Aktenkalender

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

• Anzeigen des Aktenkalenders
• Erstellen eines Kalendereintrags
• Löschen eines Kalendereintrags
• Bearbeiten eines Kalendereintrags in „Mein Kalender“
• Mehrere Kalendereinträge gleichzeitig bearbeiten

Anzeigen des Aktenkalenders

Der Kalender einer Akte ermöglicht es Ihnen, Termine für diese Akte zu erstellen und anzuzeigen.

Sie können auf den Kalender auf zwei Arten zugreifen:

• Indem Sie im oberen rechten Bereich der Übersichtsseite der Akte auf das Symbol Weitere Aktionen klicken und dort Kalender auswählen.

  

• Indem Sie auf der Registerkarte „Kalender“ der Übersichtsseite der Akte auf Kalender anzeigen klicken.

  

Dadurch wird der Kalender für die Akte geöffnet.

Verwendung des Aktenkalenders

Oben auf der Seite finden Sie die Schaltfläche Termintypen. Damit können Sie die im Kalender angezeigten Termine nach bestimmten Typen filtern.

Fahren Sie mit der Maus über ein Zeitfenster und klicken Sie auf Termin erstellen, um einen neuen Termin im Kalender anzulegen.

Einen Kalendereintrag anzeigen

Klicken Sie auf den Namen eines bestehenden Kalendereintrags, um eine Seitenleiste mit der Terminübersicht zu öffnen.

Hier können Sie alle Informationen zum Kalendereintrag einsehen. Klicken Sie auf Terminübersicht anzeigen, um zur Übersichtsseite des Kalendereintrags zu gelangen.

Kalenderansicht filtern

Sie können die Ansicht Ihres Kalenders auf folgende Weise anpassen.

Aktion	Beschreibung
Tag, Woche oder Monat umschalten	Klicken Sie auf die Pfeile neben „Heute“, um die Kalenderansicht zu wechseln. Wenn Sie zum Beispiel die Wochenansicht geöffnet haben, können Sie mit den Pfeilen zu vorherigen oder kommenden Wochen wechseln. Klicken Sie auf den Zeitraum neben den Pfeilen, um ein Dropdown-Kalender zur Auswahl zu öffnen.
Kalenderansicht auswählen	Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Tag – Zeigt die Termine nach Tag an Woche – Zeigt die Termine nach Woche an Monat – Zeigt die Termine nach Monat an. Agenda – Zeigt nur alle bevorstehenden Termine an.
Angezeigten Zeitraum auswählen	Klicken Sie unten im Kalender auf Ganzen Tag anzeigen oder Geschäftszeiten anzeigen, um entweder alle Stunden des Tages oder nur die Geschäftszeiten anzuzeigen.

Erstellen eines Kalendereintrags

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Sie können Termine für eine Akte erstellen, um relevante Besprechungen, Meilensteine oder Aufgaben zu markieren, die mit der Akte verbunden sind.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kalender auf der Übersichtsseite der Akte.
2. Klicken Sie auf +Termin erstellen. Die Seite „Kalendereintrag erstellen“ öffnet sich.

3. Geben Sie im Abschnitt Termin-Informationen die erforderlichen Angaben ein:

   Feld	Beschreibung
   Betreff*	Geben Sie einen Namen für den Termin ein.
   Fälligkeitsdatum*	Geben Sie ein Fälligkeitsdatum für den Kalendereintrag an.
   Startdatum	Geben Sie ein Startdatum für den Termin ein.
   Enddatum	Geben Sie ein Enddatum für den Termin ein.
   Priorität*	Wählen Sie eine Prioritätsstufe für den Termin (Hoch, Normal, Niedrig) aus dem Dropdown-Menü.
   Kategorie	Wählen Sie eine Kategorie für den Termin aus der Dropdown-Liste.
   Typ	Wählen Sie einen Typ für den Termin aus der Dropdown-Liste.
   Status	Wählen Sie einen Status für den Termin (Nicht begonnen, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Zurückgestellt) aus der Dropdown-Liste.
   Zugehörige Akte	Wählen Sie eine Akte aus, mit der der Termin verknüpft werden soll. Wenn Sie den Termin von der Übersichtsseite der Akte aus hinzufügen, ist diese Akte standardmäßig ausgewählt.
   Fortschritt	Geben Sie eine Zahl ein, um anzugeben, wie viel Prozent des Termins abgeschlossen sind.
   Erinnerung	Geben Sie eine Zahl im ersten Feld ein und wählen Sie im zweiten Feld eine Option aus dem Dropdown-Menü (Tag, Woche, Monat), um festzulegen, wie lange vor dem Termin eine Erinnerungs-E-Mail gesendet werden soll.
   Wiederholung	Wählen Sie bei Bedarf eine Wiederholung für den Termin aus dem Dropdown-Menü.
   Wiederholung endet am	Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um ein Enddatum für die Wiederholung des Termins auszuwählen. Dies ist erforderlich, wenn Sie eine Wiederholung für den Termin auswählen.
   Verantwortlich*	Wenn Sie den Termin von der Übersichtsseite der Akte aus erstellen, wird Ihr Benutzername automatisch ausgewählt.
   Privat	Aktivieren Sie dieses Feld, um den Zugriff nur auf Ihr Benutzerprofil zu beschränken.

   Felder, die mit einem Sternchen * markiert sind, sind Pflichtfelder.

4. Geben Sie eine Beschreibung des Termins in das Beschreibungsfeld ein.
5. Klicken Sie bei Bedarf im Bereich Ressourcen auf Hinzufügen. Das Fenster „Ressource auswählen“ öffnet sich mit einer Liste verfügbarer Benutzer.
6. Wählen Sie die Ressource(n) aus, die Sie dem Termin hinzufügen möchten.
7. Klicken Sie auf Auswählen.
8. Wenn Sie mit der Erstellung des Termins fertig sind, klicken Sie auf Speichern. Das Bestätigungsfenster für die Terminerstellung wird angezeigt.
9. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
   • Speichern & Benachrichtigen: Speichert den Termin im Aktenkalender und sendet eine E-Mail an alle Ressourcen des Termins.
   • Nur speichern: Speichert den Termin im Aktenkalender, ohne Ressourcen zu benachrichtigen.

Löschen eines Kalendereintrags

Zurück nach oben

Sie können einen Kalendereintrag entweder von der Kalender-Suchseite oder aus Ihrer „Mein Kalender“-Ansicht löschen. Wenn Sie von der Suchseite aus löschen, können Sie einen oder mehrere Termine gleichzeitig entfernen.

Sofern Sie nicht die Rolle „Kalenderadministrator“ haben, können Sie nur Termine löschen, die Sie selbst erstellt haben.

Einen Kalendereintrag von der Kalenderübersichtsseite löschen

1. Öffnen Sie die Seite Kalenderübersicht.
2. Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol oben rechts auf der Seite.

3. Klicken Sie auf Löschen. Das Bestätigungsfenster zum Löschen des Termins wird angezeigt.

   

4. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
   • Löschen & Benachrichtigen: Entfernt den Termin aus dem Aktenkalender und sendet eine E-Mail an alle Ressourcen.
   • Nur löschen: Entfernt den Termin aus dem Aktenkalender, ohne Benachrichtigungs-E-Mails zu versenden.

Einen oder mehrere Kalendereinträge von der Kalender-Suchseite löschen

1. Setzen Sie ein Häkchen neben den gewünschten Terminen.

2. Klicken Sie auf Kalendereintrag löschen. Das Bestätigungsfenster zum Löschen des Termins wird angezeigt.

   

3. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
   • Löschen & Benachrichtigen: Entfernt den Termin aus dem Aktenkalender und sendet eine E-Mail an alle Ressourcen.
   • Nur löschen: Entfernt den Termin aus dem Aktenkalender, ohne Benachrichtigungs-E-Mails zu versenden.

Einen Kalendereintrag in „Mein Kalender“ bearbeiten

Zurück nach oben

Sie können einen Kalendereintrag entweder in Ihrer „Mein Kalender“-Ansicht oder auf der Kalender-Suchseite bearbeiten. Wenn Sie einen Termin von der Suchseite aus bearbeiten, können Sie mehrere Termine gleichzeitig anpassen.

Sie können den Ereignistyp eines bestehenden Akteneintrags nicht bearbeiten. Sofern Sie nicht die Rolle Kalenderadministrator haben, können Sie nur Termine bearbeiten, die Sie selbst erstellt haben.

Einen Kalendereintrag aus „Mein Kalender“ bearbeiten

1. Klicken Sie auf den Namen eines Termins in Ihrem Kalender und wählen Sie Terminübersicht anzeigen. Die Übersichtsseite des Kalendereintrags wird angezeigt.

   

2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol. Die Seite zum Bearbeiten des Kalendereintrags wird angezeigt.
3. Aktualisieren Sie die Termin-Informationen. Weitere Informationen zu den Feldern finden Sie in diesem Thema.
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Klicken Sie auf Ressourcen benachrichtigen, um eine E-Mail-Benachrichtigung an die zum Termin hinzugefügten Ressourcen zu senden.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Einen oder mehrere Kalendereinträge von der Kalender-Suchseite bearbeiten

1. Setzen Sie ein Häkchen neben den gewünschten Terminen.

2. Klicken Sie auf Termin-Info aktualisieren. Das Fenster „Kalender-Massenaktualisierung“ wird angezeigt.

   

3. Bearbeiten Sie die Felder nach Bedarf. 
4. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Mehrere Kalendereinträge gleichzeitig bearbeiten

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Wenn Sie dieselben Informationen in vielen Terminen aktualisieren müssen, können Sie dies mit der Funktion „Massenaktualisierung“ schnell erledigen. Mit der Massenaktualisierung können Sie die zu ändernden Termine und Felder auswählen. Nach dem Speichern werden die Termine sofort aktualisiert. Diese Aufgabe kann durchgeführt werden, wenn Sie Bearbeitungsrechte für die ausgewählten Termine haben.

1. Klicken Sie auf den Tab Kalender und führen Sie eine Suche durch.
2. Setzen Sie auf der Ergebnisseite ein Häkchen bei jedem Termin, der dieselbe Aktualisierung benötigt.

3. Im Bereich Massenaktualisierung ändern Sie die Werte der Felder, die für die ausgewählten Termine gelten.

   Feld	Beschreibung
   Startdatum	Anfangsdatum für einen mehrtägigen Termin.
   Fälligkeitsdatum	Datum, an dem ein Termin stattfinden muss.
   Enddatum	Letzter Tag eines mehrtägigen Termins.
   Kategorie	Wählen Sie die Option, die zu Ihrer benutzerdefinierten Kategorie passt.
   Typ	Wählen Sie die Art des Termins.
   Status	Wählen Sie den Fertigstellungsgrad.

4. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die ausgewählten Termine zu ändern.
5. Klicken Sie im Bestätigungsdialog auf OK, um fortzufahren.

6. Wählen Sie im Bestätigungs-Pop-up Ihre Benachrichtigungsoptionen aus. Damit ist die Aufgabe abgeschlossen.

   Benachrichtigungsoption	Beschreibung
   Aktualisieren & Benachrichtigen	Sendet eine E-Mail an alle Ressourcen.
   Nur aktualisieren	Aktualisiert die Kalender aller Beteiligten, aber es wird keine E-Mail über die Änderungen versendet.
   Abbrechen	Entfernt alle neuen Informationen und stellt den vorherigen Status des Termins für alle Felder wieder her.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."