Zeiterfasser

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

• Mehrere Zeitnehmer importieren oder exportieren
• Zeitnehmer-Sätze herunterladen
• Abgelehnte oder verhandelte Zeitnehmer erneut einreichen

Mehrere Zeitnehmer importieren oder exportieren

Wenn Sie mehrere Benutzerprofile auf einmal anlegen möchten, können Sie die Importfunktion nutzen. Um ein Profil für einen einzelnen Benutzer zu erstellen, folgen Sie den Schritten in diesem Thema.

Viele Mandanten verlangen, dass Honorarangebote die Namen und Sätze der für ein Mandat zuständigen Mitarbeiter enthalten. Diese Einrichtung muss abgeschlossen sein, bevor Sie ein Honorarangebot einreichen. Sobald Sie Zeitnehmer hinzugefügt und ein Honorarangebot erfolgreich eingereicht haben, kann Ihr Mandant Ihrer Kanzlei Arbeit zuweisen.

Falls ein Zeitnehmer einen Login benötigt, muss ein Kanzlei-Administrator das Profil dieser Person mit einer gültigen E-Mail-Adresse aktualisieren.

1. Klicken Sie im Profilbereich auf der Startseite auf den Namen des Standorts.

   

2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Mitarbeiter des Standorts.

   

3. Falls nötig, klicken Sie auf Zeitnehmer exportieren, um die Liste der aktuellen Zeitnehmer herunterzuladen. Andernfalls klicken Sie auf Zeitnehmer importieren. Die Seite zum Importieren von Zeitnehmerdaten wird angezeigt.

   

4. Klicken Sie auf Leere Vorlage und speichern Sie diese auf Ihrem Computer. Alternativ können Sie auf den Link Bestehende Zeitnehmer klicken, um die Liste der aktuellen Zeitnehmer zu speichern. Das spart Zeit, wenn Sie nur kleinere Änderungen an der bestehenden Liste vornehmen möchten.
5. Öffnen Sie die Leere Vorlage und tragen Sie die benötigten Informationen ein.
6. Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus.
7. Klicken Sie auf Importieren.
8. Treffen Sie eine Auswahl im Fenster Zusammenfassung Zeitnehmerdaten-Import:
   • Klicken Sie auf Weiter, um eine Bestätigung zu erhalten.
   • Klicken Sie auf Statusbericht anzeigen, um Informationen zur Datei und zu den Aktualisierungen zu lesen.
   • Klicken Sie auf Abbrechen.

Zeitnehmer-Sätze herunterladen

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Wenn Zeitnehmer in einem Honorarangebot enthalten sind, können Sie die Informationen in eine Excel-Tabelle exportieren.

1. Klicken Sie auf den Tab Honorare, um die Seite zur Honorarsuche anzuzeigen.

   

2. Wählen Sie oben rechts auf der Seite Honorarangebote aus, um die Honorarangebote in der Suche anzuzeigen.
3. Klicken Sie in der Spalte Honorarangebot-ID auf einen Honorarangebot-Link. Die Übersichtsseite des Honorarangebots wird angezeigt.
4. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Zeitnehmer-Sätze auf der Seite.

5. Klicken Sie auf das Excel herunterladen-Symbol. Ihre Datei wird automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen.

   

Abgelehnte oder verhandelte Zeitnehmer erneut einreichen

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Abgelehnte oder verhandelte Zeitnehmer-Sätze werden zur Anpassung und erneuten Einreichung an Ihre Kanzlei zurückgegeben. Der Mandant gibt einen Grund für die Ablehnung an, damit Sie den Satz entsprechend anpassen können.

Wenn ein Honorarangebot den Status "teilweise genehmigt" erhält (ein Zeitnehmer wird abgelehnt), erhält der Benutzer, der das Honorarangebot eingereicht hat, eine E-Mail-Benachrichtigung. Diese Benachrichtigung enthält das betroffene Honorarangebot und die Zeitnehmer, die erneut eingereicht werden müssen. Nicht alle Mandanten haben die Verhandlungsfunktion aktiviert. Möglicherweise sehen Sie diese Option in Ihrer Version von CounselLink nicht.

1. Klicken Sie auf den Link Teilweise genehmigte Angebote im Bereich Honorare & Rabatte auf der Startseite.

   Wenn die Zahl rechts neben diesem Link null ist, haben Sie keine teilweise genehmigten Angebote (abgelehnte oder verhandelte Zeitnehmer-Sätze).

   

   Die Seite zur Honorarsuche wird angezeigt und die Liste der teilweise genehmigten Honorarangebote (Honorarstruktur-Liste) wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf den Link in der Spalte Honorarstruktur-ID, der das anzupassende Honorarangebot enthält.

   

   Die Übersichtsseite der Honorarstruktur wird angezeigt.

3. Klicken Sie auf den Link in der Spalte Honorarangebot-ID, der dem Honorarangebot entspricht, das Sie anpassen möchten.

   

   Die Übersichtsseite des Honorarangebots wird angezeigt. 

4. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Zeitnehmer. Oben erscheint eine Warnmeldung, die erklärt, warum das Angebot nur teilweise genehmigt wurde.

   

   Wenn Ihr Mandant die Verhandlungsfunktion nutzt, sehen Sie eine Schaltfläche "Verhandelte Sätze verwalten". Zeitnehmer, deren Sätze verhandelt wurden, haben den Status "Verhandelt".

   

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abgelehnte Zeitnehmer bearbeiten. Das Fenster zum Bearbeiten abgelehnter Zeitnehmer wird angezeigt. Den Grund sehen Sie in der Spalte Ablehnungsgrund.

   

   Wenn Sie verhandelte Sätze haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Verhandelte Sätze verwalten. 

   

6. Nehmen Sie in der Spalte Neuer Satz Änderungen entsprechend dem Ablehnungsgrund vor.
7. Geben Sie in der Spalte Beschreibung der Satzänderung einen Grund für die Änderung an, damit der Mandant nachvollziehen kann, warum Sie den Satz angepasst haben. Dies kann die Genehmigung erleichtern.
8. Wenn Sie verhandelte Sätze haben:
   1. Wählen Sie Akzeptieren oder Erneut einreichen im Dropdown-Menü neben jedem Zeitnehmer.
   2. Wenn Sie Erneut einreichen wählen, geben Sie einen Wert im Feld Neuer Satz ein.

9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisierungen an Mandanten senden.

   Die aktualisierten Sätze werden zur Überprüfung an den Mandanten gesendet. Falls Ihre Sätze erneut abgelehnt oder verhandelt werden, müssen Sie das oben beschriebene Verfahren wiederholen. Sie erhalten eine weitere E-Mail-Benachrichtigung, wenn die erneut eingereichten Zeitnehmer akzeptiert oder abgelehnt werden.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."