Cet article couvre les sujets suivants :
- Importer ou exporter plusieurs collaborateurs
- Télécharger les tarifs des collaborateurs
- Renvoyer des collaborateurs rejetés ou négociés
Importer ou exporter plusieurs collaborateurs
Si vous devez créer plusieurs profils utilisateurs en même temps, vous pouvez utiliser l’option d’importation. Pour créer un profil pour un seul utilisateur, suivez les étapes décrites dans ce sujet.
De nombreux clients exigent que les propositions d’honoraires incluent les noms et les tarifs du personnel affecté à un dossier. Cette configuration doit être effectuée avant de soumettre une proposition d’honoraires. Une fois que vous avez ajouté les collaborateurs et soumis avec succès une proposition d’honoraires, votre client peut confier du travail à votre cabinet.
Si un collaborateur a besoin d’un accès, un administrateur du cabinet doit mettre à jour son profil avec une adresse e-mail valide.
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Cliquez sur le nom du cabinet dans le panneau Profils sur la page d’Accueil.
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Faites défiler jusqu’à la section Personnel du cabinet.
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Si besoin, cliquez sur Exporter les collaborateurs pour télécharger la liste actuelle des collaborateurs. Sinon, cliquez sur Importer les collaborateurs. La page d’importation des données collaborateurs s’affiche.
- Cliquez sur le modèle vierge et enregistrez-le sur votre ordinateur. Vous pouvez aussi cliquer sur le lien Collaborateurs existants pour enregistrer la liste actuelle. Cela vous fera gagner du temps si vous ne faites que de petites modifications.
- Ouvrez le modèle vierge. Remplissez les informations nécessaires.
- Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez le fichier sur votre ordinateur.
- Cliquez sur Importer.
- Faites un choix dans la fenêtre Résumé de l’importation des données collaborateurs :
- Cliquez sur Continuer pour recevoir un message de confirmation.
- Cliquez sur Voir le rapport d’état pour lire les informations sur le fichier et les mises à jour.
- Cliquez sur Annuler.
Télécharger les tarifs des collaborateurs
Lorsque des collaborateurs figurent sur une proposition d’honoraires, vous pouvez exporter les informations vers un fichier Excel.
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Cliquez sur l’onglet Honoraires pour afficher la page de recherche des honoraires.
- Sélectionnez Propositions d’honoraires en haut de la page (coin supérieur droit) pour afficher les propositions dans la recherche.
- Cliquez sur un lien Proposition d’honoraires dans la colonne ID de la proposition. La page de synthèse de la proposition d’honoraires s’affiche.
- Faites défiler jusqu’à la section Tarifs des collaborateurs de la page.
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Cliquez sur l’icône Télécharger Excel. Votre fichier est automatiquement téléchargé sur votre ordinateur.
Renvoyer des collaborateurs rejetés ou négociés
Les tarifs des collaborateurs rejetés ou négociés sont renvoyés à votre cabinet pour modification et renvoi. Le client indique la raison du rejet afin que vous puissiez ajuster le tarif en conséquence.
Lorsqu’une proposition d’honoraires passe en statut partiellement approuvé (un collaborateur est rejeté), l’utilisateur ayant soumis la proposition reçoit une notification par e-mail. Cette notification précise la proposition concernée et les collaborateurs à renvoyer. Tous les clients n’ont pas la fonction de négociation activée. Il se peut que vous ne voyiez pas cette option dans votre version de CounselLink.
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Cliquez sur le lien Offres partiellement approuvées dans le panneau Honoraires & Remises sur la page d’Accueil.
Si le nombre à droite de ce lien est zéro, vous n’avez aucune offre partiellement approuvée (tarifs de collaborateurs rejetés ou négociés).
La page de recherche des honoraires s’affiche, ainsi que la liste des propositions d’honoraires partiellement approuvées (Liste des structures tarifaires).
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Cliquez sur le lien dans la colonne ID de la structure tarifaire contenant la proposition à modifier.
La page de synthèse de la structure tarifaire s’affiche.
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Cliquez sur le lien dans la colonne ID de la proposition d’honoraires correspondant à la proposition que vous souhaitez modifier.
La page de synthèse de la proposition d’honoraires s’affiche.
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Faites défiler jusqu’à la section Collaborateurs. Un message d’avertissement apparaît en haut pour expliquer pourquoi l’offre n’est que partiellement approuvée.
Si votre client utilise la fonction Négocier, vous verrez un bouton Gérer les tarifs négociés. Les collaborateurs négociés auront le statut « Négocié ».
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Cliquez sur le bouton Modifier les collaborateurs rejetés. La fenêtre de modification des collaborateurs rejetés s’affiche. Vous pouvez voir la raison dans la colonne Motif du rejet.
Si vous avez des tarifs négociés, cliquez sur le bouton Gérer les tarifs négociés.
- Dans la colonne Nouveau tarif, apportez les modifications nécessaires selon la raison du rejet.
- Dans la colonne Description du changement de tarif, indiquez la raison du changement, ce qui sera utile au client et pourra faciliter l’approbation de votre tarif.
- Si vous avez des tarifs négociés :
- Sélectionnez Accepter ou Renvoyer dans le menu déroulant à côté de chaque collaborateur.
- Si vous sélectionnez Renvoyer, saisissez une valeur dans le champ Nouveau tarif.
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Cliquez sur le bouton Envoyer les mises à jour au client.
Les tarifs mis à jour sont renvoyés au client pour examen. Si vos tarifs sont à nouveau rejetés ou négociés, vous devrez répéter la procédure ci-dessus. Vous recevrez une nouvelle notification par e-mail si les collaborateurs renvoyés sont acceptés ou rejetés.