Cet article couvre les sujets suivants :
- Importer ou exporter plusieurs gestionnaires de temps
- Télécharger les tarifs des gestionnaires de temps
- Soumettre à nouveau les gestionnaires de temps rejetés
Importer ou exporter plusieurs gestionnaires de temps
Si vous devez créer plusieurs profils d'utilisateur à la fois, vous pouvez utiliser l'option d'importation. Pour créer un profil pour un seul utilisateur, suivez les étapes décrites dans ce sujet.
De nombreux clients exigent que les offres de frais incluent les noms et les tarifs du personnel assigné à une affaire. Cette configuration doit être complétée avant de soumettre une offre de frais. Une fois que vous avez ajouté des gestionnaires de temps et soumis avec succès une offre de frais, votre client peut assigner du travail à votre bureau.
Si un gestionnaire de temps nécessite un accès, un administrateur du cabinet d'avocats doit mettre à jour le profil de cette personne pour inclure une adresse e-mail valide.
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Cliquez sur le nom du bureau dans le panneau Profils sur la page d'accueil.
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Faites défiler jusqu'à la section Personnel du bureau.
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Si nécessaire, cliquez sur Exporter les gestionnaires de temps pour télécharger la liste des gestionnaires de temps actuels. Sinon, cliquez sur Importer les gestionnaires de temps. La page d'importation des données des gestionnaires de temps s'affiche.
- Cliquez sur le Modèle vierge et enregistrez-le sur votre ordinateur. Vous pouvez également cliquer sur le lien Gestionnaires de temps existants pour enregistrer la liste des gestionnaires de temps actuels. Cela vous fera gagner du temps si vous ne faites que des modifications mineures à la liste existante.
- Ouvrez le Modèle vierge. Remplissez les informations nécessaires.
- Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur.
- Cliquez sur Importer.
- Faites un choix dans la fenêtre de résumé de l'importation des données des gestionnaires de temps :
- Cliquez sur Continuer pour recevoir un message de confirmation.
- Cliquez sur Voir le rapport de statut pour lire les informations sur le fichier et les mises à jour.
- Cliquez sur Annuler.
Télécharger les tarifs des gestionnaires de temps
Lorsque des gestionnaires de temps sont présents sur une offre de frais, vous pouvez exporter les informations vers une feuille de calcul Excel.
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Cliquez sur l'onglet Frais pour afficher la page de recherche des frais.
- Sélectionnez Offres de frais en haut de la page (coin droit) pour afficher les offres de frais dans la recherche.
- Cliquez sur un lien Offre de frais dans la colonne Id de l'offre de frais. La page de présentation de l'offre de frais s'affiche.
- Faites défiler jusqu'à la section Tarifs des gestionnaires de temps de la page.
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Cliquez sur l'icône Télécharger Excel. Votre fichier est automatiquement téléchargé sur votre ordinateur.
Soumettre à nouveau les gestionnaires de temps rejetés
Les tarifs des gestionnaires de temps rejetés sont renvoyés à votre cabinet pour ajustement et nouvelle soumission. Le client inclut une raison pour le rejet afin que vous puissiez ajuster le tarif en conséquence.
Lorsqu'une offre de frais passe à un statut partiellement approuvé (un gestionnaire de temps est rejeté), l'utilisateur qui a soumis l'offre de frais reçoit une notification par e-mail. Cette notification indique l'offre de frais concernée et les gestionnaires de temps qui nécessitent une nouvelle soumission.
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Cliquez sur le lien Offres Partiellement Approuvées dans le panneau Frais & Réductions sur la page d'accueil.
Si le nombre à droite de ce lien est zéro, vous n'avez aucune offre partiellement approuvée (tarifs de gestionnaire de temps rejetés).
La page de recherche des frais s'affiche, et la liste des offres de frais partiellement approuvées (Liste de Structure de Frais) est affichée.
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Cliquez sur le lien dans la colonne ID de Structure de Frais qui contient l'offre de frais à ajuster.
La page de vue d'ensemble de la structure de frais s'affiche.
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Cliquez sur le lien dans la colonne ID de l'Offre de Frais qui correspond à l'offre de frais que vous souhaitez ajuster.
La page de vue d'ensemble de l'offre de frais s'affiche.
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Faites défiler jusqu'à la section Gestionnaires de Temps. Un message d'avertissement apparaît en haut.
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Cliquez sur le bouton Modifier les Gestionnaires de Temps Rejetés. La fenêtre Modifier les Gestionnaires de Temps Rejetés s'affiche. Vous pouvez voir la raison dans la colonne Raison du Rejet.
- Dans la colonne Nouveau Tarif, apportez des modifications en fonction de la raison du rejet.
- Dans la colonne Description du Changement de Tarif, spécifiez une raison pour le changement de tarif, ce qui fournira des informations utiles pour le client et pourra aider à l'approbation de votre tarif.
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Cliquez sur le bouton Soumettre les Mises à Jour au Client.
Les tarifs mis à jour sont renvoyés au client pour examen. Si vos tarifs sont à nouveau rejetés, vous devrez compléter la procédure ci-dessus une fois de plus. Vous recevrez une autre notification par email si les gestionnaires de temps resoumis sont acceptés ou rejetés.