Les entrées de journal peuvent contenir des pièces jointes ainsi que des descriptions et des sujets. Elles peuvent être divers types de journaux, y compris des notes de réunion, des rapports de statut ou des appels téléphoniques que vous souhaitez conserver avec votre client.
Cet article couvre les sujets suivants :
- Ajouter une entrée de journal de dossier
- Supprimer une entrée de journal de dossier
- Modifier une entrée de journal de dossier
- Gérer les commentaires sur une entrée de journal
- Page de vue d'ensemble des entrées de journal
- Joindre des documents à une entrée de journal
Ajouter une entrée de journal de dossier
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Cliquez sur +Ajouter dans l'onglet Journal de la page de vue d'ensemble du dossier. La fenêtre Ajouter une entrée de journal s'affiche.
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Remplissez les champs selon les besoins.
Les champs marqués d'un * sont obligatoires.
Champ Description Sujet* Entrez un sujet pour l'entrée de journal. Date* Sélectionnez la date de l'entrée de journal. Description Entrez une description pour l'entrée de journal. Utilisez la barre d'outils si nécessaire pour formater votre texte.
Catégorie Sélectionnez une catégorie pour l'entrée de journal. Pièces jointes Choisissez un fichier à télécharger ou faites-le glisser et déposez-le à l'emplacement. Tous les documents ajoutés ici apparaîtront également dans la recherche Documents, classés comme une entrée de journal. - Cliquez sur Enregistrer. Le journal est ajouté à la liste.
Visualiser les entrées de journal existantes dans l'onglet Journal
Une fois qu'un journal est ajouté, vous pouvez voir des informations générales à leur sujet.
Certaines informations disponibles pour le personnel dépendent de ce qui est complété dans leurs informations de contact.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Sujet/Détails | Affiche le nom du sujet de l'entrée et la description. Cliquez sur le nom du sujet pour accéder à une fenêtre coulissante avec plus de détails. À partir de là, vous pouvez cliquer sur Voir plus pour accéder à la page de vue d'ensemble de l'entrée de journal. Ici, vous pouvez effectuer les mêmes actions sur l'entrée (modifier, supprimer, ajouter un commentaire) mais vous pouvez également imprimer la page de vue d'ensemble ou ajouter un document. |
| Catégorie | Affiche la catégorie de l'entrée de journal. |
| Entré | Affiche la date de création de l'entrée et par qui. |
| Dernier commentaire | Affiche la dernière fois qu'un commentaire a été fait sur l'entrée. |
| Confidentialité | Affiche soit Privé soit Partagé, selon sa disponibilité pour les cabinets d'avocats assignés au dossier. |
Supprimer une entrée de journal de dossier
Vous pouvez supprimer une ou plusieurs entrées si elles ne sont plus nécessaires. Tous les documents attachés à l'entrée de journal seront toujours disponibles depuis la page de recherche de documents.
Vous devez être le propriétaire de l'entrée de journal ou avoir le rôle d'administrateur pour supprimer une entrée de journal.
- Sélectionnez une ou plusieurs entrées de journal en cochant la case à côté de leur nom.
- Cliquez sur le bouton Supprimer. Une fenêtre de confirmation de suppression s'affiche.
- Cliquez sur Supprimer.
Modifier une entrée de journal d'affaire
Vous pouvez modifier une entrée de journal effectuée par un utilisateur de votre cabinet. Les entrées faites par un client ne peuvent être modifiées que par les utilisateurs de cette organisation.
- Cochez la case à gauche de l'entrée de journal.
- Cliquez sur Modifier. La page Modifier l'entrée de journal s'ouvre.
- Mettez à jour les informations de l'entrée de journal si nécessaire. Consultez la section 'Ajouter une entrée de journal d'affaire' pour en savoir plus.
- Cliquez sur Enregistrer.
Gérer les commentaires sur une entrée de journal d'affaire
Des commentaires peuvent être ajoutés aux entrées de journal pour faire des notes supplémentaires ou pour communiquer avec le propriétaire de l'entrée. Les commentaires vous aident à suivre l'état de l'affaire et à voir les mises à jour. Ils sont accessibles depuis la page d'aperçu de l'entrée de journal.
- Cochez la case à gauche de l'entrée de journal. Si vous avez sélectionné plus d'une entrée, vous ne pourrez pas ajouter de commentaire.
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Cliquez sur Ajouter un commentaire. La fenêtre des commentaires s'affiche.
- Entrez un commentaire dans la boîte de commentaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier ou supprimer un commentaire existant
Si vous souhaitez modifier ou supprimer un de vos commentaires précédents, vous pouvez sélectionner et cliquer sur le bouton Ajouter un commentaire.
Les commentaires ne peuvent être modifiés ou supprimés que par l'utilisateur qui les a ajoutés. Les clients ne peuvent pas modifier vos commentaires, et vous ne pouvez pas modifier les commentaires faits par les utilisateurs clients. Pour trouver des commentaires existants sur une entrée de journal, consultez la page d'aperçu de l'entrée de journal.
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Une fois que vous avez cliqué sur Ajouter un commentaire, localisez le commentaire que vous souhaitez modifier.
- Effectuez l'une des actions suivantes :
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Modifier le commentaire
- Cliquez sur l'icône de crayon. Le texte devient modifiable.
- Apportez les modifications nécessaires au commentaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
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Supprimer le commentaire
- Cliquez sur l'icône de poubelle. La fenêtre Supprimer les commentaires s'affiche.
- Cliquez sur Oui, supprimer.
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Modifier le commentaire
Page d'aperçu de l'entrée de journal
Une fois que vous cliquez sur le sujet d'une entrée de journal dans l'onglet Journal sur une page d'aperçu d'affaire, vous verrez un volet avec plus d'informations sur l'entrée.
Cliquez sur Voir plus pour accéder à la page d'aperçu de l'entrée de journal.
Si vous êtes le propriétaire de l'entrée de journal, vous pouvez ajouter ou supprimer des pièces jointes, faire des commentaires ou effectuer les actions suivantes :
| Action | Description |
|---|---|
| Modifier | Cliquez sur ce bouton pour modifier les informations de l'entrée. |
| Supprimer | Cliquez sur ce bouton pour supprimer l'entrée de journal. |
| Joindre un document | Cliquez sur ce bouton pour parcourir vos fichiers et joindre un document. Vous pouvez également ajouter un fichier ou le glisser dans la section Pièces jointes. |
| Imprimer | Une fois que vous avez sélectionné une entrée de journal, cliquez sur ce bouton pour ajouter un commentaire à une entrée de journal. Vous pouvez également modifier ou supprimer vos commentaires existants ici si nécessaire. |
Joindre des documents à une entrée de journal
Si vous êtes le propriétaire de l'entrée de journal, vous pouvez joindre des correspondances par e-mail, des vidéos, des reçus et d'autres fichiers liés à l'affaire depuis l'onglet Journaux sur la page d'aperçu de l'affaire. Une fois joint, une pièce jointe de journal est également disponible dans l'onglet Documents. Les pièces jointes de journal héritent de la sécurité des documents attachés à une affaire.
- Cliquez sur l'onglet Journal sur la page de vue d'ensemble de l'affaire.
- Cliquez sur un lien dans la colonne Sujet/Détails. La fenêtre du Journal de l'affaire s'affiche.
- Cliquez sur Voir plus.
- Cliquez sur Choisir un fichier ou faites glisser et déposez un fichier.
- Parcourez et sélectionnez le fichier à joindre.