz clic en Continue para mostrar la pantalla de Solicitud de Eliminación.
15. En el campo Reason for removal, selecciona un motivo para la eliminación de la lista desplegable.
16. Ingresa texto en el cuadro de Motivo de Eliminación según corresponda.
17. Haz clic en Save.

Eliminar a una Persona de una Oficina

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Cuando se elimina a un usuario de una oficina, su acceso se desactiva y su información se elimina de CounselLink. Ya no podrán aceptar asignaciones de casos. Una vez completado, se envían correos electrónicos de confirmación al Administrador y al individuo.

Debes tener el rol de Admin o Partner para realizar esta tarea.

1. En la página de inicio de CounselLink, encuentra la sección de Perfiles. Bajo Oficinas, haz clic en el enlace de tu oficina.
2. Desplázate a la sección de Personal de Oficina. Aquí se listan todas las personas en esta oficina y su rol.
3. Haz clic en el nombre de la persona que necesita ser eliminada.
4. Haz clic en el enlace Remove en la barra de navegación lateral.
5. Revisa el mensaje emergente. Si es necesario eliminar a esta persona, haz clic en el botón OK.
6. En la página de Advertencia de Eliminación de Individuo, se muestra una lista de casos a los que la persona ha sido asignada.
7. Haz clic en Continue para continuar con la eliminación.
8. En la página de Solicitud de Eliminación, selecciona un motivo para la eliminación del menú desplegable.
9. Ingresa una descripción del motivo de la eliminación.
10. Haz clic en Continue para continuar con la eliminación y regresar a la página de Perfil de la Firma de Abogados.

Editar el Rol de un Usuario

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Los roles se asignan a los usuarios que necesitan acceso extendido a los datos en CounselLink. Por ejemplo, una persona con el rol de Partner puede acceder a todas las partes de la aplicación. Pero la persona con el rol de Presupuesto solo tiene privilegios de usuario general y acceso a la función de presupuesto. Puede ser necesario cambiar o consultar los roles asignados a un usuario.

Debes tener el rol de Admin o Partner para realizar esta tarea.

1. En la página de inicio, busca la sección de Perfiles. Haz clic en el enlace de la oficina a la que está asignado el usuario.
2. En la sección de Personal de Oficina, haz clic en el enlace de la persona que necesita un cambio de rol.
3. Haz clic en el enlace de Roles en la barra de navegación.
4. En la página de Asignar Roles de Usuario, realiza los cambios en el rol de una persona a tu discreción.
5. Haz clic en el botón Save para completar la tarea.

Editar el Perfil de un Usuario

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Si un miembro del personal ha cambiado su nombre, su oficina principal o su moneda preferida, es posible que necesites actualizar su perfil.

Debes tener el rol de Admin o Partner para realizar esta tarea.

1. En la página de inicio, encuentra el panel de Perfiles.
2. Haz clic en el enlace de tu oficina.
3. En la sección de Personal de Oficina, haz clic en el nombre de la persona.
4. Haz clic en el botón Editar para ir a la pantalla de Información Individual.

5. Cambia los campos necesarios. Las instrucciones sobre campos específicos están a continuación.

   Campo	Descripción
   Prefijo	Elige un título de cortesía como Sr. o Sra.
   Sufijo	Introduce el final del nombre del usuario y/o sufijos académicos si lo deseas.
   Título	Elige el título que mejor describa la posición de la persona. Cada título confiere roles específicos.
   Oficina Principal	Selecciona la oficina con la que esta persona está más asociada. Algunas configuraciones de la aplicación se heredan de la oficina elegida.
   Moneda Preferida	Selecciona la moneda con la que la persona está más familiarizada. Esta opción determina la visualización de valores monetarios en la pantalla y es la moneda predeterminada al crear elementos en CounselLink.
   Abogado en Ejercicio	Indica si este es un abogado en tu práctica.
   Activar Inicio de Sesión	¿Esta persona necesita iniciar sesión en CounselLink por alguna razón? Si es así, selecciona sí.
   Correo Electrónico	Esta dirección se utiliza para enviar información de contraseña a la persona que se está configurando. Los correos electrónicos relacionados con el rol del usuario también se envían a esta dirección.
   Raza, Género, Discapacidad	Esta información se utiliza para el seguimiento de diversidad por parte del cliente corporativo.
   Fecha de Nacimiento	Se utiliza para verificar a un abogado específico, en caso de nombres duplicados.
   ISLN	Introduce tu número de Martindale-Hubbell para que los clientes puedan investigar.

6. Completa esta sección para las personas que realizarán trabajo facturable.

   Las iniciales del Registrador de Tiempo aparecerán en las facturas al cliente. Los campos con un asterisco rojo (*) son obligatorios.

   

   Campo	Descripción
   Nivel del Registrador de Tiempo	Elige una opción que se acerque más al título de la persona. El "nivel" se refiere a una tarifa estándar de facturación. Elige "otro" para una persona del personal que no facturará.
   ID Principal del Registrador de Tiempo	Escribe caracteres para la persona que se utilizarán en la factura para rastrear los cargos de facturación. Estos caracteres deben ser únicos para el bufete de abogados. Esto es obligatorio incluso si la persona no facturará. Para ver las iniciales de otros en tu oficina, haz clic en el botón Ver IDs de Registradores de Tiempo.
   ID Adicional del Registrador de Tiempo	Proporciona otros IDs que este facturador pueda usar.

7. Completa esta sección para especificar la dirección postal de tu usuario.

   

8. Completa esta sección para identificar tus preferencias de visualización para formatos de fechas, horas, números y monedas. Las configuraciones se han preestablecido a los estándares de EE. UU.

   Código ISO de Moneda de Visualización: Ejemplo: EUR es el código para el Euro. USD es el código para el dólar estadounidense.

   

9. Desplázate hasta la parte superior de la página y haz clic en el botón Guardar.
10. En la página de Administración de Roles Individuales, los roles se asignaron según el título de la persona que se está registrando. Haz cambios en el rol del usuario a tu discreción.
11. Haz clic en el botón Guardar.
12. Haz clic en la página de Inicio para regresar allí.

Se enviará un correo electrónico de bienvenida con la información de inicio de sesión al administrador de esa oficina y a la persona si se ha activado un inicio de sesión.

"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener imprecisiones. Si tiene dudas sobre alguna información, por favor consulte la versión original en inglés."