Los clientes utilizan las provisiones para estimar y registrar los gastos legales que abarcan períodos fiscales. Esto asegura que los gastos se reconozcan cuando se incurren, en lugar de cuando se facturan. Para la mayoría de las empresas, este proceso ocurre trimestralmente, y para algunas, mensualmente.
Al final de un período contable, los clientes informan a sus equipos financieros los gastos incurridos pero aún no facturados. Para apoyar este proceso, pueden solicitar que su firma envíe detalles del trabajo realizado pero aún no facturado. El cliente luego revisará, ajustará y enviará su presentación a su departamento de contabilidad.
Generalmente, el proceso es el siguiente:
- El cliente crea una provisión.
- Luego, el cliente solicita a las firmas de abogados que presenten los gastos incurridos con una fecha límite.
- Las firmas de abogados recopilan los gastos incurridos para todos sus asuntos desde su sistema de tiempo y facturación y presentan las provisiones antes de la fecha límite proporcionada por el cliente.
- El cliente revisa las provisiones y las acepta o edita según sea necesario.
Este artículo cubre lo siguiente:
- Página de Búsqueda de Provisiones
- Página de Resumen de Provisiones
- Agregar Asunto(s) a Provisiones
- Ingresar Montos de Provisiones
- Enviar Provisiones
- Importar y Exportar Entradas de Provisiones
- Eliminar un Asunto de una Provisión
Página de Búsqueda de Provisiones
La página de Búsqueda de Provisiones muestra todas las provisiones a las que tienes acceso. Para encontrarla, haz clic en uno de los enlaces de Solicitado o Enviado en el panel de Facturación en la página de inicio.
Buscar criterios como el nombre de la Provisión, Oficina de la Firma de Abogados, Oficina de Contacto del Cliente, o el Contacto de la Provisión pueden usarse para buscar. Al hacer clic en el nombre de una provisión, se accede a su página de resumen.
Página de Resumen de Provisiones
Esta página de Resumen de Provisiones te permite agregar, editar o eliminar un comentario. También puedes etiquetar a otro usuario en un comentario.
Ver la Sección Superior del Resumen
El área de Detalles muestra información de alto nivel sobre la provisión, incluyendo la fecha en que fue creada, umbral, contactos y períodos.
Ver las Pestañas en el Resumen
| Pestaña | Descripción |
|---|---|
| Montos | Esta sección muestra los montos aprobados en las facturas para el año fiscal actual, el año anterior y el gasto total del asunto. |
| Comentarios | Si el asunto utiliza uno o más presupuestos, puedes encontrar información sobre ellos en esta sección. Puedes hacer clic en el título del presupuesto o período para acceder a esa información en la página de Resumen del Presupuesto. También puedes ver los detalles de alto nivel sobre el gasto actual del presupuesto. |
| Historial | Esta sección muestra un resumen de todas las tarifas y gastos facturados históricamente en el asunto. Si está poblada, esta sección muestra los montos trasladados al asunto antes de que tu cliente lo ingresara en CounselLink. Esta sección aparecerá en blanco en los asuntos creados después de que tu cliente implementara CounselLink. |
Agregar Asunto(s) a Provisiones
Tanto los clientes como las firmas de abogados pueden agregar asuntos a una provisión. Cuando se agrega un asunto, se agrega para todas las oficinas que están incluidas. Necesitarás agregar un asunto a una provisión antes de poder editarlo.
- Haz clic en uno de los enlaces de Solicitado o Enviado en el panel de Facturación en la página de inicio.
- Haz clic en el nombre de una provisión en la página de Búsqueda de Provisiones.
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Haz clic en el botón +Agregar Asunto bajo la pestaña de Montos.
Se muestra la ventana de Agregar Asuntos.
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Marca la casilla de verificación para todos los asuntos que se van a agregar. Usa las funciones de búsqueda según sea necesario.
Si tienes múltiples oficinas, usa el filtro de Nombre de la Oficina de Abogados para reducir los resultados para la(s) oficina(s) que estás buscando.
- Haz clic en el botón Agregar Asuntos.
Ingresar o Editar Montos de Provisiones
Puedes ingresar o editar montos de acumulación para una o más oficinas. Todos los asuntos añadidos al período de acumulación para la(s) oficina(s) seleccionada(s) estarán disponibles.
No puedes editar los montos de acumulación después de que haya pasado la Fecha de Vencimiento para ese período.
- Haz clic en uno de los enlaces Solicitado o Enviado en el panel de Facturación en la página de inicio.
- Haz clic en el nombre de una acumulación en la página de Búsqueda de Acumulaciones.
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En la pestaña Montos, coloca una marca de verificación junto a la acumulación que se va a editar. Se muestran las acciones que se pueden realizar.
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Haz clic en Editar. Se muestra la página Editar Montos de Acumulación.
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Ingresa o edita un monto de acumulación en el campo Monto.
Dependiendo de los campos creados con la acumulación, puedes tener más opciones de campos disponibles, incluyendo Fecha de Inicio/Fin del Servicio, Número de Factura LF o Fecha de Factura.
- Opcional: Usa el menú desplegable de Moneda para seleccionar el tipo de moneda apropiado.
-
Opcional: Haz clic en el icono de Más Acciones (tres puntos verticales) al final de la fila del asunto para realizar varias acciones. Consulta más adelante en este artículo para obtener más información sobre cómo realizar estas acciones.
Acción Descripción Agregar Comentario Haz clic para agregar un comentario a la acumulación. Editar Comentario Haz clic para editar un comentario en la acumulación. Eliminar Comentario Haz clic para eliminar un comentario en la acumulación. Agregar Fila Haz clic para agregar una fila adicional al asunto. El Título del Asunto, ID del Asunto y ID del Asunto del Bufete de Abogados se copiarán en la nueva fila. Los usuarios pueden agregar hasta 12 filas por asunto.
La opción Agregar Fila no está disponible para Acumulaciones que no utilizan ninguna de las columnas opcionales (Fechas de Servicio, Número de Factura LF o Fecha de Factura).
Eliminar Fila Haz clic para eliminar una fila en el asunto si tiene dos o más filas. Agregar Asunto No Asignado Haz clic para agregar un asunto no asignado a la acumulación. Esto mostrará una fila vacía donde puedes ingresar el Título del Asunto y el ID. - Haz clic en Guardar.
Envío de Acumulaciones
Los usuarios pueden enviar acumulaciones para una o más Oficinas de Bufetes de Abogados.
Se requiere un monto de acumulación mayor a 0.00 para al menos un asunto antes de que el botón Enviar pueda habilitarse.
- Haz clic en uno de los enlaces Solicitado o Enviado en el panel de Facturación en la página de inicio.
- Haz clic en el nombre de una acumulación en la página de Búsqueda de Acumulaciones.
- En la pestaña Montos, coloca una marca de verificación en la(s) casilla(s) asociada(s) con la acumulación que se va a enviar.
-
Haz clic en el botón Enviar.
Se muestra la ventana Enviar Acumulación para Revisión.
- Haz clic en Sí, Continuar.
Tu cliente recibirá una notificación por correo electrónico de que la acumulación ha sido enviada para revisión.
Importación y Exportación de Entradas de Acumulación
Los usuarios pueden usar una plantilla de Excel para importar montos. Se proporciona una plantilla de Excel para descargar.
- Haz clic en uno de los enlaces Solicitado o Enviado en el panel de Facturación en la página de inicio.
- Haz clic en el nombre de una acumulación en la página de Búsqueda de Acumulaciones.
- En la pestaña Montos, coloca una marca de verificación en la(s) casilla(s) asociada(s) con la acumulación que se va a enviar.
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Haz clic en el icono de Más Acciones (tres puntos verticales) para el asunto correspondiente.
- Realiza las acciones según corresponda:
Importar
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Haz clic en el botón Importar.
Se muestra la ventana de Importar Entradas de Acumulación.
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Haz clic en el enlace Archivo de Plantilla para abrir y mostrar el archivo.
El archivo .xls se lista en la parte inferior de la pantalla.
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Haz clic en el enlace Abrir archivo para el archivo de Plantilla de Importación de Acumulación.
Se muestra el archivo .xls.
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Opcional: Haz clic en una sugerencia de herramienta adecuada para entender los requisitos y formatos para ese campo/columna.
- Una vez completado, haz clic en Elegir un Archivo para seleccionar un archivo de un directorio.
- Selecciona el archivo a importar según corresponda.
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Haz clic en Importar. Se muestra la página de Estado de Importación de Acumulación.
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Haz clic en el botón Ver Informe de Estado. Se muestra la página de Informe de Estado de Importación de Acumulación.
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Resalta/coloca el cursor sobre un número de línea para ver el estado de los elementos a importar.
El Número de Línea identifica el número de línea del elemento tal como se encuentra en el archivo .xls.
El campo Descripción identifica la acción a realizar en el elemento de línea en particular.
- Haz clic en el botón Imprimir Informe según corresponda para imprimir el informe, o haz clic en Cancelar para salir.
Exportar
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Haz clic en el botón Exportar.
Si se seleccionan múltiples oficinas de bufetes de abogados, se añade una columna adicional con el nombre de la Oficina del Bufete al archivo. De lo contrario, el "Título del Asunto" se muestra en el archivo.
- Opcional: Haz clic en el enlace Archivo de Exportación de Acumulación en la esquina inferior izquierda de la pantalla para abrir y mostrar el archivo.
- Haz clic en Cerrar (X) para salir del archivo.
Eliminar un Asunto de una Acumulación
Los asuntos añadidos a una acumulación pueden ser eliminados por el bufete de abogados.
Los usuarios del bufete de abogados no pueden eliminar asuntos añadidos por los usuarios del cliente.
- En la página Resumen de Acumulación, haz clic en la pestaña Montos.
- Selecciona la Acumulación de la lista.
- Haz clic en el botón Más Acciones.
- Haz clic en Eliminar Asuntos.
-
Se muestra la pantalla de Eliminar Asuntos de Acumulación.
- Para eliminar un solo asunto, selecciona la casilla de verificación del asunto que deseas eliminar.
- Para eliminar múltiples asuntos, selecciona las casillas de verificación de cada asunto que deseas eliminar.
- Haz clic en Guardar.