Les clients utilisent les provisions pour estimer et enregistrer les frais juridiques qui s’étendent sur plusieurs périodes fiscales. Cela permet de s’assurer que les dépenses sont reconnues lorsqu’elles sont engagées, et non lorsqu’elles sont facturées. Pour la plupart des entreprises, ce processus a lieu chaque trimestre, et pour certaines, chaque mois.
À la fin d’une période comptable, les clients signalent à leurs équipes financières les dépenses engagées mais pas encore facturées. Pour soutenir ce processus, ils peuvent demander à votre cabinet de soumettre les détails du travail effectué mais pas encore facturé. Le client examinera ensuite votre soumission, pourra l’ajuster, puis la transmettra à son service comptable.
En général, le processus est le suivant :
- Le client crée une provision.
- Le client demande au cabinet d’avocats de soumettre les dépenses engagées avec une date limite.
- Les cabinets d’avocats rassemblent les dépenses engagées pour toutes les Questions et soumettent les provisions avant la date limite.
- Le client examine les provisions et les accepte ou les modifie si nécessaire.
Cet article traite des sujets suivants :
- Page de recherche des provisions
- Page de synthèse de la provision
- Ajout de Question(s) aux provisions
- Saisie des montants de provision
- Soumission des provisions
- Importation et exportation des entrées de provision
- Suppression d’une Question d’une provision
Page de recherche des provisions
La page de recherche des provisions affiche toutes les provisions auxquelles vous avez accès. Pour y accéder, cliquez sur l’un des liens Demandé ou Soumis dans le panneau Facturation sur la page d’accueil.
Les critères de recherche tels que le nom de la provision, le bureau du cabinet d’avocats, le bureau du contact client ou le contact de la provision peuvent être utilisés pour la recherche. Cliquer sur le nom d’une provision vous amène à sa page de synthèse.
Page de synthèse de la provision
Cette page de synthèse de la provision vous permet d’ajouter, de modifier ou de supprimer un commentaire. Vous pouvez également mentionner un autre utilisateur dans un commentaire.
Affichage de la section supérieure de la synthèse
La zone Détails affiche les informations principales sur la provision, y compris la date de création, le seuil, les contacts et les périodes.
Toute instruction spécifique pour la soumission apparaîtra sous le titre de la provision.
Affichage des onglets de la synthèse
| Onglet | Description |
|---|---|
| Montants | Cette section affiche les montants approuvés sur les factures pour l’exercice en cours, l’année précédente et le total des dépenses de la Question. |
| Commentaires | Si la Question utilise un ou plusieurs budgets, vous pouvez trouver des informations à leur sujet dans cette section. Vous pouvez cliquer sur le titre ou la période du budget pour accéder à ces informations sur la page de synthèse du budget. Vous pouvez également consulter les détails principaux concernant les dépenses du budget actuel. |
| Historique | Cette section affiche un aperçu de tous les honoraires et frais facturés historiquement sur la Question. Si elle est renseignée, cette section affiche les montants reportés sur la Question avant que votre client ne l’intègre dans CounselLink. Cette section sera vide pour les Questions créées après la mise en place de CounselLink par votre client. |
Ajout de Question(s) aux provisions
Les clients comme les cabinets d’avocats peuvent ajouter des Questions à une provision. Lorsqu’une Question est ajoutée, elle l’est pour tous les bureaux concernés. Vous devrez ajouter une Question à une provision avant de pouvoir la modifier.
- Cliquez sur l’un des liens Demandé ou Soumis dans le panneau Facturation sur la page d’accueil.
- Cliquez sur le nom d’une provision sur la page de recherche des provisions.
-
Cliquez sur le bouton +Ajouter une Question sous l’onglet Montants.
La fenêtre Ajouter des Questions s’affiche.
-
Cochez la case pour toutes les Questions à ajouter. Utilisez les fonctionnalités de recherche si nécessaire.
Si vous avez plusieurs bureaux, utilisez le filtre Nom du cabinet d’avocats pour affiner les résultats selon le ou les bureaux recherchés.
- Cliquez sur le bouton Ajouter les Questions.
Saisie ou modification des montants de provision
Vous pouvez saisir ou modifier les montants de provision pour un ou plusieurs bureaux. Toutes les Questions ajoutées à la période de provision pour le ou les bureaux sélectionnés seront disponibles.
Vous ne pouvez pas modifier les montants de provision après la date limite pour cette période.
- Cliquez sur l’un des liens Demandé ou Soumis dans le panneau Facturation sur la page d’accueil.
- Cliquez sur le nom d’une provision sur la page de recherche des provisions.
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Sous l’onglet Montants, cochez la case à côté de la provision à modifier. Les actions disponibles s’affichent.
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Cliquez sur Modifier. La page de modification des montants de provision s’affiche.
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Saisissez ou modifiez un montant de provision dans le champ Montant.
Selon les champs créés avec la provision, d’autres options peuvent être disponibles, comme la date de début/fin de service, le numéro de facture du cabinet d’avocats ou la date de la facture.
- Optionnel : Utilisez le menu déroulant Devise pour sélectionner le type de devise approprié.
-
Optionnel : Cliquez sur l’icône Plus d’actions (trois points verticaux) à la fin de la ligne de la Question pour effectuer diverses actions. Consultez la suite de cet article pour plus d’informations sur ces actions.
Action Description Ajouter un commentaire Cliquez pour ajouter un commentaire à la provision. Modifier le commentaire Cliquez pour modifier un commentaire sur la provision. Supprimer le commentaire Cliquez pour supprimer un commentaire sur la provision. Ajouter une ligne Cliquez pour ajouter une ligne supplémentaire à la Question. Le titre de la Question, l’ID de la Question et l’ID de la Question du cabinet d’avocats seront recopiés sur la nouvelle ligne. Les utilisateurs peuvent ajouter jusqu’à 12 lignes par Question.
L’option Ajouter une ligne n’est pas disponible pour les provisions qui n’utilisent aucune des colonnes optionnelles (dates de service, numéro de facture du cabinet d’avocats ou date de la facture).
Supprimer la ligne Cliquez pour supprimer une ligne sur la Question si elle comporte deux lignes ou plus. Ajouter une Question non attribuée Cliquez pour ajouter une Question non attribuée à la provision. Cela affichera une ligne vide où vous pourrez saisir le titre et l’ID de la Question. - Cliquez sur Enregistrer.
Soumission des provisions
- Cliquez sur l’un des liens Demandé ou Soumis dans le panneau Facturation sur la page d’accueil.
- Cliquez sur le nom d’une provision sur la page de recherche des provisions.
- Sous l’onglet Montants, cochez la ou les cases associées à la provision à soumettre.
-
Cliquez sur le bouton Soumettre.
La fenêtre Soumettre la provision pour révision s’affiche.
- Cliquez sur Oui, continuer.
Votre client recevra une notification par e-mail indiquant que la provision a été soumise pour révision.
Importation et exportation des entrées de provision
Les utilisateurs peuvent utiliser un modèle Excel pour importer des montants. Un modèle Excel est disponible en téléchargement.
- Cliquez sur l’un des liens Demandé ou Soumis dans le panneau Facturation sur la page d’accueil.
- Cliquez sur le nom d’une provision sur la page de recherche des provisions.
- Sous l’onglet Montants, cochez la ou les cases associées à la provision à soumettre.
-
Cliquez sur l’icône Plus d’actions (trois points verticaux) pour la Question concernée.
- Effectuez les actions appropriées :
Importer
-
Cliquez sur le bouton Importer.
La fenêtre Importer des écritures d’accrual s’affiche.
-
Cliquez sur le lien Fichier modèle pour ouvrir et afficher le fichier.
Le fichier .xls apparaît en bas de l’écran.
-
Cliquez sur le lien Ouvrir le fichier pour le fichier Modèle d’importation d’accrual.
Le fichier .xls s’affiche.
-
Optionnel : Cliquez sur une info-bulle appropriée pour comprendre les exigences et les formats pour ce champ/colonne.
- Une fois terminé, cliquez sur Choisir un fichier pour sélectionner un fichier dans un répertoire.
- Sélectionnez le fichier à importer selon le cas.
-
Cliquez sur Importer. La page Importer des accruals - Statut s’affiche.
-
Cliquez sur le bouton Voir le rapport de statut. La page Rapport de statut d’importation d’accrual s’affiche.
-
Surlignez ou placez le curseur sur un numéro de ligne pour voir le statut des éléments à importer.
Le champ Ligne # indique le numéro de ligne de l’élément tel qu’il apparaît dans le fichier .xls.
Le champ Description indique l’action à effectuer sur la ligne concernée.
- Cliquez sur le bouton Imprimer le rapport si besoin pour imprimer le rapport, ou cliquez sur Annuler pour quitter.
Exportation
-
Cliquez sur le bouton Exporter.
Si plusieurs bureaux de cabinets d’avocats sont sélectionnés, une colonne supplémentaire avec le nom du bureau est ajoutée au fichier. Sinon, le "Titre de la Question" s’affiche dans le fichier.
- Optionnel : Cliquez sur le lien Fichier d’exportation d’accrual en bas à gauche de l’écran pour ouvrir et afficher le fichier.
- Cliquez sur Fermer (X) pour quitter le fichier.
Suppression d’une Question d’un accrual
Les questions ajoutées à un accrual peuvent être supprimées par le cabinet d’avocats.
Les utilisateurs du cabinet d’avocats ne peuvent pas supprimer les questions ajoutées par les utilisateurs clients.
- Sur la page Vue d’ensemble de l’accrual, cliquez sur l’onglet Montants.
- Sélectionnez l’accrual dans la liste.
- Cliquez sur le bouton Plus d’actions.
- Cliquez sur Supprimer des Questions.
-
L’écran Supprimer des Questions d’accrual s’affiche.
- Pour supprimer une seule question, cochez la case de la question à supprimer.
- Pour supprimer plusieurs questions, cochez les cases de chaque question à supprimer.
- Cliquez sur Enregistrer.