Este artículo cubre lo siguiente:
- Agregar documentos a un asunto
- Editar documentos de un asunto
- Copiar un documento de un asunto
- Eliminar un documento de un asunto
Consulta este tema para obtener más información sobre cómo funciona la función de documentos en todo CounselLink, incluyendo cómo navegar por la página de Descripción de Documentos.
Agregar documentos a un asunto
Puedes subir uno o más documentos a los asuntos para mantener registros importantes, incluyendo correspondencia, videos u otra información pertinente. Una vez que se suben, cualquier usuario con permiso para leerlos puede acceder a ellos a través de la búsqueda.
El tamaño de los archivos adjuntos está limitado a 100 MB. No hay límite en la cantidad de archivos adjuntos que se pueden agregar ni en el tamaño de una carga de archivos adjuntos realizada de una sola vez.
Haz clic en la pestaña Documentos en la página de Resumen del Asunto.
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Haz clic en + Añadir. Se mostrará la página Documentos/Añadir Documentos.
- Sube un documento mediante uno de los siguientes métodos:
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Introduce el enlace (URL) al/los documento(s) que se va(n) a subir en la sección Subir Documentos.
Introduce el enlace completo incluyendo el http:// o https://.
- Arrastra y suelta un archivo en la sección Arrastrar y Soltar.
- Haz clic en Elegir un archivo para acceder al directorio/ubicación del documento.
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En la sección de Detalles del Documento, ingresa valores en todos los campos aplicables.
Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.
Columna Descripción Nombre del Documento* Escribe un nombre para el documento, que aparecerá en la columna Nombre durante las búsquedas de documentos.
Si estás agregando múltiples archivos, este campo no estará disponible. Puedes especificar el nombre de cada documento individual más adelante, como se describe en la siguiente sección.
Tipo de Documento* Al cargar desde el asunto, esta opción estará desactivada. Vinculado a Al cargar desde el asunto, este campo se completará automáticamente con el nombre del asunto.
Categoría* Elige la descripción que mejor se ajuste al documento. Propietario* Al cargar desde el asunto, esta opción completará automáticamente el usuario que lo carga. ¿Quién puede ver este documento?* Selecciona una opción de seguridad de la lista desplegable.
Esta opción solo está disponible si tu cliente tiene activada la nueva función de seguridad de documentos. Si es así, los campos 'Compartido' y 'Nivel de Acceso' no se mostrarán.
Compartido* Determina el tipo de usuarios que pueden ver el documento. Seleccionar No restringe el documento solo a usuarios corporativos del cliente. Consulta la tabla a continuación para más información. Nivel de Acceso* Determina qué usuarios pueden ver el documento. Consulta la tabla a continuación para más información. Estado Especifica el estado del documento.
Si el estado de un documento se establece en N/A, su campo de Estado mostrará "Documento No Aplicable".
Agregar a Carpeta Si hay carpetas creadas en tu asunto, selecciona una opción del menú desplegable para agregarlo. Descripción Ingresa texto sobre el documento. Este texto, en su totalidad, aparecerá en la lista de resultados de búsqueda. Mantenlo lo más breve y conciso posible. Se permite un máximo de 255 caracteres. Palabras Clave Ingresa palabras individuales que puedan usarse para buscar este documento. Información sobre el nivel de acceso:
Compartido Nivel de Acceso ¿Quién Puede Ver el Documento? No Privado Asunto: Todos los administradores de documentos del bufete de abogados en la oficina de contacto del asunto, y el propietario del documento.
Factura: Todos los administradores de documentos del bufete de abogados en la oficina de contacto de la factura, y el propietario del documento.
No Público Asunto: Todos los participantes del asunto del bufete de abogados.
Factura: Todos los usuarios del bufete de abogados que acceden a las facturas.
Sí Público Asunto: Todos los usuarios del cliente corporativo y los usuarios del bufete de abogados que son participantes o personal en el asunto.
Factura: Todos los usuarios del bufete de abogados y del cliente corporativo que acceden a las facturas.
Sí Privado Factura: Todos los administradores de documentos del bufete de abogados en la oficina de participantes del asunto de la factura más el propietario del documento. - Haz clic en Subir documento(s). Se muestra la página de Resumen del documento.
Editar un Documento de Asunto
Puedes realizar cambios en un documento que ya ha sido subido a un asunto. Esto puede ser útil si necesitas cambiar el estado Compartido o si deseas subir una versión revisada.
Debes ser el propietario del documento o tener el rol de Administrador de Documentos para editar documentos.
- Haz clic en la pestaña Documentos en la página de Resumen del Asunto.
- Selecciona la casilla a la izquierda del documento que deseas editar.
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Haz clic en Editar. Se muestra la página Editar Documento.
- Actualiza la información requerida del documento como se describe en la sección anterior.
- Opcional: Añade información en el campo Revisión.
- Opcional: Selecciona un nuevo estado para el documento si es necesario.
- Haz clic en Guardar Cambios.
Copiar un Documento de Asunto
Puedes copiar la información de un documento existente a un nuevo documento si la información es similar. Por ejemplo, si tienes un documento que necesita estar vinculado a otro asunto, puedes primero copiar el documento, editarlo y luego cambiar el campo Relacionado Con al otro asunto. Eso moverá la copia del documento de la lista de documentos del asunto original al nuevo asunto.
- Haz clic en la pestaña Documentos en la página de Resumen del Asunto.
- Usando las casillas a la izquierda de los nombres de los documentos, selecciona el/los documento(s).
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Haz clic en el botón Copiar. Se muestra la página Documentos / Copiar Documento.
- En la sección Detalles del Documento, actualiza la información del documento según sea necesario. Para más información, consulta la sección 'Añadir Documentos a un Asunto' en esta página.
- Haz clic en Guardar Cambios.
La información del documento se actualiza.
Eliminar un Documento de Asunto
Los documentos pueden ser eliminados desde la pestaña Documentos en la página de Resumen del Asunto.
Si eliminas un documento, no se puede deshacer. Todas las versiones del documento serán eliminadas.
- Haz clic en la pestaña Documentos en la página de Resumen del Asunto.
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Haz clic en el botón Eliminar. Se muestra una ventana de confirmación.
- Haz clic en Eliminar.