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  • Aktualisiert

Kunden verwenden Rückstellungen, um geschätzte und erfasste Rechtskosten, die sich über mehrere Geschäftsjahre erstrecken, zu berücksichtigen. So wird sichergestellt, dass Ausgaben zum Zeitpunkt ihrer Entstehung und nicht erst bei Rechnungsstellung erfasst werden. Bei den meisten Unternehmen erfolgt dieser Prozess vierteljährlich, bei einigen monatlich.

Am Ende eines Abrechnungszeitraums melden Kunden ihrem Finanzteam die entstandenen, aber noch nicht in Rechnung gestellten Ausgaben. Um diesen Prozess zu unterstützen, kann es sein, dass Ihr Unternehmen gebeten wird, Details zu geleisteten, aber noch nicht abgerechneten Arbeiten einzureichen. Der Kunde prüft, passt Ihre Angaben gegebenenfalls an und leitet sie an seine Buchhaltungsabteilung weiter.

Im Allgemeinen läuft der Prozess wie folgt ab:

  1. Der Kunde erstellt eine Rückstellung.
  2. Der Kunde fordert die Kanzlei auf, entstandene Ausgaben mit einer Frist einzureichen.
  3. Kanzleien erfassen entstandene Ausgaben für alle Vorgänge und reichen die Rückstellungen vor Ablauf der Frist ein.
  4. Der Kunde prüft die Rückstellungen und akzeptiert oder bearbeitet sie bei Bedarf.

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

Rückstellungen-Suchseite

Die Rückstellungen-Suchseite zeigt alle Rückstellungen an, auf die Sie Zugriff haben. Um diese Seite zu finden, klicken Sie auf einen der Links Angefordert oder Eingereicht im Bereich Abrechnung auf der Startseite.

Suchkriterien wie der Name der Rückstellung, Kanzleistandort, Kundenkontaktstelle oder Rückstellungskontakt können für die Suche verwendet werden. Durch Klicken auf den Namen einer Rückstellung gelangen Sie zur Übersichtsseite.

Rückstellungen-Übersichtsseite

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Auf dieser Übersichtsseite können Sie einen Kommentar hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Sie können auch einen anderen Nutzer in einem Kommentar markieren.

Ansicht des oberen Bereichs der Übersicht

Der Bereich Details zeigt wichtige Informationen zur Rückstellung an, darunter das Erstellungsdatum, Schwellenwert, Kontakte und Zeiträume.

Etwaige spezifische Einreichungshinweise erscheinen unter dem Titel der Rückstellung.

Ansicht der Registerkarten in der Übersicht

Registerkarte Beschreibung
Beträge In diesem Bereich werden die auf Rechnungen genehmigten Beträge für das aktuelle Geschäftsjahr, das Vorjahr und die gesamten Ausgaben für den Vorgang angezeigt.
Kommentare Wenn für den Vorgang ein oder mehrere Budgets verwendet werden, finden Sie hier Informationen dazu. Sie können auf den Budgettitel oder Zeitraum klicken, um diese Informationen auf der Budget-Übersichtsseite einzusehen. Außerdem sehen Sie die wichtigsten Details zu den aktuellen Budgetausgaben.
Verlauf In diesem Bereich wird eine Übersicht aller bisher abgerechneten Gebühren und Ausgaben für den Vorgang angezeigt. Falls vorhanden, werden hier auch Beträge angezeigt, die vor der Erfassung des Vorgangs durch Ihren Kunden in CounselLink übernommen wurden. Dieser Bereich bleibt leer bei Vorgängen, die nach der Einführung von CounselLink durch Ihren Kunden erstellt wurden.

Vorgänge zu Rückstellungen hinzufügen

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Sowohl Kunden als auch Kanzleien können Vorgänge zu einer Rückstellung hinzufügen. Wird ein Vorgang hinzugefügt, gilt dies für alle enthaltenen Standorte. Sie müssen einen Vorgang zu einer Rückstellung hinzufügen, bevor Sie ihn bearbeiten können.

  1. Klicken Sie auf einen der Links Angefordert oder Eingereicht im Bereich Abrechnung auf der Startseite.
  2. Klicken Sie auf den Namen einer Rückstellung auf der Rückstellungen-Suchseite.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche +Vorgang hinzufügen unter dem Tab Beträge.

    Das Fenster Vorgänge hinzufügen wird angezeigt.

  4. Setzen Sie ein Häkchen bei allen Vorgängen, die hinzugefügt werden sollen. Nutzen Sie bei Bedarf die Suchfunktion.

    Wenn Sie mehrere Standorte haben, nutzen Sie den Filter Kanzleiname, um die Ergebnisse für den/die gesuchten Standort(e) einzugrenzen.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorgänge hinzufügen.

Rückstellungsbeträge eingeben oder bearbeiten

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Sie können Rückstellungsbeträge für einen oder mehrere Standorte eingeben oder bearbeiten. Alle Vorgänge, die dem Rückstellungszeitraum für die ausgewählten Standorte hinzugefügt wurden, stehen dann zur Verfügung.

Sie können Rückstellungsbeträge nach Ablauf des Fälligkeitsdatums für diesen Zeitraum nicht mehr bearbeiten.

  1. Klicken Sie auf einen der Links Angefordert oder Eingereicht im Bereich Abrechnung auf der Startseite.
  2. Klicken Sie auf den Namen einer Rückstellung auf der Rückstellungen-Suchseite.

  3. Setzen Sie unter dem Tab Beträge ein Häkchen neben der Rückstellung, die bearbeitet werden soll. Die verfügbaren Aktionen werden angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Bearbeiten. Die Seite Rückstellungsbeträge bearbeiten wird angezeigt.

  5. Geben Sie einen Rückstellungsbetrag im Betragsfeld ein oder bearbeiten Sie diesen.

    Je nachdem, welche Felder mit der Rückstellung erstellt wurden, stehen Ihnen möglicherweise weitere Felder zur Verfügung, z. B. Leistungsbeginn/-ende, LF-Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum.

  6. Optional: Wählen Sie im Dropdown-Menü Währung den passenden Währungstyp aus.

  7. Optional: Klicken Sie auf das Symbol Weitere Aktionen (drei vertikale Punkte) am Ende der Zeile des Vorgangs, um verschiedene Aktionen auszuführen. Weitere Informationen zu diesen Aktionen finden Sie weiter unten in diesem Artikel.

    Aktion Beschreibung
    Kommentar hinzufügen Klicken Sie, um einen Kommentar zur Rückstellung hinzuzufügen.
    Kommentar bearbeiten Klicken Sie, um einen Kommentar zur Rückstellung zu bearbeiten.
    Kommentar löschen Klicken Sie, um einen Kommentar zur Rückstellung zu löschen.
    Zeile hinzufügen

    Klicken Sie, um eine zusätzliche Zeile zum Vorgang hinzuzufügen. Vorgangstitel, Vorgangs-ID und Kanzlei-Vorgangs-ID werden in die neue Zeile übernommen. Nutzer können bis zu 12 Zeilen pro Vorgang hinzufügen. 

    Die Option Zeile hinzufügen ist nicht verfügbar für Rückstellungen, die keine der optionalen Spalten (Leistungsdaten, LF-Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum) nutzen.
    Zeile entfernen Klicken Sie, um eine Zeile beim Vorgang zu entfernen, wenn dieser zwei oder mehr Zeilen hat.
    Unzugeordneten Vorgang hinzufügen Klicken Sie, um einen unzugeordneten Vorgang zur Rückstellung hinzuzufügen. Es wird eine leere Zeile angezeigt, in der Sie Vorgangstitel und ID eingeben können.
  8. Klicken Sie auf Speichern.

Rückstellungen einreichen

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  1. Klicken Sie auf einen der Links Angefordert oder Eingereicht im Bereich Abrechnung auf der Startseite.
  2. Klicken Sie auf den Namen einer Rückstellung auf der Rückstellungen-Suchseite.
  3. Setzen Sie unter dem Tab Beträge ein Häkchen in das/die Kontrollkästchen der Rückstellung, die eingereicht werden soll.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen.

    Das Fenster Rückstellung zur Prüfung einreichen wird angezeigt.

  5. Klicken Sie auf Ja, fortfahren.

Ihr Kunde erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, dass die Rückstellung zur Prüfung eingereicht wurde.

Rückstellungseinträge importieren und exportieren

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Nutzer können eine Excel-Vorlage verwenden, um Beträge zu importieren. Eine Excel-Vorlage steht zum Download bereit.

  1. Klicken Sie auf einen der Links Angefordert oder Eingereicht im Bereich Abrechnung auf der Startseite.
  2. Klicken Sie auf den Namen einer Rückstellung auf der Rückstellungen-Suchseite.
  3. Setzen Sie unter dem Tab Beträge ein Häkchen in das/die Kontrollkästchen der Rückstellung, die eingereicht werden soll.

  4. Klicken Sie auf das Symbol Weitere Aktionen (drei vertikale Punkte) beim entsprechenden Vorgang.

  5. Führen Sie die entsprechenden Aktionen aus:

Importieren

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren.

    Das Fenster „Import Accrual Entries“ wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf den Link Vorlagendatei, um die Datei zu öffnen und anzuzeigen.

    Die .xls-Datei wird unten auf dem Bildschirm angezeigt.

  3. Klicken Sie auf den Link Datei öffnen für die Accrual Import Template-Datei.

    Die .xls-Datei wird angezeigt.

  4. Optional: Klicken Sie auf einen passenden Tooltip, um die Anforderungen und Formate für das jeweilige Feld/die jeweilige Spalte zu verstehen.

  5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Datei auswählen, um eine Datei aus einem Verzeichnis auszuwählen.
  6. Wählen Sie die zu importierende Datei entsprechend aus.

  7. Klicken Sie auf Importieren. Die Seite „Import Accrual - Status“ wird angezeigt.

  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Statusbericht anzeigen. Die Seite „Import Accrual - Status Report“ wird angezeigt.

  9. Markieren Sie eine Zeilennummer oder bewegen Sie den Cursor darüber, um den Status der zu importierenden Einträge anzuzeigen.

    Die Zeilennummer gibt die Zeilennummer des Eintrags an, wie sie in der .xls-Datei zu finden ist.

    Das Feld Beschreibung gibt an, welche Aktion für den jeweiligen Eintrag ausgeführt wird.

  10. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht drucken, um den Bericht auszudrucken, oder auf Abbrechen, um zu beenden.

Exportieren

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren.

    Wenn mehrere Kanzleistandorte ausgewählt sind, wird der Datei eine zusätzliche Spalte mit dem Namen des Kanzleistandorts hinzugefügt. Andernfalls wird der „Aktenname“ in der Datei angezeigt.

  2. Optional: Klicken Sie auf den Link Accrual Export File in der linken unteren Ecke des Bildschirms, um die Datei zu öffnen und anzuzeigen.
  3. Klicken Sie auf Schließen (X), um die Datei zu verlassen.

Entfernen einer Akte aus einer Rückstellung

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Die zu einer Rückstellung hinzugefügten Akten können von der Kanzlei entfernt werden.

Kanzleibenutzer können keine Akten entfernen, die von Mandantenbenutzern hinzugefügt wurden.

  1. Klicken Sie auf der Seite Rückstellungsübersicht auf den Tab Beträge.
  2. Wählen Sie die Rückstellung aus der Liste aus.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Aktionen.
  4. Klicken Sie auf Akte(n) entfernen.

  5. Der Bildschirm „Akte(n) aus Rückstellung entfernen“ wird angezeigt.

  6. Um eine einzelne Akte zu entfernen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen der gewünschten Akte.
  7. Um mehrere Akten zu entfernen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen der gewünschten Akten.
  8. Klicken Sie auf Speichern.
"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."