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Gestión de múltiples asuntos

  • Actualización

Muchas tareas relacionadas con asuntos se pueden realizar de forma masiva. Saber cómo y dónde realizar estas acciones masivas puede ahorrarte tiempo.

Este artículo cubre lo siguiente:

Aceptar varias asignaciones de asuntos

Si tienes muchas asignaciones de asuntos por aceptar, puedes aceptarlas todas al mismo tiempo desde la página de búsqueda de asuntos.

  1. Encuentra una lista de asuntos sin aceptar haciendo una de las siguientes acciones:

    • Haz clic en el enlace Pendientes de aceptación en el panel de asuntos en la página principal.

    • Si lo tienes configurado, haz clic en el recuadro de información Pendientes de aceptación.

      Se mostrará la página de búsqueda de asuntos con la lista de asuntos por aceptar.

  2. Marca la casilla junto a los asuntos, o marca la casilla en la parte superior de la columna para seleccionar todos los asuntos.
  3. Haz clic en Más acciones.

  4. Selecciona Aceptar asignación en el menú desplegable. Aparecerá una ventana de confirmación.

  5. Haz clic en Sí, aceptar. Los asuntos seleccionados serán aceptados.

Rechazar varias asignaciones de asuntos

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Si tienes muchas asignaciones de asuntos por rechazar, puedes rechazarlas todas al mismo tiempo desde la página de búsqueda de asuntos.

  1. Encuentra una lista de asuntos sin aceptar haciendo una de las siguientes acciones:

    • Haz clic en el enlace Pendientes de aceptación en el panel de asuntos en la página principal.

    • Si lo tienes configurado, haz clic en el recuadro de información Pendientes de aceptación.

      Se mostrará la página de búsqueda de asuntos con la lista de asuntos por aceptar.

  2. Marca la casilla junto a los asuntos, o marca la casilla en la parte superior de la columna para seleccionar todos los asuntos.
  3. Haz clic en Más acciones.

  4. Selecciona Rechazar asignación en el menú desplegable. Aparecerá una ventana de confirmación.

  5. Haz clic en Sí, rechazar. Los asuntos seleccionados serán rechazados.

Agregar o quitar varios asuntos de Mis asuntos

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Puedes agregar un asunto a tus asuntos desde su página de resumen, o puedes seleccionar varios asuntos desde la página de búsqueda de asuntos. También puedes quitar varios asuntos desde la misma página de búsqueda. Una vez agregados, aparecerán en tu panel de asuntos en la página principal.

  1. Marca la casilla junto a los asuntos que quieras agregar en la página de búsqueda de asuntos.

  2. Haz clic en Agregar a Mis asuntos en la lista desplegable bajo el botón Más acciones. Aparecerá una confirmación.

Para quitar asuntos de tu lista de Mis asuntos, sigue las mismas instrucciones y selecciona Quitar de Mis asuntos en el menú desplegable de Más acciones.

Cerrar varios asuntos

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Cuando un asunto se cierra, tu firma ya no puede enviar más facturas a ese asunto. Solo deberías cerrar un asunto después de que todas las facturas hayan sido procesadas completamente. Si sabes que varios asuntos deben cerrarse al mismo tiempo, puedes realizar una acción masiva para cerrarlos desde la página de búsqueda de asuntos.

  1. Ve a la página de búsqueda de asuntos.
  2. Marca la casilla junto a los asuntos.

  3. Haz clic en Cerrar. Aparecerá una ventana de confirmación.

  4. Haz clic en Sí, cerrar. Los asuntos seleccionados serán cerrados.

Reabrir varios asuntos

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Puedes reabrir uno o más asuntos desde la página de búsqueda de asuntos después de que hayan sido cerrados.

Debes tener el rol de administrador para realizar esta acción.

  1. Ve a la página de búsqueda de asuntos.
  2. Marca la casilla junto a los asuntos.
  3. Haz clic en Más acciones.

  4. Selecciona Reabrir en el menú desplegable. Aparecerá una ventana de confirmación.

  5. Haz clic en Sí, reabrir. El asunto o los asuntos seleccionados serán reabiertos.

Reactivar varios asuntos

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Puedes reactivar asuntos si necesitan más acciones de tu parte o de tu cliente. Puedes reactivar uno o más asuntos desde la página de búsqueda de asuntos.

  1. Ve a la página de búsqueda de asuntos.
  2. Marca la casilla junto a los asuntos.
  3. Haz clic en Más acciones.

  4. Selecciona Reactivar en el menú desplegable. Aparecerá una ventana de confirmación.

  5. Haz clic en Sí, reactivar. Los asuntos seleccionados serán reactivados.

Agregar entradas de diario a varios asuntos

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Si necesitas crear una entrada de diario para más de un asunto, puedes hacerlo desde la página de búsqueda de asuntos.

  1. Ve a la página de búsqueda de asuntos.
  2. Marca la casilla junto a los asuntos.
  3. Haz clic en Más acciones.

  4. Selecciona Agregar entrada de diario en el menú desplegable.

    Se mostrará la ventana para agregar la entrada de diario.

  5. Completa los campos necesarios. Consulta este tema para más información.

    No se pueden agregar archivos adjuntos en entradas de diario para varios asuntos. Para crear una entrada de diario con adjuntos, selecciona un asunto a la vez.

  6. Haz clic en Guardar.

Imprimir resúmenes de varios asuntos

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Un informe de resumen de asunto contiene información clave de la página de resumen del asunto. Si lo necesitas, puedes imprimir un informe que incluya varios asuntos. También puedes guardar este informe como PDF en tu computadora.

  1. Ve a la página de búsqueda de asuntos.
  2. Marca la casilla junto a los asuntos.
  3. Haz clic en Más acciones.

  4. Selecciona Imprimir resumen de asunto en el menú desplegable.

    Se abrirá una ventana de informe de resumen de asunto.

  5. Haz clic en Imprimir. Se mostrará una ventana con las opciones de impresión.
  6. Haz clic en Imprimir. Se mostrará la ventana Guardar como.
  7. Escribe un nombre para el documento.
  8. Haz clic en Guardar.

Agregar un año fiscal presupuestario a varios asuntos

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En los asuntos que usan presupuestos que no son de "vida del asunto", puedes agregar años fiscales futuros o anteriores según sea necesario.

Puedes realizar esta tarea desde la página de búsqueda de asuntos o desde la página de búsqueda de presupuestos. Debes tener el rol de contacto de presupuesto para realizar esta acción.

  1. Selecciona los asuntos o presupuestos a los que deseas agregar un año fiscal.
  2. Haz clic en Más acciones.

  3. Selecciona Agregar año fiscal presupuestario.

    Se mostrará la ventana para agregar el año fiscal presupuestario.

  4. Selecciona un año fiscal en la lista desplegable.
  5. Haz clic en Agregar.
  6. Aparecerá un mensaje en la página de búsqueda para confirmar la adición.

Es posible que recibas un mensaje de error si alguno de los años fiscales no pudo agregarse a los presupuestos o asuntos seleccionados. Haz clic en Mostrar detalles para ver más información.

"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener imprecisiones. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."