Akte-Dokumente

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

• Dokumente zu einem Vorgang hinzufügen
• Vorgangsdokumente bearbeiten
• Ein Vorgangsdokument kopieren
• Ein Vorgangsdokument löschen

Weitere Informationen zur Funktionsweise der Dokumentenfunktion in CounselLink, einschließlich der Navigation auf der Übersichtsseite für Dokumente, finden Sie in diesem Thema.

Dokumente zu einem Vorgang hinzufügen

Sie können ein oder mehrere Dokumente zu Vorgängen hochladen, um wichtige Unterlagen wie Korrespondenz, Videos oder andere relevante Informationen zu speichern. Nach dem Hochladen können alle Benutzer mit entsprechender Leseberechtigung über die Suche darauf zugreifen.

Die Dateigröße von Anhängen ist auf 100 MB begrenzt. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Anhänge oder die Gesamtgröße eines Uploads.

1. Klicken Sie auf der Übersichtsseite des Vorgangs auf den Tab Dokumente.

2. Klicken Sie auf + Hinzufügen. Die Seite Dokumente/Dokumente hinzufügen wird angezeigt.

   

3. Laden Sie ein Dokument auf eine der folgenden Arten hoch:

   • Geben Sie den Link (URL) zum hochzuladenden Dokument im Bereich Dokumente hochladen ein.

     Geben Sie den vollständigen Link inklusive http:// oder https:// ein.

   • Ziehen Sie eine Datei per Drag & Drop in den entsprechenden Bereich.
   • Klicken Sie auf Datei auswählen, um das Dokumentenverzeichnis bzw. den Speicherort zu öffnen.

4. Geben Sie im Bereich Dokumentdetails Werte in allen relevanten Feldern ein.

   Felder, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder.

   Spalte	Beschreibung
   Dokumentenname*	Geben Sie einen Namen für das Dokument ein. Dieser erscheint in der Spalte Name bei der Dokumentensuche. Wenn Sie mehrere Dateien hinzufügen, ist dieses Feld nicht verfügbar. Sie können den Namen jedes einzelnen Dokuments später wie im nächsten Abschnitt beschrieben festlegen.
   Dokumenttyp*	Beim Hochladen aus dem Vorgang ist diese Option ausgegraut.
   Verknüpft mit	Beim Hochladen aus dem Vorgang wird dieses Feld automatisch mit dem Vorgangsnamen ausgefüllt.
   Kategorie*	Wählen Sie die Beschreibung, die am besten zum Dokument passt.
   Eigentümer*	Beim Hochladen aus dem Vorgang wird hier automatisch der Benutzer eingetragen, der das Dokument hochlädt.
   Wer kann dieses Dokument sehen?*	Wählen Sie eine Sicherheitsoption aus der Dropdown-Liste. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Ihr Mandant die neue Dokumentensicherheitsfunktion aktiviert hat. In diesem Fall werden die Felder 'Geteilt' und 'Zugriffsebene' nicht angezeigt.
   Geteilt*	Bestimmen Sie, welche Benutzergruppen das Dokument sehen können. Wenn Sie Nein auswählen, ist das Dokument nur für Benutzer des Unternehmensmandanten sichtbar. Weitere Informationen finden Sie in der Tabelle unten.
   Zugriffsebene*	Bestimmen Sie, welche Benutzer das Dokument sehen können. Weitere Informationen finden Sie in der Tabelle unten.
   Status	Geben Sie den Status des Dokuments an. Wenn der Status eines Dokuments auf N/A gesetzt ist, wird im Statusfeld "Dokument nicht zutreffend" angezeigt.
   Zu Ordner hinzufügen	Wenn in Ihrem Vorgang Ordner erstellt wurden, wählen Sie eine Option aus dem Dropdown-Menü, um das Dokument hinzuzufügen.
   Beschreibung	Geben Sie einen Text zum Dokument ein. Dieser Text erscheint vollständig in der Ergebnisliste der Suche. Halten Sie ihn so kurz und prägnant wie möglich. Maximal 255 Zeichen sind erlaubt.
   Stichwörter	Geben Sie einzelne Wörter ein, mit denen nach diesem Dokument gesucht werden kann.

   Informationen zur Zugriffsebene:

   Geteilt	Zugriffsebene	Wer kann das Dokument sehen?
   Nein	Privat	Vorgang: Alle Dokumentenadministratoren der Kanzlei im Kontaktbüro des Vorgangs sowie der Dokumenteneigentümer. Rechnung: Alle Dokumentenadministratoren der Kanzlei im Kontaktbüro der Rechnung sowie der Dokumenteneigentümer.
   Nein	Öffentlich	Vorgang: Alle Teilnehmer der Kanzlei am Vorgang. Rechnung: Alle Kanzleibenutzer, die Zugriff auf Rechnungen haben.
   Ja	Öffentlich	Vorgang: Alle Benutzer des Unternehmensmandanten sowie Kanzleibenutzer, die Teilnehmer oder Mitarbeitende am Vorgang sind. Rechnung: Alle Kanzlei- und Unternehmensmandanten-Benutzer, die Zugriff auf Rechnungen haben.
   Ja	Privat	Rechnung: Alle Dokumentenadministratoren der Kanzlei im Teilnehmerbüro des Vorgangs der Rechnung sowie der Dokumenteneigentümer.

5. Klicken Sie auf Dokument(e) hochladen. Die Übersichtsseite für Dokumente wird angezeigt.

Ein Vorgangsdokument bearbeiten

Sie können ein bereits zu einem Vorgang hochgeladenes Dokument bearbeiten. Das ist hilfreich, wenn Sie z. B. den Status "Geteilt" ändern oder eine überarbeitete Version hochladen möchten.

Sie müssen Eigentümer des Dokuments sein oder die Rolle Dokumentenadministrator besitzen, um Dokumente bearbeiten zu können.

1. Klicken Sie auf der Übersichtsseite des Vorgangs auf den Tab Dokumente.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben dem Dokument, das Sie bearbeiten möchten.

3. Klicken Sie auf Bearbeiten. Die Seite Dokument bearbeiten wird angezeigt.

   

4. Aktualisieren Sie die erforderlichen Dokumentinformationen wie oben beschrieben.
5. Optional: Fügen Sie Informationen im Feld Überarbeitung hinzu.
6. Optional: Wählen Sie bei Bedarf einen neuen Status für das Dokument aus.
7. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Ein Vorgangsdokument kopieren

Sie können die Informationen eines bestehenden Dokuments in ein neues Dokument kopieren, wenn die Informationen ähnlich sind. Zum Beispiel, wenn Sie ein Dokument haben, das mit einem anderen Vorgang verknüpft werden soll, können Sie das Dokument zunächst kopieren, bearbeiten und dann das Feld Verknüpft mit auf den anderen Vorgang ändern. Dadurch wird die Kopie des Dokuments aus der Dokumentenliste des ursprünglichen Vorgangs in die des neuen Vorgangs verschoben.

1. Klicken Sie auf der Übersichtsseite des Vorgangs auf den Tab Dokumente.
2. Wählen Sie mit den Kontrollkästchen links neben den Dokumentnamen das/die gewünschte(n) Dokument(e) aus.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren. Die Seite Dokumente / Dokument kopieren wird angezeigt.

   

4. Aktualisieren Sie im Bereich Dokumentdetails die Dokumentinformationen nach Bedarf. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Dokumente zu einem Vorgang hinzufügen" auf dieser Seite.
5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Die Dokumentinformationen werden aktualisiert.

Ein Vorgangsdokument löschen

Dokumente können über den Tab Dokumente auf der Übersichtsseite des Vorgangs gelöscht werden.

Wenn Sie ein Dokument löschen, kann dies nicht rückgängig gemacht werden. Alle Versionen des Dokuments werden gelöscht.

1. Klicken Sie auf der Übersichtsseite des Vorgangs auf den Tab Dokumente.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Ein Bestätigungsfenster wird angezeigt.

   

3. Klicken Sie auf Löschen.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."