Los clientes utilizan las acumulaciones para estimar y registrar los gastos legales que abarcan varios periodos fiscales. Esto asegura que los gastos se reconozcan cuando se incurren, y no cuando se facturan. Para la mayoría de las empresas, este proceso ocurre trimestralmente, y para algunas, mensualmente.
Al final de un periodo contable, los clientes informan a sus equipos financieros los gastos incurridos pero aún no facturados. Para apoyar este proceso, pueden solicitar que su firma envíe los detalles del trabajo realizado pero aún no facturado. El cliente luego revisará, ajustará y enviará su información al departamento de contabilidad.
Generalmente, el proceso es el siguiente:
- El cliente crea una acumulación.
- El cliente solicita a la firma de abogados que envíe los gastos incurridos con una fecha límite.
- Las firmas de abogados reúnen los gastos incurridos para todos los asuntos y envían las acumulaciones antes de la fecha límite.
- El cliente revisa las acumulaciones y las acepta o edita según sea necesario.
Este artículo cubre lo siguiente:
- Página de búsqueda de acumulaciones
- Página de resumen de acumulación
- Agregar asunto(s) a acumulaciones
- Ingresar montos de acumulación
- Enviar acumulaciones
- Importar y exportar entradas de acumulaciones
- Eliminar un asunto de una acumulación
Página de búsqueda de acumulaciones
La página de búsqueda de acumulaciones muestra todas las acumulaciones a las que tienes acceso. Para encontrarla, haz clic en uno de los enlaces de Solicitado o Enviado en el panel de Facturación en la página principal.
Los criterios de búsqueda como el nombre de la acumulación, oficina de la firma de abogados, oficina de contacto del cliente o el contacto de la acumulación pueden usarse para buscar. Al hacer clic en el nombre de una acumulación, accedes a su página de resumen.
Página de resumen de acumulación
Esta página de resumen de acumulación te permite agregar, editar o eliminar un comentario. También puedes etiquetar a otro usuario en un comentario.
Ver la sección superior del resumen
El área de Detalles muestra información general sobre la acumulación, incluyendo la fecha de creación, umbral, contactos y periodos.
Cualquier instrucción específica para el envío aparecerá debajo del título de la acumulación.
Ver las pestañas del resumen
| Pestaña | Descripción |
|---|---|
| Montos | Esta sección muestra los montos aprobados en las facturas para el año fiscal actual, el año anterior y el gasto total del asunto. |
| Comentarios | Si el asunto utiliza uno o más presupuestos, puedes encontrar información sobre ellos en esta sección. Puedes hacer clic en el título o periodo del presupuesto para acceder a esa información en la página de resumen de presupuesto. También puedes ver los detalles generales sobre el gasto actual del presupuesto. |
| Historial | Esta sección muestra un resumen de todas las tarifas y gastos facturados históricamente en el asunto. Si está completada, esta sección muestra los montos trasladados al asunto antes de que tu cliente lo ingresara en CounselLink. Esta sección aparecerá en blanco en los asuntos creados después de que tu cliente implementó CounselLink. |
Agregar asunto(s) a acumulaciones
Tanto los clientes como las firmas de abogados pueden agregar asuntos a una acumulación. Cuando se agrega un asunto, se agrega para todas las oficinas incluidas. Necesitarás agregar un asunto a una acumulación antes de poder editarlo.
- Haz clic en uno de los enlaces de Solicitado o Enviado en el panel de Facturación en la página principal.
- Haz clic en el nombre de una acumulación en la página de búsqueda de acumulaciones.
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Haz clic en el botón +Agregar asunto en la pestaña Montos.
Se muestra la ventana Agregar asuntos.
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Marca la casilla de verificación para todos los asuntos que deseas agregar. Usa las funciones de búsqueda según sea necesario.
Si tienes varias oficinas, utiliza el filtro Nombre de la oficina de abogados para reducir los resultados a la(s) oficina(s) que buscas.
- Haz clic en el botón Agregar asuntos.
Ingresar o editar montos de acumulación
Puedes ingresar o editar montos de acumulación para una o más oficinas. Todos los asuntos agregados al periodo de acumulación para la(s) oficina(s) seleccionada(s) estarán disponibles.
No puedes editar los montos de acumulación después de que haya pasado la fecha límite para ese periodo.
- Haz clic en uno de los enlaces de Solicitado o Enviado en el panel de Facturación en la página principal.
- Haz clic en el nombre de una acumulación en la página de búsqueda de acumulaciones.
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En la pestaña Montos, marca la casilla junto a la acumulación que deseas editar. Se mostrarán las acciones que puedes realizar.
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Haz clic en Editar. Se mostrará la página Editar montos de acumulación.
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Ingresa o edita un monto de acumulación en el campo Monto.
Dependiendo de los campos que se hayan creado con la acumulación, puedes tener más opciones disponibles, incluyendo Fecha de inicio/fin del servicio, número de factura de la firma de abogados o fecha de la factura.
- Opcional: Usa el menú desplegable de Moneda para seleccionar el tipo de moneda correspondiente.
-
Opcional: Haz clic en el icono de Más acciones (tres puntos verticales) al final de la fila del asunto para realizar varias acciones. Consulta más adelante en este artículo para saber cómo realizar estas acciones.
Acción Descripción Agregar comentario Haz clic para agregar un comentario a la acumulación. Editar comentario Haz clic para editar un comentario en la acumulación. Eliminar comentario Haz clic para eliminar un comentario en la acumulación. Agregar fila Haz clic para agregar una fila adicional al asunto. El título del asunto, el ID del asunto y el ID del asunto de la firma de abogados se copiarán a la nueva fila. Los usuarios pueden agregar hasta 12 filas por asunto.
La opción Agregar fila no está disponible para las acumulaciones que no utilizan ninguna de las columnas opcionales (Fechas de servicio, número de factura de la firma de abogados o fecha de la factura).
Eliminar fila Haz clic para eliminar una fila del asunto si tiene dos o más filas. Agregar asunto no asignado Haz clic para agregar un asunto no asignado a la acumulación. Esto mostrará una fila vacía donde puedes ingresar el título y el ID del asunto. - Haz clic en Guardar.
Enviar acumulaciones
- Haz clic en uno de los enlaces de Solicitado o Enviado en el panel de Facturación en la página principal.
- Haz clic en el nombre de una acumulación en la página de búsqueda de acumulaciones.
- En la pestaña Montos, marca la casilla asociada con la acumulación que vas a enviar.
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Haz clic en el botón Enviar.
Se mostrará la ventana Enviar acumulación para revisión.
- Haz clic en Sí, continuar.
Tu cliente recibirá una notificación por correo electrónico de que la acumulación ha sido enviada para revisión.
Importar y exportar entradas de acumulaciones
Los usuarios pueden usar una plantilla de Excel para importar montos. Se proporciona una plantilla de Excel para descargar.
- Haz clic en uno de los enlaces de Solicitado o Enviado en el panel de Facturación en la página principal.
- Haz clic en el nombre de una acumulación en la página de búsqueda de acumulaciones.
- En la pestaña Montos, marca la casilla asociada con la acumulación que vas a enviar.
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Haz clic en el icono de Más acciones (tres puntos verticales) para el asunto correspondiente.
- Realiza las acciones que correspondan:
Importar
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Haz clic en el botón Importar.
Se muestra la ventana Importar asientos de devengo.
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Haz clic en el enlace Archivo de plantilla para abrir y mostrar el archivo.
El archivo .xls aparece en la parte inferior de la pantalla.
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Haz clic en el enlace Abrir archivo para el archivo de plantilla de importación de devengos.
Se muestra el archivo .xls.
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Opcional: Haz clic en una sugerencia de herramienta adecuada para entender los requisitos y formatos de ese campo o columna.
- Una vez completado, haz clic en Elegir un archivo para seleccionar un archivo desde un directorio.
- Selecciona el archivo que deseas importar, según corresponda.
-
Haz clic en Importar. Se muestra la página Estado de importación de devengos.
-
Haz clic en el botón Ver informe de estado. Se muestra la página Informe de estado de importación de devengos.
-
Resalta o coloca el cursor sobre un número de línea para ver el estado de los elementos a importar.
El campo Línea # identifica el número de línea del elemento tal como aparece en el archivo .xls.
El campo Descripción indica la acción que se realizará en ese elemento en particular.
- Haz clic en el botón Imprimir informe si deseas imprimir el informe, o haz clic en Cancelar para salir.
Exportar
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Haz clic en el botón Exportar.
Si se seleccionan varias oficinas de despachos de abogados, se añade una columna adicional con el nombre de la oficina en el archivo. De lo contrario, el "Título del asunto" aparece en el archivo.
- Opcional: Haz clic en el enlace Archivo de exportación de devengos en la esquina inferior izquierda de la pantalla para abrir y mostrar el archivo.
- Haz clic en Cerrar (X) para salir del archivo.
Eliminar un asunto de un devengo
Los asuntos agregados a un devengo pueden ser eliminados por el despacho de abogados.
Los usuarios del despacho de abogados no pueden eliminar asuntos agregados por usuarios del cliente.
- En la página Resumen de devengos, haz clic en la pestaña Importes.
- Selecciona el devengo de la lista.
- Haz clic en el botón Más acciones.
- Haz clic en Eliminar asuntos.
-
Se muestra la pantalla Eliminar asuntos de devengo.
- Para eliminar un solo asunto, selecciona la casilla del asunto que deseas eliminar.
- Para eliminar varios asuntos, selecciona las casillas de cada asunto que deseas eliminar.
- Haz clic en Guardar.