Cet article couvre les sujets suivants :
- Ajouter des documents à une Question
- Modifier des documents d’une Question
- Copier un document d’une Question
- Supprimer un document d’une Question
Consultez ce sujet pour plus d’informations sur le fonctionnement de la fonctionnalité de documents dans CounselLink, y compris comment naviguer sur la page d’aperçu des documents.
Ajouter des documents à une Question
Vous pouvez télécharger un ou plusieurs documents dans les Questions afin de conserver des dossiers importants, y compris des correspondances, des vidéos ou d’autres informations pertinentes. Une fois téléchargés, tout utilisateur ayant l’autorisation de les lire peut y accéder via la recherche.
La taille des pièces jointes est limitée à 100 Mo. Il n’y a pas de limite au nombre de pièces jointes pouvant être ajoutées ni à la taille totale d’un envoi de pièces jointes effectué en une seule fois.
Cliquez sur l’onglet Documents sur la page d’aperçu de la Question.
-
Cliquez sur + Ajouter. La page Documents/Ajouter des documents s’affiche.
- Téléchargez un document en utilisant l’une des méthodes suivantes :
-
Saisissez le lien (URL) du ou des documents à télécharger dans la section Télécharger des documents.
Saisissez le lien complet, y compris http:// ou https://.
- Glissez-déposez un fichier dans la section Glisser-déposer.
- Cliquez sur Choisir un fichier pour accéder au répertoire / à l’emplacement du document.
-
-
Dans la section Détails du document, saisissez les valeurs dans tous les champs applicables.
Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
Colonne Description Nom du document* Saisissez un nom pour le document, qui apparaîtra dans la colonne Nom lors des recherches de documents.
Si vous ajoutez plusieurs fichiers, ce champ n’est pas disponible. Vous pourrez spécifier le nom de chaque document individuellement ultérieurement, comme décrit dans la section suivante.
Type de document* Lors du téléchargement depuis la Question, cette option sera grisée. Lié à Lors du téléchargement depuis la Question, ce champ sera automatiquement rempli avec le nom de la Question.
Catégorie* Choisissez la description qui correspond le mieux au document. Propriétaire* Lors du téléchargement depuis la Question, ce champ sera automatiquement rempli avec l’utilisateur qui effectue le téléchargement. Qui peut voir ce document ?* Sélectionnez une option de sécurité dans la liste déroulante.
Cette option n’est disponible que si votre client a activé la nouvelle fonctionnalité de sécurité des documents. Si c’est le cas, les champs « Partagé » et « Niveau d’accès » ne s’afficheront pas.
Partagé* Déterminez le type d’utilisateurs pouvant voir le document. Sélectionner Non restreint le document aux seuls utilisateurs clients d’entreprise. Voir le tableau ci-dessous pour plus d’informations. Niveau d’accès* Déterminez quels utilisateurs peuvent voir le document. Voir le tableau ci-dessous pour plus d’informations. Statut Spécifiez l’état du document.
Si le statut d’un document est défini sur N/A, le champ Statut affichera « Document non applicable ».
Ajouter au dossier Si des dossiers ont été créés sur votre Question, sélectionnez une option dans la liste déroulante pour l’ajouter. Description Saisissez un texte concernant le document. Ce texte, dans son intégralité, apparaîtra dans la liste des résultats de recherche. Gardez-le aussi court et concis que possible. 255 caractères maximum sont autorisés. Mots-clés Saisissez des mots uniques qui pourront être utilisés pour rechercher ce document. Informations sur le niveau d’accès :
Partagé Niveau d’accès Qui peut voir le document ? Non Privé Question : Tous les administrateurs de documents du cabinet d’avocats dans le bureau de contact de la Question, et le propriétaire du document.
Facture : Tous les administrateurs de documents du cabinet d’avocats dans le bureau de contact de la facture, et le propriétaire du document.
Non Public Question : Tous les participants du cabinet d’avocats à la Question.
Facture : Tous les utilisateurs du cabinet d’avocats ayant accès aux factures.
Oui Public Question : Tous les utilisateurs clients d’entreprise et les utilisateurs du cabinet d’avocats qui sont participants ou membres du personnel sur la Question.
Facture : Tous les utilisateurs du cabinet d’avocats et clients d’entreprise ayant accès aux factures.
Oui Privé Facture : Tous les administrateurs de documents du cabinet d’avocats dans le bureau participant à la Question de la facture, ainsi que le propriétaire du document. - Cliquez sur Télécharger le(s) document(s). La page d’aperçu des documents s’affiche.
Modifier un document d’une Question
Vous pouvez apporter des modifications à un document déjà téléchargé dans une Question. Cela peut être utile si vous devez changer le statut Partagé ou si vous souhaitez télécharger une version révisée.
Vous devez être le propriétaire du document ou avoir le rôle d’administrateur de documents pour modifier des documents.
- Cliquez sur l’onglet Documents sur la page d’aperçu de la Question.
- Cochez la case à gauche du document que vous souhaitez modifier.
-
Cliquez sur Modifier. La page Modifier le document s’affiche.
- Mettez à jour les informations requises du document comme décrit dans la section ci-dessus.
- Optionnel : Ajoutez des informations dans le champ Révision.
- Optionnel : Sélectionnez un nouveau statut pour le document si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Copier un document d’une Question
Vous pouvez copier les informations d’un document existant vers un nouveau document si les informations sont similaires. Par exemple, si vous avez un document qui doit être lié à une autre Question, vous pouvez d’abord copier le document, le modifier, puis changer le champ Lié à vers l’autre Question. Cela déplacera la copie du document de la liste de documents de la Question d’origine vers la nouvelle Question.
- Cliquez sur l’onglet Documents sur la page d’aperçu de la Question.
- À l’aide des cases à cocher à gauche des noms de documents, sélectionnez le ou les documents.
-
Cliquez sur le bouton Copier. La page Documents / Copier le document s’affiche.
- Dans la section Détails du document, mettez à jour les informations du document si nécessaire. Pour plus d’informations, consultez la section « Ajouter des documents à une Question » sur cette page.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Les informations du document sont mises à jour.
Supprimer un document d’une Question
Les documents peuvent être supprimés depuis l’onglet Documents sur la page d’aperçu de la Question.
Si vous supprimez un document, cette action est irréversible. Toutes les versions du document seront supprimées.
- Cliquez sur l’onglet Documents sur la page d’aperçu de la Question.
-
Cliquez sur le bouton Supprimer. Une fenêtre de confirmation s’affiche.
- Cliquez sur Supprimer.