Verwendung von Dokumenten

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

• Hinzufügen eines Dokuments
• Ein- und Auschecken eines Dokuments
• Dokumentkommentare
• Bearbeiten eines Dokuments
• Löschen eines Dokuments
• Kopieren eines Dokuments
• Kopieren mehrerer Dokumente
• Gleichzeitiges Bearbeiten mehrerer Dokumente

Hinzufügen eines Dokuments

Sie können jeden unterstützten Dokumenttyp direkt über die Registerkarte "Dokumente" oder die Dokumentübersichtsseite hinzufügen.

1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um die Seite "Dokumente hinzufügen" aufzurufen:

   • Klicken Sie auf die Schaltfläche +Dokument hinzufügen in der oberen rechten Ecke der Dokumentensuchseite.

     

     -- oder --

   • Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument hinzufügen (Pluszeichen). Auf der Dokumentenübersicht-Seite.

     

   Die Seite "Dokumente hinzufügen" wird angezeigt.

   

2. Laden Sie ein Dokument auf eine der folgenden Arten hoch:

   • Geben Sie den Link (URL) zu dem/den hochzuladenden Dokument(en) im Abschnitt "Dokumente hochladen" ein.

     Geben Sie den vollständigen Link einschließlich http:// oder https:// ein.

   • Ziehen Sie eine Datei in den Abschnitt "Drag and Drop".
   • Klicken Sie auf Datei auswählen, um das Dokumentenverzeichnis / den Speicherort aufzurufen.

3. Geben Sie im Abschnitt Dokumentdetails Werte in alle zutreffenden Felder ein.

   Felder, die mit einem Sternchen (*) markiert sind, sind erforderlich.

   Spalte	Beschreibung
   Dokumentname*	Geben Sie einen Namen für das Dokument ein, der in der Name-Spalte bei der Dokumentensuche angezeigt wird. Wenn Sie mehrere Dateien hinzufügen, ist dieses Feld nicht verfügbar. Sie können den Namen jedes einzelnen Dokuments später wie im nächsten Abschnitt beschrieben angeben.
   Dokumenttyp*	Wählen Sie den Objekttyp aus, an den das Dokument angehängt wird, aus dem Dropdown-Menü. Diese Auswahl bestimmt die verfügbaren Optionen im Feld 'Verknüpft mit'.
   Verknüpft mit	Finden Sie das Objekt (Rechnung, Angelegenheit usw.), indem Sie auf dieses Feld klicken und im Fenster danach suchen.
   Kategorie*	Wählen Sie die Beschreibung, die am besten zum Dokument passt.
   Besitzer*	Ihr Benutzername wird automatisch ausgefüllt. Klicken Sie auf die ...-Schaltfläche, um den Namen der Person zu suchen, die das Dokument besitzt.
   Wer kann dieses Dokument sehen?*	Wählen Sie eine Sicherheitsoption aus der Dropdown-Liste. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Ihr Kunde die neue Dokumentensicherheitsfunktion aktiviert hat. Wenn dies der Fall ist, werden die Felder 'Geteilt' und 'Zugriffsebene' nicht angezeigt.
   Geteilt*	Bestimmen Sie die Art der Benutzer, die das Dokument sehen können. Wenn Sie Nein auswählen, wird das Dokument nur für Benutzer des Unternehmensclients eingeschränkt. Weitere Informationen finden Sie in der Tabelle unten.
   Zugriffsebene*	Bestimmen Sie, welche Benutzer das Dokument sehen können. Weitere Informationen finden Sie in der Tabelle unten.
   Status	Geben Sie den Status des Dokuments an. Wenn der Status eines Dokuments auf N/A gesetzt ist, wird im Statusfeld "Dokument nicht anwendbar" angezeigt.
   Beschreibung	Geben Sie Text über das Dokument ein. Dieser Text wird in seiner Gesamtheit in der Suchergebnisliste angezeigt. Halten Sie ihn so kurz und prägnant wie möglich. Es sind maximal 255 Zeichen erlaubt.
   Schlüsselwörter	Geben Sie einzelne Wörter ein, die zur Suche nach diesem Dokument verwendet werden können.

   Informationen zur Zugriffsebene:

   Geteilt	Zugriffsebene	Wer kann das Dokument sehen?
   Nein	Privat	Angelegenheit: Alle Dokumentenadministratoren der Kanzlei im Kontaktbüro der Angelegenheit und der Dokumenteneigentümer. Rechnung: Alle Dokumentenadministratoren der Kanzlei im Kontaktbüro der Rechnung und der Dokumenteneigentümer.
   Nein	Öffentlich	Angelegenheit: Alle Teilnehmer der Kanzlei an der Angelegenheit. Rechnung: Alle Benutzer der Kanzlei, die auf Rechnungen zugreifen.
   Ja	Öffentlich	Angelegenheit: Alle Benutzer des Unternehmensklienten und der Kanzlei, die Teilnehmer oder Mitarbeiter an der Angelegenheit sind. Rechnung: Alle Benutzer der Kanzlei und des Unternehmensklienten, die auf Rechnungen zugreifen.
   Ja	Privat	Rechnung: Alle Dokumentenadministratoren der Kanzlei im Teilnehmerbüro der Rechnung plus der Dokumenteneigentümer.

4. Klicken Sie auf Dokument(e) hochladen. Die Seite Dokumentübersicht wird angezeigt.

Dokument ein-/auschecken

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Die Funktion zum Ein- und Auschecken von Dokumenten ermöglicht es Ihnen, sicherzustellen, dass ein Dokument nicht von einem anderen Benutzer geändert wird, während es von Ihnen ausgecheckt ist.

Diese Funktion ist nur für Advanced- oder Premier-Kunden verfügbar. Sie müssen der Dokumenteneigentümer sein oder die Rolle des Dokumentenadministrators haben, um ein Dokument ein- oder auszuchecken. Wenn ein Dokument ausgecheckt ist, kann es von keinem anderen Benutzer außer dem Dokumentenadministrator bearbeitet oder gelöscht werden. Dokumentenadministratoren haben das Recht, eine Sperre auf einem Dokument zu überschreiben.

Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können:

• Ein Dokument für andere Benutzer der Organisation vor Bearbeitung sperren.
• Eine zuvor erstellte Sperre entfernen.
• Details zu Benutzern anzeigen, die ein Dokument gesperrt haben.
• Eine bestehende Sperre überschreiben.

1. Ein Dokument auf eine von zwei Arten ein- oder auschecken:

   • Wählen Sie einen Dokumentnamen unter dem Tab "Dokumente" auf der Seite "Übersicht der Angelegenheit" aus und klicken Sie auf Auschecken oder Einchecken.

     

   • Klicken Sie auf das Symbol Auschecken oder Einchecken auf der Seite "Dokumentenübersicht".

     

2. Optional: Wenn Sie ein Dokument wieder einchecken, können Sie eine neue Version hochladen.

   1. Falls erforderlich, ziehen Sie eine neue Version des Dokuments in das Fenster oder wählen Sie einen Dateinamen von Ihrem Computer aus.

      

   2. Wählen Sie, ob Sie die Sperre des Dokuments freigeben möchten, damit andere es bearbeiten können.
   3. Klicken Sie auf Speichern.

Dokumentkommentare

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Kommentare zu einem Dokument können verwendet werden, um mit anderen Benutzern zu kommunizieren, die darauf Zugriff haben. Sobald Sie einen Kommentar hinzugefügt haben, können Sie ihn bei Bedarf bearbeiten oder löschen.

Kommentare hinzufügen

1. Klicken Sie auf den Tab Kommentare auf der Seite "Dokumentenübersicht".

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kommentar hinzufügen. Das Fenster "Kommentar hinzufügen" öffnet sich.

   

3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Kommentarfeld ein. Verwenden Sie bei Bedarf die Formatierungsoptionen:
   • B: Markieren Sie den ausgewählten Text fett.
   • I: Kursivieren Sie den ausgewählten Text.
   • U: Unterstreichen Sie den ausgewählten Text.
   • Tx: Entfernen Sie alle Formatierungen vom ausgewählten Text. Dies ist hilfreich, wenn Sie Text aus einer anderen Quelle in den Kommentar einfügen.

4. Wenn Sie einen Benutzer taggen möchten, geben Sie ein Et-Zeichen (@) gefolgt von drei Zeichen ein, um einen Benutzer zu identifizieren und zu taggen. Sie können mehrere Benutzer in einem Kommentar taggen. Klicken Sie auf den Namen, um sie hinzuzufügen.

   Dem getaggten Benutzer wird eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Kommentar gesendet.

5. Wählen Sie eine Option im Feld Geteilt mit aus:
   • Alle - Geteilt mit Kunden- und Anwaltskanzlei-Benutzern, die Zugriff auf das verknüpfte Objekt haben.
   • Nur Kunde - Nur mit Kundenbenutzern geteilt, die Zugriff auf das verknüpfte Objekt haben.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Kommentare bearbeiten

1. Platzieren Sie den Cursor / fahren Sie mit der Maus über die zu bearbeitenden Kommentare und klicken Sie dann auf das Bearbeiten (Stift) Symbol ganz rechts auf dem Bildschirm, um das Fenster "Kommentar bearbeiten" anzuzeigen.

   

2. Aktualisieren / ändern Sie die Kommentare nach Bedarf.
3. Klicken Sie auf Speichern, um zur Dokumentenübersicht zurückzukehren.
4. Optional: Klicken Sie auf das Nach oben scrollen (Pfeil) Symbol in der unteren rechten Ecke des Bildschirms, um nach oben zu scrollen.

Kommentare löschen

1. Platzieren Sie den Cursor / fahren Sie mit der Maus über die Antwort, die bearbeitet werden soll, und klicken Sie dann auf das Löschen (Papierkorb) Symbol ganz rechts auf dem Bildschirm, um den Bildschirm "Kommentar löschen" anzuzeigen.
2. Klicken Sie auf Löschen.

Ein Dokument bearbeiten

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Sie können die Details eines einzelnen Dokuments bearbeiten.

Sie müssen die Rolle des Dokumentenadministrators haben oder der Eigentümer eines Dokuments sein, um dessen Details zu bearbeiten.

1. Zugriff auf die Seite "Dokumente/Dokument bearbeiten" auf eine von zwei Arten:

   • Wählen Sie einen Dokumentnamen von der Seite "Dokumentensuche" aus und klicken Sie auf Bearbeiten.

     

• Klicken Sie auf das Stiftsymbol auf der Dokumentenübersichtsseite.

  

  Die Seite Dokumente/Bearbeiten wird angezeigt.

2. Bearbeiten Sie die erforderlichen Details des Dokuments. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Dokument hinzufügen in diesem Artikel.
3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Ein Dokument löschen

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Sie können ein Dokument löschen, wenn es nicht mehr benötigt wird. Sobald es gelöscht ist, wird das Dokument dauerhaft aus CounselLink entfernt. Sie können ein Dokument von der Dokumentensuchseite, der Dokumentenübersichtsseite oder der Aktenübersichtsseite löschen.

Sie können ein Dokument an zwei Stellen löschen:

• Wählen Sie das Kontrollkästchen, das dem zu entfernenden Dokument auf der Dokumentensuchseite entspricht, und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.

  

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen in der oberen rechten Ecke der Dokumentenübersichtsseite.

  

Bei beiden Methoden werden Sie aufgefordert, die Löschung zu bestätigen. Klicken Sie auf Ja, löschen.

Ein Dokument von der Aktenübersichtsseite löschen

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente auf der Aktenübersichtsseite.
2. Setzen Sie ein Häkchen in das Kästchen neben dem zu löschenden Dokument.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Das Fenster Löschen bestätigen wird angezeigt. Das Fenster bestätigt die Anzahl der Dokumente, die Sie löschen möchten.

   

4. Klicken Sie auf Löschen. Dokumente, die nicht gelöscht werden können, werden mit einem Grund aufgeführt.

   

Ein Dokument kopieren

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Sie können eine Kopie eines vorhandenen Dokuments von der Dokumentensuchseite oder von der Dokumentenübersichtsseite erstellen.

Sie müssen der Dokumenteneigentümer sein oder die Rolle des Dokumentenadministrators haben, um ein vorhandenes Dokument zu kopieren. Sie können auch mehrere Dokumente von der Dokumentensuchseite kopieren; siehe den Abschnitt unten für weitere Details.

1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um auf die Seite Dokument kopieren zuzugreifen:

   • Wählen Sie ein Dokument auf der Dokumentensuchseite aus und klicken Sie auf Kopieren.

     

     -- oder --

   • Klicken Sie auf das Symbol Dokument kopieren auf der Dokumentenübersichtsseite.

     

   Die Seite Dokument kopieren wird mit den geerbten Einstellungen des Originaldokuments angezeigt.

   

2. Geben Sie einen neuen Namen für das Dokument im Feld Dokumentname ein. Standardmäßig wird der String "Kopie von" am Anfang des bestehenden Namens hinzugefügt.
3. Bearbeiten Sie alle anderen Details nach Bedarf. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Dokument hinzufügen in diesem Artikel.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Mehrere Dokumente kopieren

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Sie können mehr als ein Dokument gleichzeitig kopieren.

Sie müssen der Dokumenteneigentümer sein oder die Rolle des Dokumentenadministrators haben, um vorhandene Dokumente zu kopieren.

1. Suchen Sie die Dokumente auf der Dokumentensuchseite oder der Aktenübersichtsseite.
2. Wählen Sie die Kontrollkästchen links neben dem/den Dokumentnamen aus. Die Gesamtzahl der ausgewählten Dokumente wird oben in der Liste angezeigt.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren. Das Fenster Dokumente kopieren wird angezeigt.

   

   Wenn Sie keine Berechtigung zum Kopieren eines ausgewählten Dokuments haben, erscheint eine Warnmeldung, und das einzelne Dokument wird automatisch aus der Liste entfernt. Sie können das entfernte Dokument überprüfen, indem Sie auf den Link Details anzeigen rechts neben der Nachricht klicken.

4. Füllen Sie die Felder nach Bedarf aus.

   Alle Details, die leer gelassen werden, werden nicht geändert in den ausgewählten Dokumenten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Dokument hinzufügen in diesem Artikel.

5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Mehrere Dokumentendetails gleichzeitig bearbeiten

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Sie können einen Teil der Dokumentendetails für mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten.

Die folgenden Details (von denen keines erforderlich ist) können mit dieser Option bearbeitet werden:

• Besitzer
• Kategorie
• Dokumenttyp
• Verknüpft mit
• Revision
• Status
• Beschreibung
• Schlüsselwörter

1. Suchen Sie die Dokumente auf der Seite "Dokumentensuche" oder der Seite "Übersicht der Angelegenheit".
2. Wählen Sie das/die Kontrollkästchen links neben dem/den Dokumentnamen aus. Die Gesamtzahl der ausgewählten Dokumente wird oben in der Liste angezeigt.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Das Fenster "Dokumente bearbeiten" wird angezeigt.

   

   Wenn Sie keine Berechtigung zum Bearbeiten eines ausgewählten Dokuments haben, erscheint eine Warnmeldung, und das einzelne Dokument wird automatisch aus der Liste entfernt. Sie können das entfernte Dokument überprüfen, indem Sie auf den Link Details anzeigen rechts neben der Nachricht klicken.

4. Bearbeiten Sie die Details des Dokuments nach Bedarf.
5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion in Englisch zu Rate."