Este artículo cubre lo siguiente:
- Importar o exportar varios timekeepers
- Descargar tarifas de timekeeper
- Reenviar timekeepers rechazados o negociados
Importar o exportar varios timekeepers
Si necesitas crear varios perfiles de usuario a la vez, puedes usar la opción de importación. Para crear el perfil de un solo usuario, sigue los pasos indicados en este tema.
Muchos clientes requieren que las ofertas de honorarios incluyan los nombres y tarifas del personal asignado a un asunto. Esta configuración debe completarse antes de enviar una oferta de honorarios. Una vez que hayas agregado los timekeepers y enviado correctamente una oferta de honorarios, tu cliente podrá asignar trabajo a tu oficina.
Si algún timekeeper necesita acceso, un administrador del despacho debe actualizar el perfil de esa persona para incluir una dirección de correo electrónico válida.
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Haz clic en el nombre de la oficina en el panel de Perfiles en la página principal.
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Desplázate hacia abajo hasta la sección Personal de la oficina.
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Si lo necesitas, haz clic en Exportar timekeepers para descargar la lista de timekeepers actuales. De lo contrario, haz clic en Importar timekeepers. Se mostrará la página de Importación de datos de timekeeper.
- Haz clic en Plantilla en blanco y guárdala en tu computadora. Alternativamente, puedes hacer clic en el enlace Timekeepers existentes para guardar la lista de timekeepers actuales. Esto te ahorrará tiempo si solo vas a hacer pequeños cambios en la lista existente.
- Abre la Plantilla en blanco. Completa la información necesaria.
- Haz clic en Elegir archivo y selecciona el archivo desde tu computadora.
- Haz clic en Importar.
- Haz una selección en la ventana Resumen de importación de datos de timekeeper:
- Haz clic en Continuar para recibir un mensaje de confirmación.
- Haz clic en Ver informe de estado para leer información sobre el archivo y las actualizaciones.
- Haz clic en Cancelar.
Descargar tarifas de timekeeper
Cuando hay timekeepers en una oferta de honorarios, puedes exportar la información a una hoja de cálculo de Excel.
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Haz clic en la pestaña Honorarios para mostrar la página de búsqueda de honorarios.
- Selecciona Ofertas de honorarios en la parte superior de la página (esquina superior derecha) para mostrar las ofertas de honorarios en la búsqueda.
- Haz clic en un enlace de Oferta de honorarios en la columna Id de oferta de honorarios. Se mostrará la página de resumen de la oferta de honorarios.
- Desplázate hacia abajo hasta la sección Tarifas de timekeeper de la página.
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Haz clic en el icono Descargar Excel. El archivo se descargará automáticamente en tu computadora.
Reenviar timekeepers rechazados o negociados
Las tarifas de timekeeper rechazadas o negociadas se devuelven a tu despacho para que las ajustes y las reenvíes. El cliente incluye un motivo para el rechazo para que puedas ajustar la tarifa según corresponda.
Cuando una oferta de honorarios pasa a estado aprobado parcialmente (un timekeeper es rechazado), el usuario que envió la oferta recibe una notificación por correo electrónico. Esta notificación indica la oferta afectada y los timekeepers que necesitan ser reenviados. No todos los clientes tienen habilitada la función de negociación. Es posible que no veas esta opción en tu versión de CounselLink.
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Haz clic en el enlace Ofertas aprobadas parcialmente en el panel de Honorarios y descuentos en la página principal.
Si el número a la derecha de este enlace es cero, no tienes ofertas aprobadas parcialmente (tarifas de timekeeper rechazadas o negociadas).
Se mostrará la página de búsqueda de honorarios y la lista de ofertas de honorarios aprobadas parcialmente (Lista de estructura de honorarios).
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Haz clic en el enlace de la columna ID de estructura de honorarios que contiene la oferta de honorarios que deseas ajustar.
Se mostrará la página de resumen de la estructura de honorarios.
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Haz clic en el enlace de la columna ID de oferta de honorarios que corresponde a la oferta que deseas ajustar.
Se mostrará la página de resumen de la oferta de honorarios.
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Desplázate hacia abajo hasta la sección Timekeepers. Aparecerá un mensaje de advertencia en la parte superior explicando por qué la oferta solo está aprobada parcialmente.
Si tu cliente utiliza la función de Negociar, verás un botón para Gestionar tarifas negociadas. Los timekeepers que hayan sido negociados tendrán el estado "Negociado".
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Haz clic en el botón Editar timekeepers rechazados. Se mostrará la ventana para editar timekeepers rechazados. Puedes ver el motivo en la columna Motivo del rechazo.
Si tienes tarifas negociadas, haz clic en el botón Gestionar tarifas negociadas.
- En la columna Nueva tarifa, realiza los cambios según el motivo del rechazo.
- En la columna Descripción del cambio de tarifa, especifica el motivo del cambio, lo cual será útil para el cliente y puede ayudar en la aprobación de la tarifa.
- Si tienes tarifas negociadas:
- Selecciona Aceptar o Reenviar en el menú desplegable junto a cada timekeeper.
- Si seleccionas Reenviar, ingresa un valor en el campo Nueva tarifa.
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Haz clic en el botón Enviar actualizaciones al cliente.
Las tarifas actualizadas se envían al cliente para su revisión. Si tus tarifas son rechazadas o negociadas nuevamente, deberás repetir el procedimiento anterior. Recibirás otra notificación por correo electrónico si los timekeepers reenviados son aceptados o rechazados.