Este artículo cubre lo siguiente:
- Agregar documentos a un asunto
- Editar documentos de un asunto
- Copiar un documento de un asunto
- Eliminar un documento de un asunto
Consulta este tema para obtener más información sobre cómo funciona la función de documentos en todo CounselLink, incluyendo cómo navegar por la página de resumen de documentos.
Agregar documentos a un asunto
Puedes cargar uno o más documentos en los asuntos para mantener registros importantes, incluyendo correspondencia, videos u otra información relevante. Una vez cargados, cualquier usuario con permiso para leerlos podrá acceder a ellos mediante la búsqueda.
El tamaño de los archivos adjuntos está limitado a 100 MB. No hay límite en la cantidad de archivos adjuntos que se pueden agregar ni en el tamaño total de una carga de archivos adjuntos realizada al mismo tiempo.
Haz clic en la pestaña Documentos en la página de resumen del asunto.
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Haz clic en + Agregar. Se mostrará la página Documentos/Agregar documentos.
- Carga un documento de una de las siguientes maneras:
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Ingresa el enlace (URL) del/los documento(s) que deseas cargar en la sección Cargar documentos.
Ingresa el enlace completo, incluyendo http:// o https://.
- Arrastra y suelta un archivo en la sección Arrastrar y soltar.
- Haz clic en Elegir un archivo para acceder al directorio o ubicación del documento.
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En la sección Detalles del documento, ingresa los valores en todos los campos correspondientes.
Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.
Columna Descripción Nombre del documento* Escribe un nombre para el documento, que aparecerá en la columna Nombre durante las búsquedas de documentos.
Si estás agregando varios archivos, este campo no estará disponible. Puedes especificar el nombre de cada documento individual más adelante, como se describe en la siguiente sección.
Tipo de documento* Al cargar desde el asunto, esta opción aparecerá deshabilitada. Vinculado a Al cargar desde el asunto, este campo se completará automáticamente con el nombre del asunto.
Categoría* Elige la descripción que mejor se adapte al documento. Propietario* Al cargar desde el asunto, esta opción completará automáticamente el usuario que lo sube. ¿Quién puede ver este documento?* Selecciona una opción de seguridad del menú desplegable.
Esta opción solo está disponible si tu cliente tiene activada la nueva función de seguridad de documentos. Si es así, los campos 'Compartido' y 'Nivel de acceso' no se mostrarán.
Compartido* Determina el tipo de usuarios que pueden ver el documento. Si seleccionas No, el documento estará restringido solo a los usuarios corporativos del cliente. Consulta la tabla a continuación para más información. Nivel de acceso* Determina qué usuarios pueden ver el documento. Consulta la tabla a continuación para más información. Estado Especifica el estado del documento.
Si el estado de un documento se establece en N/A, el campo Estado mostrará "Documento no aplicable".
Agregar a carpeta Si hay carpetas creadas en tu asunto, selecciona una opción del menú desplegable para agregarlo. Descripción Ingresa un texto sobre el documento. Este texto, en su totalidad, aparecerá en la lista de resultados de búsqueda. Mantenlo lo más corto y conciso posible. Se permite un máximo de 255 caracteres. Palabras clave Ingresa palabras individuales que puedan usarse para buscar este documento. Información sobre el nivel de acceso:
Compartido Nivel de acceso ¿Quién puede ver el documento? No Privado Asunto: Todos los administradores de documentos del despacho de abogados en la oficina de contacto del asunto y el propietario del documento.
Factura: Todos los administradores de documentos del despacho de abogados en la oficina de contacto de la factura y el propietario del documento.
No Público Asunto: Todos los participantes del despacho de abogados en el asunto.
Factura: Todos los usuarios del despacho de abogados que acceden a facturas.
Sí Público Asunto: Todos los usuarios corporativos del cliente y usuarios del despacho de abogados que sean participantes o personal en el asunto.
Factura: Todos los usuarios del despacho de abogados y del cliente corporativo que acceden a facturas.
Sí Privado Factura: Todos los administradores de documentos del despacho de abogados en la oficina participante del asunto de la factura, además del propietario del documento. - Haz clic en Cargar documento(s). Se mostrará la página de resumen de documentos.
Editar un documento de un asunto
Puedes realizar cambios en un documento que ya ha sido cargado en un asunto. Esto puede ser útil si necesitas cambiar el estado de Compartido o si deseas cargar una versión revisada.
Debes ser el propietario del documento o tener el rol de Administrador de documentos para editar documentos.
- Haz clic en la pestaña Documentos en la página de resumen del asunto.
- Selecciona la casilla a la izquierda del documento que deseas editar.
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Haz clic en Editar. Se mostrará la página Editar documento.
- Actualiza la información requerida del documento como se describe en la sección anterior.
- Opcional: Agrega información en el campo Revisión.
- Opcional: Selecciona un nuevo estado para el documento si es necesario.
- Haz clic en Guardar cambios.
Copiar un documento de un asunto
Puedes copiar la información de un documento existente a un nuevo documento si la información es similar. Por ejemplo, si tienes un documento que necesita estar vinculado a otro asunto, primero puedes copiar el documento, editarlo y luego cambiar el campo Relacionado con al otro asunto. Eso moverá la copia del documento de la lista de documentos del asunto original al nuevo asunto.
- Haz clic en la pestaña Documentos en la página de resumen del asunto.
- Usando las casillas a la izquierda de los nombres de los documentos, selecciona el/los documento(s).
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Haz clic en el botón Copiar. Se mostrará la página Documentos / Copiar documento.
- En la sección Detalles del documento, actualiza la información del documento según sea necesario. Para más información, consulta la sección 'Agregar documentos a un asunto' en esta página.
- Haz clic en Guardar cambios.
La información del documento se actualiza.
Eliminar un documento de un asunto
Los documentos se pueden eliminar desde la pestaña Documentos en la página de resumen del asunto.
Si eliminas un documento, no se puede deshacer. Todas las versiones del documento serán eliminadas.
- Haz clic en la pestaña Documentos en la página de resumen del asunto.
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Haz clic en el botón Eliminar. Se mostrará una ventana de confirmación.
- Haz clic en Eliminar.