Este artículo cubre lo siguiente:
- Acerca de las Ofertas de Honorarios
- Uso de Tarifas y Honorarios
- Crear y Enviar una Oferta de Honorarios
- Copiar o Editar una Oferta de Honorarios
- Inactivar una Oferta de Honorarios
- Modificar una Oferta de Honorarios
- Anular Ofertas de Honorarios
- Imprimir Ofertas de Honorarios
Acerca de las Ofertas de Honorarios
Una oferta de honorarios describe las condiciones de pago de tu despacho. Las tarifas incluidas en la oferta se aplican a todos los asuntos asignados relacionados con esa estructura de honorarios hasta que tu despacho envíe una nueva oferta y el cliente la apruebe. Una vez que se aprueba una oferta actualizada, se aplica automáticamente a todos los asuntos relacionados.
A los Despachos Privados se les puede pedir que ingresen las tarifas acordadas (por hora u otras) que se establecieron con el cliente fuera de CounselLink. Si la oferta se realiza en una moneda diferente a la de la estructura de honorarios, ambas cantidades se mostrarán en pantalla. Ten en cuenta que la moneda de la oferta no determina necesariamente la moneda utilizada para la facturación.
Los Despachos de Registro tienen acceso a las estructuras de honorarios de los clientes de Registro. Al enviar una oferta para estas estructuras, el despacho acepta realizar el trabajo por el monto especificado y dentro del estado y condado definidos en la estructura de honorarios.
Uso de Tarifas y Honorarios
CounselLink puede aceptar facturas creadas con cobro por hora o acuerdos alternativos de facturación. Los tipos básicos de facturación se describen a continuación. El área legal corporativa puede usar uno o una combinación de estos tipos de tarifas y honorarios.
Honorarios por Hora Detallados
Este es el tipo de honorario más común. Al ingresar la oferta, se requiere el nombre del facturador, su ID y tarifa. Para la factura, se requiere el ID, la tarifa y las tareas realmente realizadas. O bien, la facturación puede proporcionarse a una tarifa combinada. En otras aplicaciones, esto puede llamarse simplemente "Facturación por Hora".
Fórmula: Tarifa del facturador x Tiempo
Facturación por Hora
Una tarifa por hora significa que se cobra un monto por cada 60 minutos (o fracción) de trabajo realizado. Los honorarios por hora se usan cuando la misma acción puede realizarse varias veces (por ejemplo, presentar una moción).
Fórmula: Tarifa x Tiempo
Oferta de Honorarios: Se especifica una tarifa
Facturación por Honorario Fijo
Se cobra un monto fijo por una tarea o hito completado.
Fórmula: $$ por cada trabajo realizado (etapa).
Oferta de Honorarios: Se ingresa un monto específico para todo el trabajo o para una etapa identificada del trabajo.
Facturación por Día Completo / Medio Día
Un honorario fijo por un día completo o medio día en el tribunal.
Fórmula: Monto fijo por trabajo en cada periodo de tiempo.
Oferta de Honorarios: Se ingresa un monto específico por periodo de tiempo.
Crear y Enviar una Oferta de Honorarios
Antes de que tu despacho pueda facturar a tu cliente por un asunto, debe enviar los honorarios al cliente y que estos sean aceptados. Esta acción se realiza enviando una oferta de honorarios sobre una estructura de honorarios existente del cliente.
Solo los usuarios con el rol de Administrador o Socio pueden enviar ofertas de honorarios.
- Accede a la página de Búsqueda de Honorarios de una de estas dos formas:
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Haz clic en la pestaña Honorarios para mostrar la página de Búsqueda de Honorarios.
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Haz clic en el botón Ofertar / Actualizar Honorarios en el panel de Honorarios y Descuentos.
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- Una vez en la página de Búsqueda de Honorarios, en la parte superior de la pantalla (esquina superior derecha) junto a Ver, selecciona Estructuras de Honorarios para ver la lista de estructuras de honorarios.
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En la columna ID de Estructura de Honorarios, haz clic en la Estructura de Honorarios que deseas ver. Se mostrará la página de Resumen de la Estructura de Honorarios.
- Haz clic en el botón +Agregar Oferta de Honorarios. Se mostrará la página Crear Oferta de Honorarios.
- Completa todos los campos que correspondan (por ejemplo, Fecha de Vigencia, Moneda, etc., incluyendo todos los campos marcados con un asterisco (*), lo que indica que son obligatorios.
- Si las secciones de Estructura de Etapas, Responsables de Tiempo u otras están colapsadas, haz clic en el botón Expandir para ver la sección.
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En la sección Estructura de Etapas, ingresa los valores que correspondan.
- Paso opcional: En la sección de Responsables de Tiempo, haz clic en Descargar plantilla de tarifas de responsables de tiempo para descargar una hoja de Excel si deseas completar esta sección y luego subir la hoja.
- Haz clic en Abrir / Guardar para completar la descarga de la Plantilla de Tarifas de Responsables de Tiempo.
- En la sección de Responsables de Tiempo, haz clic en Subir tarifas de responsables de tiempo.
- Elige la plantilla de Excel que completaste y continúa.
- Completa todos los demás aspectos de la sección Responsables de Tiempo según corresponda y luego haz clic en Guardar.
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Se mostrará una pantalla de Confirmación de Aprobación.
- Haz clic en Sí para confirmar y continuar. La pantalla de Resumen de la Oferta de Honorarios mostrará la oferta con el estado Pendiente de Aprobación.
Copiar o Editar una Oferta de Honorarios
Si estás actualizando una oferta de honorarios existente o ya has creado una, puedes hacer una copia y actualizarla o editarla según sea necesario.
Este es el proceso para agregar un responsable de tiempo a un asunto. Una vez que el responsable de tiempo ha sido agregado a CounselLink, debes copiar la oferta de honorarios existente. El nuevo responsable de tiempo aparecerá y podrás ingresar sus tarifas. Si estás usando negociación con tu cliente, no puedes copiar una oferta de honorarios mientras haya una negociación activa de tarifas de responsables de tiempo en curso. Actualiza la oferta existente y vuelve a enviarla para que el historial de negociación permanezca asociado a la misma oferta de honorarios. Las ofertas de honorarios aprobadas o parcialmente aprobadas aún pueden copiarse.
- Haz clic en la pestaña Honorarios. Se mostrará la pantalla de Búsqueda de Honorarios.
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En la parte superior de la pantalla (esquina superior derecha) junto a Ver, selecciona Ofertas de Honorarios.
- En la columna ID de Oferta de Honorarios, haz clic en la Oferta de Honorarios que deseas ver. Se mostrará la página de Resumen de la Oferta de Honorarios.
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En la esquina superior derecha de la pantalla, haz clic en el botón Copiar Oferta de Honorarios (signo más). El botón Copiar Oferta de Honorarios se utiliza para crear, copiar o editar una Oferta de Honorarios. Se mostrará la página Copiar Oferta de Honorarios.
Las ofertas que están en negociación activa no pueden copiarse.
- Completa todos los campos que correspondan (por ejemplo, cambia / actualiza la Fecha de Vigencia, Moneda y/o ingresa un motivo para la Oferta de Honorarios).
- Si las secciones de Estructura de Etapas, Responsables de Tiempo u otras están colapsadas, haz clic en el botón Expandir para ver la sección.
- En la sección Estructura de Etapas, ingresa o actualiza los valores que correspondan.
- Paso opcional: En la sección de Responsables de Tiempo, haz clic en Descargar plantilla de tarifas de responsables de tiempo si corresponde.
- Haz clic en Abrir / Guardar para completar la descarga de la Plantilla de Tarifas de Responsables de Tiempo.
- Paso opcional: En la sección de Responsables de Tiempo, haz clic en Subir tarifas de responsables de tiempo si corresponde.
- Elige un archivo para subir y continúa.
- Completa todos los demás aspectos de la sección Responsables de Tiempo según corresponda y luego haz clic en Guardar.
- Se mostrará una pantalla de Confirmación de Aprobación.
- Haz clic en Sí para confirmar y continuar. La pantalla de Resumen de la Oferta de Honorarios mostrará la oferta incluyendo el motivo de la actualización.
Inactivar una Oferta de Honorarios
Puedes inactivar una oferta de honorarios desde la página de Resumen de la Oferta de Honorarios. Inactivar una oferta de honorarios es diferente a anularla. Cuando inactivas una oferta de honorarios, las tarifas siguen siendo aplicables durante el periodo aprobado.
Las ofertas de honorarios se inactivan automáticamente cuando se aprueba una nueva oferta de honorarios. Debes tener el rol de Administrador para inactivar una oferta de honorarios.
- Navega a la página de Resumen de la Oferta de Honorarios.
- Haz clic en la línea de tres puntos en la esquina superior derecha.
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Selecciona Inactivar Oferta de Honorarios. Se mostrará una ventana de confirmación.
- Haz clic en OK. La oferta de honorarios quedará inactiva.
Modificar una Oferta de Honorarios
Una vez que tu oferta de honorarios es aceptada por tu cliente, este puede asignarte asuntos con la misma estructura de honorarios que tu oferta. Las tarifas de la oferta de honorarios se aplicarán a todos los asuntos que usen esa estructura de honorarios, a menos que realices una nueva oferta y tu cliente la apruebe.
En algunos casos, las tarifas ofrecidas en la estructura de honorarios no son adecuadas para un asunto específico. En esos casos, puedes enviar una solicitud de cambio para modificar tu oferta de honorarios una vez que el cliente te asigne ese asunto en particular.
No todos los clientes permiten que los despachos realicen esta acción. Si lo permiten, necesitas el rol de Contacto de Aprobación de Cambios en Asuntos para completarla.
- Haz clic en el icono de tres puntos en la esquina superior derecha de la página de Resumen del Asunto.
- Selecciona Solicitud de Cambio.
Esta opción solo está disponible cuando has aceptado la asignación del asunto.
Se mostrará la ventana de Solicitud de Cambio de Asunto.
- Selecciona Modificar solicitud de honorarios ofrecidos.
- Haz clic en OK. Se mostrará la página de confirmación de Solicitud de cambio de asunto - Modificar honorarios ofrecidos.
- Opcional: Selecciona una nueva Moneda de honorarios ofrecidos en la lista desplegable de la sección de Honorarios ofrecidos.
- Opcional: Selecciona un nuevo Monto propuesto en la sección de Información de estructura de etapas.
- Selecciona un motivo en la lista desplegable de Motivo de la solicitud bajo Tarifas de responsables de tiempo.
- Ingresa una descripción en el área de texto Describir.
- Haz clic en Guardar. Se envía la solicitud de cambio.
Anular honorarios ofrecidos
Los honorarios ofrecidos generalmente se hacen cuando un despacho de abogados se asocia por primera vez con un cliente. Si un despacho de abogados desea anular una oferta que está pendiente (aún no aprobada), puede hacerlo siguiendo las instrucciones a continuación.
- En CounselLink, haz clic en la pestaña Honorarios.
- Elige tu Oficina del despacho en el campo desplegable.
- Elige el nombre de tu Cliente corporativo en los campos desplegables.
- En el campo Estado de honorarios ofrecidos, selecciona "Tiene ofertas pendientes". Estas ofertas están disponibles para anular.
- Haz clic en Buscar para encontrar todas las estructuras de honorarios que cumplan con los criterios.
- Busca la columna ID de estructura de honorarios; haz clic en la oferta que deseas cambiar.
- En la sección Honorarios ofrecidos, en la columna Acción, elige la acción Ver oferta en el menú desplegable.
- En la página Resumen de honorarios ofrecidos, haz clic en el botón Anular solicitud de aprobación.
- En el mensaje emergente, haz clic en OK para continuar con la solicitud de anulación.
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Aparecerá un mensaje con instrucciones. Un mensaje típico dice: "Se ha enviado un correo electrónico al cliente informándole que no se requiere ninguna acción."
Para información general sobre ofertas y tarifas, consulta la visión general.
Imprimir honorarios ofrecidos
Puedes imprimir una oferta de honorarios desde la página de resumen de honorarios ofrecidos.
- Haz clic en la pestaña Honorarios en la barra de herramientas superior.
- En la columna ID de honorarios ofrecidos de la página de búsqueda de honorarios ofrecidos, haz clic en el Honorario ofrecido que deseas imprimir. Se mostrará la página de resumen de honorarios ofrecidos.
- En la parte superior derecha de la pantalla, haz clic en el ícono Imprimir honorarios ofrecidos. Se mostrará la ventana de impresión de CounselLink.
- Haz clic en Imprimir.