Este artículo cubre lo siguiente:
- Agregar un documento
- Registrar/Desregistrar un documento
- Comentarios del documento
- Editar un documento
- Eliminar un documento
- Copiar un documento
- Copiar múltiples documentos
- Editar múltiples documentos simultáneamente
Agregar un documento
Puedes agregar cualquier tipo de documento compatible directamente desde la pestaña Documentos o la página de Vista general del documento.
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Realiza una de las siguientes acciones para acceder a la página Agregar Documentos:
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Haz clic en el botón +Agregar Documento en la esquina superior derecha de la página de Búsqueda de Documentos.
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Haz clic en el botón Agregar Documento (signo más). En la página de Resumen del Documento.
Se muestra la página Agregar Documentos.
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- Sube un documento mediante uno de los siguientes métodos:
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Introduce el enlace (URL) al/los documento(s) que se va(n) a subir en la sección Subir Documentos.
Introduce el enlace completo incluyendo el http:// o https://.
- Arrastra y suelta un archivo en la sección Arrastrar y Soltar.
- Haz clic en Elegir un archivo para acceder al directorio / ubicación del documento.
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En la sección de Detalles del Documento, ingresa valores en todos los campos aplicables.
Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.
Columna Descripción Nombre del Documento* Escribe un nombre para el documento, que aparecerá en la columna Nombre durante las búsquedas de documentos.
Si estás agregando múltiples archivos, este campo no está disponible. Puedes especificar el nombre de cada documento individual más adelante, como se describe en la siguiente sección.
Tipo de Documento* Selecciona el tipo de objeto al que se adjuntará el documento desde el menú desplegable. Esta selección informará las opciones disponibles en el campo 'Vinculado a'. Vinculado a Encuentra el objeto (factura, asunto, etc.) haciendo clic en este campo y buscándolo en la ventana.
Categoría* Elige la descripción que mejor se ajuste al documento. Propietario* Tu nombre de usuario se completa automáticamente. Haz clic en el botón ... para buscar el nombre de la persona que posee el documento. ¿Quién puede ver este documento?* Selecciona una opción de seguridad de la lista desplegable.
Esta opción solo está disponible si tu cliente tiene activada la nueva función de seguridad de documentos. Si es así, los campos 'Compartido' y 'Nivel de Acceso' no se mostrarán.
Compartido* Determina el tipo de usuarios que pueden ver el documento. Seleccionar No restringe el documento solo a usuarios clientes corporativos. Consulta la tabla a continuación para más información. Nivel de Acceso* Determina qué usuarios pueden ver el documento. Consulta la tabla a continuación para más información. Estado Especifica el estado del documento.
Si el estado de un documento se establece en N/A, su campo de Estado mostrará "Documento No Aplicable".
Descripción Ingresa texto sobre el documento. Este texto, en su totalidad, aparecerá en la lista de resultados de búsqueda. Mantenlo lo más breve y conciso posible. Se permite un máximo de 255 caracteres. Palabras clave Ingresa palabras individuales que puedan usarse para buscar este documento. Información sobre el nivel de acceso:
Compartido Nivel de Acceso ¿Quién Puede Ver el Documento? No Privado Asunto: Todos los administradores de documentos del bufete de abogados en la oficina de contacto del asunto, y el propietario del documento.
Factura: Todos los administradores de documentos del bufete de abogados en la oficina de contacto de la factura, y el propietario del documento.
No Público Asunto: Todos los participantes del asunto del bufete de abogados.
Factura: Todos los usuarios del bufete de abogados que acceden a las facturas.
Sí Público Asunto: Todos los usuarios del cliente corporativo y los usuarios del bufete de abogados que son participantes o personal en el asunto.
Factura: Todos los usuarios del bufete de abogados y del cliente corporativo que acceden a las facturas.
Sí Privado Factura: Todos los administradores de documentos del bufete de abogados en la oficina de participantes del asunto de la factura más el propietario del documento. - Haz clic en Subir documento(s). Se muestra la página de Resumen del documento.
Registro de Entrada/Salida de Documentos
La función de registro de entrada y salida de documentos te permite asegurarte de que un documento no sea alterado por otro usuario mientras está registrado por ti.
Esta función solo está disponible para clientes Avanzados o Premier. Debes ser el propietario del documento o tener el rol de Administrador de Documentos para registrar un documento de entrada o salida. Si un documento está registrado, no puede ser editado o eliminado por otro usuario, excepto el Administrador de Documentos. Los Administradores de Documentos tienen el derecho de anular un bloqueo en un documento.
Los usuarios con los permisos adecuados pueden:
- Bloquear un documento para que no sea editado por otros usuarios de la organización.
- Eliminar un bloqueo existente previamente creado.
- Ver detalles de los usuarios que han bloqueado un documento.
- Anular un bloqueo existente.
- Registrar un documento de entrada o salida de dos maneras:
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Selecciona un nombre de documento en la pestaña Documentos en la página de Vista General del Asunto y haz clic en Registrar Salida o Registrar Entrada.
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Haz clic en el icono de Registrar Salida o Registrar Entrada en la página de Vista General del Documento.
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- Opcional: Si registras un documento de entrada, puedes subir una nueva versión.
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Si es necesario, arrastra una nueva versión del documento a la ventana o elige un nombre de archivo desde tu computadora.
- Selecciona si deseas liberar el bloqueo del documento para que otros puedan editarlo.
- Haz clic en Guardar.
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Comentarios en Documentos
Los comentarios en un documento pueden usarse para comunicarse con otros usuarios que tienen acceso a él. Una vez que agregas un comentario, puedes editarlo o eliminarlo según sea necesario.
Agregar comentarios
- Haz clic en la pestaña Comentarios en la página de Vista General del Documento.
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Haz clic en el botón Agregar Comentario. Se abrirá la ventana de Agregar Comentario.
- Ingresa tu comentario en el cuadro de comentarios. Usa las opciones de formato si es necesario:
- B: Negrita el texto seleccionado.
- I: Cursiva el texto seleccionado.
- U: Subraya el texto seleccionado.
- Tx: Elimina todo el formato del texto seleccionado. Esto es útil si estás pegando texto en el comentario desde otra fuente.
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Si deseas etiquetar a un usuario, ingresa una Arroba (@) seguida de tres caracteres para identificar y etiquetar a un usuario. Puedes etiquetar a varios usuarios en un comentario. Haz clic en el nombre para agregarlos.
Al usuario etiquetado se le enviará una notificación por correo electrónico con un enlace al comentario.
- Selecciona una opción en el campo Compartido Con:
- Todos - Compartido con usuarios del cliente y del bufete de abogados que tienen acceso al objeto al que está vinculado.
- Solo Cliente - Compartido solo con usuarios del cliente que tienen acceso al objeto al que está vinculado.
- Haz clic en Guardar.
Editar comentarios
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Coloca el cursor / pasa el ratón sobre los comentarios a editar y luego haz clic en el icono de Editar (lápiz) ubicado en el extremo derecho de la pantalla para mostrar la ventana de Editar Comentario.
- Actualiza / realiza cambios en los comentarios según sea apropiado.
- Haz clic en Guardar para regresar a la pantalla de Vista General del Documento.
- Opcional: Haz clic en el icono de Desplazar al Inicio (flecha) en la esquina inferior derecha de la pantalla para desplazarte al inicio de la pantalla.
Eliminar comentarios
- Coloca el cursor / pasa el ratón sobre la Respuesta a editar y luego haz clic en el icono de Eliminar (papelera) ubicado en el extremo derecho de la pantalla para mostrar la pantalla de Eliminar Comentario.
- Haz clic en Eliminar.
Editar un Documento
Puedes editar los detalles de un solo documento.
Debes tener el rol de Administrador de Documentos o ser el propietario de un documento para editar sus detalles.
- Accede a la página Documentos/Editar Documento de dos maneras:
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Selecciona un nombre de documento desde la página de Búsqueda de Documentos y haz clic en Editar.
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Haz clic en el icono del lápiz en la página de Resumen del Documento.
Se muestra la página Documentos/Editar Documento.
- Edita los detalles del documento según sea necesario. Consulta la sección Agregar un Documento en este artículo para más información.
- Haz clic en Guardar Cambios.
Eliminar un Documento
Puedes eliminar un documento si ya no es necesario. Una vez eliminado, el documento se elimina permanentemente de CounselLink. Puedes eliminar un documento desde la página de Búsqueda de Documentos, la página de Resumen del Documento o la página de Resumen del Asunto.
Puedes eliminar un documento en dos ubicaciones:
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Selecciona la casilla que corresponde al documento que deseas eliminar en la página de Búsqueda de Documentos y haz clic en el botón Eliminar.
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Haz clic en el botón Eliminar en la esquina superior derecha de la página de Resumen del Documento.
Con ambos métodos, se te pedirá que confirmes la eliminación. Haz clic en Sí, Eliminar.
Eliminar un Documento desde la Página de Resumen del Asunto
- Haz clic en la pestaña Documentos en la página de Resumen del Asunto.
- Marca la casilla junto al documento que se va a eliminar.
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Haz clic en el botón Eliminar. Se muestra la ventana Confirmar Eliminación. La ventana confirma el número de documentos que deseas eliminar.
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Haz clic en Eliminar. Los documentos que no se pueden eliminar se enumeran con una razón.
Copiar un Documento
Puedes crear una copia de un documento existente desde la página de Búsqueda de Documentos o desde la página de Resumen del Documento.
Debes ser el propietario del documento o tener el rol de Administrador de Documentos para copiar un documento existente. También puedes copiar múltiples documentos desde la página de Búsqueda de Documentos; consulta la sección a continuación para más detalles.
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Realiza una de las siguientes acciones para acceder a la página Copiar Documento:
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Selecciona un documento en la página de Búsqueda de Documentos y haz clic en Copiar.
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Haz clic en el icono Copiar Documento en la página de Resumen del Documento.
La página Copiar Documento se muestra con la configuración heredada del documento original.
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- Ingresa un nuevo nombre para el documento en el campo Nombre del Documento. Por defecto, se añade la cadena "Copia de" al inicio del nombre existente.
- Edita cualquier otro detalle según sea necesario. Consulta la sección Agregar un Documento en este artículo para más información.
- Haz clic en Guardar Cambios.
Copiar Múltiples Documentos
Puedes copiar más de un documento al mismo tiempo.
Debes ser el propietario del documento o tener el rol de Administrador de Documentos para copiar documentos existentes.
- Ubica los documentos en la página de Búsqueda de Documentos o en la página de Resumen del Asunto.
- Selecciona la(s) casilla(s) a la izquierda del nombre del(los) documento(s). El número total de documentos seleccionados aparece en la parte superior de la lista.
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Haz clic en el botón Copiar. Se muestra la ventana Copiar Documentos.
Si no tienes permiso para copiar un documento seleccionado, aparece un mensaje de alerta y el documento individual se elimina automáticamente de la lista. Puedes revisar el documento eliminado haciendo clic en el enlace Mostrar Detalles a la derecha del mensaje.
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Rellena los campos según sea necesario.
Cualquier detalle que quede en blanco no se cambia en ninguno de los documentos seleccionados. Consulta la sección Agregar un Documento en este artículo para más información.
- Haz clic en Guardar Cambios.
Editar Detalles de Múltiples Documentos Simultáneamente
Puedes editar un subconjunto de los detalles del documento para múltiples documentos al mismo tiempo.
Los siguientes detalles (ninguno de los cuales es obligatorio) se pueden editar usando esta opción:
- Propietario
- Categoría
- Tipo de Documento
- Vinculado A
- Revisión
- Estado
- Descripción
- Palabras Clave
- Localiza los documentos en la página de Búsqueda de Documentos o en la página de Resumen del Asunto.
- Selecciona la(s) casilla(s) a la izquierda del nombre del(los) documento(s). El número total de documentos seleccionados aparece en la parte superior de la lista.
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Haz clic en el botón Editar. Se muestra la ventana Editar Documentos.
Si no tienes permiso para editar un documento seleccionado, aparece un mensaje de alerta y el documento individual se elimina automáticamente de la lista. Puedes revisar el documento eliminado haciendo clic en el enlace Mostrar Detalles a la derecha del mensaje.
- Edita los detalles del documento según sea necesario.
- Haz clic en Guardar Cambios.