Les clients utilisent les provisions pour estimer et enregistrer les frais juridiques qui s'étendent sur plusieurs périodes fiscales. Cela garantit que les dépenses sont reconnues lorsqu'elles sont engagées, plutôt que lorsqu'elles sont facturées. Pour la plupart des entreprises, ce processus a lieu trimestriellement, et pour certaines, mensuellement.
À la fin d'une période comptable, les clients signalent à leurs équipes financières les dépenses engagées mais non encore facturées. Pour soutenir ce processus, ils peuvent demander à votre cabinet de soumettre les détails du travail effectué mais non encore facturé. Le client examinera ensuite votre soumission, l'ajustera et la transmettra à son service comptable.
En général, le processus est le suivant :
- Le client crée une provision.
- Le client demande ensuite aux cabinets d'avocats de soumettre les dépenses engagées avec une date limite.
- Les cabinets d'avocats rassemblent les dépenses engagées pour toutes leurs questions à partir de leur système de gestion du temps et de facturation et soumettent les provisions avant la date limite fournie par le client.
- Le client examine les provisions et les accepte ou les modifie si nécessaire.
Cet article couvre les sujets suivants :
- Page de recherche des provisions
- Page de vue d'ensemble des provisions
- Ajout de Question(s) aux provisions
- Saisie des montants des provisions
- Soumission des provisions
- Importation et exportation des entrées de provisions
- Suppression d'une Question d'une provision
Page de recherche des provisions
La page de recherche des provisions affiche toutes les provisions auxquelles vous avez accès. Pour la trouver, cliquez sur l'un des liens Demandé ou Soumis dans le panneau de facturation sur la page d'accueil.
Les critères de recherche tels que le nom de la provision, le bureau du cabinet d'avocats, le bureau de contact du client ou le contact de la provision peuvent être utilisés pour la recherche. En cliquant sur le nom d'une provision, vous accédez à sa page de vue d'ensemble.
Page de vue d'ensemble des provisions
Cette page de vue d'ensemble des provisions vous permet d'ajouter, de modifier ou de supprimer un commentaire. Vous pouvez également taguer un autre utilisateur dans un commentaire.
Visualisation de la section supérieure de la vue d'ensemble
La zone Détails affiche des informations de haut niveau sur la provision, y compris la date de création, le seuil, les contacts et les périodes.
Visualisation des onglets de la vue d'ensemble
| Onglet | Description |
|---|---|
| Montants | Cette section affiche les montants approuvés sur les factures pour l'année fiscale en cours, l'année précédente et le total des dépenses de la question. |
| Commentaires | Si la question utilise un ou plusieurs budgets, vous pouvez trouver des informations à leur sujet dans cette section. Vous pouvez cliquer sur le titre ou la période du budget pour accéder à ces informations sur la page de vue d'ensemble du budget. Vous pouvez également voir les détails de haut niveau concernant les dépenses du budget actuel. |
| Historique | Cette section affiche un aperçu de tous les frais et dépenses facturés historiquement sur la question. Si elle est remplie, cette section affiche les montants reportés sur la question avant que votre client ne l'intègre dans CounselLink. Cette section apparaîtra vide pour les questions créées après que votre client ait mis en œuvre CounselLink. |
Ajouter des Question(s) aux provisions
Tant les clients que les cabinets d'avocats peuvent ajouter des questions à une provision. Lorsqu'une question est ajoutée, elle l'est pour tous les bureaux inclus. Vous devrez ajouter une question à une provision avant de pouvoir la modifier.
- Cliquez sur l'un des liens Demandé ou Soumis dans le panneau de facturation sur la page d'accueil.
- Cliquez sur le nom d'une provision sur la page de recherche des provisions.
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Cliquez sur le bouton +Ajouter Question sous l'onglet Montants.
La fenêtre Ajouter des Questions s'affiche.
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Cochez la case pour toutes les questions à ajouter. Utilisez les fonctionnalités de recherche si nécessaire.
Si vous avez plusieurs bureaux, utilisez le filtre Nom du cabinet d'avocats pour affiner les résultats pour le(s) bureau(x) que vous recherchez.
- Cliquez sur le bouton Ajouter des Questions.
Saisie ou modification des montants des provisions
Vous pouvez entrer ou modifier les montants des provisions pour un ou plusieurs bureaux. Toutes les questions ajoutées à la période de provision pour le(s) bureau(x) sélectionné(s) seront disponibles.
Vous ne pouvez pas modifier les montants des provisions après la date d'échéance pour cette période.
- Cliquez sur l'un des liens Demandé ou Soumis dans le panneau de facturation sur la page d'accueil.
- Cliquez sur le nom d'une provision sur la page de recherche des provisions.
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Sous l'onglet Montants, cochez la case à côté de la provision à modifier. Les actions pouvant être effectuées s'affichent.
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Cliquez sur Modifier. La page Modifier les montants des provisions s'affiche.
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Entrez ou modifiez un montant de provision dans le champ Montant.
Selon les champs créés avec la provision, vous pouvez avoir plus d'options de champs disponibles, y compris Date de début/fin de service, Numéro de facture LF ou Date de facture.
- Optionnel : Utilisez le menu déroulant Devise pour sélectionner le type de devise approprié.
-
Optionnel : Cliquez sur l'icône Plus d'actions (trois points verticaux) à la fin de la ligne de la question pour effectuer diverses actions. Voir plus loin dans cet article pour plus d'informations sur la façon d'effectuer ces actions.
Action Description Ajouter un commentaire Cliquez pour ajouter un commentaire à la provision. Modifier le commentaire Cliquez pour modifier un commentaire sur la provision. Supprimer le commentaire Cliquez pour supprimer un commentaire sur la provision. Ajouter une ligne Cliquez pour ajouter une ligne supplémentaire à la question. Le titre de la question, l'ID de la question et l'ID de la question du cabinet d'avocats seront copiés sur la nouvelle ligne. Les utilisateurs peuvent ajouter jusqu'à 12 lignes par question.
L'option Ajouter une ligne n'est pas disponible pour les provisions qui n'utilisent aucune des colonnes optionnelles (Dates de service, Numéro de facture LF ou Date de facture).
Supprimer la ligne Cliquez pour supprimer une ligne sur la question si elle a deux lignes ou plus. Ajouter une question non attribuée Cliquez pour ajouter une question non attribuée à la provision. Cela affichera une ligne vide où vous pourrez entrer le titre et l'ID de la question. - Cliquez sur Enregistrer.
Soumettre des provisions
Les utilisateurs peuvent soumettre des provisions pour un ou plusieurs bureaux de cabinet d'avocats.
Un montant de provision supérieur à 0,00 pour au moins une question est requis avant que le bouton Soumettre puisse être activé.
- Cliquez sur l'un des liens Demandé ou Soumis dans le panneau de facturation sur la page d'accueil.
- Cliquez sur le nom d'une provision sur la page de recherche des provisions.
- Sous l'onglet Montants, cochez la case associée à la provision à soumettre.
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Cliquez sur le bouton Soumettre.
La fenêtre Soumettre la provision pour révision s'affiche.
- Cliquez sur Oui, continuer.
Votre client recevra une notification par email que la provision a été soumise pour révision.
Importer et exporter des entrées de provisions
Les utilisateurs peuvent utiliser un modèle Excel pour importer des montants. Un modèle Excel est fourni pour téléchargement.
- Cliquez sur l'un des liens Demandé ou Soumis dans le panneau de facturation sur la page d'accueil.
- Cliquez sur le nom d'une provision sur la page de recherche des provisions.
- Sous l'onglet Montants, cochez la case associée à la provision à soumettre.
-
Cliquez sur l'icône Plus d'actions (trois points verticaux) pour la question appropriée.
- Effectuez les actions appropriées :
Importer
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Cliquez sur le bouton Importer.
La fenêtre Importer les écritures d'accumulation s'affiche.
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Cliquez sur le lien Fichier modèle pour ouvrir et afficher le fichier.
Le fichier .xls est listé en bas de l'écran.
-
Cliquez sur le lien Ouvrir le fichier pour le fichier modèle d'importation d'accumulation.
Le fichier .xls s'affiche.
-
Optionnel : Cliquez sur une info-bulle appropriée pour comprendre les exigences et formats pour ce champ / colonne.
- Une fois terminé, cliquez sur Choisir un fichier pour sélectionner un fichier depuis un répertoire.
- Sélectionnez le fichier à importer selon le cas.
-
Cliquez sur Importer. La page Importer l'accumulation - Statut s'affiche.
-
Cliquez sur le bouton Voir le rapport de statut. La page Importer l'accumulation - Rapport de statut s'affiche.
-
Surlignez / placez le curseur sur un numéro de ligne pour voir le statut des éléments à importer.
Le Ligne # identifie le numéro de ligne de l'élément tel qu'il peut être trouvé dans le fichier .xls.
Le champ Description identifie l'action à effectuer sur l'élément de ligne particulier.
- Cliquez sur le bouton Imprimer le rapport selon le cas pour imprimer le rapport, ou cliquez sur Annuler pour quitter.
Exporter
-
Cliquez sur le bouton Exporter.
Si plusieurs bureaux de cabinets d'avocats sont sélectionnés, une colonne supplémentaire avec le nom du bureau du cabinet d'avocats est ajoutée au fichier. Sinon, le "Titre de la question" s'affiche dans le fichier.
- Optionnel : Cliquez sur le lien Fichier d'exportation d'accumulation dans le coin inférieur gauche de l'écran pour ouvrir et afficher le fichier.
- Cliquez sur Fermer (X) pour quitter le fichier.
Retirer une question d'une accumulation
Les questions ajoutées à une accumulation peuvent être retirées par le cabinet d'avocats.
Les utilisateurs du cabinet d'avocats ne peuvent pas retirer les questions ajoutées par les utilisateurs clients.
- Sur la page Aperçu de l'accumulation, cliquez sur l'onglet Montants.
- Sélectionnez l'accumulation dans la liste.
- Cliquez sur le bouton Plus d'actions.
- Cliquez sur Retirer les questions.
-
L'écran Retirer les questions d'accumulation s'affiche.
- Pour retirer une seule question, cochez la case de la question que vous souhaitez retirer.
- Pour retirer plusieurs questions, cochez les cases pour chaque question que vous souhaitez retirer.
- Cliquez sur Enregistrer.