Utilisation des documents

Cet article couvre les sujets suivants :

• Ajouter un document
• Enregistrement/Sortie d'un document
• Commentaires sur le document
• Modifier un document
• Supprimer un document
• Copier un document
• Copier plusieurs documents
• Modifier plusieurs documents simultanément

Ajouter un document

Vous pouvez ajouter tout type de document pris en charge directement depuis l'onglet Documents ou la page Vue d'ensemble des documents.

1. Effectuez l'une des actions suivantes pour accéder à la page Ajouter des documents :

   • Cliquez sur le bouton +Ajouter un document dans le coin supérieur droit de la page de recherche de documents.

     

     -- ou --

   • Cliquez sur le bouton Ajouter un document (signe plus). Sur la page Aperçu du document.

     

   La page Ajouter des documents s'affiche.

   

2. Téléchargez un document par l'une des méthodes suivantes :

   • Entrez le lien (URL) vers le(s) document(s) à télécharger dans la section Télécharger des documents.

     Entrez le lien complet incluant le http:// ou https://.

   • Glissez-déposez un fichier dans la section Glisser-déposer.
   • Cliquez sur Choisir un fichier pour accéder au répertoire / emplacement du document.

3. Sous la section Détails des documents, entrez des valeurs dans tous les champs applicables.

   Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires.

   Colonne	Description
   Nom du document*	Saisissez un nom pour le document, qui apparaîtra dans la colonne Nom lors des recherches de documents. Si vous ajoutez plusieurs fichiers, ce champ n'est pas disponible. Vous pourrez spécifier le nom de chaque document individuellement plus tard, comme décrit dans la section suivante.
   Type de document*	Sélectionnez le type d'objet auquel le document sera attaché dans le menu déroulant. Cette sélection déterminera les options disponibles dans le champ 'Lié à'.
   Lié à	Trouvez l'objet (facture, affaire, etc.) en cliquant sur ce champ et en le recherchant dans la fenêtre.
   Catégorie*	Choisissez la description qui correspond le mieux au document.
   Propriétaire*	Votre nom d'utilisateur est automatiquement renseigné. Cliquez sur le bouton ... pour rechercher le nom de la personne qui possède le document.
   Qui peut voir ce document ?*	Sélectionnez une option de sécurité dans la liste déroulante. Cette option est disponible uniquement si votre client a activé la nouvelle fonctionnalité de sécurité des documents. Si c'est le cas, les champs 'Partagé' et 'Niveau d'accès' ne s'afficheront pas.
   Partagé*	Déterminez le type d'utilisateurs qui peuvent voir le document. Sélectionner Non restreint le document uniquement aux utilisateurs clients d'entreprise. Voir le tableau ci-dessous pour plus d'informations.
   Niveau d'accès*	Déterminez quels utilisateurs peuvent voir le document. Voir le tableau ci-dessous pour plus d'informations.
   Statut	Spécifiez l'état du document. Si le statut d'un document est défini sur N/A, le champ Statut affichera "Document non applicable".
   Description	Entrez un texte concernant le document. Ce texte, dans son intégralité, apparaîtra dans la liste des résultats de recherche. Gardez-le aussi court et concis que possible. Un maximum de 255 caractères est autorisé.
   Mots-clés	Entrez des mots uniques qui peuvent être utilisés pour rechercher ce document.

   Informations sur le niveau d'accès :

   Partagé	Niveau d'accès	Qui peut voir le document ?
   Non	Privé	Dossier : Tous les administrateurs de documents du cabinet d'avocats dans le bureau de contact du dossier, et le propriétaire du document. Facture : Tous les administrateurs de documents du cabinet d'avocats dans le bureau de contact de la facture, et le propriétaire du document.
   Non	Public	Dossier : Tous les participants du cabinet d'avocats au dossier. Facture : Tous les utilisateurs du cabinet d'avocats qui accèdent aux factures.
   Oui	Public	Dossier : Tous les utilisateurs clients de l'entreprise et les utilisateurs du cabinet d'avocats qui sont participants ou membres du personnel sur le dossier. Facture : Tous les utilisateurs du cabinet d'avocats et les utilisateurs clients de l'entreprise qui accèdent aux factures.
   Oui	Privé	Facture : Tous les administrateurs de documents du cabinet d'avocats dans le bureau des participants au dossier de la facture plus le propriétaire du document.

4. Cliquez sur Télécharger le(s) document(s). La page Aperçu du document s'affiche.

Enregistrement/Sortie d'un Document

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La fonctionnalité d'enregistrement et de sortie d'un document vous permet de vous assurer qu'un document n'est pas modifié par un autre utilisateur tant qu'il est sorti par vous.

Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les clients Avancés ou Premiers. Vous devez être le propriétaire du document ou avoir le rôle d'Administrateur de Document pour enregistrer ou sortir un document. Si un document est sorti, il ne peut pas être modifié ou supprimé par un autre utilisateur, sauf par l'Administrateur de Document. Les Administrateurs de Document ont le droit de passer outre un verrou sur un document.

Les utilisateurs avec les permissions appropriées peuvent :

• Verrouiller un document pour qu'il ne soit pas modifié par d'autres utilisateurs de l'organisation.
• Supprimer un verrou existant précédemment créé.
• Voir les détails des utilisateurs qui ont verrouillé un document.
• Passer outre un verrou existant.

1. Enregistrer ou sortir un document de deux manières :

   • Sélectionnez un nom de document sous l'onglet Documents sur la page Vue d'ensemble de l'affaire, et cliquez sur Sortir ou Enregistrer.

     

   • Cliquez sur l'icône Sortir ou Enregistrer sur la page Vue d'ensemble du document.

     

2. Optionnel : Si vous enregistrez un document, vous pouvez télécharger une nouvelle version.

   1. Si nécessaire, faites glisser une nouvelle version du document dans la fenêtre ou choisissez un nom de fichier depuis votre ordinateur.

      

   2. Sélectionnez si vous souhaitez libérer le verrou sur le document pour que d'autres puissent le modifier.
   3. Cliquez sur Enregistrer.

Commentaires sur le Document

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Les commentaires sur un document peuvent être utilisés pour communiquer avec les autres utilisateurs qui y ont accès. Une fois que vous ajoutez un commentaire, vous pouvez le modifier ou le supprimer si nécessaire.

Ajouter des commentaires

1. Cliquez sur l'onglet Commentaires sur la page Vue d'ensemble du document.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un commentaire. La fenêtre Ajouter un commentaire s'ouvre.

   

3. Entrez votre commentaire dans la zone de commentaire. Utilisez les options de formatage si nécessaire :
   • B : Mettre le texte sélectionné en gras.
   • I : Mettre le texte sélectionné en italique.
   • U : Souligner le texte sélectionné.
   • Tx : Supprimer tout le formatage du texte sélectionné. Cela est utile si vous collez du texte dans le commentaire depuis une autre source.

4. Si vous souhaitez taguer un utilisateur, entrez un arobase (@) suivi de trois caractères pour identifier et taguer un utilisateur. Vous pouvez taguer plusieurs utilisateurs dans un commentaire. Cliquez sur le nom pour les ajouter.

   L'utilisateur tagué recevra une notification par email avec un lien vers le commentaire.

5. Sélectionnez une option dans le champ Partagé avec :
   • Tout le monde - Partagé avec les utilisateurs du client et du cabinet d'avocats qui ont accès à l'objet auquel il est lié.
   • Client uniquement - Partagé uniquement avec les utilisateurs du client qui ont accès à l'objet auquel il est lié.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier des commentaires

1. Placez le curseur / survolez les commentaires à modifier puis cliquez sur l'icône Modifier (crayon) située à l'extrême droite de l'écran pour afficher la fenêtre Modifier le commentaire.

   

2. Mettez à jour / apportez des modifications aux commentaires si nécessaire.
3. Cliquez sur Enregistrer pour revenir à l'écran Vue d'ensemble du document.
4. Optionnel : Cliquez sur l'icône Défiler vers le haut (flèche) dans le coin inférieur droit de l'écran pour revenir en haut de l'écran.

Supprimer des commentaires

1. Placez le curseur / survolez la Réponse à modifier puis cliquez sur l'icône Supprimer (poubelle) située à l'extrême droite de l'écran pour afficher l'écran Supprimer le commentaire.
2. Cliquez sur Supprimer.

Modifier un Document

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Vous pouvez modifier les détails d'un seul document.

Vous devez avoir le rôle d'Administrateur de Document ou être le propriétaire d'un document pour modifier ses détails.

1. Accédez à la page Documents/Modifier le document de deux manières :

   • Sélectionnez un nom de document depuis la page de recherche de documents, et cliquez sur Modifier.

     

• Cliquez sur l'icône de crayon sur la page Aperçu du document.

  

  La page Documents/Modifier le document s'affiche.

2. Modifiez les détails du document nécessaires. Consultez la section Ajouter un document dans cet article pour plus d'informations.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Supprimer un document

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Vous pouvez supprimer un document s'il n'est plus nécessaire. Une fois supprimé, le document est définitivement retiré de CounselLink. Vous pouvez supprimer un document depuis la page de recherche de documents, la page Aperçu du document ou la page Aperçu de l'affaire.

Vous pouvez supprimer un document à deux endroits :

• Cochez la case correspondant au document que vous souhaitez supprimer sur la page de recherche de documents, puis cliquez sur le bouton Supprimer.

  

• Cliquez sur le bouton Supprimer dans le coin supérieur droit de la page Aperçu du document.

  

Avec les deux méthodes, il vous sera demandé de confirmer la suppression. Cliquez sur Oui, supprimer.

Supprimer un document depuis la page Aperçu de l'affaire

1. Cliquez sur l'onglet Documents sur la page Aperçu de l'affaire.
2. Cochez la case à côté du document à supprimer.

3. Cliquez sur le bouton Supprimer. La fenêtre de confirmation de suppression s'affiche. La fenêtre confirme le nombre de documents que vous souhaitez supprimer.

   

4. Cliquez sur Supprimer. Les documents qui ne peuvent pas être supprimés sont listés avec une raison.

   

Copier un document

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Vous pouvez créer une copie d'un document existant depuis la page de recherche de documents ou depuis la page Aperçu du document.

Vous devez être le propriétaire du document ou avoir le rôle d'administrateur de documents pour copier un document existant. Vous pouvez également copier plusieurs documents depuis la page de recherche de documents ; consultez la section ci-dessous pour plus de détails.

1. Effectuez l'une des actions suivantes pour accéder à la page Copier le document :

   • Sélectionnez un document sur la page de recherche de documents, puis cliquez sur Copier.

     

     -- ou --

   • Cliquez sur l'icône Copier le document sur la page Aperçu du document.

     

   La page Copier le document s'affiche avec les paramètres hérités du document original.

   

2. Entrez un nouveau nom pour le document dans le champ Nom du document. Par défaut, la chaîne "Copie de" est ajoutée au début du nom existant.
3. Modifiez tous les autres détails nécessaires. Consultez la section Ajouter un document dans cet article pour plus d'informations.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Copier plusieurs documents

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Vous pouvez copier plus d'un document à la fois.

Vous devez être le propriétaire du document ou avoir le rôle d'administrateur de documents pour copier des documents existants.

1. Localisez les documents sur la page de recherche de documents ou la page Aperçu de l'affaire.
2. Sélectionnez la ou les cases à cocher à gauche du ou des noms de documents. Le nombre total de documents sélectionnés apparaît en haut de la liste.

3. Cliquez sur le bouton Copier. La fenêtre Copier les documents s'affiche.

   

   Si vous n'avez pas la permission de copier un document sélectionné, un message d'alerte apparaît, et le document individuel est automatiquement retiré de la liste. Vous pouvez consulter le document retiré en cliquant sur le lien Afficher les détails à droite du message.

4. Remplissez les champs nécessaires.

   Tous les détails laissés vides ne sont pas modifiés dans aucun des documents sélectionnés. Consultez la section Ajouter un document dans cet article pour plus d'informations.

5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Modifier plusieurs détails de documents simultanément

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Vous pouvez modifier un sous-ensemble des détails du document pour plusieurs documents en même temps.

Les détails suivants (aucun n'étant requis) peuvent être modifiés à l'aide de cette option :

• Propriétaire
• Catégorie
• Type de document
• Lié à
• Révision
• Statut
• Description
• Mots-clés

1. Localisez les documents sur la page de recherche de documents ou sur la page d'aperçu de l'affaire.
2. Sélectionnez la ou les cases à cocher à gauche du ou des noms de documents. Le nombre total de documents sélectionnés apparaît en haut de la liste.

3. Cliquez sur le bouton Modifier. La fenêtre Modifier les documents s'affiche.

   

   Si vous n'avez pas l'autorisation de modifier un document sélectionné, un message d'alerte apparaît et le document individuel est automatiquement retiré de la liste. Vous pouvez consulter le document retiré en cliquant sur le lien Afficher les détails à droite du message.

4. Modifiez les détails du document selon vos besoins.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

"Cet article d'aide a été traduit à l'aide de l'IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez des doutes sur une information, veuillez vous référer à la version originale en anglais."